Textbausteine anlegen und DropDown-Feld mit AutoTexten einrichten

Mit der Feldfunktion "AutoTextList" Autotexte aus einer Liste auswählen

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Stand: 15. Januar 2007

Mit vorgefertigten und fertig formatierten Textbausteinen, sogenannten AutoTexten, sparen Sie in Word Zeit und Mühe. Wenn Sie jedoch viel mit AutoTexten arbeiten, wird das Abrufen über den AutoText-Dialog schnell lästig. Dagegen gibt es ein Mittel: Word bietet die Möglichkeit, Listen zum komfortablen Abruf von Texten zu erstellen. Damit wählen Sie den jeweils benötigen Textbaustein einfach über ein DropDown-Feld aus.

AutoTexte sind eine prima Sache. Mit Ihrer Hilfe können Sie beliebige Texte vordefinieren und formatieren und dann jederzeit über eine zuvor festgelegte Zeichenfolge plus F3-Taste abrufen. Auf diese Weise können Sie beliebige Texte vorrätig halten, von Zeugnisformulierungen über Lieferungs- und Zahlungsbedingungen bis hin zu Ihrer kompletten Firmenanschrift.

Wenn Sie allerdings häufig mit verschiedenen AutoTexten arbeiten, ist es auf Dauer recht umständlich, diese über den AutoText-Dialog in Ihr Dokument zu holen. Da macht es schon Sinn, eine zweckgebundene Textbausteinliste, in der Fachsprache AutoTextList genannt, anzulegen. Allerdings wird diese Möglichkeit in der Literatur oft stiefmütterlich behandelt und ist damit nur wenigen Anwendern bekannt.

AutoText gleich Textbaustein

Immer wieder auftretende Textpassagen wie Adressen oder Floskeln wie "Sehr geehrte Damen und Herren" können in Microsoft Word als so genannte AutoTexte abgespeichert werden. Dabei handelt es sich um Textbausteine, die zusammengesetzt ein komplettes Dokument oder einen Teil eines Dokumentes ergeben.

AutoTexte anlegen: Das sollten Sie wissen

Grundvoraussetzungen für das Nutzen der Funktion AutoTextList sind Kenntnisse im Zusammenhang der Funktion AutoText. Deshalb zeigen wir Ihnen zunächst, wie Sie einen AutoText anlegen und anschließend einsetzen:

  • Erfassen Sie zunächst den gewünschten Text. Formatieren Sie ihn bei Bedarf. Wenn Sie fertig sind, markieren Sie die gewünschte Textpassage. Um die Absatzformatierung zusammen mit dem Eintrag zu speichern, ist es notwendig, die Absatzmarke in die Markierung einschließen.

    Bild vergrößernFormatieren Sie zuerst den Textbaustein wie gewünscht

  • Wählen Sie "Einfügen/AutoText/Neu". Geben Sie in das folgende Dialogfeld einen aussagekräftigen Namen für den AutoText ein. Verlassen Sie das Dialogfeld anschließend über die Schaltfläche "OK". Fertig! Der gewünschte Texteintrag ist damit angelegt.

    Es empfiehlt sich, für AutoText-Bausteine möglichst selbsterklärende Namen zu vergeben.

Um auf den fertigen Textbaustein zuzugreifen gehen Sie so vor:

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