Grundlagen des Forderungsmanagements: Was Sie tun können, um an Ihr Geld zu kommen

Informationen zu Rechnung, Mahnung und Verzug, und Tipps zur Risikovermeidung

Von: Robert Chromow
Stand: 17. September 2014 (aktualisiert)
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Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt? Viele Selbstständige tun sich vor allem zu Beginn mit dem selbstbewussten Einfordern von Außenständen schwer - statt aktiv zu werden, ärgern sich sich. Wir sagen Ihnen, welche Mittel Sie einsetzen können, um aus "Offenen Posten" möglichst schnell Zahlungseingänge auf Ihrem Konto zu machen. Außerdem haben wir Tipps, um das Risiko von Zahlungsausfällen zu verringern.

Vielen Selbstständigen und Unternehmern fällt es zu Beginn ihrer Geschäftstätigkeit schwer, einwandfreie Rechnungen zu schreiben: Auch die richtige Form und der angemessene Ton von Zahlungserinnerungen ist gewöhnungsbedürftig.

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Damit Ihre Geschäftsbriefe, Angebote, Rechnungen und Mahnungen die richtige äußere Form haben, stellen wir Ihnen die passenden Vorlagen in den gängigen Office-Formaten zum Download bereit.

Gefährliche Geduld: Nicht lange warten!

Allzu vornehme Zurückhaltung beim Forderungsmanagement ist gefährlich: Oft genug ist der geschäftliche Misserfolg von Existenzgründungen nämlich auf schleppenden Zahlungseingang zurückzuführen. Hohe Außenstände sind ein wichtiger Grund für die gefürchteten Finanzierungsmängel. Die wiederum stellen in mehr als zwei Drittel der Fälle die Hauptursache für Pleiten dar: Mehr als jede zehnte Insolvenz geht sogar direkt auf säumige Kundschaft zurück!

Nun kann ein einzelnes Unternehmen wenig gegen die allgemein schlechte Zahlungsmoral der Wirtschaft ausrichten. Senken lässt sich aber das Risiko, selbst von ihr in Mitleidenschaft gezogen zu werden.

Schnelle Zahlung fördern

Einwandfreie eigene Produkte und Dienstleistungen vorausgesetzt, tun junge Unternehmen gut daran, sich über den oft dornigen Weg von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang auf dem eigenen Geschäfts-Girokonto klar zu werden.

Zahlungsausfälle und -verzögerungen können sehr unterschiedliche Ursachen haben:

  • Qualität und Umfang der abgelieferten Leistungen sind strittig.

  • Kunden können ihren Verpflichtungen nicht oder erst mit Verspätung folgen oder

  • sie wollen sich durch verzögerte Zahlung Vorteile verschaffen.

Einmal abgesehen davon, dass manche Abnehmer Mängel lediglich vorschieben, lässt sich der ersten Zahlungsbremse nur durch möglichst eindeutige Formulierung des Auftragsumfangs entgegenwirken - bei Dienstleistungen am besten durch ein genaues Pflichtenheft. Wie Sie auf Teilzahlungen oder Kürzungen des Rechnungsbetrages reagieren, erfahren Sie im Beitrag "Kunde kürzt die Rechnung - und nun?"

Forderungs-Risiko verteilen: Sichere Alternativen möglich?

Auch wenn es banal klingt und angesichts der vorherrschenden Marktverhältnisse leichter gesagt ist als getan: Wer Probleme mit dem Eintreiben von Außenständen (= "Offenen Posten") hat, muss seine Zahlungskonditionen umstellen. Statt der Lieferung "auf Rechnung" entscheiden sich insbesondere Händler für sichere Alternativen wie ...

  • Vorkasse oder

  • Nachnahme.

Sollten die nicht infrage kommen, sollten Sie die Möglichkeit von Abschlagszahlungen in Betracht ziehen: Faire Drittel-Regelungen etwa sorgen in manchen Branchen seit eh und je dafür, dass das wirtschaftliche Risiko nicht einseitig auf dem Rücken eines der Beteiligten abgeladen wird. Dabei wird vereinbart, dass der Abnehmer nach und nach einen Teil des verabredeten Angebotspreises zahlt - zum Beispiel ein Drittel ...

  • bei Auftragserteilung,

  • bei Ablieferung einer ersten Fassung bzw. bei vorläufiger Fertigstellung und schließlich

  • nach der Schluss-Abnahme.

Auch wenn das nicht in jedem Fall möglich ist: Zumindest bei bekannt "trägen" Geschäftspartnern sollten Sie solche Zug-um-Zug-Modelle prüfen.

Bonität prüfen

Zahlungsbereitschaft und Zahlungsfähigkeit sind nicht dasselbe: Noch bevor Sie Waren liefern oder Dienstleistungen erbringen, sollten Sie sich Gedanken über die Bonität Ihres Kunden machen. Das beginnt im Fall von Neukunden ...

  • bei Plausibilitäts-Checks wie der Überprüfung der telefonischen und postalischen Erreichbarkeit von Liefer- und Rechnungs-Anschriften,

  • geht über das Befragen befreundeter Geschäftspartner (beispielsweise zum Zahlungsverhalten öffentlicher Auftraggeber) und

  • reicht bis hin zum Abrufen von Informationen aus Wirtschafts-Datenbanken.

Je nach Umsatzhöhe und Zahl von Neukunden kann das in Form von Einzelabfragen oder sogar im Rahmen von Mitgliedschaften geschehen. Spezialisten für die Kreditwürdigkeit von Geschäftskunden sind Wirtschaftsauskunfteien wie ...

Auskünfte zum Zahlungsgebaren privater Kundschaft bietet die Schufa. Bei Online-Auskunfteien wie bonitaet-online.com oder bonitaetfinder.de bekommen Sie Adhoc-Auskünfte über Geschäfts- und Privatleute, ohne dass teure Mitgliedschaften oder Abos erforderlich sind.

Trau, schau wem!

Haben Sie bereits Erfahrungen mit Kunden gesammelt, geben auch Ihre eigenen Unterlagen Aufschluss über deren Zahlungsverhalten: Der Blick in die Buchhaltung ist vor allem dann unverzichtbar, wenn trotz ausstehender Zahlungen bereits Folgeaufträge eintrudeln.

Scheuen Sie sich in diesen Fällen nicht, die Auftraggeber auf das Problem anzusprechen. Und: So wichtig Bestandskunden sein mögen - sorgen Sie immer dafür, dass Sie sich nicht durch all zu viel Verständnis mit finanziellen Engpässen der Kundschaft selbst in Bedrängnis bringen. Das Bestehen auf der Erfüllung offener Zahlungsverpflichtungen als Voraussetzung für Folgelieferungen hat nichts mit Erpressung zu tun!

Führt bei größeren Aufträgen kein Weg an der Rechnungs-Erstellung nach Lieferung oder Leistung vorbei, sollte die Rechnung zumindest möglichst zeitnah verschickt werden. Das klingt banal - ist aber in vielen Betrieben keineswegs selbstverständlich:

Rechnung stellen - aber schnell!

Kaum zu glauben, aber wahr: Viele Gründer denken an sich selbst ganz zuletzt und stellen ihre Rechnung erst, wenn sie ganz, ganz sicher sind, dass ihre Kunden auch wirklich 150-prozentig zufrieden sind. Und selbst dann lassen sie aus Höflichkeit oder aufgrund von Zeitmangel oft noch Wochen verstreichen, bis die Rechnung endlich rausgeht.

Geben Sie die vornehme Zurückhaltung in Rechnungsdingen unbedingt auf: Sie ist wirtschaftlich unvernünftig! Je nach Zahl und Wert der einzelnen Aufträge sollten Sie sich die tägliche oder zumindest wöchentliche Rechnungstellung zur Gewohnheit machen. Und das nicht nur, um Ihre eigene Zahlungsfähigkeit zu sichern und Zinsverluste zu vermeiden: Vor allem bei Geschäften mit Privatkunden erhöhen Sie durch zeitnahe Rechnungen die Zahlungsbereitschaft: Je mehr Zeit zwischen Lieferung und Rechnungstellung liegt, desto mehr verblasst die Erinnerung an und die Zufriedenheit mit Ihrer Leistung. Also: Schmieden Sie das Eisen, solange es noch heiß ist!

Korrekte Rechnung

Die wichtigste Voraussetzung für den zeitnahen Rechnungsausgleich sind - neben einwandfreien eigenen Lieferungen und Leistungen - korrekte Rechnungen. Unternehmer haben sogar einen Anspruch auf formvollendete Rechnungen. Leider hat der Gesetzgeber die Anforderungen in den letzten Jahren wiederholt verschärft. Worauf Sie im Einzelnen achten müssen, erfahren Sie in unserem Grundlagenbeitrag "Pflichtangaben auf Rechnungen".

Auf verlorenem "Offenen Posten"?

Zum Glück zahlt die überwiegende Zahl der Kunden zuverlässig und einigermaßen zeitnah. Trotzdem ist es mit dem Schreiben einer Rechnung nicht immer getan: Voraussetzung für ein vernünftiges Forderungsmanagement ist daher zunächst einmal die laufende Überwachung Ihrer "Offenen Posten" (OP). Wie Sie die gewährleisten, hängt natürlich stark von der Branche und der Größe Ihres Betriebes ab.

Selbst einfache Buchführungs-Programme für kleinere Unternehmen und selbstständige Einzelkämpfer verfügen inzwischen über eine OP-Verwaltung oder manchmal sogar über ausgewachsene "Debitoren"-Module. Zusammen mit den dazu passenden Schnittstellen vieler Onlinebanking-Programme, mit deren Hilfe sich Zahlungseingänge auf dem Geschäfts-Girokonto einfach übernehmen lassen, stellt die zeitnahe OP-Buchführung auch für Kleinbetriebe daher keine unüberwindliche Hürde mehr dar.

Mahn-Märchen: Was Sie über Mahnungen wissen müssen

Wichtig: Lassen Sie sich bei auftretenden Zahlungsverzögerungen nicht von vermeintlich vorgeschriebenen vielstufigen Mahn-Märchen irritieren. Für das vermeintlich vorschriftsmäßige Mahnverfahren ...

  • angefangen bei der freundlichen Zahlungserinnerung

  • über die erste, zweite und dritte Mahnung

  • bis hin zum gerichtlichen Mahnbescheid und dem endgültigen Vollstreckungsbescheid

... gibt es überhaupt keine rechtliche Grundlage! Welchen Weg Sie wählen, um Ihre berechtigten Interessen eindeutig zu artikulieren, bleibt weitgehend Ihnen selbst überlassen. Grund für Rambo-Manieren ist das wiederum nicht: Zu guten Geschäftsbeziehungen gehört es einfach, seine Partner freundlich und verständnisvoll auf den Ablauf einer Zahlungsfrist hinzuweisen.

Auch eine unmissverständliche Mahnung ist nach wie vor üblich. Doch die kann durchaus den Hinweis auf ein folgendes gerichtliches Mahnverfahren beinhalten. Der Wink mit dem Zaunpfahl ist erfahrungsgemäß das einfachste, wirksamste - und dabei ausgesprochen kostengünstige Verfahren, mit dem man lahmen Kunden Beine machen kann. Trotzdem wird dieses Instrument erstaunlich selten genutzt.

Lektüretipp

Ausführliche Informationen und Empfehlungen rund um das betriebliche Mahnwesen und den gerichtlichen Mahnbescheid finden Sie im Beitrag "So mahnen Sie richtig".

Verzug oder nicht Verzug?

Anlass für unnötige Zahlungsverzögerungen waren lange Zeit uneindeutige Zahlungsziele in Rechnungen. Unklar war dabei regelmäßig, ob ein Schuldner bereits in Verzug ist oder nicht. In Hinblick auf Geldforderungen hat der Gesetzgeber hier im Zuge der großen "Schuldrechtsreform" vor einigen Jahren endlich für Klarheit gesorgt: Der BGB-Paragraf 286 besagt seitdem eindeutig:

"Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet."

Die Standardformulierung "Der Rechnungsbetrag ist sofort fällig." sorgt also schon für ausreichende Klarheit.

Verbraucher oder Unternehmer?

Bitte beachten Sie, dass die gesetzliche Verzugsautomatik ebenso wie die weiter unten vorgestellte Verzugspauschale nur bei Rechnungen an Geschäftsleute greift. Privatleute kommen erst dann 30 Tagen nach Fälligkeit einer Rechnung automatisch in Verzug, wenn sie beim Vertragsschluss und / oder bei Rechnungstellung ausdrücklich darauf hingewiesen worden sind. Fehlt diese Belehrung, müssen Sie dem Kunden eine Mahnung schicken, um ihn in Verzug zu setzen!

Verzugszinsen berechnen

Ist der Verzug eingetreten, dürfen Sie zum Ausgleich Ihres "Verzugsschadens" ab dem nächsten Tag Verzugszinsen berechnen. Eine (weitere) Mahnung ist dafür nicht erforderlich. Falls Sie sicher sind, dass Ihr Kunde nicht bezahlen kann oder will, können Sie sogar sofort das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

Wie hoch der maximal zulässige Verzugs-Zinssatz ist, hängt von der Art des Kunden ab:

  • Privatpersonen dürfen Sie fünf Prozentpunkte über dem von der Deutschen Bundesbank festgesetzten Basiszinssatz in Rechnung stellen. Bei einem Basiszinssatz von zurzeit minus (!) 0,73 % (Stand: September 2014) ergibt sich bei Geschäften mit Verbrauchern eine Verzugszins-Obergrenze von 4,27 %.

  • Bei Geschäftsleuten (= "Handelsgeschäften") sind bis zu neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz erlaubt - zurzeit also insgesamt maximal 8,27 %.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei den Prozentangaben jeweils um Jahreszinsen handelt: Sie müssen die Verzugszinsen also immer taggenau ermitteln. Angenommen ein Geschäftskunde ist mit einem Rechnungsbetrag von 5.000 Euro sechs Wochen (= 42 Tage) in Verzug, dann dürfen Sie ihm dafür derzeit Verzugszinsen in Höhe von ...

5.000 x 8,27 / 100 / 360 * 42 = 48,24 Euro

... in Rechnung stellen.

Online-Zinsrechner

Noch genauer und vor allem schneller ermitteln Sie den Ersatz für Ihren "Verzugsschaden", wenn Sie sich vom Online-Zinsrechner unterstützen lassen.

Neu: Zusätzliche Verzugspauschale

Durch das "Gesetz zur Bekämpfung des Zahlungsverzugs im Geschäftsverkehr" wurde Mitte 2014 zudem eine Verzugspauschale eingeführt: Zusätzlich zu den Verzugszinsen dürfen Sie gegenüber Geschäftskunden seitdem eine pauschale "Wiedergutmachung des Verzugsschadens" in Höhe von 40 Euro geltend machen. Geregelt ist dieser Anspruch in § 288 Abs. 5 BGB.

Ob die vom Gesetzgeber angestrebte "Kultur der sofortigen Zahlung" auf diese Weise erreicht wird, muss zwar bezweifelt werden. Eine etwas höhere Zahlungsmoral bei niedrigen Rechnungsbeträgen ist hingegen durchaus zu erwarten.

Fazit

Auch unterhalb der Schwelle externer Inkasso-Dienstleistungen, kompletter Forderungsabtretungen und teurer Lieferanten-Kreditversicherungen können kleinere Betriebe vieles tun, um den Forderungsausgleich zu beschleunigen und ihren Finanzierungsstatus zu verbessern. Keine Sorge: Wer seine geschäftlichen Interessen aktiv wahrnimmt, wird nicht schief angesehen - im Gegenteil: Konsequentes Forderungsmanagement gehört ganz selbstverständlich zu einem professionellen Auftreten am Markt.

Zum Weiterlesen:

Mit dem Aufbau eines professionellen Forderungs- und Liquiditätsmanagements befasst sich das ausführliche Infopaket von Dr. Ellen Ulbricht: "Forderungsmanagement für Selbstständige und kleine Unternehmen".

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Vielleicht sollte man bei Artikeln besser heraussstellen, wann diese datiert sind. Zudem ist die Frage, ob ein Archiv mit Artikeln aus 12/2001 den User nicht auf eine falsche Fährte locken, je nachdem was hier womöglich in der Rechtssprechung passiert ist!
Als aktiver und zahlender Nutzer würde ich mir wünschen, dass Sie dies entsprechend berücksichtigen.

Gruß.
Ralf Zmölnig
http://www.onMarketing.de

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