MS Outlook 2000 - Einführung

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Stand: 18. März 2008

Termine verwalten

Die Suche nach der Lücke: Terminkoordination

Ich möchte mit Hilfe von MS Outlook einen Termin mit einem Kollegen vereinbaren - wie geht das?

Das Register 'Teilnehmerverfügbarkeit'.

Besprechungen planen
Um eine Besprechung zu planen, trägt man zunächst einen ganz normalen Termin ein. Die Zeiteinstellungen sind dabei nur vorläufig. Wichtig ist, als Beginndatum und -zeit den frühestmöglichen Termin einzugeben. Das Ende sollte so gesetzt werden, daß es die voraussichtliche Dauer der Besprechung widerspiegelt.

Teilnehmer einladen
Danach geht man in das Register "Teilnehmerverfügbarkeit" und klickt dort auf die Schaltfläche "Weitere einladen". Es erscheint das Adreßbuch, aus dem Empfänger der Einladung ausgewählt und in die drei Felder "Erforderlich ->", "Optional ->", und "Ressource ->" eingetragen werden können. Ressourcen sind z. B. Konferenzräume, OH-Projektoren oder Videobeamer. Die erste ausgewählte Ressource sollte ein Raum sein, weil diese automatisch als Besprechungsort eingetragen wird. "Eingeladene" Ressourcen bleiben den Teilnehmern verborgen (ausgenommen der Besprechungsort). Der Dialog wird mit "OK" geschlossen.

Verfügbarkeiten prüfen
Nun ist im Register "Teilnehmerverfügbarkeit" nachzusehen, ob die ausgewählte Zeit in Frage kommt oder nicht. Mit den beiden Schaltflächen "<<" und ">>" (neben "AutoAuswahl") kann automatisch eine Zeit ausgewählt werden, zu der alle Teilnehmer und Ressourcen verfügbar sind. Ein Klick mit der rechten Maustaste auf einen farbig markierten Termin eines beliebigen Teilnehmers macht den Betreff des Termins sichtbar (ausgenommen private Termine). Über die Schaltfläche "Optionen" wird ausgewählt, ob nur die Arbeitsstunden angezeigt werden. Mit "AutoAuswählen" kann gewählt werden, welche Personen und Ressourcen in die Planung miteinbezogen werden sollen. Mit der Schaltfläche "Senden" wird die Einladung letztlich versandt.

Änderungen an der Besprechung
Wenn der Besprechungsleiter eine Besprechung verschiebt, so wird automatisch an alle Teilnehmer eine Aktualisierung gesendet. Ebenso wird beim Löschen an alle eine Absage gesendet. Die Teilnehmer können so den Termin aus ihrem Kalender löschen.

Ressourcen sind prinzipiell ganz normale Postfächer, die vom Administrator eingerichtet werden. Diese werden häufig so eingerichtet, daß sie auf Besprechungsanfragen automatisch reagieren und diese akzeptieren oder ablehnen. Es kann aber auch sein, daß eine bestimmte Person mit der Verwaltung der Ressource betraut ist.

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