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Signaturpflicht endgültig abgeschafft: Elektronische Rechnungen sind auch ohne digitale Signatur gültig

Signaturzwang bei E-Rechnungen entfällt

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Stand: 2. August 2012 (aktualisiert)

Per E-Mail versandte oder im Internet zum Download bereitgestellte elektronische Rechnungen werden seit 2011 vom Finanzamt grundsätzlich auch dann akzeptiert, wenn sie nicht digital signiert sind. Für Verunsicherung sorgten allerdings die nebulösen Prüfauflagen des Gesetzgebers. Ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums gibt endlich Entwarnung.

Immer mehr Unternehmen versenden Rechnungen als Dateianhang in E-Mails oder stellen sie in Form von PDF-Dokumenten im Internet zum Download bereit. Die Vorzüge der elektronischen Rechnungsstellung liegen für alle Beteiligten auf der Hand. Allerdings war der Vorsteuerabzug durch Geschäftsleute in der Vergangenheit offiziell nur dann zulässig, wenn das betreffende Rechnungsdokument eine "qualifizierte elektronische Signatur" enthielt oder per "elektronischem Datenaustausch" (EDI) erzeugt worden ist.

Durch die Neufassung von § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz hat die Bundesregierung dieser wirklichkeitsfremden Auflage endlich den Garaus gemacht: Der Signaturzwang wurde zum 1. Juli 2011 rückwirkend außer Kraft gesetzt:

Bild vergrößernDer neue § 14 Abs. 1 UStG: mehr Text - weniger Klarheit.Die Entschärfung der rigiden und europaweit einmaligen deutschen Bestimmungen zur elektronischen Rechnungstellung geht zurück auf die Jahr 2010 geänderte EU-Richtlinie 2006/112/EG (PDF 185 kB), die von den Mitgliedsländern bis spätestens Ende 2012 Maßnahmen unter anderem zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung verlangt.

Business only!

Die im Folgenden erläuterten Form- und Prüfvorschriften sind im Umsatzsteuergesetz verankert. Sie gelten daher grundsätzlich nur für Geschäftsleute: Wenn Sie Waren und Dienstleistungen an Privatleute ("Verbraucher") verkaufen, dürfen Sie ohne Weiteres unsignierte Rechnungen verschicken oder sogar ganz auf Rechnungen verzichten. Umgekehrt brauchen Sie sich als Verbraucher keine grauen Haare wachsen zu lassen, wenn Sie Rechnungen bekommen, denen bestimmte formale Merkmale oder einzelne Informationen fehlen.

Nebulöse Prüfpflichten

Seit der Neuregelung wird der Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen von den deutschen Finanzbehörden grundsätzlich akzeptiert. Und das ist auch gut so: Wie die Kritiker der zuvor extrem hohen Signaturhürde zu Recht betont haben, können Zweifel an der Authentizität von Rechnungsdokumenten schließlich auch dann bestehen, wenn sie per Post verschickt worden sind.

Weiterhin Anspruch auf Papierrechnung

Rechnungsempfänger können auch in Zukunft auf einer Papierrechnung bestehen: Der Versand elektronischer Rechnungen ist nach wie vor vom Einverständnis des Rechnungsempfängers abhängig. Ein Anrecht auf Ausstellen einer Rechnung (und damit bei Bedarf auch einer Papierrechnung) haben laut § 14 Abs. 2 UStG generell aber nur Geschäftsleute. Privatpersonen dürfen nur bei Grundstücksgeschäften und Bauleistungen eine Rechnung verlangen.

Ganz gleich, ob es sich um Papierrechnungen oder um elektronische Rechnungen handelt: Geschäftsleute, die ihren Vorsteuerabzug nicht gefährden wollen, müssen die folgenden Merkmale einer Rechnung überprüfen:

  • die Echtheit der Herkunft der Rechnung (d. h. die Identität des Rechnungsausstellers),

  • die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (d. h. die Rechnungspflichtangaben wurden auf dem Versandweg oder beim Empfänger nicht geändert) und

  • die Lesbarkeit der Rechnung ("mit menschlichem Auge").

Auf welche Weise Echtheit und Unversehrtheit von Rechnungsdokumenten geprüft und ihre Lesbarkeit sichergestellt werden, hat der Gesetzgeber offengelassen. Sicher war zunächst nur: Mit elektronisch signierten oder per elektronischem Datenaustausch (EDI) erzeugten Rechnungen sind Versender und Empfänger immer auf der sicheren Seite. Für alle anderen Fälle lautet die nebulös formulierte gesetzliche Prüfvorschrift wie folgt:

"Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können."

Klarstellung durch BMF-Schreiben

So erfreulich die Neuregelung grundsätzlich ist: Was man sich unter einem "verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung" vorzustellen hat und welche konkreten Anforderungen an die innerbetrieblichen Kontrollverfahren gestellt werden, war lange Zeit unklar. Manche Experten, darunter der Deutscher Steuerberaterverband, befürchteten schon, dass der Vereinfachungseffekt durch überzogene Anforderungen der Finanzverwaltungen gleich wieder zunichtegemacht wird.

Mit Schreiben vom 2. Juli 2012 (PDF, 72 kB) hat das Bundesfinanzministerium endlich Entwarnung gegeben: Das innerbetriebliche Kontrollverfahren soll demnach lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sicherstellen. Vorgaben über technische Prüfverfahren werden nicht gemacht. Es gibt auch keine gesonderte Dokumentationspflicht:

"Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind."

Den vom Gesetzgeber geforderten "verlässlichen Prüfpfad" erfüllt ein "innerbetriebliches Kontrollverfahren" demnach bereits dann, wenn ein Unternehmen seine Eingangsrechnungen mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen manuell abgleicht. Genannt werden im BMF-Schreiben:

  • Kopie der Bestellung,

  • Auftrag,

  • Kaufvertrag,

  • Lieferschein,

  • Überweisungs- oder Zahlungsbeleg.

Mit anderen Worten: Die Finanzbehörden verlangen vom Rechnungsempfänger bei der Kontrolle elektronischer Rechnungen wie bei allen anderen Rechnungsdokumenten lediglich eine sorgfältige Plausibilitätsprüfung - letztlich die Antwort auf die Frage: Wird mir hier von meinem Geschäftspartner auch genau das und zu den Konditionen in Rechnung gestellt, was ich bestellt und tatsächlich erhalten habe. Mit anderen Worten: Mit einem kritischen Blick auf die Rechnung ist getan. Und der empfiehlt sich ja bereits aus eigenem Interesse.

Elektronische Rechnungen archivieren!

Allerdings genügt es nicht, elektronisch übermittelte Rechnungen einfach auszudrucken, zu bezahlen und abzuheften. Bei einer eventuellen Betriebsprüfung müssen Sie auf Wunsch des Prüfers auch die elektronische Version der Rechnung vorweisen können.

Mit anderen Worten: Wenn Sie elektronische Rechnungen akzeptieren, sind Sie verpflichtet, sie auch elektronisch zu archivieren. Weitere Informationen zur Archivierung elektronischer Geschäftsdokumente finden Sie im Beitrag "GDPdU und digitale Steuerprüfung".

Fazit

Die Abschaffung des Signatur-Damoklesschwerts wurde höchste Zeit: Zwar haben große Teile der Wirtschaft die Plicht zur elektronischen Signatur jahrelang einfach ignoriert. Besonders bei Selbstständigen und Kleingewerbetreibenden hat die Vorschrift aber für unverhältnismäßig viel Unsicherheit gesorgt - nicht nur in Bezug auf den gefährdeten Vorsteuerabzug.

Außerdem haben viele Geschäftsleute bislang sicherheitshalber auf die Kosten- und Zeitvorteile des elektronischen Rechnungsversands verzichtet - sei es, um den Signaturaufwand zu vermeiden, sei es, um Auseinandersetzungen mit Kunden über unsignierte Rechnungen aus dem Weg zu gehen.

Elektronische Rechnungen werden in Zukunft zum Regelfall werden. Dass die Rechnungsangaben einer kritischen Prüfung unterzogen und mit den dazugehörigen Auftrags- und Lieferdaten abgeglichen werden, versteht sich ja schon aus innerbetrieblichem Eigeninteresse von selbst.

Bei größeren Ausgaben empfiehlt sich eine gründlichere Prüfung: Falls Ihnen Zweifel an der Plausibilität und Glaubwürdigkeit einer elektronischen Rechnung kommen, lassen Sie sich im Einzelfall sicherheitshalber ein konventionelles Rechnungsdokument schicken. Damit räumen Sie dann zumindest alle Zweifel an Manipulationen auf dem elektronischen Übermittlungsweg aus.

Zum Weiterlesen: Korrekte Rechnungen

Welche Pflichtangaben gehören auf Rechnungen und wie sieht eine formell korrekte Rechnungen aus? Alles Wissenswerte dazu auf unserer Themenseite: Korrekte Rechnungen schreiben.

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Antwort: Rechnung ohne Signatur per e-mail lerhalten

Guten Tag, Herr Weintögl,
im Fall eines bereits existierenden und bewährten Signaturverfahrens sind Ihre Argumente zweifellos eine Überlegung wert. Daher auch die Empfehlung, die Situation in aller Ruhe mit einem Experten zu besprechen.
Mit freundlichen Grüßen
Robert Chromow

Signaturserver

Guten Tag,

heißt das nun für uns, dass wir unseren Signaturserver ausschalten können?
Das wäre ja eine große Erleichterung

Vielen Dank und Grüße

K.Müller

Antwort: Signaturserver

Hallo Herr / Frau Müller,
grundsätzlich ist ein Signaturserver angesichts der geänderten Rechtslage entbehrlich. Bevor Sie Ihr bewährtes Verfahren einstellen, sprechen Sie am besten aber noch einmal mit Ihrem Steuerberater: Vielleicht gibt es in Ihrem Fall ja noch andere Argumente für den Weiterbetrieb.
Mit freundlichen Grüßen
Robert Chromow

Elektronisch Rechnungen (PDF) jetzt auch ausgedruckt gültig?

Entspricht es nun den Bestimmungen, wenn wir als Unternehmen eine Rechnung per E-Mail erhalten, diese als Teil des internen Prüfpfads ausdrucken und diesen Ausdruck als Beleg verwenden?

Gruss, KP Schmidt

Antwort

Ja, Herr Schmidt,
das genügt grundsätzlich - vorausgesetzt, Sie archivieren die Rechnung darüber hinaus in elektronischer Form.
Mit freundlichen Grüßen
Robert Chromow

Woran erkennt das FA eine elektronische PDF-Rechnung?

Wenn ich eine PDF-Rechnung erhalte, diese ausdrucke und abhefte, ist die Rechnung doch in der Regel nicht mehr von einer normalen Papierrechnung zu unterscheiden, welche von Absenden ausgedruckt und verschickt wurde. Insofern wird die Aufbewahrungspflicht prinzipiell ad absurdum geführt, da sich eine elektronische Rechnung nicht als solche zu erkennen gibt (außer bei echten E-Mail-Rechnungen).

Antwort: Woran erkennt das FA eine elektronische PDF-Rechnung?

Jein: Es gibt sehr wohl Anhaltspunkte dafür, ob es sich um eine Original-Papierrechnung handelt, die vom Aussteller per Post geschickt worden ist oder um eine vom Empfänger zu Papier gebrachte PDF-Rechnung. Denken Sie nur an fehlende Falzspuren oder offenkundig minderwertige Druckqualität bei Rechnungen von Ausstellern, deren Papierrechnungen üblicherweise auf Kopfbögen gedruckt werden.
In Bezug auf die Aufbewahrungspflicht würde ich solchen Überlegungen aber nicht zu viel Gewicht bemessen. Sobald es sich um eine elektronische Rechnung handelt, deren Beanstandung durch einen Betriebsprüfer zu einer spürbaren Belastung führen könnte, würde ich sie auf jeden Fall elektronisch archivieren. Wenn der Vorsteuerabzug einer Büromaterial-Rechnung in Höhe von 35 Euro vom Prüfer moniert wird, dürfte das auch für einen Kleinstbetrieb zu verschmerzen sein. Beim Kauf eines gebrauchten Lieferwagens für 35.000 Euro sieht das schon anders aus. Mehr noch: In solchen Fällen spricht aus meiner Sicht überhaupt nichts gegen die gute alte Papierrechnung.
Abgesehen davon: Wenn Sie viele elektronische Rechnungen in (einzeln oder insgesamt) bedeutsamer Höhe erhalten, tun Sie gut daran, sich ein professionelles Archivierungssystem zuzulegen. Die Einzelheiten besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuer- und / oder IT-Berater.
Mit freundlichen Grüßen
Robert Chromow

Hallo Herr Wollweber,
da haben Sie etwas missverstanden: Der von Ihnen zitierte Passus besagt lediglich, dass die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung und der elektronische Datenaustausch "unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren" (das sind die neuerdings zulässigen, vom Unternehmer selbst gewählten Verfahren) geeignet sind, weiterhin Echtheit und Unversehrtheit einer Rechnung und ihres Inhalts zu beweisen.
Wenn Sie Zweifel an dieser Lesart haben, sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater oder fragen Sie direkt beim Finanzamt nach.
Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo Herr Chromow,
in Ihrem Artikel "Signaturpflicht abgeschafft: Elektronische Rechnungen jetzt auch ohne digitale Signatur gültig" stellen Sie die Behauptung auf, das eine elektronische Signatur von digital verfertigten Rechnungen nicht mehr notwendig sei.
Dies ist jedoch nicht richtig. Bestätigt doch die Änderung des Artikel 14 UStG nachdrücklich die Erfordernis einer elektronischen Signatur. Offensichtlich haben Sie Abs. § 14, Abs. 1 fehlinterpretiert – bezieht sich dieser primär auf die Verfertigung von Papier-Rechnungen.
Man beachte folgende Sätze:

„(3) Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger
Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung
die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des
Inhalts als gewährleistet durch

qualifizierte elektronische Signatur mit Anbie-
ter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom
16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das zuletzt durch
Artikel 4 des Gesetzes vom 17. Juli 2009 (BGBl. I
S. 2091) geändert worden ist, in der jeweils gelten-
den Fassung, oder

2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2
der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom
19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des
elektronischen Datenaustauschs (ABl. L 338 vom
28.12.1994 S. 98), wenn in der Vereinbarung über
diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren
vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und
die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.“

1.
§ 14b Absatz 1 Satz 2 wird wie folgt gefasst:

„Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die
Anforderungen des § 14 Absatz 1 Satz 2 erfüllen.“

Somit ist eine elektronische Signatur m.E. nach noch immer unverzichtbar.

Mit freundlichen Grüßen
Einar Wollweber

Hallo Frau Sabisch,
die von Ihnen zitierte Aussage ...
"Dies ist eine Kleinstbetragrechnung und benötigt nicht die Angabe des Rechnungsempfängers."
... trifft zu. Die Vorschriften zu "Rechnungen über Kleinbeträgen" finden Sie in § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung
http://bundesrecht.juris.de/ustdv_1980/__33.html
Eine Befreiung von der Signaturpflicht ist dort aber leider nicht vorgesehen.
Btw: Darauf hätten wir in unserem Beitrag über die elektronische Rechnungssignatur selbstverständlich hingewiesen. Schließlich sind es doch gerade die vergleichweise geringfügigen Rechnungen, bei denen die Signaturerfordernis aus Sicht von Ausstellern und Empfängern so ärgerlich ist.
Allzeit formvollendet signierte elektronische Rechnungen wünscht
Robert Chromow

Unter einer Rechnung fand ich letztens die Aussage: "Dies ist eine Kleinstbetragrechnung und benötigt nicht die Angabe des Rechnungsempfängers." Gibt es eventuell für Kleinstbetragrechnungen auch eine Ausnahme in Bezug auf die digitale Signatur? Falls ja, bis zu welcher Höhe?

Die meisten Anbieter verlangen doch ein extra Entgelt für eine Rechnung auf Papier. Dies dürfte bei Geschäftskunden allerdings nicht zulässig sein, oder?

P.S. Das mit der digitalen Signatur auf elekronisch übermittelte Rechnungen habe ich schon in Ihrem Newsletter gelesen und mich gewundert, dass Anbieter wie 1&1 weiter munter Rechnungen im pdf Format ohne Signatur versenden.

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