Einnahmen und Ausgaben gehören bei der Einnahmenüberschussrechnung grundsätzlich in das Geschäftsjahr, in dem sie tatsächlich geflossen sind. Ausnahmen bilden "regelmäßig wiederkehrende" Zahlungen, die kurz vor und nach dem Jahreswechsel gezahlt werden: Sie dürfen dem Jahr zugeordnet werden, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Das gilt auch für Umsatzsteuerzahlungen, die bis zum 10. Januar des Folgejahres ans Finanzamt überwiesen worden sind. Wir stellen die Abgrenzungsausnahme vor.

Grundregel für Einnahmenüberschuss-Rechner: Der Zahlungstermin entscheidet, nicht das Rechnungsdatum!

Einnahmenüberschuss-Rechner haben es gut: Sie können sich nicht nur das umständliche Bewerten und Bilanzieren ihrer Vermögenswerte sparen. Auch mit den schwierigen zeitlichen Abgrenzungsfragen der kaufmännischen Buchführung haben sie normalerweise nichts zu tun. Entscheidend ist bei der vereinfachten Buchführung (EÜR) nämlich nicht das Rechnungsdatum, sondern der Zeitpunkt der Zahlung:

Begleicht Ihr Kunde seine offene Rechnung aus dem Oktober 2010 erst im Januar 2011, dann handelt es sich um eine Einnahme des neuen Jahres. Die müssen Sie auch erst 2011 versteuern - und zwar sowohl bei der Umsatzsteuer als auch bei der Einkommensteuer. Umgekehrt können Sie den Ende Dezember mit EC- oder Kreditkarte bezahlten Büromaterial-Einkauf auch erst im Jahr 2011 als Betriebsausgabe geltend machen, wenn die Zahlung im Januar auf Ihrem Kontoauszug auftaucht.

Ausnahmen bestätigen die EÜR-Regel: Regelmäßig wiederkehrende Ausgaben als Sonderfall

Dass der Zahlungszeitpunkt aber nicht in jedem Fall das Maß aller EÜR-Dinge ist, daran erinnert ein BMF-Schreiben (PDF, 54 KB). Dort heißt es:

"Für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben gilt [...], dass diese als in dem Kalenderjahr abgeflossen gelten, zu dem sie wirtschaftlich gehören, wenn der Steuerpflichtige sie kurze Zeit vor Beginn oder kurze Zeit nach Beendigung dieses Kalenderjahres gezahlt hat."

Um regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben im Sinne des § 11 Abs. 2 Satz 2 EStG handelt es sich zum Beispiel bei Miet- oder Pachtzahlungen oder auch bei monatlichen Wartungs- oder Servicepauschalen. Als "kurze Zeit" werden 10 Tage akzeptiert - mit anderen Worten: Der Zeitraum zwischen dem 22. Dezember und dem 10. Januar ist eine Abgrenzungs-Grauzone, in der Sie regelmäßige Zahlungen anstandslos dem Jahr zuordnen dürfen, zu dem sie sachlich gehören.