Fensterbriefe mit Word und Writer: Geschäftsbriefe DIN-konform schreiben, formatieren und drucken

Wie kommt die Adresse an die richtige Stelle im Adressfeld eines (Geschäfts-)Briefs? Wir liefern einfache Formatierungsvorschläge auf Basis der aktuellen DIN-Vorgaben. Außerdem stellen wir vier fertige Musterdateien zum Download bereit.

Fensterkuvert

Laut DIN 5008 hat das Adressfeld standardmäßig einen Abstand von 25 mm zum linken Seitenrand und 50,8 mm von der Blattoberkante. Wenn Sie sicher sein wollen, dass die von Ihnen eingegebene Anschrift im üblichen Adressfeld - und damit im Standard-Fensterumschlag - auftaucht, setzen Sie im einfachsten Fall ...

• den oberen Seitenrand auf 5,08 cm (oder gleich 5,1 cm) und

• den linken Seitenrand auf 2,5 cm.

In Word 2007/2010 nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen im Ribbon "Seitenlayout" unter "Seitenränder" - "Benutzerdefinierte Seitenränder" im Register "Seitenränder" vor:

Die richtigen Randeinstellungen in Word

Falls auf Ihren Briefbögen noch keine Absenderzeile im Adressfeld vorgedruckt ist, fügen Sie in deren erster Zeile zunächst Ihre eigene Postanschrift ein. An dieser Stelle sind kleine Schriftgrade üblich, z. B. 6 bis 8 Punkt.

Standard-Adressfeld mit Absenderzeile

Darunter sind beim Normbrief drei Leerzeilen vorgesehen, die für Postbeförderungsvermerke (wie z. B. "Einschreiben" oder "Nicht nachsenden") reserviert sind.

Selbst bei drei Leerzeilen haben Sie darunter noch sechs Zeilen Platz für die eigentliche Empfängeranschrift, meistens also ...

• Firma

• Ansprechpartner

• Abteilung

• Straße/Postfach

• Postleitzahl und Bestimmungsort sowie

• ggf. Bestimmungsland.

Sofern Sie ohne gedruckte Geschäftspapiere arbeiten oder aus anderen Gründen oberhalb oder rechts vom Adressfeld Eingaben vornehmen müssen, ermöglichen Sie das auf unterschiedliche Weise:

Infoblock: Absender- und Bezugsangaben in einem Textfeld

• In Word nutzen Sie entweder die Kopfzeile (zu erreichen über das Ribbon "Einfügen" - "Kopfzeile" - "Kopfzeile bearbeiten" - oder direkt per Doppelklick in den Bereich der Kopfzeile im oberen Seitenrand), in der Sie zum Beispiel Ihre unveränderlichen Absenderangaben rechtsbündig oder zentriert hinterlegen ...

• ... oder Sie arbeiten mit einem Textfeld (zu erreichen über das Ribbon "Einfügen" - "Textfeld" - "Textfeld erstellen"). Diese Variante ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie mit einem rechtsbündigen Infoblock arbeiten, in dem Bezugs- und Datumsangaben aufgenommen werden.

Das Einrichten von Textfeldern in Word ist gewöhnungsbedürftig. So müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass die Absatzverankerung aufgehoben wird (Rechtsklick auf die Textfeld-Umrandung und dann auf den Kontextmenü-Befehl "Textfeld formatieren": Im Register "Layout" - "Weitere" deaktivieren Sie die Option "Objekt mit Text verschieben", in Word 2010 lautet der Kontextbefehl: "Weitere Layoutoptionen", das Register "Position"). Anderenfalls verschiebt sich die Position des Textfeldes bei jeder Zeilenschaltung im Adressfeld.

Tipp: Sobald Sie Größe und Position eines Textfelds endgültig festgelegt haben, können Sie es über dieselbe Funktion fest an der gewünschten Position "verankern":

So fixieren Sie ein Word-Textfeld.

Außerdem sollten Sie die standardmäßig vorgenommene, aber meist entbehrliche Umrahmung ausschalten (Rechtsklick auf die Textfeld-Umrandung und dann auf den Kontextmenü-Befehl "Textfeld formatieren": Im Register "Farben und Linien" wählen Sie unter "Linie" - "Farbe" die Option "Keine Farbe", in Word 2010 wählen Sie im Kontextmenü "Form formatieren", "Linienfarbe", "Keine Linie").

Statt des Infoblocks unter den Absenderangaben können Sie die Bezugs- und Datumsinformationen selbstverständlich auch unterhalb des Adressfelds einfügen. Dafür eignet sich am besten eine Tabelle mit drei bis vier Spalten, z. B. mit:

• Bezug auf Datum, Mitarbeiter-Kürzel oder Aktenzeichen des Empfängers,

• eigenes Zeichen, Nummer, Name und/oder Durchwahl sowie

• das Datum des Schreibens.

Die Bezeichnungen der Spalten bleiben übrigens Ihnen überlassen. Sie dürfen sich "Leitwörter" wählen, die zu Ihrem Betrieb passen, haben aber auch die Möglichkeit, sie ganz wegzulassen.

Unterhalb der Bezugs- und Datumszeile schließlich folgen in jeweils zweizeiligem Abstand die - fett formatierte - Betreffzeile und die Anrede. Zwischen Anrede und Beginn des Fließtextes lassen Sie dann eine Leerzeile.

Im folgenden Beispiel sind die unterschiedlichen Elemente der Word-Datei (Textfeld und Tabelle) hervorgehoben:

Fertiger Briefkopf mit markiertem Textfeld und Tabelle

Im Ausdruck ist von den Begrenzungen der einzelnen Dateibestandteile dann selbstverständlich nichts mehr zu erkennen.

Ein millimetergenau positioniertes Adressfeld auf dem Ausdruck nützt herzlich wenig, wenn ein weniger erfahrener Anwender sich mit dem Falten des Briefbogens schwer tut. Aus diesem Grund finden sich auf vielen Vordrucken sogenannte Loch- und Falzmarken:

Loch- und Falzmarken auf einem Geschäftsbrief

Dabei handelt es sich um ca. 0,75 Punkt dünne und ca. 5 mm lange Hilfslinien am linken Blattrand. Da die meisten Drucker den äußersten Seitenrand nicht bedrucken können, ist vielfach eine Strichlänge von 1 bis 1,5 cm vom linken Blattrand erforderlich.

Die Position der Faltmarken ist ebenfalls genormt:

• Die obere Falzmarke befindet sich 10,5 cm unterhalb der oberen Blattkante.

• Die untere Falzmarke liegt weitere 10,5 cm darunter, also bei 21 cm gemessen von der oberen Blattkante.

• Und die Loch(er)-Marke befindet sich genau in der Mitte des Blattes auf Höhe 14,9 cm.

Weil für die richtige Position des Adressfeldes bei Licht betrachtet nur die obere Faltmarkierung entscheidend ist, wird vielfach auf den Ausdruck der unteren Marke verzichtet.

Im Writer, dem Textverarbeitungsmodul von OpenOffice.org/LibreOffice, gibt es einen gut funktionierenden Brief-"Assistenten", mit dem Sie Schritt für Schritt ansehnliche Geschäftsbriefe erzeugen:

Der Brief-Assistent von Writer

• Sie rufen den Assistenten über den Menüpunkt "Datei" - "Assistenten" - "Brief" auf,

• entscheiden sich für das Grund-Layout "Geschäftsbrief" und wählen das Seitendesign ("Elegant", "Modern" oder "Office"),

• falls Sie vorgedruckte Briefbögen mit Logo und Absenderangaben nutzen, aktivieren Sie die Option "Geschäftliches Briefpapier verwenden",

• anschließend klicken Sie auf "Weiter" und legen in den folgenden Schritten die gewünschten Inhalte und Positionen der einzelnen Briefelemente fest:

• Auf diese Weise erstellen Sie im Handumdrehen einen (Geschäfts-)Brief, mit dem Sie sich sehen lassen können. OpenOffice-Briefe entsprechen den DIN-Vorgaben zwar nicht an jeder Stelle auf den Millimeter - aber darauf kommt es ja wahrhaftig nicht an.

Falls Sie kein Vertrauen in Brief-Assistenten haben und eine eigene Briefvorlage von Hand erzeugen wollen, haben wir noch einige Tipps für Sie: Beim "Writer" finden Sie die Seitenrand-Funktion im Menü "Format" - "Seite" - und dort wiederum im Register "Seite":

Die richtigen Randeinstellungen in LibreOffice/OpenOffice Writer

Der Kopfzeilen-Trick klappt bei dem alternativen Textprogramm nicht, da die Kopfzeile grundsätzlich unterhalb des vorgegebenen Abstands vom oberen Seitenrand eingeblendet wird. Das stellt aber kein Problem dar, da sich frei positionierbare Text-Elemente beim Writer vergleichsweise einfach formatieren (und vor allem schützen) lassen. Solche Textfelder heißen bei OpenOffice "Rahmen".

Und so platzieren und formatieren Sie den Adressfeld-Rahmen Ihrer Briefvorlage:

Die Einstellungen des Writer-"Rahmens" für das Adressfeld eines Standardbriefs

• Öffnen Sie den "Rahmen"-Dialog (über den Menüpunkt "Einfügen" - "Rahmen").

• Legen Sie im Register "Typ" die Höhe und Breite des Anschriftenfeldes fest (8 x 4,5 cm),

• geben Sie die "Verankerungs"-Option "An der Seite" vor und

• bestimmen Sie die Rahmen-"Position" ("horizontal von links 2,5 cm" sowie "vertikal von oben 5,08 cm" - jeweils bezogen auf die "Gesamte Seite"):

• Schließlich entfernen Sie im Register "Umrandung" noch den voreingestellten Rand um den Text-Rahmen.

Zu Anschauungszwecken und um Ihnen den einen oder anderen Arbeitsschritt zu ersparen, haben wir für zahlende Mitglieder von akademie.de insgesamt vier Musterdateien vorbereitet:

• Briefvordruck mit Infoblock:

  • Briefvordruck mit Infoblock für Word

  • Briefvordruck mit Infoblock für Writer

• Briefvordruck mit separater Bezugs- und Datumszeile:

  • Briefvordruck mit separater Bezugs- und Datumszeile für Word.

  • Briefvordruck mit separater Bezugs- und Datumszeile für Writer.

Nachdem Sie die Dateien für Ihre Zwecke angepasst haben, brauchen Sie sie bei Bedarf nur noch als Dokumentvorlage abzuspeichern (Word: "Speichern unter" - "Dokumentvorlage (*.dotx)", Writer: "Speichern unter" - "ODF Textdokumentvorlage (.odt)").

Bitte beachten Sie: Niemand zwingt Sie, bei Geschäftsbriefen DIN-Normen einzuhalten. Abgesehen von der praktischen Seite ("Passt das Adressfeld in das Fensterkuvert?") haben die DIN-Vorgaben also eher Orientierungsfunktion. Anspruch auf hundertprozentige DIN-Übereinstimmung erheben übrigens auch unsere Beispieldateien nicht.

Mit unseren Schritt-für-Schritt-Anleitungen und den Musterdateien werden Sie die richtige Adressfeld-Position in Word- und Writer-Briefen künftig problemlos treffen. Und mit dem simplen Seitenrand-Trick (Faustformel: 5 cm von oben, 2,5 cm von links) liegen Sie jederzeit auch ohne fertige Dokumentenvorlage richtig.