GoBD: Vorgaben für die korrekte digitale Buchführung - auch in kleinen Unternehmen

Auch für Freelancer und kleine Unternehmen gelten (elektronische) Buchführungsvorschriften. Wir stellen die GoBD und ihre praktischen Auswirkungen vor.

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Stand: 13. Oktober 2016

Die GoBD

Die Anforderungen an die elektronische Buchführung der GoBD wurden mit heißer Nadel gestrickt. Es ist längst nicht immer klar, was sie im Alltag konkret bedeuten. Klar ist dagegen, dass sie grundsätzlich auch für Einzelselbstständige und kleine Unternehmen gelten. Wir geben einen Überblick.

GoBD: Was steckt dahinter und wie werden sie in die Praxis umgesetzt?

Während die Abkürzung GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) vielen von uns geläufig ist, ist das Kürzel GoBD dagegen relativ neu. Es steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Seit dem 01.01.2015 hat sich einiges im Bereich der Buchführung für kleine Unternehmen verändert. Die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, fassen zusammen, welche Anforderungen die Finanzverwaltung an elektronische Buchführung stellt. Dieser Beitrag liefert Ihnen theoretisches Hintergrundwissen und diskutiert, wie sich die GoBD-Anforderungen in die Praxis umsetzen lassen.

Die GoB als Basis

Zeitlich wie systematisch kommen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) vor den GoBD – die darauf basieren. Die GoB gab es schon, als die Bücher tatsächlich noch alle aus Papier waren und statt Computern Schreibmaschinen und Tischrechner zum Einsatz kamen.

Die GoB haben sich im Laufe der Zeit entwickelt und sind ein nur teilweise schriftlich fixiertes Regelwerk. Sie stellen gewissermaßen professionelle Standards für Buchführung und Archivierung in Unternehmen dar. Juristen nennen die GoB einen unbestimmten Rechtsbegriff: Die Bedeutung dieses Begriffs ist nicht abschließend im Gesetz geklärt und somit in vielen Fällen Auslegungssache.

Dennoch stellen die GoB allgemein anerkannte Regelungen zum Führen von Büchern und zur Erstellung eines Jahresabschlusses dar. In den GoB sind auch gesetzliche Anforderungen an die Buchführung enthalten: etwa die Vorschriften zu Buchführung und Inventar im Handelsgesetzbuch (§§ 238 ff. HGB) und die Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen und die Aufbewahrung von Unterlagen in der Abgabenordnung (§§ 145 bis 147 AO). Die GoB sind jedoch umfassender als die gesetzlichen Vorschriften. Dennoch sind sie verbindlich. Sie kommen überall dort zur Anwendung, wo es Gesetzeslücken gibt beziehungsweise die vorliegenden gesetzlichen Regelungen ergänzt werden müssen.

Zu den wichtigsten GoB für kleine Unternehmen zählen:

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