MS Outlook 2003 für Fortgeschrittene

Terminkoordination, Meetingplaces etc. - Kalender für Fortgeschrittene

Wer macht was im Team: Gruppenzeitpläne

Wie richte ich einen Gruppenzeitplan ein? Wie rufe ich einen solchen Gruppenzeitplan dann auf? Wie kann ich weitere Mitglieder in den Gruppenzeitplan aufnehmen?

Gruppenzeitpläne sind hilfreiche Instrumente, um rasch zu erfassen, wer in bestimmten Projekten wann was unternimmt. Gruppenzeitpläne können auch zur Ressourcenverwaltung genutzt werden (Konferenzräume, Projektoren etc.). Darüber hinaus können Gruppenzeitpläne genutzt werden, um verschiedene Aktivitäten innerhalb der Gruppe zu beginnen.

Dialogfenster für den raschen Überblick, wer wann was macht

Symbol Gruppenzeitplan So richten Sie einen Gruppenzeitplan ein:

  1. Gehen Sie in der Kalender-Ansicht in das Aktionen-Menü zu Gruppenterminpläne ermitteln� bzw. klicken Sie das entsprechende Symbol,

  2. Schaltfläche Neu�: In dem folgenden Dialogfenster vergeben Sie den Gruppenterminplan-Namen und bestätigen mit OK. Das neue Gruppenterminplan-Dialogfenster erscheint.

  3. Klicken Sie Weitere einladen, um Personen aus dem Adressbuch oder Kalender aus Öffentlichen Ordnern hinzuzufügen,

  4. klicken Sie Speichern und Schließen.

So rufen Sie Gruppenzeitpläne auf bzw. so nutzen Sie Gruppenzeitpläne:

  1. Gehen Sie in der Kalender-Ansicht in das Aktionen-Menü zu Gruppenterminpläne ermitteln�,

  2. Auswahl des Gruppenzeitplanes und Öffnen�

  3. Verwenden Sie die Listenfenster Zoom und Gehe zu bzw. die Schaltfläche Besprechung einberufen, um den Gruppenzeitplan zu nutzen.

So löschen Sie Gruppenzeitpläne:

  1. Gehen Sie in der Kalender-Ansicht in das Aktionen-Menü zu Gruppenterminpläne ermitteln�,

  2. Auswahl des Gruppenzeitplanes und Löschen.

Mitlesen verhindern

Soll verhindert werden, dass der Betreff eines Termins eines anderen Gruppenmitglieds angezeigt wird, darf der Kalender nicht freigegeben sein.
Soll nur verhindert werden, dass private Termine von Gruppenmitgliedern gelesen werden, sind solche Termine als privat zu kennzeichnen (Dialogfenster Termin): Gruppenmitglieder sehen dann nur noch den Hinweis Privater Termin. Oder Sie nutzen in den Optionen des Extras-Menü das Register Kalenderoptionen� und hier die Schaltfläche Planeroptionen�

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