MS Outlook 2003 für Fortgeschrittene

Terminkoordination, Meetingplaces etc. - Kalender für Fortgeschrittene

Zusagen, Ablehnen etc.: Vom Umgang mit Besprechungsanfragen

Wie kann ich auf Besprechungsanfragen reagieren? Wie kann ich feststellen, ob meine Besprechungsanfragen schon beantwortet wurden?

Die Symbolleiste bietet alle Möglichkeiten, rasch auf eine Anfrage zu reagieren.

Wurde eine Besprechungsanfrage ausgesendet, können Empfänger nach dem Öffnen der Nachricht auf verschiedene Arten reagieren. Dazu stehen in der Symbolleiste der Nachricht die folgenden Schaltflächen zur Verfügung:

  • Zusagen: Der Termin wird automatisch in den Kalender eingetragen.

  • Mit Vorbehalt: Der Termin wird automatisch in den Kalender eingetragen, allerdings mit der Anzeige "Mit Vorbehalt".

  • Ablehnen: Der Termin wird nicht in den Kalender eingetragen.

  • Andere Zeit vorschlagen: Ablehnung des vorgeschlagenen Termins mit der gleichzeitigen Möglichkeit, einen anderen Termin vorzuschlagen.

  • Kalender...: Öffnet den Kalender mit dem Tag der Terminanfrage.

Einer Zusage / Absage etc. können Sie auch stets einen Text hinzufügen.

Der Absender der Besprechungsanfrage erhält die Antwort als Nachricht in seinem Posteingang. Der Nachrichtenbetreff - aber auch ein entsprechendes Symbol - deuten bereits an, wie die Reaktion des Eingeladenen ausgefallen ist. Die geöffnete Mail enthält darüber hinaus Angaben, wie viele der insgesamt eingeladenen Besprechungs-Teilnehmer zugesagt haben, wie viele abgelehnt haben und wie viele nur voraussichtlich kommen. Im Kalender erhält der Initiator gleichzeitig einen entsprechenden Eintrag im Dialogfenster Besprechung, Register Status, Spalte Antwort.

Einstellungen am Termin der Besprechung darf nur der Besprechungsleiter vornehmen. Ändert ein Teilnehmer Einstellungen, sind diese für die anderen Teilnehmer nicht sichtbar und gehen außerdem verloren, wenn der Besprechungsleiter Aktualisierungen sendet!

Wenn Sie den Termin einer Besprechung löschen, so wird an den Leiter automatisch eine Absage gesendet. Grundsätzlich können Sie jederzeit auch nachträglich zusagen oder absagen. Es gilt dabei immer die letzte Antwort.

Wenn Sie eine Besprechungsanfrage erst nach dem Stattfinden der Besprechung öffnen (z.B. wegen Urlaubs), erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung.

Besprechungsanfragen automatisch beantworten

Sie können bestimmte Besprechungsanfragen automatisch zusagen/ablehnen, wenn Sie in den Optionen des Extras-Menü im Register Einstellungen mit den Schaltflächen Kalenderoptionen..., Ressourcenplanung... die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren.

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