UStIdNr.-Kontrollpflicht: So prüfen Sie die UStIdNr. Ihrer Auslandskunden

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern Ihrer Geschäftspartner im Ausland müssen Sie regelmäßig kontrollieren.

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Stand: 21. März 2014

Rechnungen an Geschäftskunden im EU-Ausland sind in vielen Fällen umsatzsteuerfrei - vorausgesetzt, beide Geschäftspartner verfügen über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Das Finanzamt verlangt vom Rechnungsteller, die vom Kunden angegebene UStIdNr. und die Adressdaten zu prüfen. Wenn Sie die Prüfung unterlassen und hinterher stellt sich heraus, dass die Angaben falsch sind, müssen Sie für die Umsatzsteuer geradestehen. Wir zeigen, wie Sie sich dagegen absichern.

Bevor Sie umsatzsteuerfreie Rechnungen an Auslandskunden schicken, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die vom Kunden angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer richtig ist. Warenlieferanten sind dazu laut § 6a Umsatzsteuergesetz sogar gesetzlich verpflichtet. Sie schulden dem Finanzamt die Steuer, wenn Ihr Abnehmer falsche Angaben macht und Sie das "bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns" hätten erkennen können:

O-Ton Gesetzgeber: Der Lieferant muss prüfen

UStIdNrChecker: Komfortable Gültigkeitsprüfung per Excel-Tool

Im Folgenden beschreiben wir zwei webbasierte amtliche Prüfverfahren. Falls Ihnen die Einzelabfragen per Webformular zu umständlich sind, haben wir eine bequeme Alternative für Sie vorbereitet: Hans Metzmacher hat für akademie.de-Mitglieder eine Excel-Lösung mit Makros entwickelt, die auf eine Schnittstelle des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) zugreift, um Ihre Kundendaten schnell und einfach zu überprüfen.

Den Excel-Helfer samt Anleitung finden Sie hier:

UStIdNrChecker - UStId-Nummern per Excel-Tool schnell überprüfen

Einfache Gültigkeitsüberprüfung

Keine Sorge: Bevor Sie eine Rechnung an einen portugiesischen Kunden schreiben, müssen Sie zum Glück nicht vor Ort recherchieren oder gar höchstpersönlich nachschauen, ob die Angaben auch tatsächlich stimmen. Die einfachste und schnellste Form der "Validierung einer MwSt-Nummer" ermöglicht die EU-Kommision im Rahmen des "MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS)": Sie geben den Mitgliedsstat Ihres Kunden und die zu überprüfende Steuernummer sowie Ihre eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein und klicken auf "Prüfen":

Bild vergrößernEinfache Überprüfung einzelner (ausländischer) UStId-Nummern ...

Daraufhin wird angezeigt, ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Kunden existiert und auf welchen Namen bzw. welches Unternehmen an welcher Adresse sie registriert ist:

Bild vergrößern... durch den EU-Service MIAS.

Per Mausklick auf das Druckersymbol am oberen rechten Bildrand bringen Sie das "Ergebnis der Überprüfung" zu Papier. Eine vielstellige "Abfrage-Nummer" sowie ein Zeitstempel sollen Manipulationen verhindern. Ob der Ausdruck einer MIAS-Abfrage im Zweifel Bestand hat, sei dahingestellt. Denn nach den Maßstäben des Bundeszentralamts handelt es sich hierbei nur um eine "einfache Bestätigung".

Offizelle Prüfstelle: Bundeszentralamt für Steuern

Das amtliche deutsche Bestätigungsverfahren im Rahmen des grenzüberschreitenden innergemeinschaftlichen Verkehrs setzt dagegen auf die "Qualifizierte Bestätigung". Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ist laut § 18e Umsatzsteuergesetz verpflichtet, die Gültigkeit von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern anderer EU-Länder sowie die dazugehörigen Namens-, Rechtsform- und Adressangaben auf Anfrage zu kontrollieren. Bestätigungen über deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummern erteilt das BZSt nur in seltenen Ausnahmefällen.

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Der Gedanke liegt nahe und Sie haben völlig recht: Allerdings sieht das Bundeszentralamt für Steuern in der UStIdNr. ausschließlich ein Instrument zur Erleichterung und Kontrolle grenzüberschreitender Lieferungen und Leistungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern.
Jede weitere Verwendung - vor allem das qualifizierte Bestätigungsverfahren - macht zusätzlich Arbeit. Angesichts der vielseitigen Verwendbarkeit mag diese Zurückhhaltung verständlich sein, solange dafür keine zusätzlichen Mittel zur Verfügung gestellt werden - oder aber das Bestätigungsverfahren nach dem Vorbild des EU-MIAS-Systems umgebaut oder ganz dadurch ersetzt wird. Allerdings sind auch dort bislang leider keine Prüfungen inländischer UStIdNr. zu Plausibilitätszwecken möglich. Der naheliegende Versuch, eine deutsche UStIdNr. im MIAS-System mithilfe der UStIdNr. eines ausländischen Unternehmers zu überprüfen, ist auch nur bedingt erfolgreich: Es gibt nur eine allgemeine Rückmeldung über die Gültigkeit / Ungültigkeit einer deutschen UStIdNr. Die Namens- und Adressangaben werden nicht angezeigt, da sie von den deutschen Behörden nicht freigegeben sind.
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Warum kann man keine deutschen UStIDs prüfen mit Rückgabe qualifizierter Ergebnisse. Wäre doch ebenso interessant. Z.B. als erster Hinweis ob ein Unternehmen seriös ist etc.

Prüfung deutscher USt-IdNr.

Hallo,

es gibt ein Tool das auch deutsche USt-IdNr. prüfen kann. Der USt-IdNr. Prüfer von der Optimus Software, einfach googeln.

VG

Antwort: Prüfung deutscher USt-IdNr.

Vielen Dank für den Hinweis,
aber: 489 Euro für die Vollversion? Das erscheint mir allerdings ziemlich happig.
Übrigens: Einen Excel-basierten "UStIdNrChecker" gibt's bei uns auch:
http://www.akademie.de/wissen/ustidnr-checker
(für Mitglieder sogar kostenlos).
Freundliche Grüße
Robert Chromow

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