DruckversionRechnungen an Geschäftskunden im EU-Ausland sind in vielen Fällen umsatzsteuerfrei - vorausgesetzt, beide Geschäftspartner verfügen über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Ob die vom Kunden angegebene UStIdNr. korrekt ist und zu den übrigen Angaben passt, müssen Sie als Rechnungsteller überprüfen. Ist die Steuernummer falsch und Sie als Rechnungsteller können den Nachweis über die Prüfung nicht erbringen, dann müssen Sie für die Umsatzsteuer geradestehen. Wir zeigen, wie Sie sich dagegen absichern.
Wenn Sie umsatzsteuerfreie Rechnungen an Auslandskunden schicken, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die vom Kunden angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer richtig ist. Warenlieferanten sind dazu laut Paragraf 6a Umsatzsteuergesetz sogar gesetzlich verpflichtet. Sie schulden dem Finanzamt die Steuer, wenn ihr Abnehmer falsche Angaben macht und Sie das "bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns" hätte erkennen können:
O-Ton Gesetzgeber: Der Lieferant muss prüfen
Update: UStIdNrChecker - Gültigkeitsprüfung ganz einfach, per Excel-Tool
(27.04.2010) So richtig überzeugt hat uns keine der hier beschriebenen Wege. Vor allem die Formulareingaben beim Bundeszentralamt für Steuern sind zeitraubend und umständlich - aber nor dort gibt es halt die amtlichen Bestätigungen, die man unter Umständen einmal benötigt.
Gott sei Dank gibt es aber eine Alternative zu den Einzelabfragen peper Webformular: Hans Metzmacher hat für akademie.de-Mitglieder eine Excel-Lösung mit Makros entwickelt, die auf eine Schnittstelle des BZSt zugreift, um Ihre Kundendaten schnell und einfach zu überprüfen.
Den Excel-Helfer samt Anleitung finden Sie hier:
UStIdNrChecker - UStId-Nummern per Excel-Tool schnell überprüfen
Einfache Gültigkeitsüberprüfung
Keine Sorge: Bevor Sie eine Rechnung an einen portugiesischen Kunden schreiben, müssen Sie zum Glück nicht vor Ort recherchieren oder gar höchstpersönlich nachschauen, ob die Angaben auch tatsächlich stimmen. Die einfachste und schnellste Form der "Validierung einer MwSt-Nummer" ermöglicht die EU-Kommision im Rahmen des "MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS)": Sie geben den Mitgliedsstat Ihres Kunden und die zu überprüfende Steuernummer sowie Ihre eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein und klicken auf "Prüfen":
Einfache Überprüfung der MwSt-Nr. ...
Daraufhin wird angezeigt, ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Kunden existiert und auf welchen Namen bzw. welches Unternehmen an welcher Adresse sie registriert ist:
... durch den EU-Service MIAS.
Per Mausklick auf das Druckersymbol am oberen rechten Bildrand bringen Sie das "Ergebnis der Überprüfung" zu Papier. Eine vielstellige "Abfrage-Nummer" sowie ein Zeitstempel sollen Manipulationen verhindern. Ob der Ausdruck einer MIAS-Abfrage im Zweifel Bestand hat, sei dahingestellt. Denn nach den Maßstäben des Bundeszentralamts handelt es sich hierbei nur um eine "einfache Bestätigung".
Offizelle Prüfstelle: Bundeszentralamt für Steuern
Das amtliche deutsche Bestätigungsverfahren im Rahmen des grenzüberschreitenden innergemeinschaftlichen Verkehrs setzt dagegen auf die "Qualifizierte Bestätigung". Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) laut Paragraf 18e Umsatzsteuergesetz verpflichtet, die Gültigkeit von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern anderer EU-Länder sowie die dazugehörigen Namens-, Rechtsform- und Adressangaben auf Anfrage zu kontrollieren. Bestätigungen über deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummern erteilt das BZSt nur in seltenen Ausnahmefällen.
Warum kann man keine deutschen UStIDs prüfen mit Rückgabe qualifizierter Ergebnisse. Wäre doch ebenso interessant. Z.B. als erster Hinweis ob ein Unternehmen seriös ist etc.
Der Gedanke liegt nahe und Sie haben völlig recht: Allerdings sieht das Bundeszentralamt für Steuern in der UStIdNr. ausschließlich ein Instrument zur Erleichterung und Kontrolle grenzüberschreitender Lieferungen und Leistungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern.
Jede weitere Verwendung - vor allem das qualifizierte Bestätigungsverfahren - macht zusätzlich Arbeit. Angesichts der vielseitigen Verwendbarkeit mag diese Zurückhhaltung verständlich sein, solange dafür keine zusätzlichen Mittel zur Verfügung gestellt werden - oder aber das Bestätigungsverfahren nach dem Vorbild des EU-MIAS-Systems umgebaut oder ganz dadurch ersetzt wird. Allerdings sind auch dort bislang leider keine Prüfungen inländischer UStIdNr. zu Plausibilitätszwecken möglich. Der naheliegende Versuch, eine deutsche UStIdNr. im MIAS-System mithilfe der UStIdNr. eines ausländischen Unternehmers zu überprüfen, ist auch nur bedingt erfolgreich: Es gibt nur eine allgemeine Rückmeldung über die Gültigkeit / Ungültigkeit einer deutschen UStIdNr. Die Namens- und Adressangaben werden nicht angezeigt, da sie von den deutschen Behörden nicht freigegeben sind.
Freundliche Grüße
Robert Chromow