Spesen richtig abrechnen

So stellen Sie Ihren Kunden "Nebenleistungen" korrekt in Rechnung.

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Stand: 30. September 2013 (aktualisiert)

Viele Selbstständige tun sich mit Spesenabrechnungen schwer: Welche Kosten dürfen in Rechnung gestellt werden? Sind Spesen umsatzsteuerpflichtig - und wenn ja: Welcher Steuersatz fällt an? Müssen Originalbelege eingereicht werden? Wir stellen die wichtigsten Abrechnungsalternativen vor und leisten Entscheidungshilfe.

Die gute Nachricht gleich vorweg: Da in Deutschland Vertragsfreiheit herrscht, haben Sie bei Ihren Spesenabrechnungen gegenüber Ihren Kunden grundsätzlich freie Hand. Sie dürfen sämtliche Kosten in Rechnung stellen - vorausgesetzt natürlich, Ihr Kunde spielt mit. Eine Deckelung bestimmter Ausgaben - wie zum Beispiel bei den Verpflegungsaufwendungen im Rahmen von Reisekostenabrechnungen gegenüber dem Finanzamt - gibt es bei der Abrechnung von Vertrags-Nebenleistungen nicht. Welche Kostenarten Sie in Rechnung stellen dürfen und in welcher Höhe, ist also nur von den Branchengepflogenheiten und/oder Ihrem Verhandlungsgeschick abhängig.

Auch das Verfahren der Spesenabrechnung können Sie mit Ihrem Kunden aushandeln. Grundsätzlich haben Sie die Wahl zwischen zwei verschiedenen Abrechnungsmöglichkeiten:

Variante 1: Umsatzsteuerpflichtige Nebenleistung

Rechtlich spricht nichts dagegen, Reisekosten und andere Nebenleistungen wie alle anderen Lieferungen und Leistungen in Rechnung zu stellen. Sofern Sie umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Sie die Nebenleistungen der Umsatzsteuer unterwerfen. Wenn Sie das Budget Ihres Kunden schonen wollen, rechnen Sie zuvor die Vorsteuer heraus und stellen nur die Nettobeträge Ihrer Spesen zuzüglich Umsatzsteuer in Rechnung.

Kleines Zusatzeinkommen

Sofern Ihr Kunde nichts dagegen hat, dürfen Sie auch den Bruttobetrag Ihrer Spesen ansetzen und darauf zusätzlich die Umsatzsteuer berechnen. Da Sie den von Ihnen gezahlten Vorsteueranteil in jedem Fall bei Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen dürfen, erzielen Sie in dem Fall sogar einen kleinen Extraprofit.

Welchen Umsatzsteuersatz Sie auf Ihre Spesen aufschlagen, hängt keinesfalls von der Kostenart oder der tatsächlich gezahlten Vorsteuer ab: Der Steuersatz in der Rechnung an den Auftraggeber richtet sich vielmehr nach dem Charakter der Hauptleistung:

  • Angenommen, ein Trainer oder Coach reist aus Anlass eines zweitägigen Seminars zu seinem Kunden und stellt zusätzlich zu seinem Tagessatz von 2 x 800 Euro insgesamt 400 Euro Fahrt- und Übernachtungskosten in Rechnung: Dann ergibt sich ein Gesamt-Rechnungsbetrag von 2.000 Euro, auf den insgesamt 19 % Umsatzsteuer (= 380 Euro) aufgeschlagen werden.

  • Schreibt hingegen ein Journalist eine längere Beitragsstrecke für das Kundenmagazin desselben Unternehmens und rechnet neben seinem Texthonorar von 1.600 Euro insgesamt 400 Euro Reisespesen ab, dann sind auf den Gesamtbetrag von 2.000 Euro nur 7 % Umsatzsteuer fällig (= 140 Euro).

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