Das Zeugnis sollte nicht durch eine nachlässige Gestaltung den Eindruck erwecken, dass der Beurteilte im Unternehmen nicht besonders geschätzt war.

Zwar kann eine nachlässige Gestaltung auch auf mangelnde Kenntnisse des Arbeitgebers zurückgehen. Allerdings enthalten gerade schlampig gestaltete und fehlerhafte Zeugnisse häufiger auch eine unterdurchschnittliche Leistungsbeurteilung.

Es empfiehlt sich, bei der Formatierung des Texts Wortrennungen zu nutzen, um große Unterschiede in den Zeilenlängen (bei linksbündigem Satz) bzw. große Unterschiede in den Abständen zwischen Worten (bei Blocksatz) zu vermeiden. Auch sollten nach den einzelnen Abschnitten sinnvoll Absätze gesetzt werden, um die Gliederung des Texts zu verdeutlichen und dem Leser die Orientierung erleichtern.

Rechtschreibung: Fehler im Zeugnis können in einem Bewerbungsverfahren evtl. dem Beurteilten angelastet werden, der diese Fehler nicht bemerkt und reklamiert hat. Darüber hinaus kann eine Häufung von Fehlern evtl. auch als Hinweis darauf verstanden werden, dass sich der Arbeitgeber mit dem Zeugnis dieses (unbeliebten) Mitarbeiters keine Mühe machen wollte.

"Geheimzeichen": Grundsätzlich müssen alle im Zeugnis gemachten Aussagen im Text enthalten und erkennbar sein. Zusätzliche Aussagen in Form von "Geheimzeichen" sind nicht erlaubt. Die Fachliteratur nennt als "Geheimzeichen" z.B. Striche oder Punkte links oder rechts von der Unterschrift, handschriftliche Anmerkungen, Textverbesserungen sowie die Hervorhebung von Worten oder Textpassagen in der Leistungsbeurteilung durch eine vom Haupttext abweichende Formatierung oder durch Ausrufezeichen, Fragezeichen, Gedankenstriche und Anführungszeichen. Auch wenn derartige Geheimzeichen in der Praxis kaum vorkommen, empfiehlt es sich, jegliche Merkmale zu vermeiden, die evtl. negativ oder als Geheimzeichen interpretiert werden könnten. Schließlich sind professionelle Leser von Zeugnissen immer auch auf der Suche nach versteckten Andeutungen!

Praxisbeispiele

Ein formal perfektes Arbeitszeugnis sieht so aus:

Ein formal schlechtes Arbeitszeugnis

Ein formal mangelhaftes Arbeitszeugnis:

Ein formal schlechtes Arbeitszeugnis

Das Zeugnis enthält folgende Mängel:

Rang bzw. Kompetenz des Unterzeichners ist nicht erkennbar; zudem sollte der Name unterhalb der Unterschrift angegeben sein, denn nicht jeder unterschreibt so leserlich wie Herr Kafka.

Das Zeugnis enthält auffällig viele Rechtschreibfehler, die der Beurteilte offensichtlich nicht bemerkt und beanstandet hat.

Die Gestaltung als Brief mit ausgefülltem Anschriftenfeld erweckt den Eindruck, das Zeugnis sei per Post zugestellt worden.

Die Schreibweise von Daten variiert im Dokument (17. Mai 1973, 03.11.2005).

Die sehr unterschiedlichen Zeilenlängen und die Zentrierung einzelner Abschnitte wirken verwirrend und erwecken einen schlampigen Eindruck.

Das Zeugnis enthält eine Datierung (2. Dezember 2005), die vom Beendigungsdatum des Arbeitsverhältnisses abweicht.

Die Vermischung von Aufgabenbeschreibung und Leistungsbeurteilung sowie die starke Abweichung von der üblichen Zeugnis-Struktur erschweren die Beurteilung der Angaben.

Es fehlen Elemente, die in einem Arbeitszeugnis üblicherweise vorhanden sind, insbesondere die Zufriedenheitsformel (Gesamtnote) sowie Dank und Bedauern in der Abschlussformulierung