Zumindest gefühlt landet man beim Telefonieren heutzutage öfter auf Anrufbeantwortern und Voicemail-Boxen als beim gewünschten Gesprächspartner. Deshalb ist es eine gute Sache, wenn man aus dem Stand aussagekräftige Kurznachrichten formulieren kann. Schließlich präsentieren Sie auch mit einem kurzen Monolog auf Band sich selbst und Ihr Angebot. Wir geben Tipps für professionelle "Anrufbeantworter-Visitenkarten".

Kennen Sie das auch? Eigentlich sollte man denken, dass es zu den selbstverständlichen Fertigkeiten im Geschäftsleben gehört, aussagekräftige Nachrichten auf dem Anrufbeantworter zu hinterlassen. Nur merkt man davon herzlich wenig, wenn man morgens oder unterwegs die prall gefüllte Sprach- oder Voicemailbox abhört.

Viele Botschaften sind viel zu lang und geschwätzig, der Zweck des Anrufs bleibt unklar, wichtige Informationen fehlen und obendrein werden die Botschaften dann häufig auch noch genuschelt oder runtergerasselt. Im schlimmsten Fall kommt der Anrufer kaum über gestotterte "Ähs" und "Hmms" samt langer Pausen hinweg und legt dann völlig unvermittelt wieder auf.

Selbst wenn man als Angerufener sich die Mühe macht, solche "Nachrichten" drei oder viermal abzuspielen, um das Anliegen zu identifizieren: Besonders entgegenkommend reagiert man wohl kaum darauf.

Erst denken, dann wählen!

Bevor Sie ein geschäftliches Telefonat beginnen, sollten Sie sich grundsätzlich auf Ihren Gesprächspartner vorbereiten und Ihr Anliegen klären. Wer sich an diese - nur vermeintliche - Selbstverständlichkeit hält, dürfte mit einer informativen Kurzfassung auf der Mailbox eigentlich keine Probleme haben.

Beantworten Sie sich - und damit Ihrem Gesprächspartner - grundsätzlich die folgenden Fragen:

• Wer bin ich?

• Was ist der Anlass meines Anrufs?

• Welches Anliegen habe ich?

• Und/oder: Welche Reaktion erwarte ich?

• (Bis) wann bin ich

• wie zu erreichen?

Die wichtigsten Regeln des professionellen Telefonmonologs

Die besten Antworten auf die wichtigsten W-Fragen nützen jedoch wenig, wenn das "Wie" vernachlässigt wird. Legen Sie deshalb mindestens ebenso viel Wert auf die Form:

• Sprechen Sie ruhig und in kurzen Sätzen.

• Artikulieren Sie möglichst klar und deutlich.

• Die allererste Hürde für den Angerufenen besteht darin zu erkennen, von wem die Nachricht stammt. Weil viele Aufzeichnungsgeräte die ersten ein, zwei Silben nach dem Sprechsignal verschlucken, sollten Sie nicht mit Ihrem Namen beginnen: Warten Sie Aufforderung zum Sprechen ab und beginnen Sie mit einer kurzen Grußformel oder Anrede ("Guten Tag, Frau Hansen, mein Name ist ...").

• Wenn es darauf ankommt, buchstabieren Sie Namens- und Ortsangaben sowie E-Mail- und Internetadressen. Am besten nutzen Sie dabei die gängigen deutschen oder internationalen Buchstabier-Alphabete:

  Das deutsche, internationale und Luftfahrt-Buchstabieralphabet

  Weil man die im Eifer des Gefechts ja meistens nicht erinnert, haben wir Sie Ihnen die drei wichtigsten Buchstabier-Alphabete als PDF-Dokument "bereitgelegt", zum Herunterladen, Abspeichern und Ausdrucken.

  Wenn Sie nicht gerade Müller oder Bauer heißen, sollten Sie zumindest Ihren Namen ohne Spickzettel auswendig buchstabieren können. Und selbst wenn Sie Ihren Namen schon tausendfach aufgesagt haben, denken Sie daran, dass Ihr Gegenüber ihn womöglich zum allerersten Mal hört. Sprechen Sie die einzelnen Buchstabier-Hilfen also langsam und mit kurzen Pausen.

• Geben Sie Nummernfolgen in Form einzelner Ziffern an. Also nicht etwa "Nulleinundvierzigfünfundneunzighunderdreiundzwanzignullachthundertfünfzehn", sondern "Null-Vier-Eins-Neun-Fünf ...". Machen Sie zwischen Vor- und Durchwahl am besten eine kurze Pause oder sorgen Sie für einen gliedernden Texteinschub (z. B. "0-4-1-9-5 für Musterstadt, Durchwahl 1-2-3-0-8-1-5" oder "0-4-1-9-5 und dann 1-2-3-0-8-1-5").

• Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie es sich "anfühlt" Ihre Telefonnummer zu notieren, sollten Sie sie testweise beim Aufsprechen mitschreiben. Sie werden dadurch unwillkürlich ausgebremst.

• Falls Sie eine eingängige Internetadresse haben, können Sie zusätzlich (!) auf Ihre Website verweisen ("Weitere Kontaktdaten finden Sie auf meiner Website www.mustermann.de.")

• Wiederholen Sie wichtige Ziffernfolgen.

• Sofern es sich nicht gerade um sehr kurzfristige Kontaktanlässe handelt, ist das Aufsprechen von Uhrzeit und Datum des Anrufs bei geschäftlichen Telefonaten entbehrlich: Die meisten Anrufbeantworter und Sprach-Mailboxen zeichnen Uhrzeit und Datum der Anrufe mittlerweile automatisch auf.

Fazit

So verständlich Unsicherheit oder Verlegenheit bei der Einbahnstraßen-Kommunikation sein mögen: Vom Anspringen eines Anrufbeantworters oder einer Sprach-Mailbox dürfen Sie sich nicht ins Bockhorn jagen lassen. Umgekehrt: Glauben Sie nicht, dass das Formulieren von Profi-Mitteilungen auf dem Anrufbeantworter trivial ist: Sie tun sich und Ihren Geschäftspartnern einen Gefallen, wenn Sie an der Grundstruktur Ihrer akustischen Visitenkarten feilen und sie in jedem Einzelfall durchdacht mit Inhalt füllen.