Im Büro türmen sich kisten- und ordnerweise alte Rechnungen, Bestellungen, Angebote und Auftragsbestätigungen? Dann schaffen Sie Ordnung – werfen Sie im Jahr 2017 alles weg, was Sie laut Gesetz nicht unbedingt aufbewahren müssen.
Sie müssen nicht alles für immer aufbewahren - manche Dokumente können Sie getrost wegwerfen.
Geschäftsunterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Fristen von a) sechs Jahren und b) zehn Jahren. Wir geben Ihnen eine Auflistung der wichtigsten Aufbewahrungsfristen.
Bitte beachten Sie: Die Aufbewahrungsfristen beginnen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen. Vielmehr startet der Fristlauf erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Bevor Sie Unterlagen in den Reißwolf geben, klären Sie daher zunächst den Zeitpunkt der letzten Eintragung. Addieren Sie dann die Aufbewahrungsfrist – beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr.
Beispiel: Jahresabschluss
Da Sie den Jahresabschluss für das Jahr 2006 frühestens im Jahr 2007 fertiggestellt haben, läuft die Aufbewahrungsfrist auch erst seit dem 1. Januar 2008. Entsorgen dürfen Sie die Abschlussunterlagen des Geschäftsjahres 2006 daher nicht bereits im Jahr 2017, sondern normalerweise erst Anfang 2018! Falls Sie das Jahr 2006 erst im Jahr 2008 oder noch später abgeschlossen haben, verlängern sich die Aufbewahrungsfristen noch weiter.
Eine ausführlichere Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften finden Sie im Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".
Bitte beachten Sie: Die Kalenderjahre abschlussrelevanter Unterlagen sind in der folgenden Tabelle in Klammern gesetzt. Um bei einer späteren Betriebsprüfung böse Überraschungen zu vermeiden, besprechen Sie größere Aktenvernichtungen am besten mit Ihrem Steuerberater – oder fragen Sie direkt beim Finanzamt nach.
Eine Liste der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente
Art der Unterlagen |
In 2017 frühestens zu |
Abhängigkeitserklärungen |
2006 |
Abkürzungsverzeichnis (erklärend) |
2006 |
Abrechnungsunterlagen |
2006 |
Abschlagszahlungen |
2006 |
Abschlussbuchungsbelege |
(2006) |
Abschlusskonten |
(2006) |
Abschlussrechnungen |
2006 |
Abschreibungsunterlagen |
2006 |
Abtretungserklärungen |
2010 |
Abwertungsbelege |
2006 |
Akkordunterlagen |
2006 |
Akkreditive |
2010 |
Aktenvermerke |
2010 |
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse |
2010 |
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung |
2006 |
Angebote (erhaltene und Kopien versandter) |
2010 |
Angestelltenversicherung (Belege) |
2006 |
Anhang (zum Jahresabschluss) |
(2006) |
Anlageninventare |
(2006) |
Anlagenkartei |
2006 |
Anlagenunterhaltungskosten |
2006 |
Anlagenverzeichnis |
(2006) |
Anlagevermögensbücher und -karteien |
2006 |
Anleihebücher |
2006 |
Anleihen |
2010 |
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen |
2010 |
Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) |
2010 |
Anzahlungsunterlagen |
2010 |
Arbeitgeberzuschusskarten |
2010 |
Arbeitnehmersparzulage (Verträge) |
2010 |
Arbeitsanweisungen |
2006 |
Auftragsbestätigungen |
2010 |
Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter) |
2010 |
Auftragsbücher |
2010 |
Auftragskostenbelege |
2006 |
Auftragszettel |
2006 |
Aufzeichnungen |
2006 |
Ausfuhrunterlagen |
2010 |
Ausgangsrechnungen |
2006 |
Ausschusslisten als Buchungsbelege |
2006 |
Außendienstabrechnungen |
2006 |
Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) |
2010 |
Außenhandelsunterlagen |
2010 |
Auszahlungsbelege |
2006 |
B |
|
Bahnabrechnungen |
2006 |
Bahnfrachtbriefe |
2010 |
Bankbelege |
2006 |
Bankbürgschaften |
2010 |
Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen |
2006 |
Bauakten |
(u.U. Lebensdauer des Bauwerks) |
Bauantragskostennachweise |
(u.U. Lebensdauer des Bauwerks) |
Baubeschreibungen |
(u.U. Lebensdauer des Bauwerks) |
Baubücher |
(u.U. Lebensdauer des Bauwerks) |
Baugenehmigungen |
(u.U. Lebensdauer des Bauwerks) |
Beförderungspapiere |
2010 |
Beherrschungsverträge |
2006 |
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger |
(2006) |
Belege |
2006 |
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) |
2006 |
Bestandsberichtigungen |
2006 |
Bestandsermittlungen |
2006 |
Bestandsverzeichnisse |
2006 |
Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) |
2010 |
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen |
2006 |
Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege) |
2010 |
Betriebskostenrechnungen |
2006 |
Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) |
2006 |
Betriebsprüfungsberichte |
2010 |
Betriebsunfallunterlagen |
2010 |
Bewertungsunterlagen |
(2006) |
Bewirtungsunterlagen |
2006 |
Bilanzbücher |
(2006) |
Bilanzen (Jahresbilanzen) |
(2006) |
Bilanzkonten |
(2006) |
Bilanzprotokolle für die EDV |
(2006) |
Bilanzunterlagen |
(2006) |
Bons |
2006 |
Börsenaufträge |
2010 |
Bruttoerlösnachweise |
2010 |
Bruttolohnlisten |
2010 |
Bruttolohnsammelkarten |
2010 |
Bruttolohnstreifen |
2010 |
Buchführungsprogramme |
2006 |
Buchführungsunterlagen |
2006 |
Buchungsanweisungen |
2006 |
Buchungsbelege |
2006 |
Buchungsprotokolle für die EDV |
2006 |
Buchungsunterlagen |
2006 |
Bürgschaftsunterlagen |
2010 |
C |
|
Carnet-Zolldokumente |
2010 |
Clearingauszüge |
2010 |
Clearing-Belege |
2006 |
Code-Pläne für Verständnis der Buchführung |
2006 |
Computerausdrucke mit Buchungsdaten |
(2006) |
COM-Verfahrensbeschreibungen |
2006 |
D |
|
Darlehenskonto |
2006 |
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) |
2010 |
Datensicherungen |
(2006) |
Dauerauftragsunterlagen |
2010 |
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) |
2006 |
Dauervorschüsse |
2006 |
Debitorenkonten |
(2006) |
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) |
(2006) |
Deklarationen (Versandunterlagen) |
2010 |
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) |
2006 |
Depotbestätigungen |
2006 |
Depotbücher |
2006 |
Deputatunterlagen |
2010 |
Devisenunterlagen |
2010 |
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV |
2006 |
Dubiosenbücher |
(2006) |
E |
|
Edelmetallbestände |
2006 |
Edelmetallumsätze |
2006 |
EDV-Journal |
(2006) |
Effektenbuch |
2006 |
Effektenkassenquittungen |
2006 |
Eichaufnahmen |
2010 |
Einfuhrunterlagen |
2010 |
Eingangsrechnungen |
2006 |
Eingangsüberweisungsträger |
2010 |
Eingliederungsverträge |
2006 |
Einheitswertunterlagen |
2010 |
Einkaufsbücher |
2006 |
Einnahmenüberschussrechnung |
(2006) |
Einzahlungsbelege |
2006 |
Energieverbrauchsunterlagen |
2010 |
Erlösjournale |
2006 |
Eröffnungsbilanzen |
2006 |
Ersatzkassenunterlagen |
2010 |
Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) |
2010 |
Exportunterlagen |
2010 |
Expressauslieferungsbücher |
2006 |
F |
|
Fahrtenbücher |
2006 |
Fahrtkostenerstattungen |
2006 |
Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer |
2010 |
Fakturierjournale |
2006 |
Fehlerjournale als Buchungsbelege |
2006 |
Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung |
(2006) |
Fernschreiben (Handelsbriefe) |
2010 |
Feuerversicherungsunterlagen |
2010 |
Finanzberichte |
(2010) |
Frachtbriefe |
2010 |
Frachtunterlagen |
2010 |
Freistemplerabrechnungen |
2006 |
Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) |
2006 |
Fürsorgeunterlagen |
2010 |
G |
|
Gebrauchsmusterunterlagen |
2010 |
Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) |
2006 |
Gehaltskonten |
2010 |
Gehaltslisten |
2006 |
Gehaltsquittungen |
2006 |
Gehaltsvorschusskonten |
2006 |
Geschäftsberichte |
(2006) |
Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) |
2010 |
Geschenknachweise |
2010 |
Gesellschaftsverträge |
2006 |
Gewährleistungsverpflichtungen |
2010 |
Gewerbesteuerunterlagen |
2010 |
Gewinn- und Verlustrechnung |
(2006) |
Gewinnabführungsverträge |
2006 |
Gewinnfeststellungen |
2010 |
Grundbuchauszüge |
2006 |
Grundlohnlisten |
2006 |
Grundstücksunterlagen |
2010 |
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) |
2006 |
Gutschriftanzeigen |
2006 |
H |
|
Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen |
(2006) |
Handelsbilanz |
(2006) |
Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) |
2010 |
Handelsbücher |
(2006) |
Handelsregisterauszüge |
2010 |
Hauptabschlussübersicht |
(2006) |
Hauptbücher und -karteien |
(2006) |
Hauptbuchkonten |
(2006) |
Hinterlegungsscheine |
2010 |
Hypothekenpfandbriefe |
2010 |
I |
|
Importrechnungen |
2006 |
Importunterlagen |
2010 |
Inkassobücher |
2006 |
Inventare |
(2006) |
Inventare als Bilanzunterlagen |
(2006) |
Inventurunterlagen |
(2006) |
Investitionsabrechnungen |
2010 |
Investitionszulagenunterlagen |
2010 |
J |
|
Jahresabschlüsse |
(2006) |
Jahresabschlusserläuterungen |
(2006) |
Jahresabschlusslisten |
(2006) |
Jahreskontoblätter |
(2006) |
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent |
(2006) |
Jubilarfeierunterlagen |
2006 |
Jubiläumsunterlagen |
2006 |
K |
|
Kalkulationsunterlagen |
2010 |
Kantinenunterlagen |
2006 |
Kapitalerhöhungsunterlagen |
2010 |
Kapitalverkehrsteuerunterlagen |
2010 |
Kassenberichte |
2006 |
Kassenbücher u. -blätter |
2006 |
Kassenstreifen |
2010 |
Kassenzettel (Buchungsunterlage) |
2006 |
Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) |
2010 |
Kaufverträge |
2010 |
Kilometergeldabrechnungen |
2006 |
Kommissionslisten |
2010 |
Konnossemente |
2010 |
Konsignationsunterlagen |
2010 |
Kontenpläne/Kontenplanänderungen |
2006 |
Kontenregister |
2006 |
Kontoauszüge |
2006 |
Kontokorrentbücher |
2006 |
Kostenartenpläne |
2006 |
Kostenstellenpläne |
2010 |
Kostenträgerrechnung |
2010 |
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) |
2006 |
Kostenvoranschläge |
2010 |
Kreditorenkonten |
2006 |
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) |
2010 |
Kurssicherungsunterlagen |
2006 |
Kurzarbeitergeldanträge |
2010 |
Kurzarbeitergeldlisten |
2010 |
L |
|
Ladescheine |
2006 |
Lageberichte |
(2006) |
Lagerbuchführungen |
2006 |
Lagerprotokolle |
2010 |
Leasingunterlagen |
2010 |
Leergutabrechnungen |
2010 |
Lieferscheine |
2006 |
Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) |
2006 |
Lizenzunterlagen |
2006 |
Lohnbelege |
2006 |
Lohnkonto (siehe Anmerkungen) |
2010 |
Lohnlisten |
2006 |
Lohnsteuerunterlagen |
2006 |
Lohnunterlagen |
2010 |
Lohnvorschusskonten |
2006 |
Luftfrachtbriefe |
2010 |
M |
|
Magnetbänder (mit Buchfunktion) |
2006 |
Mahnbescheide |
2010 |
Mahnungen |
2010 |
Maklerschlussnoten |
2010 |
Materialabrechnungen |
2006 |
Materialbeanstandungen |
2010 |
Materialentnahmescheine |
2010 |
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) |
2010 |
Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung |
2006 |
Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen |
2010 |
Mikrofilmverfahrensbeschreibungen |
2006 |
Montageversicherungsakten |
2006 |
Mutterschaftsgeldunterlagen |
2006 |
N |
|
Nachkalkulationen |
2006 |
Nachnahmebelege |
2006 |
Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege) |
2010 |
Nebenbücher |
(2006) |
Nettolohnlisten |
2006 |
Nutzflächenermittlung |
2006 |
O |
|
Obligationen |
2010 |
Offene-Posten-Listen |
2006 |
Orderpapiere |
2010 |
Organisationsunterlagen der Buchführung |
2006 |
Organschaftsabrechnungen |
2006 |
Organschaftsverträge |
2006 |
P |
|
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) |
2010 |
Patentunterlagen |
2010 |
Pensionsrückstellungsunterlagen |
(2006) |
Pensionszahlungen |
2006 |
Pfandleihbücher |
2006 |
Pfändungsunterlagen |
2006 |
Portokassenbücher |
2006 |
Postaufträge |
2010 |
Postbankauszüge |
2006 |
Postbankbelege |
2006 |
Postscheckbelege |
2006 |
Preislisten |
2010 |
Preisvereinbarungen |
2010 |
Privatentnahmebelege |
2006 |
Programmbeschreibung für EDV |
2006 |
Proteste (Scheck, Wechsel) |
2010 |
Protokolle (Buchungsbelege) |
(2006) |
Protokolle (soweit keine Buchungsbelege) |
2010 |
Provisionsabrechnungen |
2006 |
Prozessakten |
(2006) |
Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) |
(2006) |
Q |
|
Qualitätsberichte |
2010 |
Quittungen |
2006 |
R |
|
Rechnungen |
2006 |
Rechnungsabgrenzungsermittlung |
2006 |
Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) |
2010 |
Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer / für Unternehmer |
2006 |
Rentenversicherungsnachweise |
2010 |
Repräsentationsaufwendungen |
2006 |
Repräsentationskosten |
2006 |
Rückstellungsunterlagen |
(2006) |
Rückwareneingangsjournale |
2010 |
S |
|
Sachanlagevermögenskarteien |
2006 |
Sachkonten |
2006 |
Saldenbestätigungen |
2006 |
Saldenbilanzen |
(2006) |
Schadensmeldungen und -unterlagen |
2010 |
Scheck- und Wechselunterlagen |
2010 |
Scheckbestandsaufnahmen |
2006 |
Schecks |
2010 |
Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) |
2010 |
Schriftwechsel |
2010 |
Schuldtitel |
2006 |
Sicherungsübereignungen |
2010 |
Skontounterlagen |
2006 |
Sondergutschriften |
2006 |
Sozialpläne |
2010 |
Sozialversicherungsbeitragskonten |
(2010) |
Sparprämienanträge |
2010 |
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung |
2006 |
Spendenbescheinigungen |
2006 |
Steuerbescheide und -erklärungen |
(2006) |
Steuerrückstellungsberechnungen |
(2006) |
Steuerunterlagen |
(2010) |
Stornobelege |
2006 |
Stundenlohnzettel als Buchungsbelege |
2006 |
T |
|
Teilzahlungsbelege |
2010 |
Telefonkostennachweise |
2006 |
Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) |
2010 |
Testate als Bilanzteil |
2006 |
Transportschadenunterlagen |
2010 |
Transportversicherungsanmeldungen |
2010 |
Trennungsgeldermittlungen |
2006 |
U |
|
Überstundenlisten |
2010 |
Überweisungsbelege |
2006 |
Umbuchungsbelege |
(2006) |
Umsatzsteuervergütungen |
(2006) |
Umsatzsteuervoranmeldungen |
(2006) |
Umwandlungsbilanzen |
(2006) |
Umwandlungsunterlagen |
2010 |
Unfallversicherungsunterlagen |
2010 |
Unternehmerlohnverrechnungen |
2010 |
Urlaubslisten für Rückstellungen |
2006 |
V |
|
Valuta-Belege |
2006 |
Verbindlichkeiten |
2006 |
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) |
(2006) |
Verfrachtungsaufträge |
2010 |
Verkaufsbücher, -journale |
2006 |
Vermögensteuerunterlagen |
2010 |
Vermögensverzeichnis |
2006 |
Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen) |
2010 |
Verpfändungsunterlagen |
2006 |
Verrechnungskonten |
(2006) |
Verrechnungspreisunterlagen |
2006 |
Versand- und Frachtunterlagen |
2010 |
Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege |
2006 |
Versicherungspolicen |
2010 |
Versteigerungsunterlagen |
2010 |
Verträge |
2010 |
Vertreterunterlagen |
2010 |
Verwahrungsbücher für Wertpapiere |
2006 |
Viehregister |
2006 |
Vollmachten (Urkunden) |
2010 |
Vollständigkeitserklärungen |
(2006) |
Vorauszahlungsbelege |
2006 |
Vorschusskonten |
2006 |
Vorschusslisten als Buchungsbelege |
2006 |
W |
|
Währungsforderungen |
2006 |
Warenabgabescheine |
2010 |
Warenbestandsaufnahmen |
2006 |
Wareneingangs- und -ausgangsbücher |
2006 |
Warenverkehrsbescheinigungen |
2010 |
Wechsel |
2010 |
Wechsel als Buchungsbeleg |
2006 |
Wechselbuch |
2006 |
Wechselobligation |
2006 |
Weihnachtsgratifikation |
2006 |
Werbegeschenknachweise |
2006 |
Werbekosten, Belege über |
2006 |
Werksrentenanträge |
2010 |
Werkstattabrechnungen |
2006 |
Werkzeugkosten, Belege über |
2006 |
Werkzeugregister als Inventar |
2006 |
Wertberichtigungen |
2006 |
Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen |
2006 |
Wertpapierkurse als Buchungsbelege |
(2006) |
Wildhandelsbücher |
2006 |
Wohnungsbauunterlagen |
(u.U. Lebensdauer des Bauwerks) |
Z |
|
Zahlungsanweisungen/-belege |
2006 |
Zahlungsträger |
2006 |
Zeichnungsvollmachten |
2010 |
Zessionen |
2010 |
Zinsabrechnungen |
2006 |
Zinsberechnungen als Buchungsbeleg |
2006 |
Zinsberechnungsunterlagen |
2010 |
Zinsstaffeln |
2010 |
Zollbelege |
2010 |
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer |
2006 |
Zugangsbelege |
2006 |
Zuschüsse des Arbeitgebers |
2006 |
Zustellungsquittungen |
2010 |
Zwischenbilanz |
2006 |
Spezielle Aufbewahrungsfristen
Lohn- und Gehaltskonten |
10 Jahre nach zuletzt eingetragener Lohnzahlung |
Lohnsteueranmeldung |
6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung |
Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung |
6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung |
Lohnsteuerkarte |
Bis Ende des Kalenderjahres oder bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses |
Abrechnung von Aushilfen |
10 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung |
Beitragsnachweise der Krankenkassen |
6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung |
An-, Ab- und Ummeldung zur Krankenkasse |
6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung |
Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung |
10 Jahre |
Belege über Zahlung von Arbeitslohn |
10 Jahre |
Personalakte |
Arbeitspapiere sind bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren. Herausgabepflicht nach Beendigung für: Keine Herausgabepflicht für: Keine Aufbewahrungspflicht der rein arbeitsvertraglichen Unterlagen, |
Überstundenaufzeichnung |
Mindestens zwei Jahre |
Bewirtungsbelege |
10 Jahre |
Arbeitszeitverzeichnis |
Bäckereien: 1 Jahr |
Heimarbeit |
Entgeltbelege: 3 Jahre |
Beschäftigung von Jugendlichen |
- Ärztliche Bescheinigung: bis zum 18. Geburtstag oder dem Ende der Beschäftigung |
Eine Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften unabhängig vom aktuellen Datum bietet der Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".
In welchen Fällen Dokumente länger aufbewahrt werden sollten
In manchen Fällen ist es sinnvoll, Aufbewahrungsfristen zu verlängern. Es kann nämlich durchaus passieren, dass die Festsetzungsfrist eines vorläufigen, noch nicht endgültigen Steuerbescheids die Aufbewahrungsfrist für Dokumente übersteigt.
Die Festsetzungsfrist beträgt normalerweise vier Jahre. Der Fristlauf startet am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde. Die Festsetzungsfrist verlängert sich
auf fünf Jahre, wenn das Finanzamt eine "leichtfertige Steuerverkürzung" feststellt (eine Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO),
auf zehn Jahre, wenn das Finanzamt eine Steuerhinterziehung feststellt (eine Straftat nach § 370 AO).
Im Extremfall müssen Sie Unterlagen aus Jahren mit vorläufigen Steuerbescheiden also 14 (!) Jahre lang aufbewahren. Ein vorläufiger Bescheid für eine Steuererklärung aus dem Jahr 2006 kann unter Umständen erst im Jahr 2020 Endgültigkeit erlangen. Wenn Sie nun dazugehörige Unterlagen fristgerecht nach zehn Jahren zum 1. Januar 2017 vernichten, fehlen Ihnen diese Beweise, falls das Finanzamt im Nachhinein noch etwas ändert.
Unterlagen sollten in bestimmten Fällen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus bis zum Abschluss eines Verfahrens aufbewahrt werden:
bei einer bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,
bei einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung, gegen die Sie jedoch Einspruch einlegen möchten,
bei Ermittlungen gegen Sie unter strafrechtlichen Aspekten (Steuerstrafdelikte),
bei eigenen Steueranträgen.
Welche Unterlagen Sie nicht aufbewahren müssen
Angebotsschreiben, die ergebnislos (auftragslos) blieben,
Anwesenheitslisten (die nicht zur Lohnbuchhaltung gehören),
Monats-, Quartals- und Halbjahresbilanzen sowie interne Kosten-, Kontroll- und Verrechnungsbelege,
rein statistische Berichte und Unterlagen wie Finanzpläne, Einnahmevorschauen, Umsatzerwartungsberichte etc.,
steuerlich nicht relevante Kalkulationen und Kassenkontrollstreifen (falls Sie unsicher sind, sollten Sie sich hier ggf. mit Ihrem Steuerberater abstimmen),
Preis- und Angebotslisten.
Vorgaben zum Nachlesen
Wann dürfen Sie private Unterlagen entsorgen?
Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen sollten Sie so lange aufheben, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt (!) ist.
Bankunterlagen, Kontoauszüge: Verträge über Sparguthaben, Kredite u. Ä. sollten in jedem Fall die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden.
Bankbelege (Scheckeinreichungen, Überweisungen, Kontoauszüge etc.) dienen als Zahlungsnachweise. Gesetzliche Regelung seit 2002: Belege für regelmäßige Zahlungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (Miete, Unterhalt etc.), können noch vier Jahre später als Beweis herangezogen werden.
Einmalige Zahlungen dagegen müssen Sie nur zwei Jahre dokumentieren.Steuerunterlagen: Zwar müssen Steuerbescheide nicht aufbewahrt werden, allerdings benötigt man diese oft bei Anträgen auf staatliche Hilfen, auch rückwirkend (Kitakosten, Elterngeld, Pflegegeldzahlungen). Alle Unterlagen sollten vor allem dann sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig ist.
Versicherungsdokumente und -unterlagen: Sämtliche Unterlagen (Verträge, Änderungen, Statusberichte, Schriftwechsel) sollten Sie so lange aufbewahren, wie die jeweilige Versicherung läuft.
Kaufverträge, Kassenbons, Quittungen: Diese sollten mindestens für die Zeit der Gewährleistung/Garantie aufbewahrt werden, in den meisten Fällen also zwei Jahre. Im Allgemeinen empfiehlt es sich aber, Kaufverträge schon aus versicherungsrechtlichen Gründen länger aufzubewahren (Einbruch, Diebstahl etc.).
Rechnungen: Es gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren; entsprechend lange sollten Sie sie aufbewahren. Eine Ausnahme stellen Handwerkerrechnungen dar; diese sollten Sie – analog zur Gewährleistungspflicht der Handwerker – mindestens fünf Jahre aufbewahren.
Wohnungs- und Mietverträge: Mietverträge und Übergabeprotokolle etc. sollten nach Beendigung des Mietverhältnisses drei Jahre aufbewahrt werden. Nebenkostenabrechnungen können Sie gleich entsorgen – es sei denn, Sie müssen in absehbarer Zeit Wohnbeihilfen beantragen. In diesem Fall empfiehlt sich die Aufbewahrung für zwei Jahre.
Haus- oder Wohnungskauf: Sinnvoll ist es, alle Rechnungen zu behalten, da diese im Falle eines Verkaufs helfen, den Wert der Immobilie festzustellen.
Zum Weiterlesen: Alles "in Ordnung"?
Damit bei Ihnen alles seine Ordnung hat:
Büro-Organisation, Ablage, Routine-Aufgaben – ganz schön ordentlich!
Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen bei Geschäftsdokumenten
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Hallo...
wie lange sind die Aufbwahrungsfristen für Beleg aus Einkünften bei Vermietung und Verpachtung (Erhaltungsaufwendungen)
Ab wann gelten diese?
Ab Eingang des Steuerbescheides? oder ab Kauf- bzw. Rechnungsdatum?
Grüße aus Wüsting...
Guten Tag,
die Aufbewahrungsfristen von Klausuren, Diplomarbeiten, Prüfungsarbeiten u.ä. richten sich zumeist nach der Studien- und Prüfungsordnung der jeweiligen (Fach-) Hochschulen. Die Spanne ist breit, sie schwankt - je nach Institution und Relevanz der Arbeit - zwischen einem und 50 (!) Jahren.
Besten Gruß
wie lange bewahren eigentlich hochschulen die originale von schriftlichen prüfungsarbeiten und klausuren ihrer studenten auf?
Guten Tag,
die Frage lässt sich nicht so leicht beantworten, da hier besondere Datenschutzaspekte mit reinspielen.
Sind es personenbezogene Daten? Gehören diese zu Mitarbeitern, die noch im Betrieb arbeiten - oder die evtl. bereits ausgeschieden sind? Handelt es sich lediglich um Sitzungsniederschriften, Tagesordnungen und Anwesenheitslisten? Gehören dazu auch Schreiben der Schwerbehindertenvertretung o.ä. Einrichtungen?
Jeder einzelne dieser Punkte erfordert ein anderes Maß an Aufmerksamkeit.
Im Detail wir Ihnen diese Frage nur der Datenschutzbeauftragte Ihres Bundeslandes eindeutig beantworten können.
Besten Gruß
Weiß jemand, wie lange man Protokolle eines Personalrats in Firmen oder Schulen aufbewahren muss?
Guten Tag,
Fahrtenbücher sind 10 Jahre aufzubewahren.
Für die Aufbewahrung von Tachoscheiben ergeben sich nutzungsabhängige Fristen von bis zu 10 Jahren; hängt vom Einzelfall ab.
Besten Gruß,
Redaktion akademie.de
Wie lange sind Fahrtenbücher und Tachoscheiben aufzubewahren?
Guten Tag,
die Datenträger müssen solange aufbewahrt werden, wie die Unterlagen, die auf diesen gespeichert sind, aufzubewahren sind. Die Lesbarmachung muss während der ganzen Aufbewahrungsfrist sichergestellt sein. Der Gesetzgeber nimmt Sie diesbzgl. in Haftung (über die sog. "Mitwirkungspflicht").
Gleichwohl gilt unverändert der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: Bei vor dem 1. Januar 2002 archivierten Daten kann die Finanzbehörde nicht automatisch verlangen, dass diese Daten nochmals in das Datenverarbeitungssystem eingespeist (reaktiviert) werden, wenn dies mit unverhältnismäßigem Aufwand für den Steuerpflichtigen verbunden wäre (siehe http://www.elektronische-steuerpruefung.de/gdpdu.pdf).
Also, kurzum: Sie müssen die Daten auf Verlangen zwar lesbar machen können. Nicht jedoch müssen Sie die Daten so aufbewahren, dass das FA diese in jedem Fall in ihr DV-System o.ä. einspeisen kann.
Da wir keine Fachjuristen sind, erfolgt dieser Ratschlag jedoch ohne Gewähr.
Besten Gruß,
Redaktion akademie.de
Sehr geehrte Damen und Herren, wie lange müssen digitale Datenträger(Bänder)aufbewahrt werden? Das betreffende Betriebssystem ist seit über 10 Jahren durch ein völlig anderes ersetzt worden. Besten Dank im voraus für Ihre Mühe.
MfG Lutz Grützner
Vielen Dank für diese Informationen. Sie sind sehr hilfreich für mich!!!
Freundliche Grüße
Dirk Hansen
Guten Tag,
Auftragsbestätigungen müssen Sie in der Tat nur 6 Jahre aufbewahren.
Zur Digitalisierung heißt es in einem Schreiben des BMF: "Wenn der Steuerpflichtige aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus der 'Papierwelt' in eine elektronische Ausgabeform überführt, treten die digitalisierten Daten damit an die Stelle der Originale."
(http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_53848/DE/BMF__Startseite/Servic...)
Demnach müssen Sie sich nach einer Digitalisierung nicht mehr mit den Originalen herumärgern und können Sie entsorgen.
Da wir keine Fachjuristen sind, erfolgt dieser Ratschlag ohne Gewähr.
Guten Tag,
mit Lieferantenbestätigungen meine ich schriftliche Auftragsbestätigungen, die ich von meinem Lieferanten erhalte. Wenn ich diese Belege (auch Kundenbestellungen) nach den Grundsätzen der GDPdU digital archiviere, kann ich anschließend das Papier der Entsorgung zuführen oder müssen
die Originaldokumente noch mein Archiv verstopfen?
Freundliche Grüße
Guten Tag,
meinen Sie mit Lieferantenbestätigungen = Lieferscheine? Diese müssen Sie zehn Jahre (!) aufbewahren, nicht nur sechs.
Sie können die Belege natürlich auch digitalisieren, vorausgesetzt, dies geschieht nach den Grundsätzen der GDPdU. Es muss sichergestellt sein, dass die Daten inhaltlich übereinstimmen, wenn sie wieder lesbar gemacht werden. Außerdem müssen sie jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können etc.
Besten Gruß,
Redaktion akademie.de
Guten Tag,
wie verhält es sich mit Kundenbestellungen und Lieferantenbestätigungen?
Ist es notwendig, diese Dokumente im Original aufzubewahren oder reicht es, wenn wir die
Belege für mind. 6 Jahre digitalisiert archivieren?
Vielen Dank im Voraus.
Freundliche Grüße
Dirk Hansen
Guten Tag,
Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente gilt unabhängig vom Steuerbescheid. Es ist aber sehr wohl sinnvoll, diese ggf. länger aufzubewahren als vorgeschrieben, nämlich immer dann, wenn die Festsetzungsfrist des Steuerbescheids (4, unter Umständen aber auch 5 oder 10 Jahre bei Unregelmäßigkeiten) länger läuft als die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die Dokumente, die dazugehören, Rechnungen etc.
Mit freundlichen Grüßen
Redaktion akademie.de
Guten Tag,
ich dachte, dass das Ausgangsdatum für die Aufbewahrungsfristen im das Jahr des Steuerbescheides ist. Also wenn für das Jahr 1998 der Abschluss im Februar 2000 gemacht wurde, beginnen die 10 Jahre Aufbewahrungsfrist mit dem Jahr 2000?
Freundliche Grüße aus Nürnberg
Brigitte Hebel
Guten Tag,
gemäß §41 EStG (http://www.juraforum.de/gesetze/EStG/41/) sind Lohnkonten 6 Jahre aufzubewahren.
"Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahrs, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren."
Eine 100%ig rechtssichere Auskunft ist dies nicht; wir sind keine Juristen. Aber natürlich sind unsere Angaben nach bestem Wissen und Gewissen gemacht.
Redaktion akademie.de
Sehr geehrte Damen und Herren, ich habe eine Frage zur Aufbewahrung von Lohnkonten. Sie schreiben, daß man diese evtl. nach 6 bzw. 10 Jahrenb entsorgen kann. Mein Steuerbüro hat mir aber mitgeteilt, das ich diese Unterlagen lebenslang aufheben muß. Was ist nun richtig? Über eine Antwort würde ich mich freuen.
Mit freundlichem Gruß
Renate Lehnert
resile3@t-online.de
danke, wirklich hilfreich, wenn auch frustrierend.
danke. sehr hilfreich.