Techniken des Zeitmanagements und der Selbstanalyse: Wie Sie Beruf und Privatleben unter einen Hut bekommen

Dieser Kurs zeigt Ihnen Vorteile und Möglichkeiten einer angemessenen, auf die eigene Situation bezogene Planung. Zunächst aber sollen typische Einwände gegen Planung genannt und anschließend entkräftet werden.

Gegen Planung werden besonders häufig die folgenden zwei Argumente angeführt:

• Planung ist zu zeitaufwendig und schränkt die Spontaneität ein.

• Planung ist insgesamt sinnlos, da sich aufgestellte Pläne doch nicht verwirklichen lassen, weil die Zukunft nicht vorhersehbar ist.

Diese Einwände lösen sich aber sogleich auf, wenn man folgende Überlegungen dabei mit in Betracht zieht:

Planung beschäftigt sich mit dem Teil der Aufgaben, die vorhersehbar sind. Durch die planvolle Durchführung dieser Arbeiten bleibt mehr Zeit für Unvorhergesehenes und spontane Aktivitäten. Ziel einer richtigen Planung ist es nicht, mehr Aufgaben zu übernehmen und zu erledigen. Planung darf niemals zum Selbstzweck werden. Sorgfältig ausgearbeitete Pläne sind wichtig, entscheidend bleibt aber die Umsetzung.

Vorteile der Planung

• Sie entwickeln klare Vorstellungen Ihrer Projekte und Aufgaben.

• Sie können konzentriert Ihre Ziele verfolgen und Ablenkungen besser handhaben.

• Durch die gedankliche Vorbereitung können Sie Ihre Zeit effektiver nutzen.

• Beim Planen kommen häufig neue Einfälle zu einer besseren Durchführung von Aufgaben.

• Sie entlasten Ihr Gedächtnis.

Wenn Sie das letzte Kapitel bearbeitet haben, haben Sie klare Vorstellungen von Ihren Zielen entwickelt. Als Nächstes ist es wichtig, für diese Ziele Prioritäten festzulegen, also zu überlegen, welche Aufgabe welche Bedeutung für das Erreichen Ihrer Ziele hat. Deshalb folgen jetzt Kriterien für das Setzen von Prioritäten.

Stellen Sie sich zuerst die Frage: Ist die Aufgabe, die Sie demnächst durchführen müssen, langfristig von Bedeutung? Oder handelt es sich um etwas kurzfristig Dringendes? Beide Aufgabenarten spielen eine wichtige Rolle in unserem Leben. Durch das richtige Setzen Ihrer Prioritäten erreichen Sie, dass Sie sowohl die kurzfristig dringenden als auch die langfristig wichtigen Aufgaben erledigen.

Eine der Hauptursachen von Stress ist das Nichterledigen wichtiger Dinge, das Sie so aber vermeiden können.

• A-Prioritäten

Als A-Prioritäten bezeichnen wir Aufgaben, die den größten Nutzen und wichtige Ergebnisse für das Erreichen Ihrer langfristigen Ziele bringen. Beispiele wären die Arbeit an einem Bericht oder die Renovierung eines Wohnraumes.

• B-Prioritäten

B-Prioritäten sind regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, die im Haushalt (Einkaufen, Putzen usw.) und Beruf (Korrespondenz, Buchhaltung, Ablage usw.) anfallen. Sie bilden die Grundlage Ihrer A-Prioritäten und können oft delegiert, dürfen aber nicht vernachlässigt werden.

• C-Prioritäten

C-Prioritäten sind Tätigkeiten, die keine Bedeutung für Ihre langfristigen Ziele oder wiederkehrenden Aufgaben haben.

In der Regel verbringen Sie die meiste Zeit mit B- Prioritäten. Ihre beste Zeit, also die Zeit Ihres persönlichen Leistungshochs, sollten Sie allerdings für die A-Prioritäten nutzen. Planen Sie pro Tag mindestens eine A-Priorität ein und führen Sie diese Aufgabe so früh wie möglich durch. Das Wichtigste zuerst! Falls Sie diesen Grundsatz einhalten, verschaffen Sie sich jeden Tag ein Erfolgserlebnis: Sie sind Ihren Zielen einen Schritt näher gekommen.

Prioritäten zu setzen ist eine Sache, sie einzuhalten eine andere. Wir sind ständig mit Unterbrechungen durch Besucher, Telefonate, Kollegen usw. konfrontiert. Um Prioritäten einzuhalten, ist es wichtig, Störungen zu bestimmten, festgelegten Zeiten nur in begründeten Ausnahmefällen zuzulassen. Ständige Unterbrechungen lenken ab und häufig bleibt die eigentlich wichtige Aufgabe unerledigt. Konzentrieren Sie sich auf das für Sie Wichtige und ignorieren Sie Belangloses.

Besprechen Sie sich mit Kollegen bzw. Familienmitgliedern und legen Sie eine Stunde (oder mehr) am Tag fest, in der Sie sich gegenseitig nicht stören. Machen Sie sich für diesen Zeitraum unerreichbar, d.h., gehen Sie auch nicht ans Telefon oder an die Tür, wenn es klingelt.

Eine Stunde am Tag, in der Sie ohne Störungen an Ihrer wichtigsten Aufgabe arbeiten können, hat enorme Auswirkungen auf Ihre Effektivität. Lassen Sie sich deshalb nur in Notfällen und bei unaufschiebbaren Terminen davon abhalten.

Ziel der Planung ist es nicht, alles zu schaffen, sondern die wichtigsten Punkte zu erledigen. Projektplanung ermöglicht Ihnen, inmitten von tausenderlei Dingen, die Ihre Zeit in Anspruch nehmen wollen, Konzentration auf die wichtigen und auch langfristigen Vorhaben. Sie verhindert, dass Sie sich verzetteln. Denken Sie deshalb beim Planen in Projekten.

Ein Projekt ist jede Aufgabe oder Aktivität, die aus drei oder mehr Schritten besteht.

Dabei kann ein Projekt ein so umfangreiches Vorhaben wie die Gründung eines eigenen Unternehmens oder eine überschaubarere Aufgabe wie die Renovierung eines Wohnraumes sein.

Projekte können Sie auf folgende Weise planen:

• Beschreibung des angestrebten Zieles. Bei der Renovierung eines Wohnraumes könnte das Ziel heißen: Durch einen neuen Anstrich und das Verlegen eines Teppichbodens einen gemütlichen Raum schaffen.

• Gliederung des Projektes in Teilaufgaben. Bei der Renovierung ergeben sich beispielsweise die folgenden Teilaufgaben: Farbe und weiteres Material kaufen, Möbel aus dem Zimmer räumen, Streichen, Teppich verlegen. Spielen Sie gedanklich den Ablauf Ihres Projektes durch. Eine Skizze der notwendigen Schritte kann dazu beitragen, dass wichtige Teilaufgaben nicht vergessen werden. Prüfen Sie auch, ob Sie alle für die Durchführung nötigen Fähigkeiten besitzen oder ob Sie sich vorher noch Fachwissen aneignen müssen oder vielleicht auch Teilaufgaben delegieren wollen.

• Festlegung der benötigten Mittel und Ressourcen. Ordnen Sie jeder Teilaufgabe die Mittel, die Sie zu ihrer Ausführung benötigen, zu. Dann kann es nicht passieren, dass Sie mit dem Anstrich der Türe beginnen wollen und feststellen, dass auf einmal kein Klebeband zum Abkleben des Türrahmens vorhanden ist.

• Festlegung der Anfangs- und Endtermine und Schätzung des Zeitaufwandes. Planen Sie rückwärts. Beim Renovierungsbeispiel bedeutet dies: Zunächst werden die Termine für den Anstrich und das Verlegen des Teppichbodens geplant. Danach können Termine für das Einkaufen des Materials usw. festgelegt werden. Schätzen Sie die Zeit, die Sie für die Erledigung einzelner Aufgaben benötigen, realistisch ein. Übertragen Sie die festgelegten Aufgaben und Termine von Ihrem Projektplan in Ihren jeweiligen Tages- bzw. Wochenplan.

Mit Hilfe der Projektplanung kann eine Aufgabe, von der Sie sich überfordert fühlen, in überschaubare Schritte aufgeteilt werden und verliert dadurch häufig ihren Schrecken.

Häufig denken wir nur negativ über Fristen, die uns zur Erledigung einer Aufgabe gesetzt werden. Wir fühlen uns unter Druck gesetzt und klagen über den Stress, den ein näherrückender Termin bei uns auslöst. Und wohl jeder fühlt sich schlecht, wenn er einen Termin nicht einhalten kann.

Fristen kann man aber auch positiv sehen. Wir können unsere Denkweise verändern und das Setzen von Terminen als gute Möglichkeit sehen, mit der eigenen Zeit umzugehen und unnötigen Stress abzubauen.

Beim Setzen von Fristen geht es darum, dass Aufgaben nicht mehr Zeit als nötig in Anspruch nehmen sollen. Setzen Sie sich deshalb realistische Termine. Messen Sie anhand Ihrer Zeitvorgaben den Fortgang Ihrer Arbeit und lehnen Sie Unterbrechungen aus weniger wichtigen Gründen ab.

Wenn Sie Ihre selbst gesetzten Fristen einhalten, verschaffen Sie sich dadurch ein tief befriedigendes Erfolgsgefühl. Sie freuen sich über die bewiesene Selbstdisziplin und motivieren sich so für die nächste Aufgabe oder können eine Pause erst richtig genießen.

Wie planen Sie Ihre Termine? Machen Sie sich einen Vermerk in Ihrem Zeitplanbuch wie "15.00 Uhr Besprechung mit Kollege Meier" und warten dann den Termin ab? Oder bereiten Sie sich aktiv auf einen Termin vor? Machen Sie sich klar, worum es in dieser Besprechung geht, welche Ergebnisse Sie anstreben. Reservieren Sie also nicht nur die notwendige Zeit, sondern denken Sie daran, was Sie im Verlauf dieses Termins besprechen, planen oder erreichen wollen.

Wichtig: Reservieren Sie nicht nur Zeit, sondern legen Sie die Ergebnisse fest, die Sie erreichen möchten. Halten Sie diese angestrebten Ergebnisse ausführlich in Ihrem Zeitplanbuch fest.

Beispiel: Notieren Sie nicht 9.00 Uhr: Bericht, sondern 9.00 Uhr: Gliederung für Projektbericht entwerfen. Einen ersten Entwurf schreiben".

Die Tagesplanung

Der wichtigste Teil der Planung ist die regelmäßige schriftliche Planung des nächsten Tages. Nur wenn Sie wissen, was genau Sie an einem Tag erledigen wollen, können Sie Unterbrechungen und Ablenkungen aus dem Weg gehen. Fehlt Ihnen die genaue Vorstellung der Aufgaben, die Sie erledigen wollen, besteht die Gefahr, dass andere Menschen und nicht Sie selbst über Ihren Arbeitstag bestimmen.

Gewöhnen Sie sich an, zum Abschluss Ihres Arbeitstages den kommenden Tag schriftlich zu planen. Legen Sie die Aufgabe(n), die Sie auf jeden Fall schaffen möchten (also Ihre A-Priorität(en)), fest. Schätzen Sie realistisch, wie viel Zeit Sie dafür benötigen werden. Danach legen Sie Ihre B- Prioritäten fest. Verplanen Sie insgesamt nur ungefähr 50 bis 60% Ihrer Arbeitszeit, sodass Ihnen genügend Zeit für Unvorhergesehenes zur Verfügung steht.

• Der Tagesablauf

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Tagesplanung auch einen Tagesablauf, der Stress möglichst reduziert und Sie Ihre Aufgaben mit innerer Ruhe erledigen lässt. Beachten Sie dabei vor allem die folgenden Punkte.

• Der Tagesbeginn

Beginnen Sie den Tag in Ruhe. Stehen Sie lieber etwas früher auf, damit Sie nicht bereits unter Zeitdruck das Haus verlassen müssen, ohne gefrühstückt zu haben. Nehmen Sie sich die Zeit für einen angenehmen Tagesbeginn und schaffen Sie dadurch die Voraussetzungen für optimale Leistungen und innere Ausgeglichenheit.

• Ihre Leistungsfähigkeit

Zu welchen Tageszeiten sind Sie am leistungsfähigsten? Bei vielen Menschen sind dies die frühen Vormittagsstunden. Prüfen Sie, ob das auch für Sie zutrifft und nutzen Sie diese Zeiten dann für Ihre wichtigsten Aufgaben.

• Pausen

Untersuchungen zeigen, dass Pausen notwendig sind, um leistungsfähig zu bleiben. Dabei ist die Erholung in den ersten drei Minuten einer Pause am größten. Mehrere kurze Pausen zusätzlich zur längeren Mittagspause helfen Ihnen also, leistungsfähig zu bleiben. Nutzen Sie diese Pausen vor allem, um aufzustehen und sich zu bewegen.

• Ausgeglichenheit

Achten Sie auf "ausgeglichene" Tagesplanung. Nehmen Sie sich deshalb nicht nur gleichartige Tätigkeiten vor, die dann ermüdend wirken. Schaffen Sie sich Abwechslung. Denken Sie außerdem nicht nur an Ihre beruflichen Aktivitäten, sondern planen Sie Zeit für Sport und Freunde ein.

• Die Wochenplanung

Am Freitag der Vorwoche können Sie die Ziele für die folgende Woche festlegen. Für die Wochenplanung benötigen Sie eine Übersicht über die Zeiten, die bereits durch Termine, Kurzreisen etc. verplant sind. Wochenpläne haben den Vorteil, dass Sie die geplanten Aktivitäten passend hin und her schieben können. Überlegen Sie, an welchem Tag Sie voraussichtlich einzelne Ziele am günstigsten erreichen können. Jeder Tag kann besser genutzt werden, weil Sie die Möglichkeit haben, Aufgaben sinnvoll miteinander zu kombinieren.

Ziele für die Woche können Sie aus Ihren Projektplänen übernehmen oder Sie können kurzfristig sich ergebende Aufgaben einbeziehen.

• Die Monatsplanung

In einem Monat können Sie eine Menge für Ihre langfristig angestrebten Ziele erreichen. Ihre Monatsziele stellen Sie schriftlich aus Ihren Jahreszielen, Ihren Projektplänen, aus unerledigten Aufgaben, neuen Plänen und unvorhergesehenen Ereignissen zusammen. Daraus leiten sich dann die Wochen- und Tagesziele ab.

• Die Jahresplanung

Ein Jahr ist ein Zeitraum, der nicht einfach zu überschauen ist und dessen Planung deshalb oft Schwierigkeiten bereitet. Häufig gibt es aber Zeitabschnitte, in denen viele Aktivitäten bereits bekannt sind, die in der Planung berücksichtigt werden können. So steht vielleicht der Zeitpunkt und die Dauer des Urlaubs schon fest. Oder es gibt bereits festgelegte Prüfungstermine, deren Vorbereitung geplant werden kann. Größere Familienfeste oder ein Umzug sind andere Beispiele für bereits feststehende Ereignisse.

Weitere Anhaltspunkte für die Jahresplanung ergeben sich aus den Zielen, die Sie sich gesetzt haben. Bei der Planung können Ihnen folgende Fragen hilfreich sein:

• Was will ich im nächsten Jahr erreichen?

• Welche Entwicklung möchte ich nicht?

• Welche Ziele ergeben sich daraus?

Merke: Nicht die Menge Ihre Ziele ist entscheidend, sondern die Auswirkungen, welche die Umsetzung dieser geplanten Ziele letzten Endes auf Ihr Leben haben wird.

Zum Schluss einige Grundsätze, die Sie beachten sollten, damit Ihre Planung Erfolg bringt.

• Planen Sie das Vorhersehbare, lassen Sie genügend Raum für Unvorhersehbares.

Verplanen Sie höchstens 60 % Ihrer Zeit. So können Sie schneller und flexibler auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren.

• Arbeiten Sie klüger, nicht mehr.

Erledigen Sie schwierige Aufgaben in der Zeit Ihres Leistungshochs.

Erledigen Sie kleinere Arbeiten regelmäßig und vermeiden Sie damit größere, zeitaufwendigere Arbeiten, die sich aus einer Anhäufung von Liegengebliebenem ergeben.

Delegieren Sie, so oft Sie können.

• Denken Sie voraus.

Ein bißchen Vorbereitung heute spart viel Panik morgen.

Tragen Sie auf Ihrem Kalender regelmäßig wiederkehrende Projekte und Aufgaben ein.

Erledigen Sie große Projekte in kleinen Schritten. Sie behalten so die Übersicht und vermeiden, dass am Schluss alles zusammenkommt.

Warten Sie nicht immer bis zum letzten Tag vor einem wichtigen Termin. Nur weniges muss in der letzten Minute erledigt werden.

Planen Sie im Voraus, was Sie für anstehende Projekte benötigen. Mangelnde Voraussicht führt zu Zeit- und Kraftvergeudung.

Nehmen Sie sich die Zeit, den jeweils folgenden Tag vorzubereiten.

• Sparen und kontrollieren Sie Ihre Zeit. Setzen Sie sich Termine.

Gehen Sie mit Ablenkungen und Unterbrechungen richtig um - orientieren Sie sich an Ihren Prioritäten. Planen Sie für Besprechungen nicht nur genügend Zeit ein, sondern denken Sie auch daran, welche Ergebnisse Sie erreichen wollen.

• Planen Sie bewusst Zeitabschnitte, die oft vergeudet werden.

Nutzen Sie Wartezeiten. Werten Sie Abende und Wochenenden auf.