Effizientes Zeitmanagement mit dem Super-Buch

Super-Buch und elektronische Tools

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Super-Buch und elektronische Tools

Das Super-Buch in Kombination mit anderen Tools

Jeder Beruf hat unterschiedliche Anforderungen und jeder hat seine individuelle Arbeitsweise.

Der eine arbeitet lieber mit manuellen Tools, zu denen auch das Super-Buch zählt. Der andere wiederum bevorzugt elektronische Tools. Beide Arten haben ihre Vor- und Nachteile. Aber man kann ohne weiteres das Super-Buch mit elektronischen Tools kombinieren. Das Gute daran: Man nutzt die Vorteile beider Medien.

Zu den herausragenden Vorteilen des Super-Buches zählen:

  • Sie können sofort los schreiben, ideal also für schnelle Notizen, Skizzen etc.,

  • Übersichtlichkeit,

  • von keiner Energie abhängig (Akku, Batterie),

  • kreativitätsfördernd,

  • unempfindlich im Vergleich zu elektronischen Tools.

Die größten Vorteile elektronischer Tools sind:

  • die automatische Erinnerungsfunktion,

  • Termine (Abstimmung, Verschieben, Serientermine),

  • die automatische Sortierfunktion.

Wie können Sie nun diese Vorteile miteinander kombinieren? Ganz einfach. In Ihr Super-Buch schreiben Sie während des Arbeitstages all Ihre Notizen, Ideen, Aufgaben, Adressen, Termine etc. Bei der Buchpflege übertragen Sie die Termine, die Aufgaben und die wichtigen Kontakte beispielsweise in Ihren Palm (oder Smartphone, oder Organizer-Sortware).

Vielleicht fragen Sie sich, wieso nicht gleich die direkte Übertragung in das elektronische Medium? - In der Hektik des Arbeitsalltages ist es wesentlich effizienter, die Kontakte, Termine und Aufgaben in einer ruhigeren Phase gesammelt in das elektronische Medium zu übertragen.

Varianten des Super-Buches

  • Projekt-Buch: Sie können das Super-Buch als Projekt-Buch nutzen. Jedes Projekt bekommt dabei sein eigenes Buch. In so einem Projekt-Buch sind also nur zum Projekt gehörende Notizen. Das erhöht die Übersichtlichkeit wesentlich. Diese Variante hat sich vor allem bei großen Projekten bewährt.

  • Super-Mappe: Arbeiten Sie häufig an mehr als einem Projekt, bietet sich auch eine Abwandlung des Projekt-Buches an: die Super-Mappe.

    Als Super-Mappe eignet sich eine Vierring-Mappe. In einer Vierringmappe halten die darin befindlichen Blätter besser als in einer Zweiringmappe. Als Notizblätter können Sie ein Heft mit Heftrand verwenden. Dieses wird gelocht und dann in entsprechendes Register - getrennt nach Projekten - eingelegt. Die geklammerten Blätter des Heftes und die Ablage mittels der vier Ringe in der Ringmappe sorgen für eine hohe Strapazierfähigkeit. Es reißen keine Blätter aus. Neben den Registern für die verschiedenen Projekte gibt es ein Register für Notizen, die keinem Projekt zuzuordnen sind.

    Dieses System der Super-Mappe ist beliebig erweiterbar: Ist ein Heft in einem Projektregister voll geschrieben, legen Sie einfach ein zweites Heft in das Register ein. Ist ein Projekt abgeschlossen, können Sie entsprechendes Register mit dem Notizheft entfernen und mit den anderen Projektsunterlagen archivieren. Die Super-Mappe gewährt also eine hohe Flexibilität.

  • Post-it-Buch: In meinem Zeitmanagement-Coaching hatte ich einmal einen Klienten, dem gefiel zwar das Prinzip des Super-Buches, er wollte aber nicht von seinem Post-its ablassen. Daraufhin sind wir gemeinsam auf eine Kombination aus Post-its und Super-Buch gekommen.

    Alle Post-its mit aktuellen Notizen klebt er auf die rechte Seite im Notiz-Buch. "Erledigte" Notizen nimmt er von der rechten Seite und klebt sie zwecks späterer Nachverfolgung auf die linke Seite. Die Übersicht bleibt: Auf der rechten Seite befinden sich stets die aktuellen Notizen, auf der linken Seite die "erledigten" Notizen. Der Grundsatz "alle Notizen an einem Ort" ist ebenfalls erfüllt.

    Schätzen Sie Mindmaps? Auch hierfür eignet sich das Super-Buch hervorragend. Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Super-Buch mit Excel

Sein Super-Buch mit Excel betreiben kann man dank einer Tabellenvorlage von Josef Maiwald. Wie sie das Excel-Super-Buch bekommen und verwenden, beschreibt Robert Chromow: "Super-Buch: Aufgabenverwaltung mit Excel".

Mitarbeiterschulung

In einem Unternehmen kann eine spürbare Steigerung der Effizienz erreicht werden, wenn die Mitarbeiter von der Verwendung eines Super-Buches überzeugt und dazu angehalten werden. Bedenken Sie aber dabei, dass jeder individuell arbeitet.

Wie kann das nun in der Praxis ablaufen?

Hängen Sie eine große Tafel gut sichtbar mit dem Spruch "Wer schreibt der bleibt" auf. Dadurch haben Sie die Neugierde Ihrer Mitarbeiter geweckt. Die Mitarbeiter finden überraschend am nächsten Morgen auf Ihrem Arbeitsplatz ein dickes festes Notizbuch - vielleicht mit einem Vermerk "Ihr persönliches Super-Buch". In einer kurzen internen Besprechung erklären Sie aus Ihrer bereits gemachten Erfahrung die Vorteile und die Anwendung des selbigen. Erläutern Sie Ihren Mitarbeitern die daraus resultierenden persönlichen Vorteile, gemäß dem Zitat von Antoine de Saint-Exupéry: "Wenn Du ein Schiff bauen willst, so trommle nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, Werkzeuge vorzubereiten, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten endlosen Meer."

Zum Abschluss

Nun hoffe ich, Ihnen Ansporn und Lust auf Ihr Super-Buch gegeben zu haben. Ich arbeite nun schon einige Jahre damit und bin immer noch begeistert.

Gehen Sie es aber langsam an. Passen Sie das Super-Buch laufend Ihren Anforderungen und Wünschen an. Anfangs wird das Arbeiten damit noch ungewohnt sein. Aber Sie werden es schnell schätzen und richtig Spaß daran haben. Ich bin überzeugt, dass Sie sich schon nach kurzer Zeit nicht mehr vorstellen können, jemals ohne gearbeitet zu haben.