Korrekte, professionelle Rechnungen: Pflichtangaben und Formvorschriften (mit Checklisten und Muster-Dokumenten)

Die gute Nachricht gleich vorweg: Zwar hat der Gesetzgeber die Anforderungen an Rechnungen im B2B-Geschäft im Laufe der letzten Jahre zunehmend verschärft - um eine unüberwindliche bürokratische Hürde handelt es aber trotzdem nicht. Vorab die wichtigsten Informationen im Überblick:

• Bei einer Rechnung handelt es sich ganz allgemein gesagt um ein Dokument, in dem der Rechnungsteller Warenlieferungen und / oder Dienstleistungen detailliert abrechnet und von seinem Kunden die Bezahlung verlangt.

• Eine generelle Pflicht zum Ausstellen von Rechnungen existiert nicht: Die gegenseitigen Ansprüche der Vertragspartner (z. B. Geldforderung einerseits, Produkthaftung oder Gewährleistung andererseits) bestehen auch ohne Vorliegen einer Rechnung.

• Da es sich um Buchführungs-Unterlagen handelt, müssen ein- und ausgehende Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

• Ausgangsrechnungen, die mit einer Software erstellen wurden, müssen gegen undokumentierte nachträgliche Änderungen geschützt sein. Das sehen die GoBD-Vorschriften vor. Die Speicherung und Archivierung von Rechnungsdokumenten im Word- oder Excel-Format erfüllt diese Auflage nicht.

• Falls Sie ausschließlich Geschäfte mit Privatleuten machen, dürfen Sie ganz auf das Rechnungsschreiben verzichten: Einen gesetzlichen Anspruch auf eine Rechnung haben nur Unternehmer gegenüber ihren Lieferanten und Dienstleistern.

• Ob auf der Abrechnung ausdrücklich "Rechnung" steht, ist unerheblich. In § 14 UStG heißt es:
  "Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird."

  Sofern die geforderten Einzelinformationen aus Sicht des Finanzamts unmissverständlich aus den Unterlagen hervorgehen, spielen die äußere Form und die genaue Bezeichnung des Abrechnungsdokuments also keine Rolle.

• Im Einkommensteuerrecht (z. B. beim Nachweis von Betriebsausgaben für die Gewinnermittlung im Rahmen der Einnahmenüberschussrechnung) gibt es keine speziellen Vorschriften über die Form und den Inhalt von Rechnungen.

Schon gar nicht von Bedeutung sind optische und gestalterische Fragen: Ob Sie Ihre Rechnungen von Hand, auf der Schreibmaschine oder per PC schreiben und sich dabei millimetergenau an die Schreib- und Gestaltungsregeln der einschlägigen Industrienormen DIN 676 und DIN 5008 halten (oder eben nicht), bleibt unter rechtlichen Gesichtspunkten allein Ihnen überlassen.

Wie bei jedem anderen Geschäftsbrief sollten Sie sich allerdings darüber im Klaren sein, dass es sich auch bei einer Rechnung um eine Visitenkarte Ihres Unternehmens handelt. Anders formuliert: Nach der Rechnung ist vor dem Folgeauftrag ...

Bitte beachten Sie: Beim Rechnungsempfänger fallen inhaltlich fehlerhafte Rechnungen unter Umständen erst anlässlich einer Betriebsprüfung oder einer Umsatzsteuernachschau auf. Wenn Sie hingegen als Aussteller eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung verschicken, müssen Sie zeitnah mit Widerspruch und Korrekturbitten rechnen. Das gilt vor allem dann, wenn Sie mit Geschäftskunden zusammenarbeiten: Schließlich möchten Ihre Kunden den Anspruch auf Vorsteuererstattung und die Anerkennung als Betriebsausgabe ja nicht riskieren.

Diskussionen um korrekte Rechnungen und die anschließende Neuausfertigung gehen erfahrungsgemäß mit Zahlungsverzögerungen einher - und damit zu Ihren Lasten. Allein aus diesem Grund - aber auch, um sich peinliche Belehrungen zu ersparen - sind Sie gut beraten, von vornherein finanzamtssichere Rechnungen zu schreiben. Worauf Sie dabei achten sollten, erfahren Sie auf den nächsten Seiten.