Sie brauchen Personal? Dann brauchen Sie unsere Personalplaner für Excel. In diesem Ratgeber finden Sie wichtige Informationen, praktische Arbeitshilfen und schnelle Checklisten zur Personalplanung und Personalsuche: von der internen Bedarfsplanung über Stellenausschreibungen bis hin zur Bewerberauswahl. Drei Dateien mit insgesamt 16 Tabellen unterstützen Sie dabei.

Unternehmen benötigen immer wieder neue Mitarbeiter: Der Betrieb expandiert oder aufgrund gestiegener Anforderungen müssen neue Arbeitsplätze geschaffen werden, Arbeitsplätze sind unbesetzt oder bestehende Arbeitsplätze werden frei. Last but not least können sich auch die Anforderungen an die verschiedenen Arbeitsplätze verändern.

Obwohl die Arbeitslosenzahlen nach wie vor auf einem hohen Niveau sind, ist es in der Praxis gar nicht so einfach, den richtigen Mitarbeiter bzw. die richtige Mitarbeiterin zum richtigen Zeitpunkt, in der gewünschten Qualifikation mit den passenden Gehaltsvorstellungen zu finden. Hinzu kommt, dass die Personalsuche viel Fingerspitzengefühl erfordert: Fehlentscheidungen im Personalbereich sind unerfreulich, teuer und verursachen viel Unruhe im Unternehmen.

Schon aus diesem Grund sollte man bei der Personalauswahl äußerst pingelig vorgehen und größtmögliche Sorgfalt walten lassen. Alle mit der Einstellung von Personal verbundenen Tätigkeiten erfordern gewissenhaftes Vorgehen und sorgfältige Dokumentation. Deshalb sind speziell auf die Personalsuche abgestimmter Werkzeuge eine echte Erleichterung.

Die Musterdatei "Personalplaner"

Der Personalplaner steht in zwei Versionen zur Verfügung:

• Die "einfache" Version: Personalplaner.xls

  Diese Datei ist eine "abgespeckte" Version von Personalplaner_komplex.xls. Sie ist für kleinere Betriebe mit überschaubarem Personalbestand gedacht und enthält lediglich zwei Tabellen: Personalplan und Personalbedarf.

  In dieser einfachen Version fehlen die Tabellen zur Verwaltung von Gesamt-Anwesenheitszeiten, Kapazitätsbedarfen und Personalverschiebung. Hier müssen Sie deshalb alle Informationen manuell erfassen. Ansonsten gelten alle Informationen zu diesen Tabellen, die wir für diese Tabellen im Rahmen der Erklärungen zum Personalplaner_komplex.xls geben.

• Die "große" Variante: Personalplaner_komplex.xls

  Das ist die "große" Variante des Personalplaners und dazu gedacht, besonders mittlere und große Unternehmen bei der Erstellung eines Personalplans zu unterstützen. Unterstützung bietet er dafür bei zwei Aufgaben: beim Ermitteln des Personalbedarfs unter Berücksichtigung von Anwesenheitszeiten, Kapazitäten sowie Zu- und Abgängen von Personal und bei der Zusammenführung der Informationen zum Personalbedarf in einem Personalplan.

  Dazu stehen folgende Tabellen zur Verfügung:

  • Anwesenheit

  • Kapazitätsbedarf

  • Verschiebungen

  • Personalplan

  • Personalbedarf_1 bis Personalbedarf_3

Zum Konzept: Prozessorientierte Abfolge

Unsere Arbeitshilfen orientieren sich an den verschiedenen Phasen der Personaleinstellung:

1. Personalbedarf erkennen: Personalplanung

2. Aufgabenbereich eingrenzen: Erstellen einer Stellenbeschreibung

3. Erwartungen definieren: Ausarbeiten eines Anforderungsprofils

4. Aktive Suche: Stellenausschreibung (innerbetrieblich und extern)

5. Vorauswahl treffen: Bewerbungsanalyse der schriftlichen Bewerbung

6. Erster Kontakt: Vorstellungsgespräch

7. Abschließende Bewertung: Bewerberbeurteilung

8. Personal auswählen: Vertragsabschluss und Probezeit

Ausgangspunkt der Betrachtungen sind zunächst die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter. Diese werden in einem weiteren Schritt mit den notwendigen Kapazitäten des Unternehmens verglichen. Unter Beachtung bereits bekannter Zu- und Abgänge von Mitarbeitern ergeben sich daraus dann der Personalplan sowie der Personalbedarf.

Anwesenheit

Zunächst werden die Anwesenheitszeiten eines Mitarbeiters in der Tabelle Anwesenheit festgehalten und verwaltet.

Die Tabelle Anwesenheit berechnet die durchschnittliche Anwesenheitszeit einer Arbeitskraft.

In der fertigen Arbeitshilfe werden die Wochenend- und Feiertage des jeweiligen Bundeslandes automatisch von den Kalendertagen eines Jahres abgezogen.

Daraus ergibt sich die Anzahl der Arbeitstage, die die Mitarbeiter des Unternehmens durchschnittlich zur Verfügung stehen. Die Anzahl der Arbeitstage reduziert sich darüber hinaus um Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheitszeiten wie Kuren, Weiterbildung etc.

Tabelle Anwesenheit

Kapazitätsbedarf

Während die Tabelle Anwesenheit berechnet, in welchem Umfang Mitarbeiter zur Verfügung stehen, ermittelt die Tabelle Kapazitätsbedarf die notwendige Personalkapazität: Wie viel Arbeitszeit muss zur Verfügung stehen, damit das Unternehmen reibungslos arbeiten kann?

Die Tabelle Kapazitätsbedarf berücksichtigt neben Bearbeitungszeiten den Mehr-/ bzw. Minderbedarf an Mitarbeitern aufgrund der aktuellen Auftragslage. Auch Ausschusszeiten, Nebenarbeiten und sonstige unproduktive Zeiten werden bewertet. Aus diesen Daten ergibt sich letztendlich der Zeitumfang an Arbeitszeiten, der nötig ist, um den Arbeitsaufwand des Unternehmens bewältigen zu können.

Tabelle Kapazitätsbedarf

In einem nächsten Schritt müssen der Kapazitätsbedarf und die Anwesenheitszeiten miteinander verglichen werden. Ist der Kapazitätsbedarf höher als die voraussichtlichen Anwesenheitszeiten, besteht ein Mehrbedarf an Arbeitskräften. Das hat in der Regel Personaleinstellungen zur Folge.

Personalverschiebungen

Bevor der Personalbedarf endgültig ermittelt werden kann, müssen die künftigen Zu- und Abgänge an Personal untersucht werden. In der Tabelle Verschiebungen wird der Personalbedarf analysiert, der sich aus Zu- bzw. Abgängen von Mitarbeitern ergibt. Dabei werden u. a. anstehende Pensionierungen sowie Kündigungen berücksichtigt. Abgänge werden - wie der Name es bereits andeutet - in der Spalte Abgänge erfasst, Zugänge entsprechend in der Spalte Zugänge. Die Salden werden vom Tool automatisch ausgewiesen.

Saldo Personalbestand

Der Personalplan

Der Personalplan zeigt abteilungsweise folgende Informationen:

• Personalbestand Ist

• Mehr-/Minderbedarf aus Zu- und Abgängen

• Mehr-/Minderbedarf aus Kapazitätsbedarf

• Personalbedarf

Tabelle Anwesenheit

Der Personalbedarfsplan

Insgesamt stehen drei Tabellen zur detaillierten Personalplanung zur Verfügung. In den Tabellen Personalbedarfsplan_1 bis Personalbedarfsplan_3 werden die einzelnen Stellen, die zu besetzen sind, kurz festgehalten und beschrieben:

• Bezeichnung der zu besetzenden Stelle

• Begründung

• Beschäftigungsumfang

• Anzahl der Stellen

Damit ist der erste große Schritt getan. Fest steht, welche Stelle in welchem Umfang warum und mit welcher Anzahl zu besetzen ist. Jetzt muss noch geprüft werden, ob das Unternehmen den finanziellen Belastungen gewachsen ist. Ist das der Fall, kann die Personalsuche beginnen.

Personalbedarfsplan