Gemischte Reisekosten absetzen

Geschäftsreisen dürfen mit privaten Aktivitäten kombiniert werden

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Stand: 12. Dezember 2013 (aktualisiert)

Für Reisekosten, die sowohl geschäftlich als auch privat veranlasst sind, galt früher grundsätzlich ein Aufteilungs- und Abzugsverbot. Der Bundesgerichtshof hat vor einiger Zeit das generelle Aufteilungsverbot abgeschafft. Selbst die anteilige Abrechnung der Fahrtkosten für Hin- und Rückreise ist inzwischen zulässig. Wir erläutern die Rechtslage.

"Wenn einer eine Reise tut, dann kann er was erzählen …" – spätestens dann, wenn das Finanzamt Jahre später seine Reisekostenabrechnung moniert. Im Mittelpunkt stehen dabei Zweifel an der rein geschäftlichen Veranlassung einer Reise. Besonders ärgerlich: Steuerpflichtige, die gar keinen Hehl daraus machen, dass sie eine Dienstreise mit einem privaten Abstecher verbinden, waren früher die Dummen. Denn für gemischte privat-berufliche Reisekosten galt lange ein generelles Aufteilungs- und Abzugsverbot.

Früher durften nur unzweifelhaft und zu 100 Prozent beruflich oder geschäftlich veranlasste Kosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden (z. B. die Teilnahmegebühr an einem Kongress oder der Eintrittspreis einer Fachmesse). "Gemischt veranlasste" Kosten, insbesondere die Aufwendungen für die Hin- und Rückreise, mussten die Steuerpflichtigen im Zweifel in voller Höhe aus der eigenen Tasche bezahlen. Die Vorschrift betraf sowohl Selbstständige als auch Arbeitnehmer.

Zeitanteile entscheiden

Das ist inzwischen zum Glück anders. Mit einer wegweisenden Entscheidung hat der BFH vor ein paar Jahren das lebensferne Aufteilungs- und Abzugsverbot bei den Reisekosten endlich aufgehoben. Voraussetzung für die Zulässigkeit der Kostenaufteilung ist seitdem nur noch, dass "die beruflich veranlassten Zeitanteile feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind".

Als Aufteilungsmaßstab gelten grundsätzlich die Zeitanteile der geschäftlichen (beruflichen) bzw. privaten Reiseanlässe. Wenn die Dauer des privaten Reiseanlasses überwiegt, spricht das nicht gegen eine anteilige Anerkennung des geringeren geschäftlichen bzw. beruflichen Anteils. Aufzuteilen sind dabei sowohl die Betriebsausgaben/Werbungskosten als auch die Umsatzsteueranteile.

Beispiel:

  • Ein Unternehmer, der vom 7. bis 10. Januar 2014 an der Consumer Electronics Show (CES) in Las Vegas teilnimmt und an seine Geschäftsreise anschließend noch eine 7-tägige Wüstenwanderung in der Sierra Nevada anhängt, darf neben den Unterbringungs- und Verpflegungskosten während des Messebesuchs vier Elftel seiner Flug- und Fahrtkosten als Betriebsausgaben ansetzen.

  • Ein Arbeitnehmer besucht vom 12. bis 14. März 2013 die Cebit und nutzt das folgende Wochenende, um Verwandte in Hannover zu besuchen: Er darf nicht nur die Hotelkosten, Eintrittsgebühren und Verpflegungsmehraufwendungen an den Messetagen als Werbungskosten geltend machen, sondern auch drei Fünftel seiner Fahrtkosten.

Reisekosten allgemein

Was bei der steuerlichen Berücksichtigung von Reisekosten sonst noch alles zu beachten ist, erfahren Sie in unserem Grundlagenbeitrag: "Reisekosten von der Steuer absetzen: Nichts vergessen?"

Weitreichende Folgen

Die BFH-Entscheidung hat nicht nur Auswirkungen auf Reisekostenabrechnungen: Durch ihre Entscheidung haben die Richter deutlich gemacht, dass aus den Bestimmungen des § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG grundsätzlich kein Aufteilungs- und Abzugsverbot mehr hergeleitet werden kann. Diese Beurteilung stellt eine radikale Abkehr von der bisherigen herrschenden Rechtsprechung dar: Trotz einzelner Ausnahmen (z. B. private Nutzungsanteile an den Kosten von Geschäftswagen oder Telefonaten) galt das generelle Aufteilungsverbot früher als nahezu unantastbar.

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