Wie kommt die Adresse an die richtige Stelle im Adressfeld eines (Geschäfts-)Briefs? Wir liefern einfache Formatierungsvorschläge auf Basis der aktuellen DIN-Vorgaben. Außerdem stellen wir vier fertige Musterdateien zum Download bereit.

FensterkuvertLaut DIN 5008 hat das Adressfeld standardmäßig einen Abstand von 25 mm zum linken Seitenrand und 50,8 mm von der Blattoberkante. Wenn Sie sicher sein wollen, dass die von Ihnen eingegebene Anschrift im üblichen Adressfeld - und damit im Standard-Fensterumschlag - auftaucht, setzen Sie im einfachsten Fall ...

• den oberen Seitenrand auf 5,08 cm (oder gleich 5,1 cm) und

• den linken Seitenrand auf 2,5 cm.

In Word 2007/2010 nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen im Ribbon "Seitenlayout" unter "Seitenränder" - "Benutzerdefinierte Seitenränder" im Register "Seitenränder" vor:

Die richtigen Randeinstellungen in Word

Falls auf Ihren Briefbögen noch keine Absenderzeile im Adressfeld vorgedruckt ist, fügen Sie in deren erster Zeile zunächst Ihre eigene Postanschrift ein. An dieser Stelle sind kleine Schriftgrade üblich, z. B. 6 bis 8 Punkt.

Das eigentliche Adressfeld

Standard-Adressfeld mit AbsenderzeileDarunter sind beim Normbrief drei Leerzeilen vorgesehen, die für Postbeförderungsvermerke (wie z. B. "Einschreiben" oder "Nicht nachsenden") reserviert sind.

Selbst bei drei Leerzeilen haben Sie darunter noch sechs Zeilen Platz für die eigentliche Empfängeranschrift, meistens also ...

• Firma

• Ansprechpartner

• Abteilung

• Straße/Postfach

• Postleitzahl und Bestimmungsort sowie

• ggf. Bestimmungsland.

Absenderangaben und Begleitinformationen

Sofern Sie ohne gedruckte Geschäftspapiere arbeiten oder aus anderen Gründen oberhalb oder rechts vom Adressfeld Eingaben vornehmen müssen, ermöglichen Sie das auf unterschiedliche Weise:

• In Word nutzen Sie entweder die Kopfzeile (zu erreichen über das Ribbon "Einfügen" - "Kopfzeile" - "Kopfzeile bearbeiten" - oder direkt per Doppelklick in den Bereich der Kopfzeile im oberen Seitenrand), in der Sie zum Beispiel Ihre unveränderlichen Absenderangaben rechtsbündig oder zentriert hinterlegen ...

  Absenderangabe in der Kopfzeile

• ... oder Sie arbeiten mit einem Textfeld (zu erreichen über das Ribbon "Einfügen" - "Textfeld" - "Textfeld erstellen"). Diese Variante ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie mit einem rechtsbündigen Infoblock arbeiten, in dem Bezugs- und Datumsangaben aufgenommen werden.

  Infoblock: Absender- und Bezugsangaben in einem Textfeld

Das Einrichten von Textfeldern in Word ist gewöhnungsbedürftig. So müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass die Absatzverankerung aufgehoben wird (Rechtsklick auf die Textfeld-Umrandung und dann auf den Kontextmenü-Befehl "Textfeld formatieren": Im Register "Layout" - "Weitere" deaktivieren Sie die Option "Objekt mit Text verschieben", in Word 2010 lautet der Kontextbefehl: "Weitere Layoutoptionen", das Register "Position"). Anderenfalls verschiebt sich die Position des Textfeldes bei jeder Zeilenschaltung im Adressfeld.

Tipp: Sobald Sie Größe und Position eines Textfelds endgültig festgelegt haben, können Sie es über dieselbe Funktion fest an der gewünschten Position "verankern":

So fixieren Sie ein Word-Textfeld.

Außerdem sollten Sie die standardmäßig vorgenommene, aber meist entbehrliche Umrahmung ausschalten (Rechtsklick auf die Textfeld-Umrandung und dann auf den Kontextmenü-Befehl "Textfeld formatieren": Im Register "Farben und Linien" wählen Sie unter "Linie" - "Farbe" die Option "Keine Farbe", in Word 2010 wählen Sie im Kontextmenü "Form formatieren", "Linienfarbe", "Keine Linie").