Effizientes Zeitmanagement mit dem Super-Buch

Super-Buch anlegen

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Super-Buch anlegen

"Wer schreibt, der bleibt." - Die Basis jedes effizienten Zeitmanagements ist die Schriftlichkeit. Im Kopf schwirren ständig unerledigte Aufgaben und Informationen herum, die man nicht vergessen darf. Solche Stress verursachenden Gedanken lassen uns auch nach der Arbeit schwer abschalten. Lösung verspricht das sogenannte Super-Buch.

Vielleicht ergeht es Ihnen ähnlich, wie es mir früher ergangen ist. Ich habe meine Notizen auf vielen Post-it und Schmierzetteln verteilt. Diese Zettel hatten die Eigenschaft, immer dann nicht auffindbar zu sein, wenn ich sie am dringendsten gebraucht habe.

Ich habe sehr viel Zeit und Nerven aufgewendet, um verschwundene Notizen zu suchen oder deren Inhalt wieder zu recherchieren. Aus diesem Ärgernis habe ich meine Lehren gezogen und beachte heute folgende Grundsätze für ein effizientes Notizmanagement:

  • Möglichst viel notieren.

  • Alle Notizen an EINEM Ort.

  • Notizen mit System (Übersichtlichkeit) anlegen.

Zu 1: Generell mache ich möglichst viele Notizen in der Arbeit. Mit dem Aufschreiben überträgt man Gedanken aus dem Kopf auf das Blatt Papier. Dadurch wird der Kopf entlastet und man behält die Übersicht in der Hektik des Arbeitsalltags.

Zu 2: Alle Informationen an einer Stelle. Wenn Sie dann eine Notiz suchen, wissen Sie immer sofort, wo Sie diese finden werden und müssen nicht an verschiedenen Stellen suchen. Vermeiden Sie den Fehler, den ich anfangs gemacht habe. Ich habe zwar viel notiert, aber an verschiedenen Stellen.

Zu 3: Das Notieren von Informationen soll aber mit System erfolgen. Nur dann behalten Sie auch den Überblick bei einer Fülle von Notizen.

Nach mehreren Versuchen und Enttäuschungen habe ich endlich das ideale Werkzeug für meine Notizen, meine Ideen gefunden - das Super-Buch. Eine starker Name, der hält, was er verspricht.

Was ist das Super-Buch?

Kurz gesagt: Es ist ein Notizbuch mit System. Also ein Notizbuch, in dem ich alle meine Notizen, Ideen und Aufgaben übersichtlich sammle. Damit ist der zweite Grundsatz für ein effizientes Notizmanagement erfüllt: Alle Notizen an einem Ort.

Bevor ich Ihnen erläutere, wie Sie ein Super-Buch anlegen, beschreibe ich Ihnen meinen Arbeitsalltag unter Verwendung des Super-Buches:

In das Buch schreibe ich Notizen stichwortartig, die während des Arbeitstages anfallen. Ebenso notiere ich darin meine Aufgaben. Sollte ich wieder eine Notiz benötigen, brauche ich nicht lange auf Post-its oder Schmierzetteln suchen, sondern weiß mit Sicherheit, dass ich sie im Super-Buch finde.

Mein Super-Buch hat einen festen Platz auf meinem Schreibtisch, so dass ich mir immer sofort Notizen machen kann, beispielsweise während eines Telefongesprächs. Wenn ich zu Terminen außer Haus muss, nehme ich mein Notizbuch mit. Es ist mein ständiger Begleiter und hilft mir, meinen Kopf frei zu halten, erleichtert mir die Rückverfolgung von ganzen Arbeitstagen und unterstützt mich auch bei der Beweissicherung. Kurz vor Arbeitsende erledige ich die "Buchpflege" und mache mit Hilfe des Super-Buches den Tagesplan für den kommenden Arbeitstag.

Sie können das Super-Buch als persönliches oder einem Projekt zugeordneten Arbeitsbuch verwenden. Abhängig von dieser Verwendung unterscheidet sich die Vorbereitung für das Super-Buch unwesentlich.

So legen Sie ein Super-Buch an

Wie können Sie sich nun ein Super-Buch anlegen?

  • Buch besorgen: Besorgen Sie sich ein dickes, stabiles, fest gebundenes DIN-A4- oder DIN-A5-Notizbuch. Ein kleineres Format kann ich nicht empfehlen. Je kleiner das Format, desto mehr leidet die Übersichtlichkeit darunter.

    Am besten eignet sich hierfür ein so genanntes Geschäftsbuch mit einem seitlichen Rand. Blanko, liniert oder kariert - das bleibt Ihnen überlassen. 100 Seiten sollte es mindestens haben, besser sind 150 und mehr. Ein Geschäftsbuch ist sehr strapazierfähig und löst sich - im Gegensatz zum Notizblock - nicht gleich in seine Einzelteile auf.

    Sie können anstelle eines gebundenen Buches auch ein DIN-A4- oder DIN-A5-Ringbuch verwenden. Das hat den Vorteil, dass Sie dafür eigene Vorlagen-Blätter entsprechend Ihren Bedürfnissen entwerfen und ausdrucken können. Ein Verstärken der Löcher ist hier unbedingt erforderlich, was wiederum entsprechenden Mehraufwands bedarf.

    Sehr nützlich ist auch ein Leseband. Damit haben Sie immer sofort Zugriff auf die aktuelle Seite.

  • Buch etikettieren: Bei Verwendung als Projekt-Arbeitsbuch etikettieren Sie es leserlich, sei es vorne als auch am Buchrücken. Wenn Sie das Buch später archivieren, soll am Etikett sofort der Projektname ins Auge stechen. Ich habe mir hierfür eine einheitliche Etikettenvorlage angelegt, sei es für den Buchrücken als auch für die Buchvorderseite.

  • Nachsendungshinweis: Auf der Buchinnenseite habe ich einen Verweis angebracht, für den Fall, dass ich es einmal verlieren sollte: "Sollten Sie dieses für mich wichtige Arbeitsbuch gefunden haben, ersuche ich Sie, mich unter der Tel.Nr.... zu kontaktieren. Herzlichen Dank (Unterschrift)!" Zur Sicherheit habe ich auch meine Visitenkarte mit der Anschrift eingeklebt.

  • Projektdaten: Bei Verwendung als Projektbuch füge ich am Anfang die wichtigsten Stammdaten des Projekts und die Kontaktdaten der Projektbeteiligten ein.
    Verwenden Sie für Ihr Arbeitsbuch ein festgebundenes, können Sie auf der Innenseite zwei, drei Klarsichtfolien einheften. Darin können Sie projektspezifische Dokumente einlegen, die sich ändern können.

    Ich habe auf den Anfangsseiten des Projektbuches folgende Blätter:
    - Projekt-Stammdaten
    - Kontaktdaten der Projektbeteiligten
    - Miniprojektplan (in der Klarsichtfolie)
    Wenn Sie die Projekt-Stammdaten und die Kontaktdaten hineinschreiben, anstatt einen Ausdruck einzukleben, lassen Sie ausreichend Platz für Erweiterungen.

  • Seitenrand: Sollte kein linker Rand vorhanden sein, ziehen Sie einen solchen auf jedem Blatt. Die Breite des linken Randbereichs beträgt in etwa fünf Zentimeter.
    In diesem Bereich kommen dann Ihre Kürzel (z.B. Kennzeichnung von Aufgaben etc.), das Datum oder Prioritäten (z.B. mit einem oder mehreren Sternen).
    Der linke Randbereich dient Ihnen also zur Orientierung auf der Seite.

    Alternativ können Sie dem linken Randbereich noch eine schmale Spalte ankoppeln. Hier können beispielsweise Zuständigkeiten eingetragen werden, also an wem die Aufgabe delegiert wird.

  • Seitennummern: Nummerieren Sie jedes Blatt. Dies ist eine nicht zu unterschätzende Orientierungshilfe.
    Ich schreibe die Blattnummer jeweils in der oberen äußeren Blattecke. Das hat sich für mich hinsichtlich Übersichtlichkeit am Besten bewährt.

  • Inhaltsverzeichnis: Die letzten Seiten des Super-Buches nutze ich als Inhaltsverzeichnis. Es kommt immer wieder vor, dass ich eine Notiz eintrage, von der ich genau weiß, dass ich sie öfters benötige. Hier schreibe ich im linken Randbereich die Seitennummer und rechts stichwortartig die entsprechende Notizinformation.

  • Kürzel: Überlegen Sie sich Kürzel und andere Zeichen für Ihr Super-Buch. Diese listen Sie auf der letzten Seite Ihres Arbeitsbuches auf, damit Sie auch später nachvollziehen können, was Sie damit gemeint haben.
    Grundsätzlich empfehle ich: Nicht zu viele, möglichst eindeutige, selbsterklärende Kürzel. Ein simples Beispiel ist der Buchstabe T für Telefonat. Wenn Sie Ihr aufgeschlagenes Super-Buch vor sich haben, sehen Sie durch das T im linken Randbereich sofort die Telefonate, die Sie noch führen müssen.

  • Vorrat an Lesezeichen: Sie können auch einen kleinen Vorrat an Lesezeichen in Ihrem Super-Buch einkleben. Hier liegt die Betonung aber auf "kleinen". Die Verwendung von zu vielen Lesezeichen vermindert die Übersichtlichkeit.

  • Erweitern mit Kalender und Adressverzeichnis: Sie können das Super-Buch in Kombination mit einer Organisationssoftware (z.B. MS Outlook, Lotus etc.) verwenden (dazu mehr im Kapitel Buchpflege). Wenn Sie lieber ohne elektronische Medien arbeiten, können Sie hinten in Ihrem Super-Buch noch ein Adressverzeichnis und ein Kalenderregister einfügen. Entsprechende Vorlagen in den verschiedenen Formaten erhalten Sie im Fachgeschäft.

So, das Super-Buch ist vorbereitet. Anfangs gilt es ein wenig zu experimentieren, bis Sie die optimale Lösung für Ihre Anforderungen gefunden haben. Machen Sie dann eine Checkliste für die Vorbereitung Ihres Super-Buches. Ein Zweck von Checklisten ist ja, dass sie Aufgaben delegierbar machen und nichts vergessen lassen. Sollten Sie eine Büroassistenz haben, kann diese die Vorbereitung Ihres Super-Buches mittels Ihrer Checkliste übernehmen.