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Serienbriefe mit MS Word

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Stand: 18. März 2008

Seriendruck: Nur für Rundbriefe viel zu schick

Wer sagt eigentlich, dass das Dokument-Mischen nur für Serienbriefe gut ist? In diesem Kapitel zeigen wir, wie Sie Datenbankreports, Listen und Etiketten mit Hilfe von Word-Seriendokumenten erstellen.

Wenn Sie das Serienbrief-Prinzip erst einmal durchschaut und ein wenig damit experimentiert haben, werden Sie schnell Vergnügen an den wie von Geisterhand entstehenden Mix-Dokumenten bekommen. Und die lassen sich zu viel mehr Zwecken einsetzen als bloß für personalisierte Rundschreiben.

Denken Sie dabei nicht nur an den von Word vorgesehenen Etiketten- oder Umschlagsdruck: Dabei handelt es sich aus Sicht der meisten Anwender um Relikte aus der PC-Steinzeit, die längst durch Kuvert-Sichtfenster und das Hinzumischen des Adressfeldes im Serienbrief-Dokument überflüssig geworden sind.

Etiketten-Verwendung

Nützlich können die auf zig Hersteller-Produkte fertig zugeschnittenen, passgenauen Etiketten allerdings dann sein, wenn Sie über den personenbezogenen Postversand hinaus denken:

Etiketten-Auswahl

So lassen sich per Etikettendruck beispielsweise im Handumdrehen aus beliebigen Datenbeständen Inventar-Labels oder auch Sticker für ansteckbare Tagungs-Namensschilder erzeugen. Vordrucke in vielen Formen und Farben erhalten Sie im Bürozubehör-Handel.

Verzeichnisse: Listendruck leicht gemacht

Dokumenttyp VerzeichnisAlles andere als anachronistisch ist die Nutzung des Dokumenttyps "Verzeichnis". Viel schneller und komfortabler als mit den Report-Funktionen vieler Datenbanken oder Tabellen-Kalkulationsprogramme bringen Sie mit deren Hilfe formatierte und frei gestaltete Listen aller Art zu Papier.

Das Beste: Sie müssen nichts neues lernen: Denn die Listenerstellung unterscheidet sich praktisch überhaupt nicht von der Serienbriefproduktion. In einem Verzeichnis-Dokument fehlt schlicht der Seitenumbruch nach den einzelnen Datensätzen. Im Schritt 1 des Seriendruck-Assistenten (oder nachträglich über den Button 1 der Seriendruck-Symbolleiste) wählen Sie den Dokumenttyp "Verzeichnis"

Am Beispiel eines kleinen Auszugs aus einer Datenbank mit Informationen über akademie.de-Beiträge wollen wir Ihnen zeigen, wie eine solche Liste zustande kommt. Ausgangspunkt ist folgende Tabelle mit 4 Feldern, denen Informationen

  • zur Überschrift,

  • zum Erscheinungsdatum,

  • einem Kurztext und

  • der Internet-Adresse

zu entnehmen sind:

Bild vergrößernExcel-Tabelle mit Beitrags-Metadaten

Auf Grundlage einer solchen Excel-Tabelle sowie eines leeren Haupt-Dokuments haben Sie im Handumdrehen eine Liste "zusammengeklickt" und formatiert...

Bild vergrößernFeldbezeichnungen in der Beitragsliste

...die in Verbindung mit einer Überschrift in der Kopfzeile eine ansehnliche Aufstellung ergeben:

Bild vergrößernFertige Beitragsliste

Andere Dateiformate

Der Einfachheit halber haben wir die bisherigen Beispiele und Aufgaben auf Grundlage der weit verbreiteten Kombination

  • Word-Datei als Hauptdokument und

  • Excel-Tabelle als Datenquelle

erstellt. Erfreulicherweise ist der Word-Seriendruck jedoch extrem tolerant in Sachen Formate:

Neben proprietären Microsoft-Formaten wie Excel, Access, Works und den im nächsten Kapitel ausführlicher vorgestellten Outlook-Beständen akzeptiert Word

  • Lotus 1-2-3-Tabellen,

  • Paradox-Dateien,

  • dBase-Bestände,

  • tabellarische Webseiten,

  • ODBC-Datenbankverbindungen und andere Datenbankabfragen, aber auch

  • reine Textdateien mit unterschiedlichen Feldtrennern (wie Kommata oder Tabulatoren).

Sollten beim Zugriff auf Ihre Datenbestände Probleme auftauchen, können Sie aber auch den Umweg über Excel-Tabellen wählen: Die meisten Datenbank-Verwaltungsprogramme und Tabellenkalkulationen verfügen standardmäßig über eine Excel-Exportfunktion. Mit diesem Format sind Sie im Zweifel auf der sicheren Seite.

Die besonders häufige Word-/Outlook-Connection soll im nächsten Kapitel Schritt für Schritt erläutert werden.

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Über den Autor:

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Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politologe. Seit zwanzig Jahren arbeitet er als freiberuflicher Journalist, Autor und Berater im eigenen Redaktionsbüro. Print- und Onl ...

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