Personalsuche: Auswahlverfahren

Personalauswahl

Nachdem die Stellenausschreibungen herausgegangen sind, erhalten Sie vermutlich eine Vielzahl von Bewerbungen, aus denen Sie einen oder mehrere zukünftige Beschäftigte auswählen. Unsere Musterlösung Personalsuche.xls unterstützt Sie bei der Auswahl von Bewerbern mit Hilfe der folgenden Tabellen:

  • Anforderungsprofil (diese Tabelle haben wir bereits besprochen)

  • BewertungBewerbungsunterlagen

  • BewertungVorstellungsgespräch

  • Personalfragebogen

Vorauswahl der Bewerbungen

Bei der Analyse der schriftlichen Bewerbungen zeichnet sich oft schon ab, dass manche Bewerber auf keinen Fall für die ausgeschriebene Stelle in Frage kommen: Eine schmuddelige, fehlerhafte Bewerbung, ein Lebenslauf mit Lücken oder schlechte Arbeitgeberzeugnisse lassen nicht auf den passenden Mitarbeiter schließen.

Formell korrekte Unterlagen hingegen können Sie direkt auf wesentliche Punkte des Anforderungsprofils hin analysieren. Fehlen wichtige Anforderungskriterien oder gar Bewerbungsunterlagen, sollten Sie sich nicht weiter mit den Unterlagen aufhalten, sondern diese mit einem freundlichen Anschreiben an den Bewerber zurücksenden.

Den übrigen Bewerbern schicken Sie eine Empfangsbestätigung mit einem Verweis auf eine weitere Bearbeitung. Sortieren Sie aus den verbleibenden schriftliche Bewerbungen die interessantesten heraus und laden Sie die potenziellen neuen Mitarbeiter zu einem Vorstellungsgespräch ein.

Bewerbungsunterlagen bewerten

Eine Arbeitshilfe zur Beurteilung der Bewerbungsunterlagen finden Sie in der Tabelle BeurteilungBewerbungsunterlagen unserer Musterlösung Akademie_Personalsuche.xls. Damit Sie einen möglichst guten Überblick erhalten, ist das Formular in drei Bereiche untergliedert:

  • Beurteilung Bewerbungsunterlagen

  • Beurteilung Inhalte

  • Bemerkungen

Bild vergrößernTabelle: die Bewerbungsunterlagen bewerten

Die Beurteilung der Bewerbungsunterlagen erfolgt nach dem Schulnotensystem durch die Eingabe der Ziffern 1 bis 6. Eins steht für "sehr gut", sechs für "ungenügend". Die Berechnung des Notendurchschnitts übernimmt Excel für Sie.

Kriterien, die Sie nicht bewerten möchten, lassen Sie einfach frei.

Nachdem Sie eine Beurteilung der beiden Aspekte "Bewerbungsunterlagen" und "Inhalte" vorgenommen haben, können Sie die potentiellen Mitarbeiter weiter selektieren. Bewerber, die nicht gut abschneiden oder deren Gehaltsvorstellungen nicht in Ihren Rahmen passen, erhalten zu diesem Zeitpunkt ebenfalls eine Absage.

Das Vorstellungsgespräch

Das Vorstellungsgespräch ist in der Regel das wichtigste Entscheidungskriterium bei der Bewerberauswahl. Es verschafft einen persönlichen Eindruck über den potentiellen Mitarbeiter bzw. die potentielle Mitarbeiterin.

So kristallisiert sich rasch heraus, ob der Bewerber auf das Vorstellungsgespräch vorbereitet ist und Informationen zum Unternehmen gesammelt hat oder nicht. Während des Gesprächs haben Sie die Möglichkeit, fachliche Kompetenz zu hinterfragen, Zusatzinformationen zu den schriftlichen Unterlagen einzuholen, Lücken und Widersprüche aufzuklären. Gleichzeitig können Sie das Anforderungsprofil weiter mit den Qualifikationen und Fähigkeiten des Bewerbers abgleichen.

Das ist in der Praxis gar nicht so einfach, denn Bewerbungsgespräche sind aus Sicht der Bewerber Verkaufsgespräche in eigener Sache und schon selbst erfahrene Personaler gehen mitunter noch dem einen oder anderen Bewerber auf den Leim: Jeder potentielle Mitarbeiter präsentiert sich in der Regel von seiner besten Seite, gibt sich als Idealbesetzung für die Stelle aus, verschweigt mangelnde fachliche und sozialen Kompetenzen. Anders ausgedrückt: Schwächen werden so weit wie möglich vertuscht. Das bedeutet für Sie: Sie müssen mit Geschick und Spürsinn Unwahrheiten, Übertreibungen und Schwächen des Bewerbers herausfinden.

Berücksichtigen Sie unbedingt, dass es Menschen gibt, die sich selbst ziemlich gut "verkaufen" können, und andere, denen das nicht gelingt. Möglicherweise sind aber genau die, die sich schlecht verkaufen, für die ausgeschriebene Stelle prädestiniert bzw. passen zu Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen.

Das Vorstellungsgespräch bewerten

Bei der Bewertung des Vorstellungsgesprächs leistet die Tabelle BewertungVorstellungsgespräch Hilfestellung.

Bild vergrößernFormular für Bewertung von Vorstellungsgesprächen

Das Formular ist in vier Teile gegliedert:

  • Allgemeine Informationen (z. B. Name des Bewerbers)

  • Erster Eindruck

  • Gesprächsverlauf/Beurteilungspunkte

  • Bemerkungen

Da die Kriterien, die an die Auswahl von Mitarbeitern gestellt werden, in der Praxis sehr unterschiedlich sind, bietet die Tabelle die Möglichkeit, die Entscheidungskriterien frei zu definieren. Wie bereits beim Anforderungsprofil wird für die einzelnen Kriterien mit Gewichtungen zwischen 1 (niedrig) und 5 (hoch) gearbeitet. Vergeben Sie für jedes Kriterium eine Punktzahl von bis zu zehn Punkten. Das Tool ermittelt automatisch die gewichtete Punktzahl und die Gesamtpunktzahl. Die erreichten Punktzahlen je Bewerber können Sie wiederum miteinander vergleichen.

Der Bewerber mit der höchsten Punktzahl eignet sich unter Zugrundelegung der bewerteten Aspekte am besten für die ausgeschriebene Stelle - das heißt aber nicht, dass er auch zu Ihrem Unternehmen passt.

Der Personalfragebogen

Der Personalfragebogen ist bei Neueinstellungen ein beliebtes Formular und wird oft der Einladung zum Vorstellungsgespräch beigefügt. Auf schnelle Art und Weise verschaffen sich Unternehmen damit einen Überblick über potentielle Mitarbeiter. Der Arbeitgeber stellt im Personalfragebogen Fragen zusammen, die der Bewerber zum Zwecke seiner Einstellung beantworten soll - natürlich wahrheitsgemäß.

In der Arbeitshilfe Personalsuche.xls finden Sie einen Personalfragebogen in Form der gleichnamigen Tabelle.

Bild vergrößernFormular Personalfragebogen

Abschließende Bewerberbeurteilung

Die abschließende Entscheidung basiert auf den Bewerbungsunterlagen, dem Vorstellungsgespräch und ggf. dem Personalfragebogen. Im Vorstellungsgespräch hat sich möglicherweise herausgestellt, dass der eine oder andere potentielle Mitarbeiter doch nicht zum Unternehmen passt. Grundsätzlich empfiehlt es sich, dass Sie sich noch einmal abschließend mit den Kandidaten beschäftigen, die in die engere Wahl kommen, und zwar anhand dieser Beurteilungskriterien:

  • Lebenslauf mit Werdegang

  • Schul- und Ausbildungszeugnisse

  • Arbeitgeberzeugnisse

  • Abgleich mit dem Anforderungsprofil

  • Vorstellungsgespräch

  • besonderes Wissen bzw. spezielle Fähigkeiten

  • Grund des letzten Stellenwechsels

  • Persönliche und berufliche Ziele

  • Erwartungen an die Stelle

  • Flexibilität

  • Lohn- bzw. Gehaltsvorstellungen

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