öffentlich
Redaktion Druckversion

"Wahnsinn" Projektmanagement

Warum Projektmanagement keine Wissenschaft ist

4.444445
(9)
Beitrag bewerten
Stand: 16. Oktober 2007

Organisation

Die Organisation - selig ist der, der weiß, was er nicht kann

Wer je ein Haus gebaut hat, kennt die damit verbundenen Leiden. Wer noch kein Haus gebaut hat, durfte sich die Leiden zumindest von einem Bauherren aus dem Freundeskreis in allen Einzelheiten anhören.

Viele Menschen bauen nur ein Haus in ihrem Leben, verhalten sich jedoch so, als würden sie es jeden Tag tun. "Schlimmer noch als Laien sind Dilettanten", heißt es. Wenn nun beide in einem Projekt aufeinandertreffen, dann wird's lustig.

Die drei Bestandteile der Organisation eines Projektes

1. Der Auftraggeber

Die wichtigsten Aufgaben und Verantwortungen des Auftraggebers bestehen in der eindeutigen Formulierung der Ziele, der Projektorganisation, der Unterstützung des Projektleiters und der Budgetierung.

2. Der Projektleiter

Die wichtigsten Aufgaben und Verantwortungen des Projektleiters bestehen in der Projektplanung, der Realisierung des Projektes und der Qualitätssicherung/ -kontrolle anhand der Projektziele.

3. Das Projektteam

Die wichtigsten Aufgaben und Verantwortungen des Projektteams bestehen in der eigenverantwortlichen Ausführung und der termingerechten Fertigstellung der übertragenen Tätigkeiten sowie in der Dokumentation der Ergebnisse und der Rückmeldung über die Arbeitsfortschritte.

Der Bauherr als Auftraggeber sollte in der Lage sein, sein Ziel richtig zu formulieren. Er muss sicherstellen, dass sein Gegenüber, der Projektleiter, es genau verstanden hat. Je genauer das Ziel, desto weniger Spielraum für Interpretationen.

Und im Interpretieren sind selbst die besten Dilettanten Weltklasse, wenn es irgendwann zum Projektabschluss kommt.

ProjektmanagementEs gewinnt nicht zwangsläufig das Team mit den besten individuellen Spezialisten. Und ein guter Spezialist muss noch lange kein guter Organisator und Manager sein. Leider merken viele Bauherren erst während des Projektes, dass ihr Projektleiter zwar jeden Ziegelstein namentlich benennen kann und auch sonst alles über Mineralputzgrundierung und Bitumenschindeln weiß. Aber ein Team zusammenstellen und führen kann er leider nicht.

Beim Hausbau, wie in jedem anderen Projekt, gilt: Am teuersten wird oft nicht das Material oder der Stundensatz, sondern die Führung und die Organisation. Also das Projektmanagement. Aber das steht leider in keinem Angebot.

Wir haben alle schon einmal zu Beginn eines Projektes das Gefühl gehabt, dass irgendetwas nicht stimmt. Der berühmte "Bauch" meldet sich zu Wort. Es ist sicher nicht ratsam, ausschließlich nach dem Bauchgefühl zu entscheiden, denn der Bauch hat einfach andere Funktionen in unserem Körper. Umgangssprachlich wird auch Onkel Erwins dicke Wampe als Bauch bezeichnet. Wollen Sie wirklich bei einer wichtigen Entscheidung auf einen Bierbauch hören?

Wer nur "nach Bauch" entscheidet, ist meistens nur zu faul, seinen Verstand einzusetzen. Allerdings meldet sich der Bauch oft, wenn Gefahr droht. Er kann ein guter Ratgeber sein. Sollte sich Ihr Bauch also vor einem Projekt melden, dann hinterfragen Sie die wichtigsten Punkte Ihres Projektes noch einmal gründlich.

Wählen Sie Ihr Projektteam sorgsam aus. Ein Projektleiter muss fachlich nicht der Beste sein. Vielmehr muss er der beste Kommunikator und Organisator im Team sein. Er muss die Fähigkeit besitzen, ein Team zu einen. Er ist verantwortlich dafür, dass das Ziel nicht aus den Augen verloren wird. Er muss Menschen führen können. Achten Sie im Projekt besonders auf die Loyalität der Menschen. Je loyaler das Projektteam dem Auftraggeber und dem Projektleiter gegenüber ist, desto weniger aufwendig ist die Steuerung des Projektes.

Aber Achtung: Aus Unsicherheit oder Selbstüberschätzung neigen viele Nachwuchs-Chefs dazu, die Arbeit ihrer Mitarbeiter ständig zu überprüfen, zu verbessern oder gleich selbst zu erledigen. Ungebremster Kontrollzwang führt allerdings bei Mitarbeitern zu Frustration, beschädigt deren Selbstbewusstsein und lähmt die Initiative in der Zukunft. Konsequentes Delegieren erfordert Mut und Vertrauen. Wie Sie richtig delegieren: "12 Praxistipps zur Auftragsvergabe an Mitarbeiter".

Das Paradebeispiel - so leitet man ein Projekt erfolgreich

Wir haben in den Jahren 2002-2006 ein Paradebeispiel erfolgreicher Projektarbeit erlebt. Auftraggeber war der Deutsche Fußballbund (DFB). Der DFB wurde von Oliver Bierhoff vertreten. Projektleiter war Jürgen Klinsmann. Sein Partner Jogi Löw. Zum Projektteam gehörten Ärzte, Trainer und natürlich die Mannschaft.

Ein klares ZielEs gab ein ganz klares Ziel. Auf dieses Ziel wurden sämtliche Strukturen ausgerichtet. Das Ergebnis kennt jeder. Auch wenn das Ziel nicht zu 100 Prozent erreicht wurde, das Projekt war ein voller Erfolg. Und natürlich waren hinterher alle vom Weg überzeugt. "Alle Menschen sind klug. Einige vorher, die meisten hinterher", wie ein befreundeter Steuerberater gern zu sagen pflegt.

Zu den "einigen" gehörte Jürgen Klinsmann. Er hat doch tatsächlich die Stärke und Durchsetzungskraft besessen, sich gegen alle Widerstände zu behaupten. Als Projektleiter hat er sich darauf konzentriert, das Team zu führen. Er hat das Ziel nie aus den Augen verloren. Klinsmann hat während der gesamten Zeit auf eine klare Rollenverteilung geachtet. Er selbst blieb stets auf seinem Dirigentenposten. Und jedes der Teammitglieder hatte ein schönes Instrument.

Die acht Grundregeln während eines Projektes

1. Starten Sie Ihr Projekt nie ohne einen klaren, schriftlich fixierten Auftrag, in dem die Ziele eindeutig definiert sind.

2. Sorgen Sie für eine eindeutige Rollenverteilung während des Projektes und klären Sie die Verantwortungen jedes Beteiligten vor Beginn des Auftrages.

3. Öffnen Sie während des Projektes keine weiteren Baustellen ohne eine schriftliche Erweiterung des Auftrages.

4. Dokumentieren Sie Besprechungsergebnisse und alle durchgeführten Arbeiten. Holen Sie vom Auftraggeber permanentes Feedback ein.

5. Überprüfen Sie während des Projektes ständig die vereinbarte Rollenverteilung. Übernehmen Sie nie Aufgaben, die im Verantwortungsbereich anderer liegen.

6. Überwachen Sie während des Projektes konsequent die gesteckten Ziele und Termine. Fordern Sie mit Nachdruck zugesagte Unterlagen und Informationen ein.

7. Bleiben Sie auch konsequent, wenn erste sichtbare Erfolge eintreten, welche die Handelnden dazu verleiten, ihren Einsatz zu reduzieren.

8. Beenden Sie das Projekt offiziell. Feiern Sie Erfolge gemeinsam und analysieren Sie Niederlagen gemeinsam. Im Team.

Klinsmann hat bereits zu Beginn konsequent Instrumente, die nicht ins Orchester passten, ausgetauscht und dabei wenig Rücksicht auf Eitelkeiten genommen. Das hat dazu geführt, dass jeder sich auch als Teil des Teams gefühlt hat.

Es ist sehr unwahrscheinlich, dass Jürgen Klinsmann und seine engsten Mitstreiter alles genau vorausgeplant haben. Nach Abschluss eines erfolgreichen Projektes entsteht jedoch oft dieser Eindruck. Wer viele Projekte erfolgreich abgeschlossen hat, demjenigen eilt irgendwann der Ruf voraus, ein sehr guter Projektmanager zu sein. Was auf der einen Seite die Akzeptanz erhöht, auf der anderen Seite jedoch auch dazu verleitet, nachlässig zu werden. Und so heißt es auch hier: Nach dem Spiel ist vor dem Spiel!

Ein Projektleiter ist ein Dirigent. Er stellt das Orchester zusammen. Er bringt jedes Instrument an die richtige Position. Er hört falsche Töne und korrigiert sie. Überprüfen Sie deshalb im Verlaufe eines Projektes permanent, ob das Orchester ein schönes Lied spielt oder ob man vom Zuhören stumpfe Zähne bekommt. In das Orchester gehören nur Menschen, die ein Instrument spielen können. Und die wissen, dass es nicht nur erste Geigen geben kann. Menschen, die aber auch wissen, wann ihr Einsatz gefordert ist.

Fazit - erfolgreich ist der, der ein Ziel hat

Achten Sie stets darauf, dass Sie den Fokus auf die wichtigen, erfolgsentscheidenden Dinge legen. Ein Projekt hat vier wesentliche Erfolgsfaktoren: Das Ziel, die Projektleitung, das Projektteam und die eingesetzten Hilfsmittel.

Die durch ein echtes Ziel verursachte Leidenschaft und Motivation kann durch nichts ersetzt oder ausgeglichen werden.

Die besten Spezialisten und Profis sind oft wertlos, wenn niemand da ist, der sie führen kann.

Die besten Hilfsmittel und die beste Software machen aus Eseln im Projektteam keine Rennpferde.

Wenn ein Projekt nicht wie gewünscht verläuft, überprüfen Sie als Erstes Ihr Ziel. Fragen Sie danach, ob das Projekt professionell geführt wird. Hinterfragen Sie im Anschluss die Fähigkeiten der Teammitglieder. Erst wenn diese drei Dinge in Ordnung sind, verbessern Sie die eingesetzten Hilfsmittel zur Steuerung des Projektes.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Spaß bei Ihrem nächsten Projekt. Und sollten Sie einmal auf Widerstände stoßen, denken Sie an meine Worte: "Ob ein Projekt erfolgreich verläuft, erkennt man daran, dass Klugscheißer zu Schulterklopfern werden."

Die vier Erfolgsfaktoren eines Projektes und ihre Gewichtung

1. Das Ziel: Achten Sie darauf, Ihr Ziel nicht aus den Augen zu verlieren - 40 %

2. Der Projektleiter: Muss sehr gute Führungsqualitäten besitzen - 30 %

3. Das Projektteam: Muss aus loyalen Teamspielern und Spezialisten bestehen - 20 %

4. Die Hilfsmittel: Je schlechter die Faktoren 1-3, desto mehr beschäftigt man sich mit der Technik und Dokumentation - 10 %

Droht Ihr Projekt zu scheitern? Dann lesen Sie dazu den Beitrag von Lorenz Hölscher: "Projektarbeit in Firmen: Was tun, wenn Projekte ins Stolpern geraten?"


Beitrag bewerten

Ihre Wertung:

 

Projektplanung

Mit den richtigen Tools kann man auch ohne Projektmanagement-Erfahrung relativ einfach in das Thema reinkommen. Ich habe zwar selber mit Excel und Google Docs begonnen und nutze zur Zeit Comindware Project. Wenn ich sehe was die Lösungen heute können und wie intuitiv sie zu bedienen sind im Vergleich zu >5 Jahren, dann ist es mittlerweile für Jeden ein "Kinderspiel" zum Projektmanager zu werden.

Ja na klar doch

... es kommt vor allem auf das Programm an, dann ist man auch super als Projektmanager.

Schlimm ist, dass viele PMler wohl wirklich so denken ...

Downloads zu diesem Beitrag

Newsletter abonnieren