öffentlich
Redaktion Druckversion

Rechnungsmuster für Vereine: So stellt Ihr e. V. korrekte Rechnungen aus

Ob mit oder ohne Umsatzsteuer: Unsere Muster-Rechnungen für Ihre Vereinsbuchhaltung machen die Rechnungsstellung einfach.

3.857145
(7)
Beitrag bewerten
Ersten Kommentar schreiben
Stand: 11. Mai 2015

Viele Vereine finanzieren ihre Arbeit nicht nur über Mitgliedsbeiträge, Zuschüsse und Spenden: Manche Vereine vermieten Räume oder Sportplätze, andere verleihen Geräte oder Fahrzeuge, wieder andere verkaufen Werbeflächen oder lassen sich auf andere Weise sponsern. In solchen Fällen verlangen vor allem Geschäfts- und Kooperationspartner eine ordentliche Rechnung. Kein Wunder – schließlich wollen die betroffenen Unternehmer ihre Aufwendungen steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen. Wir erläutern, welche Form- und Inhaltsvorschriften Vereine bei der Abrechnung von Leistungen beachten müssen.

Eigentlich ist es ganz einfach: Wenn Vereine unternehmerisch tätig werden und Rechnungen ausstellen, gelten dafür grundsätzlich dieselben Vorschriften wie für alle anderen Unternehmer auch. Wenn Geschäfts- und Kooperationspartner von Ihrem Verein eine Abrechnung verlangen, sind Sie sogar zum Ausstellen einer Rechnung verpflichtet. Besonders pingelig ist der Fiskus, wenn dabei Umsatzsteuer (bzw. „Mehrwertsteuer) ins Spiel kommt.

Die gute Nachricht vorweg: Die allermeisten Vereinsaktivitäten unterliegen zum Glück nicht der Umsatzsteuer. Das gilt vor allem für den (nicht unternehmerischen) „ideellen Bereich“, in dem die eigentlichen satzungsgemäßen gemeinnützigen Vereinsaufgaben erfüllt werden. Die Leistungen vieler Zweckbetriebe sind von der Umsatzsteuer befreit oder sie unterliegen dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von Vereinen sind dagegen meistens umsatzsteuerpflichtig und unterliegen dem Regelsteuerersatz von zurzeit 19 %.

Form- und Inhaltsvorschriften für Vereinsrechnungen

Bevor wir auf die Pflichtbestandteile einer ordentlichen Rechnung zu sprechen kommen, eins gleich vorweg: Hüten Sie sich unbedingt davor, der Einfachheit halber grundsätzlich Umsatzsteuer auszuweisen! Zwar enthalten Rechnungen im Geschäftsleben üblicherweise Mehrwertsteueranteile; das bedeutet aber noch lange nicht, dass eine Rechnung erst durch den Umsatzsteuerausweis zu einer „richtigen“ Rechnung wird!

Das Problem dabei: Wenn Sie auf Ihren Vereinsrechnungen „sicherheitshalber“ Umsatzsteuer ausweisen, müssen Sie das Geld auf jeden Fall auch ans Finanzamt abführen. Gleichzeitig wird der Umsatzsteueranteil auf Seiten Ihres Geschäftspartners vom Finanzamt jedoch nicht anerkannt! Informieren Sie sich also unbedingt darüber, welche Ihrer Vereinsleistungen der Umsatzsteuer unterliegen und welche nicht.

Mut zur Lücke kann beim Thema Umsatzsteuer zu bösen und teuren Überraschungen führen. Die steuerlichen Details Ihrer Vereinsrechnungen besprechen Sie daher am besten mit einem Steuerberater. Sie können aber auch beim Dachverband Ihrer Vereinssparte oder direkt beim Finanzamt nachfragen.

Gesetzliche Pflichtbestandteile von Rechnungen

Die Aufzählung der Rechnungs-Pflichtangaben findet sich in § 14 Umsatzsteuergesetz. Welche Bezeichnung ein Rechnungsdokument trägt, spielt dabei übrigens keine Rolle. Damit das Finanzamt ein Geschäftsdokument als Rechnung anerkennt, sind vielmehr folgende Bestandteile erforderlich:


Vereinsrechnung mit UmsatzsteuerBild vergrößernBeispiel 1: Vereinsrechnung mit Umsatzsteuer

  1. Name und Anschrift des leistenden Vereins,

  2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers,

  3. Termin der Lieferung oder Leistung,

  4. Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung,

  5. Nettobeträge, ggf. nach Steuersätzen (7 oder 19 %) aufgeschlüsselt und

  6. die jeweils darauf entfallenden Umsatzsteuerbeträge,

  7. das Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum),

  8. eine einmalig vergebene Rechnungsnummer sowie

  9. die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Vereins.

Sind bestimmte Leistungen oder der Verein insgesamt von der Umsatzsteuer befreit, sind die Umsatzsteuerangaben entbehrlich. Eine Leistungsrechnung ohne Umsatzsteuer sieht zum Beispiel so aus:

Beispiel 2: Vereinsrechnung ohne UmsatzsteuerBild vergrößernBeispiel 2: Vereinsrechnung ohne Umsatzsteuer

Bitte beachten Sie: Anstelle des Umsatzsteuerbetrages enthält diese Rechnung (unter Punkt 6) einen Hinweis auf den Grund der fehlenden Umsatzsteuerangabe. In unserem Fall ist es § 19 UStG („Kleinunternehmerregelung“). Ob und wenn ja, welche Steuerbefreiung für Ihren Verein oder bestimmte Leistungen gilt, erfahren Sie bei Ihrem Steuerberater oder beim Finanzamt.

Kleinbetragsrechnungen bis zu 150 Euro

Bei „Kleinbetragsrechnungen“ bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro genügen laut § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung die folgenden Angaben:

  • Name und Anschrift des Rechnungsausstellers,

  • das Ausstellungsdatum,

  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung,

  • der Gesamtbetrag und

  • ggf. der Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer.

Die Angabe des Empfängernamens, der Rechnungs- und Steuernummer sowie der separate Ausweis des Umsatzsteuerbetrages sind bei Kleinbetragsrechnungen entbehrlich.

Zum Weiterlesen:

Beitrag bewerten

Ihre Wertung:

 

Mitglied werden, Vorteile nutzen!

  • Sie können alles lesen und herunterladen: Beiträge, PDF-Dateien und Zusatzdateien (Checklisten, Vorlagen, Musterbriefe, Excel-Rechner u.v.a.m.)
  • Unsere Autoren beantworten Ihre Fragen

Downloads zu diesem Beitrag

Newsletter abonnieren