Es gibt keine "offizielle" Technik, mit der Informationen aus verschiedenen Datensätzen in einem gemeinsamen Text zusammengefasst werden können. Stattdessen ist einen Griff in die Trickkiste von SQL oder VBA notwendig, damit es funktioniert. Lorenz Hölscher zeigt Ihnen, wie das funktioniert.

Eigentlich ist es eine alltägliche Aufgabe: Aus einer 1:n-Beziehung sollen Daten der Detailtabelle für die Mastertabelle in einem Feld zusammengefasst werden. Das aber soll, um Platz zu sparen, nicht zeilenweise untereinander, sondern je Master-Datensatz in einer einzigen Zeile geschehen.

Kopieren Sie dazu aus der Beispiel-Datenbank Nordwind.mdb die beiden Tabellen Personal und Bestellungen in eine Test-Datenbank namens Zusammenfassen.mdb. (Damit es keine Fehlermeldungen gibt, müssen Sie im Entwurf der Tabelle Bestellungen für deren Feld Kunden-Code unten auf der Registerkarte Nachschlagen die Eigenschaft Steuerelement anzeigen wieder auf Textfeld stellen. Andernfalls würde die Tabelle Kunden zum Nachschlagen fehlen.)

Die beiden importierten Tabellen haben über das Feld Personal-Nr aus Personal (der so genannten Master-Tabelle) und aus Bestellungen (der so genannten Detail-Tabelle) eine 1:n-Beziehung. Es kann also eine(r) vom Personal viele Bestellungen aufnehmen.

Dieser Zusammenhang soll so dargestellt werden, dass beispielsweise für den Kunden ALFKI dessen Bestellungen nur durch das Personal Davolio, Peacock und Suyama aufgenommen wurden. Das soll hintereinander in einer Zeile und nicht jeder Name in einer eigenen Zeile genannt werden, um so erheblich Platz zu sparen.

Variante 1: Kreuztabelle

Mit Access-Kreuztabellen können Sie Daten aus verschiedenen Zeilen in verschiedene Spalten transformieren.