Kundendaten mit Excel verwalten und auswerten

Das Tool akademie_CRM.xls unterstützt Sie bei der Pflege und Auswertung Ihrer Kundendaten. Das geht über das Sammeln von Geschäftskontakten hinaus: Sie können damit auch Protokolle erstellen und ganz gezielt Kunden nach beliebigen, von Ihnen frei definierbaren Kriterien herausfiltern. Sie müssen dafür nicht mehr tun, als die Kundendaten anzulegen und zu verwalten.

Mit Hilfe unserer Musterlösung sammeln und verwalten Sie also Ihre Kundendaten. Darüber hinaus werden die Geschäftskontakte zu den Kunden erfasst und protokolliert. Dank der Excel-Funktionen stehen Ihnen vielfältige Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Nutzen können Sie diese Datei ab der Version Excel 2000 - frühere Versionen unterstützen die Funktion "Gültigkeit" nicht.

Beim Öffnen der Datei erhalten Sie, abhängig von ihren individuellen Sicherheitseinstellungen, möglicherweise eine Sicherheitswarnung. Um die Kundendatenverwaltung vollständig nutzen zu können, müssen Sie die Makros erlauben.

Bei Anwendern der Versionen Excel 2007 / Excel 2010 führt der Weg über das so genannte Sicherheitscenter:

Die Makrowarnung sieht bei Excel 2007/2010 so aus - ein Klick auf "Optionen" und dann auf "Diesen Inhalt aktivieren" sorgt dafür, dass die CRM-Lösung funktioniert.

• Wählen Sie Datei / Optionen / Sicherheitscenter. Klicken Sie im folgenden Fenster auf die Schaltfläche Einstellungen für das Sicherheitscenter.

• Im nächsten Dialog aktivieren Sie im Bereich Einstellungen für Makros die Option Alle Makros aktivieren (nicht empfohlen, weil potenziell gefährlicher Code ausgeführt werden kann). Bestätigen Sie die Einstellung durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.

Als Anwender der Versionen Excel 2003 und älter müssen Sie auf den Button "Makros aktivieren" klicken."

Makro-Warnung

Der Erfassungsbogen für die Eingabe der Kundendaten.

Das Tool arbeitet mit folgenden Tabellenarbeitsblättern:

• Erfassungsformular: Diese Tabelle ist der Dreh- und Angelpunkt der Musterlösung. Das Erfassungsformular erscheint automatisch nach Aufruf des Tools auf dem Bildschirm. Dort werden die Geschäftskontakte erfasst. Das Formular eignet sich besonders, um eingehende Anrufe zu protokollieren. Per Mausklick werden die Daten makrogesteuert in ein Journal übertragen und dort gesammelt.

• Journal: Im Journal werden alle Geschäftskontakte gesammelt.

  Diese Tabelle ist in der Arbeitsmappe aus Sicherheitsgründen verborgen, damit dort nicht versehentlich Daten gelöscht werden können.

• Kundendatenbank: Hier werden alle Kundenstammdaten gesammelt.

• Auswertungstabelle Journal: Damit Sie individuelle Datenauswertungen nicht in der Tabelle Journal durchführen müssen, arbeiten Sie aus Sicherheitsgründen mit dem Register Auswertungstabelle Journal.

• Auswertungstabelle Kunden: Damit Sie Datenauswertungen nicht in der Kundendatenbank selbst durchführen müssen. arbeiten Sie aus Sicherheitsgründen mit dieser Tabelle.

In einer Kundendatenbank werden wichtige Informationen zum Kunden gespeichert. Das sind neben Name und Anschrift auch Umsatzdaten oder Hinweise zur Zahlungsmoral des Kunden.

Die Tabelle Kundendatenbank der Musterlösung verwaltet folgende Informationen:

• Kontaktnummer

• Name des Kunden

• Straße

• PLZ

• Ort

• Tel.

• Fax

• eMail

• Kontaktkategorie

• Umsatz

• Zahlungsmoral

• Reklamationsverhalten

• Kunde seit

Sind diese Informationen einmal vorhanden, haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, ruckzuck alle Kunden herauszufiltern, die durch ständige Reklamationen oder schlechte Zahlungsmoral auffallen.

Im Journal werden folgende Daten des Kundenkontakts verwaltet:

• Zeitpunkt des Kontakts

• Kontaktperson im eigenen Unternehmen

• Kontakt-Nr.

• Name des Kontakts

• Grund des Anrufs (Bestellung, Anfrage, Angebot, Reklamation, Rechnungsstellung, Beschwerde, Sonstiges)

• Details

• Bedeutung (sehr wichtig, wichtig, bedeutend, unbedeutend, völlig unwichtig)

• Zuständigkeit

• Status (in Bearbeitung, erledigt, unerledigt, auf Termin gelegt, Vorgesetzten informiert, Rückruf Firma, Rückruf Kunde)

Das Journal ist, wie oben erwähnt, in der Arbeitsmappe standardmäßig verborgen. Die Auswertung der Daten nehmen Sie über das Tabellenblatt Auswertungstabelle_Journal vor.