Abschlagsrechnungen und Umsatzsteuer

Wie Sie Anzahlungen, Abschläge und Schlussrechnung richtig in Rechnung stellen und verbuchen

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Stand: 4. November 2010

Abschlagsrechnung und Umsatzsteuer

Vorschüsse und Abschlagszahlungen vor Abschluss des Auftrags oder der vollständigen Erbringung der Leistung sind eine gute Sache. Wir sagen Ihnen, was Sie bei der korrekten Verbuchung und dem Ausstellen von Abschlagsrechnung und Schlussrechnung beachten müssen.

Bei Dienstverträgen ist die Zahlung normalerweise erst nach Erbringung der Leistung fällig, bei Werkverträgen nach Fertigstellung des Werks. Damit das Risiko gerechter verteilt ist und der Leistungserbringer früher zu seinem Recht kommt, werden daher in der Praxis vielfach Vorschüsse, Anzahlungen, Abschlagszahlungen, Teilzahlungen und Schlusszahlungen vereinbart. Abgerechnet werden solche Zahlungen vom Dienstleister dann mithilfe von Abschlags- und Schlussrechnungen.

Beispiel: Die Drittel-Regelung

Welche Art von Anzahlungen, Teil- oder Abschlagzahlungen Sie in welcher Höhe vereinbaren, hängt von Ihrem Verhandlungsgeschick und den Gepflogenheiten Ihrer Branche ab. Ob Sie sich mit Ihrem Geschäftspartner auf einen Vorschuss oder eine Anzahlung vor Leistungserbringung, mehrere Abschlagszahlungen in Höhe eines bestimmten Betrags oder auf mehrere prozentuale Teilzahlungen einigen (z. B. bei Erreichen bestimmter Meilensteine eines Projekts), bleibt Ihnen und Ihrem Kunden überlassen. Häufig genutzt wird zum Beispiel die folgende Drittelung:

  • ein Drittel der Auftragssumme fällig bei Auftragserteilung,

  • ein Drittel der Auftragssumme fällig bei Lieferung und

  • Schlussrechnung und Restzahlung fällig nach Abnahme durch den Kunden.

Einzelrechnungen über Teilprojekte

Sofern sich ein Vorgang in eindeutig abgrenzbare Teilprojekte gliedern lässt, spricht grundsätzlich nichts dagegen, die einzelnen Teile als separate Vorgänge zu betrachten und nach Leistungserbringung ganz normale Einzelrechnungen zu stellen, ohne dabei Bezug auf das Gesamtprojekt zu nehmen. Auf diese Weise sparen Sie sich die zusammenfassende Schlussrechnung.

Bitte beachten Sie: Im Folgenden geht es nur um die korrekte steuerliche Abrechnung von Geldforderungen, die zwischen den Vertragspartnern inhaltlich unbestritten sind. Auseinandersetzungen um die schuldrechtliche Berechtigung oder Fälligkeit von Zwischenabrechnungen werden nicht behandelt.

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