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Gute E-Mails, gute Geschäfte

Schreiben Sie E-Mails, die ankommen!

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Stand: 19. November 2011

Inhalt

Mit aussagekräftige Absenderangaben, dem Aufmerksamkeit heischenden Betreff und der richtigen Anrede haben Sie den Rahmen für das eigentlich Wichtige geschaffen: Ihr Anliegen in Form des E-Mail-Textes.

E-Mail-Text

"Das ist ja mal wieder typisch, da schreibt man eine ausführliche E-Mail mit der Bitte um Antwort und dann bekommt man, wenn's hoch kommt, wieder nur die Hälfte der Fragen beantwortet."

Haben Sie das auch schon mal gehört oder gedacht? Damit sind Sie sicher nicht alleine. Doch woran kann das liegen? E-Mails werden oft falsch geschrieben. Das ist sicher zu einem guten Teil in der Schnelligkeit des Mediums begründet. Dabei kostet es gar nicht so viel mehr Zeit, eine E-Mail gut zu formulieren. Dazu gehören verschiedene Punkte:

  • prägnant und auf den Punkt formulieren

  • möglichst nur ein Thema pro E-Mail

  • den Text klar strukturieren

  • das Wichtigste an den Anfang

  • richtig zitieren

  • den richtigen Stil im E-Mail-Kontext finden

Prägnant und auf den Punkt formulieren

Beginnen wir mit dem Formulieren des E-Mail-Textes. Machen Sie sich bewusst, wie Sie selbst E-Mails lesen. Wenn Sie am Ende der E-Mail nicht wissen, was der Empfänger von Ihnen möchte, wenn Sie nichts verstanden haben und wenn Sie einzelne Passagen der E-Mail nochmals lesen, dann war die E-Mail zu lang und zu kompliziert geschrieben, etwa wie dieser Satz.

Schreiben Sie kurze Sätze und lassen Sie schmückendes Beiwerk weg. Schreiben Sie explizit, was Sie vom Empfänger bis wann wollen. Fragen Sie konkret.

OBTW, ich finde, wir sollten ASAP telefonieren, AFAIK wartet Ihr Chef schon auf das Ergebnis. FYI, ich bin die nächsten Tage AFK :-). CU. EOM.

Ein heikles Thema, zumindest für die Geschäftskorrespondenz, sind die im Internet gerne verwendeten Abkürzungen oder Smileys/Emoticons. In seriöser Geschäftskorrespondenz haben sie nichts zu suchen. Anders mag das im freundschaftlichen oder privaten Umfeld aussehen. Auch wenn man mit dem Gegenüber schon lange gut zusammenarbeitet und sich im Laufe der Zeit auch eine "gute Chemie" eingestellt hat, können Smileys - sparsam - eingesetzt werden.

Möglichst nur ein Thema pro E-Mail

Wenn Sie pro E-Mail nur ein Thema ansprechen, dann hat das verschiedene Vorteile:

  • Der Empfänger kann auf einzelne Punkte schneller antworten. Während er bei längeren E-Mails unter Umständen bei einzelnen Produkten Details abzuklären hat und Sie so länger auf die Antwort warten, erhalten Sie bei kurzen E-Mails schneller Antwort.

  • Wenn der Empfänger auf Teile einer E-Mail antwortet, so vergisst er häufig, die noch fehlenden Teile nachzuliefern. Dieser Gefahr begegnen Sie, wenn Sie nur ein Thema pro E-Mail adressieren.

  • Das Weiterleiten der E-Mail wird einfacher. Außerdem wird die Gefahr kleiner, dass beim Weiterleiten unerwünschte Informationen weitergegeben werden.

  • Sowohl der Empfänger als auch Sie können diese E-Mails leichter in die Aufgabenliste beziehungsweise die Wiedervorlage aufnehmen.

  • Sowohl der Empfänger als auch Sie können die E-Mails leichter thematisch ablegen.

Je kürzer eine E-Mail ist, desto einfacher lässt sie sich gut leserlich aufbauen.

Den Text klar strukturieren

Wir wissen, dass E-Mails - wie alle Texte am Bildschirm - anders gelesen werden: Wir lesen E-Mails nicht konzentriert Zeile für Zeile, sondern scannen den Bildschirm, lesen die E-Mail also quer. Klar, dass dabei inhaltliche Details verloren gehen. Umso wichtiger ist es, den E-Mail-Text für den scannenden Leser klar zu strukturieren. Arbeiten Sie ganz bewusst mit

  • neuen Absätzen,

  • Leerzeilen,

  • abgesetzten Zwischenüberschriften,

  • Aufzählungslisten,

  • Nummerierungen und

  • Einrückungen.

Das Wichtigste an den Anfang

Stellen Sie das Wichtigste, den Kern Ihrer E-Mail, direkt an den Anfang. Insbesondere bei längeren E-Mails vermeiden Sie so, dass es überlesen wird.

Nicht die sorgfältige Herleitung mit abschließender Handlungsaufforderung ist das richtige Stilmittel, sondern die journalistisch knackige Nachrichtenaufmachung mit den wichtigsten Aussagen am Anfang.

Bei längeren inhaltsorientierten E-Mails ist es für den Empfänger hilfreich, wenn Sie zu Beginn das Wesentliche in zwei, drei Sätzen zusammenfassen.

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Interessant. Ich handhabe das mit verschiedenen Accounts so, ohne die Probleme mit den Spam-Filtern. Spontan fällt mir eigentlich nur ein, dass der Firmenname ein "ungünstiger" ist, der auf irgendwelchen Spam-Listen als herauszufilterndes Wort verzeichnet ist. Ist das in mehreren Fällen passiert?

A. Greisle

Toller Artikel. Leider hat das mit der Absender-Kennung bei mir nicht geklappt. Sobald ich den Firmennamen mit aufgenommen habe, sind meine Mails von den Spam-Filtern geblockt worden.

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