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Access 2010: Datenmakros (Trigger)

Mit Datenmakros automatisch benachrichtigen lassen

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Stand: 2. Mai 2011

Mit Access 2010 wurden endlich die aus großen SQL-Datenbanken bekannten Trigger eingeführt, die hier die Bezeichnung "Datenmakros" haben. Access-Experte Lorenz Hölscher zeigt, wie Sie sich damit beispielsweise automatisch per E-Mail benachrichtigen lassen können, sobald neue Datensätze in einer Tabelle eingetragen werden.

Tabelle erstellen

Der Ausgangspunkt für dieses Beispiel ist eine ziemlich beliebige Tabelle namens tblTest mit dem AutoWert-Feld tstID und dem Textfeld tstBeispiel. Es funktioniert mit jeder Tabelle in Access 2010. Wählen Sie wie in der folgenden Abbildung im Tabellenentwurf den Befehl Tabellentools/Entwurf/Datenmakros erstellen/Nach Einfügung.

Bild vergrößernWählen Sie hier ein Nach-Einfügung-Datenmakro!

Danach öffnet sich die (im Vergleich zu früheren Versionen optisch veränderte) Entwurfsansicht für Makros. Wählen Sie dort in der Liste aller Makros wie in der folgenden Abbildung SendenEMail aus.

Bild vergrößernWählen Sie in der Liste SendenEMail aus.

Dann werden im hellblauen Bereich alle Argumente dieses Makrobefehls angezeigt, welche Sie vor allem mit Ihrer Empfänger-Adresse, dem Betreff und einem Nachrichtentext ausfüllen.

Bild vergrößernGeben Sie Empfänger-Adresse, Betreff und Nachrichtentext ein!

Damit sind Sie schon fertig und Sie können zuerst das Datenmakro speichern und anschließend den Tabellenentwurf (obwohl das Datenmakro ohnehin Teil des Tabellenentwurfs ist).

Wechseln Sie nun in die Datenblattansicht der Tabelle und geben einen neuen Datensatz ein.

Bild vergrößernEin neuer Datensatz wird eingefügt.

Sobald Sie den Datensatz verlassen und er dadurch gespeichert wird, löst das Datenmakro die Benachrichtigung aus. In diesem Fall wird Outlook als E-Mail-Programm gestartet und eine neue E-Mail mit dem gewünschten Text erzeugt.

Outlook passt auf

Da Outlook hier von einem anderen Programm, nämlich Access, aus angesteuert wird, meldet es sich automatisch mit dem folgenden Dialog, um den Benutzer darauf hinzuweisen. Sie müssen erst abwarten, bis der Fortschrittsbalken am Ende angekommen ist, bevor Sie mit Erteilen die E-Mail erstellen lassen können.

Outlook warnt den Benutzer vor diesem Fremdzugriff.

Outlook schickt die E-Mail nicht sofort los, sondern legt sie zuerst in den Postausgang-Ordner, so dass Sie bei Bedarf noch Änderungen daran vornehmen können. Vor allem wird die Benachrichtigung nicht heimlich am Benutzer vorbei geschickt.

Bild vergrößernDie E-Mail ist bereit zum Absenden.

Mit der nächsten Synchronisation wird die E-Mail an den vorbereiteten Empfänger verschickt. Dieser erhält nun eine Benachrichtigung wie in der folgenden Abbildung:

Bild vergrößernDer Empfänger ist per E-Mail benachrichtigt worden.

Diese Datenmakros werden nicht nur beim manuellen Neu-Anlegen eines Datensatzes ausgelöst, sondern auch bei einem VBA-Zugriff. Anders als bei der Formular-Programmierung können Sie daher sicher sein, dass Sie wirklich immer informiert werden.

Fazit

Endlich kennt Access mit den Datenmakros/Triggern eine zuverlässige Methode, um Datenänderungen nachverfolgen zu können. Das hier gezeigte Nach Einfügung-Datenmakro bietet ein gutes Beispiel, wie diese neue Technik eingesetzt werden kann.


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