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Aufbewahrungsfristen im Überblick: Was kann entsorgt werden, was müssen Sie aufbewahren?

Auf einen Blick: Welche geschäftlichen und privaten Unterlagen Sie 2017 in den Papierkorb werfen können

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Stand: 18. Januar 2017 (aktualisiert)

Im Büro türmen sich kisten- und ordnerweise alte Rechnungen, Bestellungen, Angebote und Auftragsbestätigungen? Dann schaffen Sie Ordnung – werfen Sie im Jahr 2017 alles weg, was Sie laut Gesetz nicht unbedingt aufbewahren müssen.

Aufbewahrungsfristen: Was Sie aufbewahren müssen und welche Dokumente Sie wegwerfen könnenSie müssen nicht alles für immer aufbewahren - manche Dokumente können Sie getrost wegwerfen.

Geschäftsunterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Fristen von a) sechs Jahren und b) zehn Jahren. Wir geben Ihnen eine Auflistung der wichtigsten Aufbewahrungsfristen.

Bitte beachten Sie: Die Aufbewahrungsfristen beginnen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen. Vielmehr startet der Fristlauf erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Bevor Sie Unterlagen in den Reißwolf geben, klären Sie daher zunächst den Zeitpunkt der letzten Eintragung. Addieren Sie dann die Aufbewahrungsfrist – beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr.

Beispiel: Jahresabschluss

Da Sie den Jahresabschluss für das Jahr 2006 frühestens im Jahr 2007 fertiggestellt haben, läuft die Aufbewahrungsfrist auch erst seit dem 1. Januar 2008. Entsorgen dürfen Sie die Abschlussunterlagen des Geschäftsjahres 2006 daher nicht bereits im Jahr 2017, sondern normalerweise erst Anfang 2018! Falls Sie das Jahr 2006 erst im Jahr 2008 oder noch später abgeschlossen haben, verlängern sich die Aufbewahrungsfristen noch weiter.

Eine ausführlichere Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften finden Sie im Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".

Bitte beachten Sie: Die Kalenderjahre abschlussrelevanter Unterlagen sind in der folgenden Tabelle in Klammern gesetzt. Um bei einer späteren Betriebsprüfung böse Überraschungen zu vermeiden, besprechen Sie größere Aktenvernichtungen am besten mit Ihrem Steuerberater – oder fragen Sie direkt beim Finanzamt nach.

Eine Liste der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente

Art der Unterlagen

In 2017 frühestens zu
entsorgende Unterlagen ...

Abhängigkeitserklärungen

2006

Abkürzungsverzeichnis (erklärend)

2006

Abrechnungsunterlagen

2006

Abschlagszahlungen

2006

Abschlussbuchungsbelege

(2006)

Abschlusskonten

(2006)

Abschlussrechnungen

2006

Abschreibungsunterlagen

2006

Abtretungserklärungen

2010

Abwertungsbelege

2006

Akkordunterlagen

2006

Akkreditive

2010

Aktenvermerke

2010

An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse

2010

Änderungsnachweise der EDV-Buchführung

2006

Angebote (erhaltene und Kopien versandter)

2010

Angestelltenversicherung (Belege)

2006

Anhang (zum Jahresabschluss)

(2006)

Anlageninventare

(2006)

Anlagenkartei

2006

Anlagenunterhaltungskosten

2006

Anlagenverzeichnis

(2006)

Anlagevermögensbücher und -karteien

2006

Anleihebücher

2006

Anleihen

2010

Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen

2010

Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich)

2010

Anzahlungsunterlagen

2010

Arbeitgeberzuschusskarten

2010

Arbeitnehmersparzulage (Verträge)

2010

Arbeitsanweisungen

2006

Auftragsbestätigungen

2010

Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter)

2010

Auftragsbücher

2010

Auftragskostenbelege

2006

Auftragszettel

2006

Aufzeichnungen

2006

Ausfuhrunterlagen

2010

Ausgangsrechnungen

2006

Ausschusslisten als Buchungsbelege

2006

Außendienstabrechnungen

2006

Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Außenhandelsunterlagen

2010

Auszahlungsbelege

2006

B

Bahnabrechnungen

2006

Bahnfrachtbriefe

2010

Bankbelege

2006

Bankbürgschaften

2010

Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen

2006

Bauakten

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Bauantragskostennachweise

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Baubeschreibungen

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Baubücher

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Baugenehmigungen

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Beförderungspapiere

2010

Beherrschungsverträge

2006

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger

(2006)

Belege

2006

Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)

2006

Bestandsberichtigungen

2006

Bestandsermittlungen

2006

Bestandsverzeichnisse

2006

Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter)

2010

Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen

2006

Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Betriebskostenrechnungen

2006

Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege)

2006

Betriebsprüfungsberichte

2010

Betriebsunfallunterlagen

2010

Bewertungsunterlagen

(2006)

Bewirtungsunterlagen

2006

Bilanzbücher

(2006)

Bilanzen (Jahresbilanzen)

(2006)

Bilanzkonten

(2006)

Bilanzprotokolle für die EDV

(2006)

Bilanzunterlagen

(2006)

Bons

2006

Börsenaufträge

2010

Bruttoerlösnachweise

2010

Bruttolohnlisten

2010

Bruttolohnsammelkarten

2010

Bruttolohnstreifen

2010

Buchführungsprogramme

2006

Buchführungsunterlagen

2006

Buchungsanweisungen

2006

Buchungsbelege

2006

Buchungsprotokolle für die EDV

2006

Buchungsunterlagen

2006

Bürgschaftsunterlagen

2010

C

Carnet-Zolldokumente

2010

Clearingauszüge

2010

Clearing-Belege

2006

Code-Pläne für Verständnis der Buchführung

2006

Computerausdrucke mit Buchungsdaten

(2006)

COM-Verfahrensbeschreibungen

2006

D

Darlehenskonto

2006

Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)

2010

Datensicherungen

(2006)

Dauerauftragsunterlagen

2010

Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf)

2006

Dauervorschüsse

2006

Debitorenkonten

(2006)

Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen)

(2006)

Deklarationen (Versandunterlagen)

2010

Depotauszüge (soweit nicht Inventare)

2006

Depotbestätigungen

2006

Depotbücher

2006

Deputatunterlagen

2010

Devisenunterlagen

2010

Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV

2006

Dubiosenbücher

(2006)

E

Edelmetallbestände

2006

Edelmetallumsätze

2006

EDV-Journal

(2006)

Effektenbuch

2006

Effektenkassenquittungen

2006

Eichaufnahmen

2010

Einfuhrunterlagen

2010

Eingangsrechnungen

2006

Eingangsüberweisungsträger

2010

Eingliederungsverträge

2006

Einheitswertunterlagen

2010

Einkaufsbücher

2006

Einnahmenüberschussrechnung

(2006)

Einzahlungsbelege

2006

Energieverbrauchsunterlagen

2010

Erlösjournale

2006

Eröffnungsbilanzen

2006

Ersatzkassenunterlagen

2010

Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Exportunterlagen

2010

Expressauslieferungsbücher

2006

F

Fahrtenbücher

2006

Fahrtkostenerstattungen

2006

Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer
(soweit keine Buchungsbelege)

2010

Fakturierjournale

2006

Fehlerjournale als Buchungsbelege

2006

Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung

(2006)

Fernschreiben (Handelsbriefe)

2010

Feuerversicherungsunterlagen

2010

Finanzberichte

(2010)

Frachtbriefe

2010

Frachtunterlagen

2010

Freistemplerabrechnungen

2006

Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe)

2006

Fürsorgeunterlagen

2010

G

Gebrauchsmusterunterlagen

2010

Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg)

2006

Gehaltskonten

2010

Gehaltslisten

2006

Gehaltsquittungen

2006

Gehaltsvorschusskonten

2006

Geschäftsberichte

(2006)

Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften)

2010

Geschenknachweise

2010

Gesellschaftsverträge

2006

Gewährleistungsverpflichtungen

2010

Gewerbesteuerunterlagen

2010

Gewinn- und Verlustrechnung

(2006)

Gewinnabführungsverträge

2006

Gewinnfeststellungen

2010

Grundbuchauszüge

2006

Grundlohnlisten

2006

Grundstücksunterlagen

2010

Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)

2006

Gutschriftanzeigen

2006

H

Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen

(2006)

Handelsbilanz

(2006)

Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften)

2010

Handelsbücher

(2006)

Handelsregisterauszüge

2010

Hauptabschlussübersicht

(2006)

Hauptbücher und -karteien

(2006)

Hauptbuchkonten

(2006)

Hinterlegungsscheine

2010

Hypothekenpfandbriefe

2010

I

Importrechnungen

2006

Importunterlagen

2010

Inkassobücher

2006

Inventare

(2006)

Inventare als Bilanzunterlagen

(2006)

Inventurunterlagen

(2006)

Investitionsabrechnungen

2010

Investitionszulagenunterlagen

2010

J

Jahresabschlüsse

(2006)

Jahresabschlusserläuterungen

(2006)

Jahresabschlusslisten

(2006)

Jahreskontoblätter

(2006)

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent

(2006)

Jubilarfeierunterlagen

2006

Jubiläumsunterlagen

2006

K

Kalkulationsunterlagen

2010

Kantinenunterlagen

2006

Kapitalerhöhungsunterlagen

2010

Kapitalverkehrsteuerunterlagen

2010

Kassenberichte

2006

Kassenbücher u. -blätter

2006

Kassenstreifen

2010

Kassenzettel (Buchungsunterlage)

2006

Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Kaufverträge

2010

Kilometergeldabrechnungen

2006

Kommissionslisten

2010

Konnossemente

2010

Konsignationsunterlagen

2010

Kontenpläne/Kontenplanänderungen

2006

Kontenregister

2006

Kontoauszüge

2006

Kontokorrentbücher

2006

Kostenartenpläne

2006

Kostenstellenpläne

2010

Kostenträgerrechnung

2010

Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage)

2006

Kostenvoranschläge

2010

Kreditorenkonten

2006

Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)

2010

Kurssicherungsunterlagen

2006

Kurzarbeitergeldanträge

2010

Kurzarbeitergeldlisten

2010

L

Ladescheine

2006

Lageberichte

(2006)

Lagerbuchführungen

2006

Lagerprotokolle

2010

Leasingunterlagen

2010

Leergutabrechnungen

2010

Lieferscheine

2006

Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften)

2006

Lizenzunterlagen

2006

Lohnbelege

2006

Lohnkonto (siehe Anmerkungen)

2010

Lohnlisten

2006

Lohnsteuerunterlagen

2006

Lohnunterlagen

2010

Lohnvorschusskonten

2006

Luftfrachtbriefe

2010

M

Magnetbänder (mit Buchfunktion)

2006

Mahnbescheide

2010

Mahnungen

2010

Maklerschlussnoten

2010

Materialabrechnungen

2006

Materialbeanstandungen

2010

Materialentnahmescheine

2010

Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)

2010

Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung

2006

Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen

2010

Mikrofilmverfahrensbeschreibungen

2006

Montageversicherungsakten

2006

Mutterschaftsgeldunterlagen

2006

N

Nachkalkulationen

2006

Nachnahmebelege

2006

Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Nebenbücher

(2006)

Nettolohnlisten

2006

Nutzflächenermittlung

2006

O

Obligationen

2010

Offene-Posten-Listen

2006

Orderpapiere

2010

Organisationsunterlagen der Buchführung

2006

Organschaftsabrechnungen

2006

Organschaftsverträge

2006

P

Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)

2010

Patentunterlagen

2010

Pensionsrückstellungsunterlagen

(2006)

Pensionszahlungen

2006

Pfandleihbücher

2006

Pfändungsunterlagen

2006

Portokassenbücher

2006

Postaufträge

2010

Postbankauszüge

2006

Postbankbelege

2006

Postscheckbelege

2006

Preislisten

2010

Preisvereinbarungen

2010

Privatentnahmebelege

2006

Programmbeschreibung für EDV

2006

Proteste (Scheck, Wechsel)

2010

Protokolle (Buchungsbelege)

(2006)

Protokolle (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Provisionsabrechnungen

2006

Prozessakten

(2006)

Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers)

(2006)

Q

Qualitätsberichte

2010

Quittungen

2006

R

Rechnungen

2006

Rechnungsabgrenzungsermittlung

2006

Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer / für Unternehmer

2006

Rentenversicherungsnachweise

2010

Repräsentationsaufwendungen

2006

Repräsentationskosten

2006

Rückstellungsunterlagen

(2006)

Rückwareneingangsjournale

2010

S

Sachanlagevermögenskarteien

2006

Sachkonten

2006

Saldenbestätigungen

2006

Saldenbilanzen

(2006)

Schadensmeldungen und -unterlagen

2010

Scheck- und Wechselunterlagen

2010

Scheckbestandsaufnahmen

2006

Schecks

2010

Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte)

2010

Schriftwechsel

2010

Schuldtitel

2006

Sicherungsübereignungen

2010

Skontounterlagen

2006

Sondergutschriften

2006

Sozialpläne

2010

Sozialversicherungsbeitragskonten

(2010)

Sparprämienanträge

2010

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung

2006

Spendenbescheinigungen

2006

Steuerbescheide und -erklärungen

(2006)

Steuerrückstellungsberechnungen

(2006)

Steuerunterlagen

(2010)

Stornobelege

2006

Stundenlohnzettel als Buchungsbelege

2006

T

Teilzahlungsbelege

2010

Telefonkostennachweise

2006

Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Testate als Bilanzteil

2006

Transportschadenunterlagen

2010

Transportversicherungsanmeldungen

2010

Trennungsgeldermittlungen

2006

U

Überstundenlisten

2010

Überweisungsbelege

2006

Umbuchungsbelege

(2006)

Umsatzsteuervergütungen

(2006)

Umsatzsteuervoranmeldungen

(2006)

Umwandlungsbilanzen

(2006)

Umwandlungsunterlagen

2010

Unfallversicherungsunterlagen

2010

Unternehmerlohnverrechnungen

2010

Urlaubslisten für Rückstellungen

2006

V

Valuta-Belege

2006

Verbindlichkeiten

2006

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

(2006)

Verfrachtungsaufträge

2010

Verkaufsbücher, -journale

2006

Vermögensteuerunterlagen

2010

Vermögensverzeichnis

2006

Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen)

2010

Verpfändungsunterlagen

2006

Verrechnungskonten

(2006)

Verrechnungspreisunterlagen

2006

Versand- und Frachtunterlagen

2010

Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege

2006

Versicherungspolicen

2010

Versteigerungsunterlagen

2010

Verträge

2010

Vertreterunterlagen

2010

Verwahrungsbücher für Wertpapiere

2006

Viehregister

2006

Vollmachten (Urkunden)

2010

Vollständigkeitserklärungen

(2006)

Vorauszahlungsbelege

2006

Vorschusskonten

2006

Vorschusslisten als Buchungsbelege

2006

W

Währungsforderungen

2006

Warenabgabescheine

2010

Warenbestandsaufnahmen

2006

Wareneingangs- und -ausgangsbücher

2006

Warenverkehrsbescheinigungen

2010

Wechsel

2010

Wechsel als Buchungsbeleg

2006

Wechselbuch

2006

Wechselobligation

2006

Weihnachtsgratifikation

2006

Werbegeschenknachweise

2006

Werbekosten, Belege über

2006

Werksrentenanträge

2010

Werkstattabrechnungen

2006

Werkzeugkosten, Belege über

2006

Werkzeugregister als Inventar

2006

Wertberichtigungen

2006

Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen

2006

Wertpapierkurse als Buchungsbelege

(2006)

Wildhandelsbücher

2006

Wohnungsbauunterlagen

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Z

Zahlungsanweisungen/-belege

2006

Zahlungsträger

2006

Zeichnungsvollmachten

2010

Zessionen

2010

Zinsabrechnungen

2006

Zinsberechnungen als Buchungsbeleg

2006

Zinsberechnungsunterlagen

2010

Zinsstaffeln

2010

Zollbelege

2010

Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer

2006

Zugangsbelege

2006

Zuschüsse des Arbeitgebers

2006

Zustellungsquittungen

2010

Zwischenbilanz
(bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres)

2006

Spezielle Aufbewahrungsfristen

Lohn- und Gehaltskonten

10 Jahre nach zuletzt eingetragener Lohnzahlung

Lohnsteueranmeldung

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Lohnsteuerkarte

Bis Ende des Kalenderjahres oder bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Abrechnung von Aushilfen

10 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Beitragsnachweise der Krankenkassen

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

An-, Ab- und Ummeldung zur Krankenkasse

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung

10 Jahre

Belege über Zahlung von Arbeitslohn

10 Jahre

Personalakte

Arbeitspapiere sind bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren.

Herausgabepflicht nach Beendigung für:
- Lohnsteuerkarte,
- Zeugnis,
- Urlaubsbescheinigung,
- Meldung an den Sozialversicherungsträger.

Keine Herausgabepflicht für:
- Lebenslauf
- Bewerbung

Keine Aufbewahrungspflicht der rein arbeitsvertraglichen Unterlagen,
aber Aufbewahrung ist zweckmäßig für die Dauer der Verjährungsfristen

Überstundenaufzeichnung

Mindestens zwei Jahre

Bewirtungsbelege

10 Jahre

Arbeitszeitverzeichnis

Bäckereien: 1 Jahr
Eisen- und Stahlindustrie: 2 Jahre
Papierindustrie. 2 Jahre

Heimarbeit

Entgeltbelege: 3 Jahre
Personallisten: Ablauf des Kalenderjahres der Erstellung

Beschäftigung von Jugendlichen

- Ärztliche Bescheinigung: bis zum 18. Geburtstag oder dem Ende der Beschäftigung
- Personenbezogen Unterlagen: 2 Jahre nach letzter Eintragung

Eine Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften unabhängig vom aktuellen Datum bietet der Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".

In welchen Fällen Dokumente länger aufbewahrt werden sollten

In manchen Fällen ist es sinnvoll, Aufbewahrungsfristen zu verlängern. Es kann nämlich durchaus passieren, dass die Festsetzungsfrist eines vorläufigen, noch nicht endgültigen Steuerbescheids die Aufbewahrungsfrist für Dokumente übersteigt.

Die Festsetzungsfrist beträgt normalerweise vier Jahre. Der Fristlauf startet am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde. Die Festsetzungsfrist verlängert sich

  • auf fünf Jahre, wenn das Finanzamt eine "leichtfertige Steuerverkürzung" feststellt (eine Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO),

  • auf zehn Jahre, wenn das Finanzamt eine Steuerhinterziehung feststellt (eine Straftat nach § 370 AO).

Im Extremfall müssen Sie Unterlagen aus Jahren mit vorläufigen Steuerbescheiden also 14 (!) Jahre lang aufbewahren. Ein vorläufiger Bescheid für eine Steuererklärung aus dem Jahr 2006 kann unter Umständen erst im Jahr 2020 Endgültigkeit erlangen. Wenn Sie nun dazugehörige Unterlagen fristgerecht nach zehn Jahren zum 1. Januar 2017 vernichten, fehlen Ihnen diese Beweise, falls das Finanzamt im Nachhinein noch etwas ändert.

Unterlagen sollten in bestimmten Fällen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus bis zum Abschluss eines Verfahrens aufbewahrt werden:

  • bei einer bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,

  • bei einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung, gegen die Sie jedoch Einspruch einlegen möchten,

  • bei Ermittlungen gegen Sie unter strafrechtlichen Aspekten (Steuerstrafdelikte),

  • bei eigenen Steueranträgen.

Welche Unterlagen Sie nicht aufbewahren müssen

  • Angebotsschreiben, die ergebnislos (auftragslos) blieben,

  • Anwesenheitslisten (die nicht zur Lohnbuchhaltung gehören),

  • Monats-, Quartals- und Halbjahresbilanzen sowie interne Kosten-, Kontroll- und Verrechnungsbelege,

  • rein statistische Berichte und Unterlagen wie Finanzpläne, Einnahmevorschauen, Umsatzerwartungsberichte etc.,

  • steuerlich nicht relevante Kalkulationen und Kassenkontrollstreifen (falls Sie unsicher sind, sollten Sie sich hier ggf. mit Ihrem Steuerberater abstimmen),

  • Preis- und Angebotslisten.

Vorgaben zum Nachlesen

Wann dürfen Sie private Unterlagen entsorgen?

  • Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen sollten Sie so lange aufheben, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt (!) ist.

  • Bankunterlagen, Kontoauszüge: Verträge über Sparguthaben, Kredite u. Ä. sollten in jedem Fall die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden.
    Bankbelege (Scheckeinreichungen, Überweisungen, Kontoauszüge etc.) dienen als Zahlungsnachweise. Gesetzliche Regelung seit 2002: Belege für regelmäßige Zahlungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (Miete, Unterhalt etc.), können noch vier Jahre später als Beweis herangezogen werden.
    Einmalige Zahlungen dagegen müssen Sie nur zwei Jahre dokumentieren.

  • Steuerunterlagen: Zwar müssen Steuerbescheide nicht aufbewahrt werden, allerdings benötigt man diese oft bei Anträgen auf staatliche Hilfen, auch rückwirkend (Kitakosten, Elterngeld, Pflegegeldzahlungen). Alle Unterlagen sollten vor allem dann sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig ist.

  • Versicherungsdokumente und -unterlagen: Sämtliche Unterlagen (Verträge, Änderungen, Statusberichte, Schriftwechsel) sollten Sie so lange aufbewahren, wie die jeweilige Versicherung läuft.

  • Kaufverträge, Kassenbons, Quittungen: Diese sollten mindestens für die Zeit der Gewährleistung/Garantie aufbewahrt werden, in den meisten Fällen also zwei Jahre. Im Allgemeinen empfiehlt es sich aber, Kaufverträge schon aus versicherungsrechtlichen Gründen länger aufzubewahren (Einbruch, Diebstahl etc.).

  • Rechnungen: Es gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren; entsprechend lange sollten Sie sie aufbewahren. Eine Ausnahme stellen Handwerkerrechnungen dar; diese sollten Sie – analog zur Gewährleistungspflicht der Handwerker – mindestens fünf Jahre aufbewahren.

  • Wohnungs- und Mietverträge: Mietverträge und Übergabeprotokolle etc. sollten nach Beendigung des Mietverhältnisses drei Jahre aufbewahrt werden. Nebenkostenabrechnungen können Sie gleich entsorgen – es sei denn, Sie müssen in absehbarer Zeit Wohnbeihilfen beantragen. In diesem Fall empfiehlt sich die Aufbewahrung für zwei Jahre.

  • Haus- oder Wohnungskauf: Sinnvoll ist es, alle Rechnungen zu behalten, da diese im Falle eines Verkaufs helfen, den Wert der Immobilie festzustellen.

Zum Weiterlesen: Alles "in Ordnung"?

Damit bei Ihnen alles seine Ordnung hat:

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privat: Unterlagen PKV

eine tolle Übersicht, ich finde nur nirgends Angaben über die Unterlagen der privaten Krankenkasse (für den Privatmensch)

Verlauf:
GKV, dann einige Jahre PKV, aktuell wieder GKV.

meinem "Gefühl" nach würde ich den Versicherungsschein und das Kündigungsschreiben der PKV sowie die Wiederaufnahme in die GKV aufbewahren - alles Adere, also vor allem sämtliche Rechnungen aber entsorgen.

Ist das ok so?

Antwort: privat: Unterlagen PKV

Guten Tag,
vielen Dank für Ihre freundliche Rückmeldung. Unsere Übersicht zu den _gesetzlichen_ Aufbewahrungspflichten richtet sich an Unternehmer, Freiberufler und andere Geschäftsleute. Privatleute brauchen (bis auf ganz wenige Ausnahmen, z. B. Rechnungen von Bauunternehmen) keine _gesetzlichen_ Aufbewahrungspflichten zu beachten.

Etwas ganz anderes ist die Aufbewahrung wichtiger Unterlagen zu eigenen Beweiszwecken - zum Beispiel um zu einem späteren Zeitpunkt Ansprüche gegenüber Unternehmen (z. B. Garantieleistungen) oder Behörden und Institutionen (z.B. Krankenkassen oder Rentenversicherungsträgern) gelten machen zu können.

Je wertvoller Anschaffungen und Ansprüche sind, desto länger würde ich die dazugehörigen Unterlagen im Zweifel aufbewahren: Fehlt der Beleg für den Wasserkocher über 12,99 Euro, ist das zu verkraften. Den Bescheid über die Wiederaufnahme in die GKV hingegen würde ich sicherheitshalber gut verwahren - auch wenn das niemand von mir verlangt. :-)

Insofern würde ich sagen: Ja, ihre Überlegung ist "ok so".

Bitte beachten Sie aber: Eine rechtliche Einzelfallberatung ist an dieser Stelle nicht möglich. Mit Fragen zu Ihrem Einzelfall wenden Sie sich im Zweifel am besten an eine Verbraucherberatungsstelle.

Viele Grüße

vielen Dank

vielen Dank

Seite 2 von Bestellungen

Guten Tag,
kann die Seite 2 einer Bestellung sofort entsorgt werden, wenn diese für die Bestellung keine relevanten Bestandteile hat, sondern nur auf Grund eines Seitensprungs erstellt wurde? (Mit Absender etc...)

Antwort: Seite 2 von Bestellungen

Guten Tag,
eine steuerliche oder rechtliche Einzelfallberatung ist an dieser Stelle nicht möglich. Daher nur ganz allgemein:

1.
"Seitensprung"-Bestellung klingt nach einer interessanten Branche. :-)

2.
Die Aufbewahrungsfristen gelten grundsätzlich für das gesamte Dokument - also auch für Folgeseiten, die keine für den eigentlichen Beschaffungsvorgang bedeutsame oder nur redundante Informationen enthalten. Für einen externen Prüfer ist das zu einem späteren Zeitpunkt im Zweifel ja nicht mehr erkennbar.

3.
Andererseits: Wo kein Kläger, da kein Richter: Gerade Bestellungen dienen in steuerlicher Hinsicht vorwiegend dazu, die Plausibilität von Besteuerungsgrundlagen der eigentlichen Beschaffungsvorgänge zu prüfen. Wenn dann im Einzelfall die weitgehend leere Folgeseiten einer Bestellung fehlt, dürfte das in der Regel keine dramatischen Folgen haben.

Aber wie gesagt: Das ist nur meine persönliche und völlig unmaßgebliche Einschätzung. Die Details besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Mit freundlichen Grüßen
Robert Chromow

Unterlagen von ausgebauten / verschrotteten Anlagen

Hallo,
wir haben einige Tore im Produktionsgebäude, welche wegen Defekt ausgetauscht wurden.
Da wir auch für die Überwachung und Dokumentation der Wartungen / Reparaturen etc zuständig sind
und diese Unterlagen aufbewahren, stellt sich mir jetzt die Frage:

Können wir Unterlagen wie Prüfberichte, Wartungsdokumentationen der nicht mehr vorhandenen Anlagen
entsorgen bzw. wie lange ist die Aufbewahrungsfrist?

Geschäftsunterlagen

Sehr geehrte Damen und Herren, wie lange müssen Geschäftsunterlagen (Kassenbücher, Rechnungen etc.) aufbewahrt werden, wenn der Geschäftsinhaber vor 3 Jahren verstorben ist und das Geschäft (Einzelhandel) nicht mehr existiert ?

Besten Dank für Ihre Antwort.

Antwort: Geschäftsunterlagen

Guten Tag,
der Tod eines Geschäftsinhabers ändert nichts an den allgemeinen Aufbewahrungsfristen. Rechnungen und Kassenbücher müssen von den Erben grundsätzlich zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Die Einzelheiten besprechen Sie am besten mit einem Steuerberater oder Sie fragen direkt beim Finanzamt nach.

Viele Grüße
Robert Chromow

Lieferscheine im Original...

Hallo,

bei uns in der Firma ist es üblich, die Kunden auf unseren Lieferscheinen durch Unterschrift bestätigen zu lassen, dass die Ware erhalten wurde.

Muss ich diese Lieferscheine aufgrund der Unterschrift im Original aufbewahren, oder ist es ausreichend, wenn ich sie digitalisiere und die Originale dann im Anschluss vernichte?

Vielen Dank für die Hilfe.

Aufbewahrung im Büro/Verwaltung/Kundenverkehr

Hallo,

wie sieht es mit der Aufbewahrung von Namens- und Adressänderungen, erteilten Einzugsermächtigungen, Kundenwechsel (Hausverkauf) Stammdatenpflege und Rechnungskorrekturen aus? Reicht es diese eingescannt aufzubewahren?

Antwort: Aufbewahrung im Büro/Verwaltung/Kundenverkehr

Guten Tag,
eine rechtliche oder steuerliche Einzelfallberatung ist an dieser Stelle nicht möglich. Daher nur ganz allgemein:

1. Papierbelege dürfen eingescannt werden.
2. Die erzeugten elektronischen Dokumente müssen bildlich mit dem Papier-Original übereinstimmen.
3. Die elektronischen Dokumente müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
4. Unter den genannten Bedingungen dürfen die Papierbelege vernichtet werden.

In den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) heißt es dazu:
------------ Zitat ----------------
Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Der Steuerpflichtige muss entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen.
----------Zitat-Ende --------------
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreibe...

Die Einzelheiten besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder Sie wenden sich direkt ans Finanzamt.

Mit freundlichen Grüßen
Robert Chromow

Erbschaftsunterlagen

Guten Tag,
bitte, hätte ich Erbschaftsunterlagen aus dem Erbe meiner 1992 versorbenen Mutter aufbewahren müssen?
Danke im Voraus

Nein, vermutlich nicht

Guten Tag,

es gibt meines Wissens keine spezifisch erbrechtliche Vorschrift, die Aufbewahrungsfristen für Erben regelt. Nach den sonstigen Aufbewahrungsfristen, die in der Regel zwischen 3 und 10 Jahren betragen, besteht keine weitere Pflicht zur Aufbewahrung von Dokumenten, die einer 1992 gestorbenen Person gehört haben.

Allerdings galt für erbrechtliche Ansprüche damals noch eine Verjährungsfrist von 30 Jahren (sie wurde mittlerweise auf die heutige Regelverjährungsfrist von drei Jahren verkürzt). So gesehen kann es im skizzierten Fall noch bis mindestens 2022 notwendig sein, die eigenen Ansprüche auf Erbe oder Vermächtnis dokumentieren zu können. (Wobei für im Wege des Vermächtnisses übertragene Immobilienansprüche die Verjährungsfrist 10 Jahre beträgt.)

Das ist aber nur meine unmaßgebliche Meinung, für eine sachkundige Einschätzung sollten Sie sich an einen Rechtsanwalt oder gegebenenfalls an Ihren Steuerberater oder das Finanzamt wenden.

Beste Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion
Simon Hengel

Beratungsprotokolle / Analysebögen

Guten Abend,

wie lange müssen die Banken Beratungsprotokolle für Bankgeschäfte und wie lange müssen sie Analysebögen, die bereits geändert wurden (also nicht mehr aktuell sind) aufbewahren?

Vielen Dank für Ihre Antwort

Mit freundlichem Gruß

Mindestens 5 Jahre

Guten Tag,

nach meinem Wissen gilt: Beratungsprotokolle für Anlageberatung bzw. Wertpapiergeschäfte müssen gemäß
§ 34 Abs.3 Wertpapierhandelsgesetz mindestens für fünf Jahre aufbewahrt werden, alle Unterlagen, aus denen sich Ansprüche der Vertragsparteien ergeben, müssen mindestens für die Dauer der Geschäftsbeziehung aufbewahrt werden. Außerdem kann die BaFin im Einzelfall längere Aufbewahrungspflichten anordnen.
Daneben gibt es weitere Aufbewahrungspflichten etwa für die Dokumentation der Geeignetheitsprüfung nach § 31 WpHG, die ebenfalls durch die BaFIN geregelt werden.

Bei Verbraucherkreditberatungen besteht für die Banken keine Pflicht zur Anfertigung eines Beratungsprotokolls, da keine Beratungspflicht über das Aushändigen des Darlehens-Merkblatts hinaus besteht.

Im Zeitalter der Klagewelle aufgrund Widerrufsbelehrungsmängeln können Sie wohl davon ausgehen, dass die Finanzinstitute in dier Regel diese Pflichten schon aus Eigeninteresse ernst nehmen.

Weitere Informationen bekommen Sie beim Verbrauchertelefon der BaFin unter 0228 299 70 299, aber auch bei den Verbraucherzentralen und natürlich bei Ihrem Rechtsanwalt.

Beste Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion
Simon Hengel

Beratungsprotokolle

Hallo,
wie lange muß ich ein Beratungsprotokoll für Bankgeschäfte aufheben?

Antwort: Beratungsprotokolle

Guten Tag,
Privatpersonen müssen Beratungsprotokolle für Bankgeschäfte von Rechts wegen gar nicht aufbewahren. Aus meiner Sicht ist es aber sinnvoll, solche Unterlagen mindestens so lange aufzubewahren, bis das dazugehörige Geschäft (z. B. Darlehen oder Wertpapierkauf) endgültig abgeschlossen ist. Nur so lassen sich (wenn überhaupt) im Nachhinein Schadenersatzforderungen aufgrund schlechter oder falscher Beratungen vor Gericht plausibel machen.

Viele Grüße
Robert Chromow

Aufbewahrung E-Mail Schriftverkehr unter Kaufleute

Hallo, ich interessiere mich dafür:
Meine Geschäfts E-Mail, in denen ich zum Beispiel ein Angebot oder einen verloren gegangenen Lieferschein verschicke, wie lang muss ich diese Email aufbewahren?
Kann ich es in irgend einem Gesetzbuch nachlesen zu diesem Thema Aufbewahrung E-Mail Schriftverkehr?

Antwort: Aufbewahrung E-Mail Schriftverkehr unter Kaufleute

Guten Tag,
spezielle Aufbewahrungsfristen für den E-Mailschriftverkehr und andere elektronische Dokumente gibt es nicht. Entscheidend ist die Funktion des Dokuments - ganz gleich, ob es auf Papier oder in elektronischer Form eintrifft oder verschickt wird. Die Fristen finden Sie oben in der Liste.

Dient eine E-Mail lediglich dazu, ein elektronisches Dokument zu übermitteln (z. B. eine PDF-Rechnung im E-Mailanhang), dann muss die E-Mail _nicht_ aufgehoben werden (analog zum Briefumschlag eines konventionellen Geschäftsbriefs).

Viele Grüße
Robert Chromow

Wartungsunterlagen

Hallo,
drei Fragen sind nach durchschauen der ausführlichen Liste noch offen:
- Wie lange müssen Wartungsunterlagen und TÜV-Berichte aufgehoben werden, welche für Geschäfts- und Bürohauser erstellt worden sind?
- Können alle Unterlagen vernichtet werden, wenn ein Gebäude abgerissen ist?
- Wenn ein Gebäude verkauft ist, müssen dann auch alle Unterlagen laut Aufbewahrungsfrist aufgehoben werden?
Mit freundlichen Grüßen

Falsche Fragestellung

"Können alle Unterlagen vernichtet werden, wenn ein Gebäude abgerissen ist?"

ES MUSS LAUTEN: Können alle Gebäude abgerissen werden, wenn die Unterlagen vernichtet sind?

Die ANTWORT MUSS LAUTEN: Ja.

(Das wird auch die BER-Exit-Strategie. Die Elbphilharmonie kommt so ebebfalls noch bald einmal in den Straßenbelag hinein.)

Aufbewahrungsfrist

Hallo, vielen Dank für die detaillierten Auflistungen. Leider bin ich mir trotzem nicht ganz sicher wie es sich damit verhält. Bei Buchung einer Reise im Reisebüro wird ein Vermittlungsvertrag /Reisevertrag unterschrieben. WIe lange müssen die Verträge im Reisebüro aufbewahrt werden ?

Antwort: Aufbewahrungsfrist

Guten Tag,
grundsätzlich genügt es, Verträge sechs Jahre lang aufzubewahren. Sofern der Vertrag zugleich der Buchungsbeleg des betreffenden Vorgangs ist (oder nur aus dem Vertrag die steuer- und handelsrechtlich bedeutsamen Informationen hervorgehen), gilt aus meiner Sicht die 10-jährige Aufbewahrungsfrist.
Im Zweifel fragen Sie am besten bei Ihrer IHK oder direkt beim Finanzamt nach.
Freundliche Grüße
Robert Chromow

nicht medizinische Studienunterlagen Aufbewahrungsfrist?

Wie lange muss man oben genannte Unterlagen aufheben oder gibt es dafür überhaupt eine Aufbewahrungspflicht?
Gruß

Antwort: nicht medizinische Studienunterlagen Aufbewahrungsfrist

Welche Person / Institution ist "man" und was sind "nicht medizinische Studienunterlagen"?
Gruß zurück

Rentenversicherungsunterlagen

Meine Rente ist seit 2012 "durch" - das heißt, berechnet nach Versicherungsverlauf.
Frage: muss ich diese alten Bescheide noch aufbewahren?

Kompetente Antwort wäre schön - dank!

Antwort: Rentenversicherungsunterlagen

Guten Tag,
ich weiß nicht, was genau Sie mit "diese alten Bescheide" meinen. Ob ich kompetent genug bin, um Ihre Frage zu beantworten, kann ich leider auch nicht beurteilen. :-)

Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen, dass es für Privatleute / Verbraucher bis auf ganz wenige Ausnahmen (z. B. Rechnungen über Bauleistungen) keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gibt. Das Aufbewahren von Bescheiden oder Rechnungen dient bei Privatleuten / Verbrauchern in der Regel dazu, notfalls eigene Ansprüche gegenüber Unternehmen und Behörden geltend machen zu können. Wenn Ihr Versicherungsverlauf lückenlos dokumentiert und Ihre Rentenansprüche unstrittig sind, können Sie alte Rentenbescheide m. E. gefahrlos entsorgen.

Im Zweifel wenden Sie sich an Ihren Rentenversicherungs-Träger. Anschriften und Rufnummern der regionalen Niederlassungen finden Sie auf der Website der Deutschen Rentenversicherung:
http://www.deutsche-rentenversicherung.de/Allgemein/de/Inhalt/5_Services...

Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Promotion

Wie lange müssen Quellen und Belege einer Dissertation aufbewahrt werden? (Habe viele Video Bänder für meine Dr. Arbeit benötigt)

Antwort: Promotion

Guten Tag,
gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Dissertationsunterlagen gibt es m. W. nicht.

Ich würde an Ihrer Stelle erst einmal in der Promotionsordnung Ihres Fachbereichs bzw. Ihrer Universität / Fachhochschule nachschauen bzw. dort im Prüfungsamt nachfragen. Die Beweis- und Prüfpflicht liegt im Übrigen bei den Gutachtern und der Hochschule.

Davon abgesehen spricht angesichts der hohen Bedeutung des Doktorgrades und der wachsenden Zahl von Plagiats- und ähnlichen Vorwürfen vieles dafür, Promotionsunterlagen aus eigenem Interesse dauerhaft aufzubewahren - ggf. in digitalisierter Form. Das gilt natürlich vor allem für "Personen des öffentlichen Lebens" (und solche, die's werden wollen) sowie andere exponierte Zeitgenossen, bei denen die Gefahr einer nachträglichen Dissertationsüberprüfung besteht.

Viele Grüße
Robert Chromow

Dissertation

Gute Frage, würde ich auch gerne wissen.

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