Die Excel-Gültigkeitsprüfung

Mögliche Werte einer Zelle per Dropdown-Auswahl vorgeben

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Stand: 23. Februar 2007

Gültigkeitsprüfung als Auswahlliste

Ab der Version Excel 2000 haben Sie die Möglichkeit, die Funktion "Gültigkeit" einzusetzen. Damit können Sie Daten in einer kleinen Liste anlegen, einer Zelle zuordnen und zur Auswahl zur Verfügung stellen. Das Ganze funktioniert so: Der Anwender öffnet ein Zellendropdown und kann dort bestimmte Werte auswählen. Bei der Eingabe falscher bzw. ungültiger Werte erscheint aber eine Fehlermeldung.

Eine solche Gültigkeitsliste legen Sie wie folgt an:

  1. Tragen Sie in einem freien Teil des Tabellenarbeitsblattes die Vorgaben untereinander in einer Spalte ein, die in der Liste des Zelldropdowns erscheinen sollen.

  2. Wählen Sie "Daten/Gültigkeit". Sie erreichen das Dialogfeld "Gültigkeitsprüfung". Aktivieren Sie falls nötig, die Registerkarte "Einstellungen".

Die Gültigkeitsprüfung in Excel

  1. Entscheiden Sie sich im Feld unter "Zulassen" für den Eintrag "Liste". Unter "Quelle" geben Sie an, aus welchem Tabellenteil sich Excel die Daten holen soll.

  2. Verlassen Sie den Dialog durch einen Klick auf die Schaltfläche "OK". Wenn Sie jetzt in die Zelle mit der vordefinierten Liste klicken, steht Ihnen die Auswahl zur Verfügung.

Das Zeilendropdown ermöglicht die Auswahl der vordefinierten Listeneinträge

Fehler lassen sich mit Hilfe der Funktion "Gültigkeit" reduzieren, indem Sie festlegen, welche Art der Eingabe Sie erlauben. Sie können zum Beispiel nur ganz bestimmte Zahlenwerte ermöglichen. In Verbindung mit der Eingabe von Zahlen geben Sie zum Beispiel unter Minimum und Maximum die gewünschten Werte vor. Versuchen Sie oder ein anderer Anwender, eine nicht zugelassene Zahl einzutippen, bemängelt Excel den ungültigen Wert.

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Macke 1: Leerzeilen werden nicht ignoriert

Und jetzt zur ersten Excel-Macke im Bezug auf diese Funktion. Befinden sich in der Liste, die Sie für die Funktion Gültigkeit nutzen wollen, Leerzeilen, zeigt Excel diese Lücken in der Liste des Zelldropdowns selbst dann an, wenn Sie das Kontrollkästchen "Leere Zellen ignorieren" im Dialogfeld "Gültigkeitsprüfung" abgehakt haben. Da können Sie machen was Sie wollen, Excel kann den Fehler nicht beheben!

Unschöne Lücken im Dropdown.

Macke 2: Gültigkeitsprüfung steht nicht zu Verfügung

Sie wollen eine Gültigkeitsprüfung von Daten durchführen, doch der Befehl steht nicht zur Verfügung. Das kann unterschiedliche Ursachen haben. Allerdings lässt sich dieser Fehler im Gegensatz zu Macke 1 begeben.

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