Reichen dem Finanzamt Online-Kontoauszüge?

Wer seine Geldgeschäfte per Banksoftware oder direkt via Internet erledigt, erhält seine Kontoauszüge heutzutage meist in elektronischer Form. Bei manchen Banken sind Papierauszüge gar nicht mehr oder nur noch auf Anforderung und gegen Gebühr zu erhalten. Nur: Akzeptiert das Finanzamt die Online-Kontoauszüge auch? Und wenn ja: Müssen sie elektronisch signiert sein?

Umstritten: Die Beweiskraft eigenhändiger Ausdrucke von elektronischen Kontoauszügen

Wie so oft: Es kommt darauf an. In diesem Fall darauf, wer Empfänger des Kontoauszugs ist und welche Funktion das Dokument hat.

Fangen wir mit dem Kreis der Empfänger an: Solange es um Ihr Privatkonto geht, können Sie auf Original-Papierkontoauszüge der Bank guten Gewissens verzichten: Eigenhändig erstellte Ausdrucke unsignierter Online-Kontoauszüge werden vom Finanzamt sogar dann akzeptiert, wenn Sie damit Kleinbetrags-Spenden (von bis zu 100 Euro) nachweisen.

Geht es hingegen um ein Geschäftskonto, dann hängen die Formvorschriften von der Funktion ab, die der Kontoauszug erfüllt:

Dient der Kontoauszug als Rechnungsersatz (d. h. rechnet die Bank auf dem Auszug umsatzsteuerpflichtige (!) Leistungen ab, wie z. B. Depotverwaltung, Wertpapierkäufe oder -verkäufe), dann muss das Dokument sämtliche Merkmale einer ordentlichen Rechnung aufweisen. Sofern das nicht von vornherein ausdrücklich so vereinbart war, darf die Bank für die Papierversion keine zusätzlichen Gebühren in Rechnung stellen: Denn laut § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG ist die Bank verpflichtet, Unternehmern binnen sechs Monaten eine Rechnung auszustellen.

Bitte beachten Sie: 2011 hat der Gesetzgeber die obligatorische Signaturpflicht für elektronische Rechnungen abgeschafft. Sie können die Echtheit der Herkunft einer Rechnung, die Unversehrtheit des ursprünglichen Rechnungsinhalts und die dauerhafte Lesbarkeit seitdem auch auf anderen Wegen sicherstellen. Angesichts der meist überschaubaren Größenordnungen von Bankgebühren dürften sich die Zweifel der Prüfer an plausiblen Gebührennachweisen in Grenzen halten. Auf der sicheren Seite sind Sie aber weiterhin nur mit elektronisch signierten Rechnungen.

Andererseits: Nicht alle Leistungen von Banken und Sparkassen sind umsatzsteuerpflichtig. Bei umsatzsteuerfreien Produkten und Leistungen (z. B. reine Kontoführungsgebühren) müssen die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes nicht zwingend berücksichtigt werden. Soweit es "nur" um die Anerkennung von Betriebsausgaben im Rahmen der Gewinnermittlung geht, gelten bei umsatzsteuerfreien Rechnungen die einfachen Vorschriften des Einkommensteuergesetzes: Als Aufwands-Nachweis genügt in dem Fall der eigenhändige Ausdruck eines elektronischen Kontoauszugs.