Dass sich E-Mails im Laufe der vergangenen 25 Jahre vom Kommunikations-Hoffnungsträger zum Produktivitätskiller entwickelt haben, liegt nicht nur am viel gescholtenen Werbemüll: Unbewusst, aber keineswegs unfreiwillig lässt sich eine wachsende Zahl von E-Mail-Junkies bei jeder Gelegenheit durch vermeintlich interessante Mitteilungen von der Arbeit abhalten. Abhilfe schafft die Posterledigung zu festen Tageszeiten und auch sonst ein wenig mehr Maildisziplin.

Wenn der E-Maildienst zum Produktivitätskiller wird, liegt das zumindest auch ...

• an ausufernder Privat-Korrespondenz,

• am "Spam vom Schreibtisch nebenan" (überflüssige Kopien, Weiterleitungen und E-Mails Marke "Nur zur Information") und

• an der Neigung, sich durch die laufend eintrudelnde elektronische Post von wichtigen Aufgaben ablenken zu lassen: Viele Menschen tun sich schwer, ihre Neugier zu zügeln und eingetroffene Mitteilungen bis zu einem passenderen Zeitpunkt liegen zu lassen.

Da aber nur ein Bruchteil der eingehenden elektronischen Post wirklich postwendend beantwortet werden muss, kann auf eine Echtzeit-Überwachung des E-Mail-Eingangs in den allermeisten Fällen verzichtet werden.

Feste Postzeiten

Wenn auch Sie das Gefühl haben, von E-Mails aufgefressen zu werden, sollten Sie dem Rat von Kommunikations-Experten folgen und die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost allenfalls zwei bis dreimal pro Tag in festen Zeitfenstern vornehmen. In den meisten Fällen genügt es vollkommen, den Posteingangskorb am Beginn des Arbeitstages, gegen Mittag und kurz vor Feierabend zu kontrollieren.

Damit vermeiden Sie nicht nur, dass die Erledigung der Korrespondenz Ihren eigentlichen Arbeitsfluss unterbricht. Sie verhindern auch, dass die Kommunikation mit unausgelasteten oder besonders schreibwütigen Zeitgenossen zu einer Art "Instant Messaging" via E-Mailprogramm ausartet. Solche Unterhaltungen im Telegrammstil mögen unterhaltsam sein - der konzentrierten Erledigung von Arbeitsaufträgen sind sie selten zuträglich.