Wer seine Geldgeschäfte per Banksoftware oder direkt via Internet erledigt, erhält seine Kontoauszüge heutzutage meist in elektronischer Form. Bei manchen Banken sind Papierauszüge gar nicht mehr oder nur noch auf Anforderung und gegen Gebühr zu erhalten. Aber akzeptiert das Finanzamt die Online-Kontoauszüge auch? Und wenn ja: Müssen sie elektronisch signiert sein?

Umstritten: Die Beweiskraft eigenhändiger Ausdrucke von elektronischen Kontoauszügen Wie so oft: Es kommt darauf an. In diesem Fall darauf, wer Empfänger des Kontoauszugs ist und welche Funktion das Dokument hat.

Fangen wir mit dem Kreis der Empfänger an: Solange es um Ihr Privatkonto geht, können Sie auf Original-Papierkontoauszüge der Bank guten Gewissens verzichten: Eigenhändig erstellte Ausdrucke unsignierter Online-Kontoauszüge werden vom Finanzamt sogar dann akzeptiert, wenn Sie damit Kleinbetrags-Spenden (von bis zu 100 Euro) nachweisen.

Geht es hingegen um ein Geschäftskonto, dann hängen die Formvorschriften von der Funktion ab, die der Kontoauszug erfüllt:

• Dient der Kontoauszug als Rechnungsersatz (d. h. rechnet die Bank auf dem Auszug umsatzsteuerpflichtige (!) Leistungen ab, wie z. B. Depotverwaltung, Wertpapierkäufe oder -verkäufe), dann muss das Dokument auf jeden Fall sämtliche Merkmale einer ordentlichen Rechnung aufweisen. Dazu gehört auch, dass es vom Aussteller entweder in Papierform oder in elektronisch signierter Form zur Verfügung gestellt wird. Sofern das nicht von vornherein ausdrücklich so vereinbart war, darf die Bank für die Papierversion keine zusätzlichen Gebühren in Rechnung stellen: Denn laut § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG ist die Bank verpflichtet, Unternehmern binnen sechs Monaten eine Rechnung auszustellen.

  Bitte beachten Sie: Nicht alle Leistungen von Banken und Sparkassen sind umsatzsteuerpflichtig. Bei umsatzsteuerfreien Produkten und Leistungen (z. B. normale Kontoführungsgebühren) müssen die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes nicht zwingend berücksichtigt werden. Soweit es "nur" um die Anerkennung von Betriebsausgaben im Rahmen der Gewinnermittlung geht, genügen bei umsatzsteuerfreien Rechnungen die einfachen Vorschriften des Einkommensteuergesetzes: Als Aufwands-Nachweis genügt in dem Fall auch der eigenhändige Ausdruck eines Online-Kontoauszugs.

• Handelt es sich bei dem Kontoauszug nicht um eine Rechnung, sondern "nur" um den allgemeinen Nachweis von Zahlungsvorgängen, dann gehen die Meinungen von Fachleuten in Bezug auf die Formerfordernisse auseinander: Viele Finanzverwaltungen, wie zuletzt das Bayerische Landesamt für Steuern, sind der Auffassung, dass die weitreichenden "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) erfüllt sein müssen: Das bedeutet, dass Online-Kontoauszüge elektronisch signiert sein und revisionssicher archiviert werden müssen. Dagegen sehen andere Experten die allgemeinen Aufbewahrungsvorschriften des § 147 der Abgabenordnung bereits dann als erfüllt an, wenn Online-Kontoauszüge vom Adressaten eigenhändig zu Papier gebracht worden sind.

Wer dieser Tage bei seinem Finanzamt anruft, erhält - wie so oft bei technisch etwas anspruchsvolleren Themen - ganz unterschiedliche Auskünfte. Selbstständige und Unternehmer, die bei späteren Betriebsprüfungen keine bösen Überraschungen erleben wollen, sollten unabhängig davon lieber auf Originalausdrucken der Bank oder zumindest elektronisch signierten Kontoauszügen bestehen.