MS Outlook 2003 - Einführungskurs

Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden

Rich-Text, HTML etc.: Erstellen des Nachrichtentextes

Wie kann ich Nachrichten verfassen? Welche Formatierungen werden unterstützt? Was ist der Unterschied zwischen einer Rich-Text-Mail und einer Nur-Text-Mail?

Bild vergrößernDie Symbolleiste Format steht nur bei Rich-Text und HTML-Mail zur Verfügung

Eine Nachricht in Outlook kann drei verschiedene Formate haben:

  1. Rich-Text: Dieses Format wird nur von MS Outlook, Outlook Express und MS Exchange-Client verstanden. Es unterstützt sämtliche Formatierungen. Wenn andere E-Mail-Programme solche Nachrichten lesen, gehen die Formatierungen verloren (Abk. für Rich-Text-Format = RTF).

  2. Nur-Text: Dieses Format bietet keine Formatierungsmöglichkeiten. Die Nachrichten sind in diesem Format am kleinsten.

  3. HTML: Die meisten neueren Programme (z. B. Outlook, Outlook Express, Netscape Communicator) verstehen dieses Format. Es unterstützt die meisten Formatierungen und sogar einige zusätzliche gegenüber dem RTF-Format.

Mit Microsoft Word steht eine weitere Möglichkeit zur Verfügung, E-Mails zu schreiben. Das Ergebnis des Verfassens von Mail mit MS Word entspricht weitgehend dem Rich-Text-Format von MS Outlook (mit allen Vor- und Nachteilen). Bei Auswahl dieses Formats wird Microsoft Word als E-Mail-Editor gestartet, wodurch zusätzliche Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen (Tabellen, AutoTexte etc.).

Das gewünschte Format einer Nachricht können Sie über das Format-Menü einstellen. Hinweis: Wenn eine Nachricht im HTML oder im Rich-Text-Format vorliegt, kann das jeweils andere Format nur gewählt werden, wenn Sie zunächst Nur Text wählen.

Die Voreinstellung für neue Nachrichten kann über in den Optionen des Extra-Menüs im Register E-Mail-Format im Feld Verfassen im Nachrichtenformat eingestellt werden.

Zur Formatierung der Nachricht stehen die Symbolleiste Format sowie das Format-Menü zur Verfügung.

Wenn gewünscht wird, dass automatisch unter jeder Nachricht der eigene Name und eine Grußformel oder eine Signatur steht, kann dies in in den Extras-Menü Optionen... im Register E-Mail-Format im Bereich Signaturen eingerichtet werden. Über die Schaltfläche Signaturen... werden die Inhalte erstellt und bearbeitet. Diese lassen sich dann auch wie Textbausteine verwenden. Im Nachrichteneditor steht zum Einfügen von Signaturen das Symbol Signatur zur Verfügung.

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