Effizientes Zeitmanagement mit dem Super-Buch

So arbeiten Sie mit dem Super-Buch

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So arbeiten Sie mit dem Super-Buch

So arbeiten Sie mit dem Super-Buch

Nun geht's ans Arbeiten mit dem Super-Buch. Um den dritten Grundsatz (= Übersichtlichkeit) des effizienten Notizmanagements zu erfüllen, folgend einige Tipps, die sich bei mir bewährt haben:

  • Fester Platz: Sorgen Sie für einen festen Platz für das Super-Buch auf Ihrem Schreibtisch. Es sollte so platziert sein, dass Sie jederzeit losschreiben können, ohne erst die Position zu wechseln. Sind Sie Rechtshänder, gehört das Buch rechts von Ihnen.

  • Tages-Querstrich: Ziehen Sie nach jedem Arbeitstag einen Querstrich und schreiben Sie das neue Datum über den Querstrich am linken Rand. Damit können Sie sich in Ihrem Super-Buch leichter orientieren. Sie sehen beispielsweise, woran Sie am Mittwoch vor einem Monat gearbeitet haben.

  • Aufgaben kennzeichnen: Kennzeichnen Sie Aufgaben als solche, beispielsweise mit einem davor stehenden A. Diese Aufgaben können Sie später auch in Ihren elektronischen Organizer übertragen und dort mit einer Erinnerung versehen.

  • Telefonnummern hervorheben: Häufig notiert man aus einem Gespräch heraus eine Telefonnummer. Die von Ihnen im Super-Buch notierten Telefonnummern sollen ins Auge stechen. Ich verwende für Telefonnummern eine eigene Farbe.

  • Unterschiedliche Farben: Unterschiedliche Farben tragen zur Übersichtlichkeit bei. Verwenden Sie aber nicht mehr als drei Farben in Ihrem Super-Buch. Dies würde zu einer Verminderung der Übersichtlichkeit führen.
    Ich arbeite mit einem Drei-Farben-Kugelschreiber - also ein Kugelschreiber mit einer blauen, roten und schwarzen Mine. So brauche ich nicht ständig verschiedenfarbige Stifte bei mir zu haben.

Was kommt nun in Ihr Super-Buch?

Wahrscheinlich haben Sie sich diese Frage bereits gestellt. Der erste Grundsatz des effizienten Notizmanagements besagt ja, dass man möglichst viel notieren soll. Viel ist aber relativ. Für mich hat sich anfangs folgende Fragestellung bewährt: "Wie komme ich zu dieser Information, wenn ich sie jetzt nicht notiere, sie aber zu einem späteren Zeitpunkt schnell benötige?"

Damit bekommen Sie ein gutes Gefühl für Notizen, die in Ihr Super-Buch gehören.
In meinem Super-Buch finden Sie Aufzeichnungen zu Telefonaten, Besprechungsnotizen, Skizzen, Aufgaben- und Terminnotizen, Ideen etc.

Machen Sie Notizen in Stichworten. Sie müssen keinen Schönschreibwettbewerb gewinnen - es geht immer um die Steigerung der Effizienz und Übersicht und daraus resultierend um Ihre Entlastung. Achten Sie aber darauf, dass Sie Ihre Notizen auch noch später entziffern können.

Das Super-Buch will gepflegt werden

Ein wesentlicher Bestandteil ist die Buchpflege. Nur dadurch ist ein effizientes Arbeiten mit dem Super-Buch gewährleistet.

Ich habe für die Buchpflege feste Zeiten reserviert - und zwar erledige ich diese in Zeiten eines Leistungstiefs. Dazu kurz einen Abriss: Sicher ist Ihnen bewusst, dass die eigene Leistungsfähigkeit während des Arbeitstages Schwankungen unterworfen ist. Frisch und ausgeruht am Morgen ist man leistungsfähiger wie beispielsweise nach einem Mittagessen und gegen Abend hin. Für Phasen geringerer Leistungsfähigkeit eignen sich besonders Routinearbeiten, wie beispielsweise die Buchpflege. Ich betreibe üblicherweise zwei Mal am Tag Buchpflege - nach der Mittagspause und vor Arbeitsende.
Folgende Tätigkeiten erfordert die Buchpflege:

  • Erledigtes abhaken: Haken Sie Erledigtes ab bzw. streichen Sie es durch - eventuell mit Erledigungsdatum. Sind alle Informationen auf einer Seite "alt", machen Sie einen Diagonalstrich über die ganze Seite. Ich genieße immer das Gefühl, eine Aufgabe abhaken zu können.

  • Unerledigtes übertragen: Übertragen Sie Unerledigtes am Ende des Tages auf eine neue Seite, so dass Sie max. immer nur zwei Seiten zurück keinen Diagonalstrich haben.

  • Datenübertragung: Ich nutze mein Super-Buch in Kombination mit einer Organisationssoftware (MS Outlook). Bei der Buchpflege übertrage ich beispielsweise wichtige, während des Tages notierte Telefonnummern in meine Kontaktverwaltung. Natürlich wird nicht jede Nummer übertragen, sondern nur solche im Hinblick auf einen möglichen erneuten Bedarf.
    Ebenso übertrage ich notierte Termine und Aufgaben in Outlook und versehe sie gegebenenfalls mit einer automatischen Erinnerung.
    Kontakte und Termine können Sie aber ebenso in entsprechende beigefügte Register aus Papier übertragen.

Die Tagesplanung mit dem Super-Buch

Die Tagesplanung lässt sich mit dem Super-Buch wunderbar erledigen. Zuerst ein Tipp generell zu der Tagesplanung:

Machen Sie diese immer am Vorabend - also beispielsweise bevor Sie am Abend nach Hause gehen. Zum einen können Sie den neuen Arbeitstag bereits geplant beginnen, ohne erst eine Tagesplanung zu erstellen und dadurch wertvolle Zeit zu verlieren. Zum anderen gehen Sie schwierige Aufgaben wesentlich lösungsorientierter an, wenn Sie eine Nacht darüber geschlafen haben. Das Unterbewusstsein arbeitet während Sie schlafen und bringt Ideen und Lösungsansätze für schwierige Aufgaben.

Aufgaben haben Sie im Buch ja als solche gekennzeichnet und eventuell mit einer Priorität versehen. Listen Sie nun unter dem Tages-Querstrich stichwortartig die Aufgaben und Termine für den nächsten Tag in entsprechender Reihenfolge auf. Das war's.

Die Buchpflege und die Tagesplanung lässt vielleicht einen größeren Aufwand vermuten. Aber glauben Sie mir, Sie werden dafür nicht länger als 5 bis 10 Minuten benötigen.

Sind Sie Pendler bzw. legen Sie Ihren Arbeitsweg mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder als Mitfahrer zurück? Dann können Sie die Heimfahrt optimal für Ihre Tagesplanung und Buchpflege nutzen.

Dieser geringe Aufwand lohnt sich mehrfach. Sie bekommen einen freien Kopf und einen strukturierten Tagesablauf. Ihnen wird dadurch die Arbeit leichter von der Hand gehen. Lassen Sie es auf einen Versuch ankommen.