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5 Überlebensregeln für Word-Hasser

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Stand: 18. Januar 2012

Nummerierungen: 3, 2, 1 - keins!

Selbst Word-Profis scheitern an dem Versuch, mit Word Texte zu nummerieren. In jeder Version wechselte die eingesetzte Technik und wurde dabei doch nur immer schlimmer. Seit Word 2007 scheint es zwar wenigstens zu funktionieren, ist aber weiterhin unübersichtlich.

Letzten Endes gibt es eigentlich nur zwei Anlässe, etwas zu nummerieren:

  1. Aufzählungen in Absätzen wie diesem hier oder

  2. spezielle Elemente wie Bilder.

Das Faszinierende dabei ist, dass sich beide Aufgaben mit der gleichen Technik lösen lassen (und das auch noch fehlerfrei in jeder Version seit Word 1.0). Sie brauchen dazu nur ein {seq}-Feld, welches nämlich eine Sequenz, also eine Nummerierung erzeugt.

Jedes dieser Felder zählt einfach eins höher als sein Vorgänger. Wollen Sie eine bestimmte Zahl (typischerweise 1) anzeigen, ergänzen Sie den Parameter \r mit einer folgenden Zahl. Da Word beliebig viele parallele Sequenzen erlaubt, müssen Sie außerdem ein beliebiges Schlüsselwort hinzufügen, welche davon gemeint ist.

Nehmen Sie den folgenden Beispieltext, dessen eingerückte Texte mit einer Aufzählung versehen werden sollen:

Bild vergrößernSo sieht der Ausgangstext für die Aufzählung aus

Damit die Zeilen automatisch nummeriert werden, fügen Sie nun am Anfang mit Strg+F9 jeweils ein leeres Feld ein und ergänzen die Funktion seq mit dem Schlüsselwort beliebig. Nur bei der ersten Zeile fügen Sie \r1 hinzu, damit auch dann mit 1 begonnen wird, wenn es im Text bereits vorher eine solche Aufzählung gab:

Bild vergrößernDie Feldfunktionen sind eingefügt

Zusätzlich folgt hier dem Feld noch ein Doppelpunkt mit Leerzeichen und die Nummerierung wurde fett formatiert. Das ist aber für die Funktionalität unerheblich. Nachdem Sie alle Felder markiert und mit dem Tastenkürzel F9 aktualisiert haben, sehen Sie im (durch Alt+F9 umgeschalteten) Ergebnis, dass die Nummerierung funktioniert:

Bild vergrößernDie Absätze sind perfekt nummeriert

Das funktioniert zwar auch mit den Listen in Word 2007, ist aber ungleich aufwändiger (siehe dazu Original-Microsoft-Anleitung):

Bild vergrößernDie Listen-Nummerierung sieht so in Word 2007 aus

Natürlich ist es lästig, die Feldfunktion samt Formatierung jedes Mal erneut einzugeben. Am einfachsten speichern Sie diese in einem AutoText, Textbaustein oder Schnellbaustein (wie diese seit Word 2007 neuerdings heißen).

Bausteine

Den Einsatz der AutoTexte, Textbausteine oder Schnellbausteine finden Sie weiter hinten in diesem Beitrag erläutert.

Für nummerierte Abbildungen ist es ganz ähnlich. Sie wählen sinnvollerweise ein anderes Schlüsselwort und schreiben die {seq}-Feldfunktion an eine beliebige Stelle des Bildtextes:

Bild vergrößernDie Bildunterschriften enthalten die Feldfunktion, ...

Umgang mit Bildern in Word

Im Beitrag "Word: Große Dokumente im Griff" finden Sie ausführliche Tipps, wie Sie Bilder clever in Word-Dokumente einfügen.

Auch in diesem Beispiel habe ich aus optischen Gründen das Feld fett formatiert, damit es nach dem Aktualisieren (mit Strg+A die ganze Datei markieren und mit F9 die Felder aktualisieren) und Umschalten (Alt+F9) so aussieht:

Bild vergrößern...welche für die automatische Nummerierung sorgt

Der Unterschied bei Abbildungen zu Absatz-Aufzählungen besteht vor allem darin, dass Sie sich oft im Text auf deren Nummer oder Seitenzahl beziehen wollen. Das sollte selbstverständlich ebenso automatisch erfolgen, sonst ist der ganze Aufwand nach jeder Bildänderung umsonst. Dazu steht hinter dem {seq}-Feld eine Textmarke. Diese wird nicht - wie eigentlich sonst immer - per Dialogfeld erzeugt, sondern durch ein {set}-Feld.

Während das {seq}-Feld jedoch überall gleich bleibt, sollte die Textmarke jeweils eine individuelle Kennung erhalten. Mit dem {ref}-Feld samt dieser Kennung können Sie sich dann auf den Text beziehen. Brauchen Sie die zugehörige Seitenzahl, nehmen Sie ein {PageRef}-Feld.

Konkret sieht das so aus wie im folgenden Beispiel, bei dem der Text unter dem Bild bereits mit den zusätzlich notwendigen Feldern versehen wurde:

Bild vergrößernDiese Felder erlauben einen automatischen Zugriff auf die Abbildungsnummer und -seite.

Das {seq \c}-Feld wiederholt die aktuelle Bildnummer und wird vom umfassenden {set}-Feld als Inhalt der beliebig benannten Textmarke BildQuerformat erzeugt.

Namen der Textmarken

Sie können die Textmarken ziemlich frei benennen. Ich wähle das Präfix Bild für solche Textmarken, damit ich deren Funktion in größeren Dokumenten mit weiteren Textmarken immer erkennen kann. Wollen Sie hingegen diese Textmarken im normalen Textmarken-Dialog ausblenden, lassen Sie deren Namen einfach mit einem Unterstrich beginnen. Dann werden sie dort erst sichtbar, sobald Ausgeblendete Textmarken angeklickt wird. Im FeldEinfügen-Dialog hingegen werden sie immer angezeigt.

Um auf die Abbildungsnummer hinzuweisen, reicht ein einfaches {ref}-Feld mit dem Namen der Textmarke, für die Seitenzahl schreiben Sie dort ein {pageref}-Feld.

Bild vergrößernNach Aktualisierung sind die Verweise automatisiert

Aktualisierung beachten

Diese Technik funktioniert scheinbar anfangs nicht, vor allem, wenn die Referenz vor dem Bild steht. Das liegt aber daran, dass Word die Felder in der Reihenfolge des Textes aktualisiert. Markieren Sie den gesamten Text mit Strg+A und lassen alle so markierten Felder mehrfach mit F9 aktualisieren, dann ist das Problem behoben.

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