Aufbewahrungsfristen im Überblick: Was kann entsorgt werden, was müssen Sie aufbewahren?

Auf einen Blick: Welche geschäftlichen und privaten Unterlagen Sie 2015 in den Papierkorb werfen können

Von: Robert Chromow
Stand: 9. Januar 2015 (aktualisiert)
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Im Büro türmen sich kisten- und ordnerweise alte Rechnungen, Bestellungen, Angebote und Auftragsbestätigungen? Dann schaffen Sie Ordnung – werfen Sie im Jahr 2015 alles weg, was Sie laut Gesetz nicht unbedingt aufbewahren müssen.

Geschäftsunterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Fristen von a) sechs Jahren und b) zehn Jahren. Wir geben Ihnen eine Auflistung der wichtigsten Aufbewahrungsfristen.

Bitte beachten Sie: Die Aufbewahrungsfristen beginnen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen. Vielmehr startet der Fristlauf erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Bevor Sie Unterlagen in den Reißwolf geben, klären Sie daher zunächst den Zeitpunkt der letzten Eintragung. Addieren Sie dann die Aufbewahrungsfrist – beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr.

Beispiel: Jahresabschluss

Da Sie den Jahresabschluss für das Jahr 2004 frühestens im Jahr 2005 fertiggestellt haben, läuft die Aufbewahrungsfrist auch erst seit dem 1. Januar 2006. Entsorgen dürfen Sie die Abschlussunterlagen des Geschäftsjahres 2004 daher nicht bereits im Jahr 2015, sondern normalerweise erst Anfang 2016! Falls Sie das Jahr 2004 erst im Jahr 2006 oder noch später abgeschlossen haben, verlängern sich die Aufbewahrungsfristen noch weiter.

Eine ausführlichere Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften finden Sie im Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".

Bitte beachten Sie: Die Kalenderjahre abschlussrelevanter Unterlagen sind in der folgenden Tabelle in Klammern gesetzt. Um bei einer späteren Betriebsprüfung böse Überraschungen zu vermeiden, besprechen Sie größere Aktenvernichtungen am besten mit Ihrem Steuerberater – oder fragen Sie direkt beim Finanzamt nach.

Eine Liste der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente

Art der Unterlagen

In 2015 frühestens zu
entsorgende Unterlagen ...

Abhängigkeitserklärungen

2004

Abkürzungsverzeichnis (erklärend)

2004

Abrechnungsunterlagen

2004

Abschlagszahlungen

2004

Abschlussbuchungsbelege

(2004)

Abschlusskonten

(2004)

Abschlussrechnungen

2004

Abschreibungsunterlagen

2004

Abtretungserklärungen

2008

Abwertungsbelege

2004

Akkordunterlagen

2004

Akkreditive

2008

Aktenvermerke

2008

An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse

2008

Änderungsnachweise der EDV-Buchführung

2004

Angebote (erhaltene und Kopien versandter)

2008

Angestelltenversicherung (Belege)

2004

Anhang (zum Jahresabschluss)

(2004)

Anlageninventare

(2004)

Anlagenkartei

2004

Anlagenunterhaltungskosten

2004

Anlagenverzeichnis

(2004)

Anlagevermögensbücher und -karteien

2004

Anleihebücher

2004

Anleihen

2008

Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen

2008

Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich)

2008

Anzahlungsunterlagen

2008

Arbeitgeberzuschusskarten

2008

Arbeitnehmersparzulage (Verträge)

2008

Arbeitsanweisungen

2004

Auftragsbestätigungen

2008

Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter)

2008

Auftragsbücher

2008

Auftragskostenbelege

2004

Auftragszettel

2004

Aufzeichnungen

2004

Ausfuhrunterlagen

2008

Ausgangsrechnungen

2004

Ausschusslisten als Buchungsbelege

2004

Außendienstabrechnungen

2004

Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege)

2008

Außenhandelsunterlagen

2008

Auszahlungsbelege

2004

B

Bahnabrechnungen

2004

Bahnfrachtbriefe

2008

Bankbelege

2004

Bankbürgschaften

2008

Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen

2004

Bauakten

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Bauantragskostennachweise

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Baubeschreibungen

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Baubücher

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Baugenehmigungen

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Beförderungspapiere

2008

Beherrschungsverträge

2004

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger

(2004)

Belege

2004

Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)

2004

Bestandsberichtigungen

2004

Bestandsermittlungen

2004

Bestandsverzeichnisse

2004

Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter)

2008

Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen

2004

Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege)

2008

Betriebskostenrechnungen

2004

Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege)

2004

Betriebsprüfungsberichte

2008

Betriebsunfallunterlagen

2008

Bewertungsunterlagen

(2004)

Bewirtungsunterlagen

2004

Bilanzbücher

(2004)

Bilanzen (Jahresbilanzen)

(2004)

Bilanzkonten

(2004)

Bilanzprotokolle für die EDV

(2004)

Bilanzunterlagen

(2004)

Bons

2004

Börsenaufträge

2008

Bruttoerlösnachweise

2008

Bruttolohnlisten

2008

Bruttolohnsammelkarten

2008

Bruttolohnstreifen

2008

Buchführungsprogramme

2004

Buchführungsunterlagen

2004

Buchungsanweisungen

2004

Buchungsbelege

2004

Buchungsprotokolle für die EDV

2004

Buchungsunterlagen

2004

Bürgschaftsunterlagen

2008

C

Carnet-Zolldokumente

2008

Clearingauszüge

2008

Clearing-Belege

2004

Code-Pläne für Verständnis der Buchführung

2004

Computerausdrucke mit Buchungsdaten

(2004)

COM-Verfahrensbeschreibungen

2004

D

Darlehenskonto

2004

Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)

2008

Datensicherungen

(2004)

Dauerauftragsunterlagen

2008

Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf)

2004

Dauervorschüsse

2004

Debitorenkonten

(2004)

Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen)

(2004)

Deklarationen (Versandunterlagen)

2008

Depotauszüge (soweit nicht Inventare)

2004

Depotbestätigungen

2004

Depotbücher

2004

Deputatunterlagen

2008

Devisenunterlagen

2008

Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV

2004

Dubiosenbücher

(2004)

E

Edelmetallbestände

2004

Edelmetallumsätze

2004

EDV-Journal

(2004)

Effektenbuch

2004

Effektenkassenquittungen

2004

Eichaufnahmen

2008

Einfuhrunterlagen

2008

Eingangsrechnungen

2004

Eingangsüberweisungsträger

2008

Eingliederungsverträge

2004

Einheitswertunterlagen

2008

Einkaufsbücher

2004

Einnahmenüberschussrechnung

(2004)

Einzahlungsbelege

2004

Energieverbrauchsunterlagen

2008

Erlösjournale

2004

Eröffnungsbilanzen

2004

Ersatzkassenunterlagen

2008

Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege)

2008

Exportunterlagen

2008

Expressauslieferungsbücher

2004

F

Fahrtenbücher

2004

Fahrtkostenerstattungen

2004

Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer
(soweit keine Buchungsbelege)

2008

Fakturierjournale

2004

Fehlerjournale als Buchungsbelege

2004

Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung

(2004)

Fernschreiben (Handelsbriefe)

2008

Feuerversicherungsunterlagen

2008

Finanzberichte

(2008)

Frachtbriefe

2008

Frachtunterlagen

2008

Freistemplerabrechnungen

2004

Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe)

2004

Fürsorgeunterlagen

2008

G

Gebrauchsmusterunterlagen

2008

Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg)

2004

Gehaltskonten

2008

Gehaltslisten

2004

Gehaltsquittungen

2004

Gehaltsvorschusskonten

2004

Geschäftsberichte

(2004)

Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften)

2008

Geschenknachweise

2008

Gesellschaftsverträge

2004

Gewährleistungsverpflichtungen

2008

Gewerbesteuerunterlagen

2008

Gewinn- und Verlustrechnung

(2004)

Gewinnabführungsverträge

2004

Gewinnfeststellungen

2008

Grundbuchauszüge

2004

Grundlohnlisten

2004

Grundstücksunterlagen

2008

Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)

2004

Gutschriftanzeigen

2004

H

Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen

(2004)

Handelsbilanz

(2004)

Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften)

2008

Handelsbücher

(2004)

Handelsregisterauszüge

2008

Hauptabschlussübersicht

(2004)

Hauptbücher und -karteien

(2004)

Hauptbuchkonten

(2004)

Hinterlegungsscheine

2008

Hypothekenpfandbriefe

2008

I

Importrechnungen

2004

Importunterlagen

2008

Inkassobücher

2004

Inventare

(2004)

Inventare als Bilanzunterlagen

(2004)

Inventurunterlagen

(2004)

Investitionsabrechnungen

2008

Investitionszulagenunterlagen

2008

J

Jahresabschlüsse

(2004)

Jahresabschlusserläuterungen

(2004)

Jahresabschlusslisten

(2004)

Jahreskontoblätter

(2004)

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent

(2004)

Jubilarfeierunterlagen

2004

Jubiläumsunterlagen

2004

K

Kalkulationsunterlagen

2008

Kantinenunterlagen

2004

Kapitalerhöhungsunterlagen

2008

Kapitalverkehrsteuerunterlagen

2008

Kassenberichte

2004

Kassenbücher u. -blätter

2004

Kassenstreifen

2008

Kassenzettel (Buchungsunterlage)

2004

Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege)

2008

Kaufverträge

2008

Kilometergeldabrechnungen

2004

Kommissionslisten

2008

Konnossemente

2008

Konsignationsunterlagen

2008

Kontenpläne/Kontenplanänderungen

2004

Kontenregister

2004

Kontoauszüge

2004

Kontokorrentbücher

2004

Kostenartenpläne

2004

Kostenstellenpläne

2008

Kostenträgerrechnung

2008

Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage)

2004

Kostenvoranschläge

2008

Kreditorenkonten

2004

Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)

2008

Kurssicherungsunterlagen

2004

Kurzarbeitergeldanträge

2008

Kurzarbeitergeldlisten

2008

L

Ladescheine

2004

Lageberichte

(2004)

Lagerbuchführungen

2004

Lagerprotokolle

2008

Leasingunterlagen

2008

Leergutabrechnungen

2008

Lieferscheine

2004

Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften)

2004

Lizenzunterlagen

2004

Lohnbelege

2004

Lohnkonto (siehe Anmerkungen)

2008

Lohnlisten

2004

Lohnsteuerunterlagen

2004

Lohnunterlagen

2008

Lohnvorschusskonten

2004

Luftfrachtbriefe

2008

M

Magnetbänder (mit Buchfunktion)

2004

Mahnbescheide

2008

Mahnungen

2008

Maklerschlussnoten

2008

Materialabrechnungen

2004

Materialbeanstandungen

2008

Materialentnahmescheine

2008

Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)

2008

Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung

2004

Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen

2008

Mikrofilmverfahrensbeschreibungen

2004

Montageversicherungsakten

2004

Mutterschaftsgeldunterlagen

2004

N

Nachkalkulationen

2004

Nachnahmebelege

2004

Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege)

2008

Nebenbücher

(2004)

Nettolohnlisten

2004

Nutzflächenermittlung

2004

O

Obligationen

2008

Offene-Posten-Listen

2004

Orderpapiere

2008

Organisationsunterlagen der Buchführung

2004

Organschaftsabrechnungen

2004

Organschaftsverträge

2004

P

Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)

2008

Patentunterlagen

2008

Pensionsrückstellungsunterlagen

(2004)

Pensionszahlungen

2004

Pfandleihbücher

2004

Pfändungsunterlagen

2004

Portokassenbücher

2004

Postaufträge

2008

Postbankauszüge

2004

Postbankbelege

2004

Postscheckbelege

2004

Preislisten

2008

Preisvereinbarungen

2008

Privatentnahmebelege

2004

Programmbeschreibung für EDV

2004

Proteste (Scheck, Wechsel)

2008

Protokolle (Buchungsbelege)

(2004)

Protokolle (soweit keine Buchungsbelege)

2008

Provisionsabrechnungen

2004

Prozessakten

(2004)

Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers)

(2004)

Q

Qualitätsberichte

2008

Quittungen

2004

R

Rechnungen

2004

Rechnungsabgrenzungsermittlung

2004

Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege)

2008

Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer / für Unternehmer

2004

Rentenversicherungsnachweise

2008

Repräsentationsaufwendungen

2004

Repräsentationskosten

2004

Rückstellungsunterlagen

(2004)

Rückwareneingangsjournale

2008

S

Sachanlagevermögenskarteien

2004

Sachkonten

2004

Saldenbestätigungen

2004

Saldenbilanzen

(2004)

Schadensmeldungen und -unterlagen

2008

Scheck- und Wechselunterlagen

2008

Scheckbestandsaufnahmen

2004

Schecks

2008

Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte)

2008

Schriftwechsel

2008

Schuldtitel

2004

Sicherungsübereignungen

2008

Skontounterlagen

2004

Sondergutschriften

2004

Sozialpläne

2008

Sozialversicherungsbeitragskonten

(2008)

Sparprämienanträge

2008

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung

2004

Spendenbescheinigungen

2004

Steuerbescheide und -erklärungen

(2004)

Steuerrückstellungsberechnungen

(2004)

Steuerunterlagen

(2008)

Stornobelege

2004

Stundenlohnzettel als Buchungsbelege

2004

T

Teilzahlungsbelege

2008

Telefonkostennachweise

2004

Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege)

2008

Testate als Bilanzteil

2004

Transportschadenunterlagen

2008

Transportversicherungsanmeldungen

2008

Trennungsgeldermittlungen

2004

U

Überstundenlisten

2008

Überweisungsbelege

2004

Umbuchungsbelege

(2004)

Umsatzsteuervergütungen

(2004)

Umsatzsteuervoranmeldungen

(2004)

Umwandlungsbilanzen

(2004)

Umwandlungsunterlagen

2008

Unfallversicherungsunterlagen

2008

Unternehmerlohnverrechnungen

2008

Urlaubslisten für Rückstellungen

2004

V

Valuta-Belege

2004

Verbindlichkeiten

2004

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

(2004)

Verfrachtungsaufträge

2008

Verkaufsbücher, -journale

2004

Vermögensteuerunterlagen

2008

Vermögensverzeichnis

2004

Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen)

2008

Verpfändungsunterlagen

2004

Verrechnungskonten

(2004)

Verrechnungspreisunterlagen

2004

Versand- und Frachtunterlagen

2008

Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege

2004

Versicherungspolicen

2008

Versteigerungsunterlagen

2008

Verträge

2008

Vertreterunterlagen

2008

Verwahrungsbücher für Wertpapiere

2004

Viehregister

2004

Vollmachten (Urkunden)

2008

Vollständigkeitserklärungen

(2004)

Vorauszahlungsbelege

2004

Vorschusskonten

2004

Vorschusslisten als Buchungsbelege

2004

W

Währungsforderungen

2004

Warenabgabescheine

2008

Warenbestandsaufnahmen

2004

Wareneingangs- und -ausgangsbücher

2004

Warenverkehrsbescheinigungen

2008

Wechsel

2008

Wechsel als Buchungsbeleg

2004

Wechselbuch

2004

Wechselobligation

2004

Weihnachtsgratifikation

2004

Werbegeschenknachweise

2004

Werbekosten, Belege über

2004

Werksrentenanträge

2008

Werkstattabrechnungen

2004

Werkzeugkosten, Belege über

2004

Werkzeugregister als Inventar

2004

Wertberichtigungen

2004

Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen

2004

Wertpapierkurse als Buchungsbelege

(2004)

Wildhandelsbücher

2004

Wohnungsbauunterlagen

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Z

Zahlungsanweisungen/-belege

2004

Zahlungsträger

2004

Zeichnungsvollmachten

2008

Zessionen

2008

Zinsabrechnungen

2004

Zinsberechnungen als Buchungsbeleg

2004

Zinsberechnungsunterlagen

2008

Zinsstaffeln

2008

Zollbelege

2008

Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer

2004

Zugangsbelege

2004

Zuschüsse des Arbeitgebers

2004

Zustellungsquittungen

2008

Zwischenbilanz
(bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres)

2004

Spezielle Aufbewahrungsfristen

Lohn- und Gehaltskonten

10 Jahre nach zuletzt eingetragener Lohnzahlung

Lohnsteueranmeldung

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Lohnsteuerkarte

Bis Ende des Kalenderjahres oder bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Abrechnung von Aushilfen

10 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Beitragsnachweise der Krankenkassen

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

An-, Ab- und Ummeldung zur Krankenkasse

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung

10 Jahre

Belege über Zahlung von Arbeitslohn

10 Jahre

Personalakte

Arbeitspapiere sind bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren.

Herausgabepflicht nach Beendigung für:
- Lohnsteuerkarte,
- Zeugnis,
- Urlaubsbescheinigung,
- Meldung an den Sozialversicherungsträger.

Keine Herausgabepflicht für:
- Lebenslauf
- Bewerbung

Keine Aufbewahrungspflicht der rein arbeitsvertraglichen Unterlagen,
aber Aufbewahrung ist zweckmäßig für die Dauer der Verjährungsfristen

Überstundenaufzeichnung

Mindestens zwei Jahre

Bewirtungsbelege

10 Jahre

Arbeitszeitverzeichnis

Bäckereien: 1 Jahr
Eisen- und Stahlindustrie: 2 Jahre
Papierindustrie. 2 Jahre

Heimarbeit

Entgeltbelege: 3 Jahre
Personallisten: Ablauf des Kalenderjahres der Erstellung

Beschäftigung von Jugendlichen

- Ärztliche Bescheinigung: bis zum 18. Geburtstag oder dem Ende der Beschäftigung
- Personenbezogen Unterlagen: 2 Jahre nach letzter Eintragung

Eine Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften unabhängig vom aktuellen Datum bietet der Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".

In welchen Fällen Dokumente länger aufbewahrt werden sollten

In manchen Fällen ist es sinnvoll, Aufbewahrungsfristen zu verlängern. Es kann nämlich durchaus passieren, dass die Festsetzungsfrist eines vorläufigen, noch nicht endgültigen Steuerbescheids die Aufbewahrungsfrist für Dokumente übersteigt.

Die Festsetzungsfrist beträgt normalerweise vier Jahre. Der Fristlauf startet am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde. Die Festsetzungsfrist verlängert sich

  • auf fünf Jahre, wenn das Finanzamt eine "leichtfertige Steuerverkürzung" feststellt (eine Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO),

  • auf zehn Jahre, wenn das Finanzamt eine Steuerhinterziehung feststellt (eine Straftat nach § 370 AO).

Im Extremfall müssen Sie Unterlagen aus Jahren mit vorläufigen Steuerbescheiden also 14 (!) Jahre lang aufbewahren. Ein vorläufiger Bescheid für eine Steuererklärung aus dem Jahr 2004 kann unter Umständen erst im Jahr 2018 Endgültigkeit erlangen. Wenn Sie nun dazugehörige Unterlagen fristgerecht nach zehn Jahren zum 1. Januar 2015 vernichten, fehlen Ihnen diese Beweise, falls das Finanzamt im Nachhinein noch etwas ändert.

Unterlagen sollten in bestimmten Fällen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus bis zum Abschluss eines Verfahrens aufbewahrt werden:

  • bei einer bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,

  • bei einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung, gegen die Sie jedoch Einspruch einlegen möchten,

  • bei Ermittlungen gegen Sie unter strafrechtlichen Aspekten (Steuerstrafdelikte),

  • bei eigenen Steueranträgen.

Welche Unterlagen Sie nicht aufbewahren müssen

  • Angebotsschreiben, die ergebnislos (auftragslos) blieben,

  • Anwesenheitslisten (die nicht zur Lohnbuchhaltung gehören),

  • Monats-, Quartals- und Halbjahresbilanzen sowie interne Kosten-, Kontroll- und Verrechnungsbelege,

  • rein statistische Berichte und Unterlagen wie Finanzpläne, Einnahmevorschauen, Umsatzerwartungsberichte etc.,

  • steuerlich nicht relevante Kalkulationen und Kassenkontrollstreifen (falls Sie unsicher sind, sollten Sie sich hier ggf. mit Ihrem Steuerberater abstimmen),

  • Preis- und Angebotslisten.

Vorgaben zum Nachlesen

Wann dürfen Sie private Unterlagen entsorgen?

  • Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen sollten Sie so lange aufheben, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt (!) ist.

  • Bankunterlagen, Kontoauszüge: Verträge über Sparguthaben, Kredite u. Ä. sollten in jedem Fall die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden.
    Bankbelege (Scheckeinreichungen, Überweisungen, Kontoauszüge etc.) dienen als Zahlungsnachweise. Gesetzliche Regelung seit 2002: Belege für regelmäßige Zahlungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (Miete, Unterhalt etc.), können noch vier Jahre später als Beweis herangezogen werden.
    Einmalige Zahlungen dagegen müssen Sie nur zwei Jahre dokumentieren.

  • Steuerunterlagen: Zwar müssen Steuerbescheide nicht aufbewahrt werden, allerdings benötigt man diese oft bei Anträgen auf staatliche Hilfen, auch rückwirkend (Kitakosten, Elterngeld, Pflegegeldzahlungen). Alle Unterlagen sollten vor allem dann sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig ist.

  • Versicherungsdokumente und -unterlagen: Sämtliche Unterlagen (Verträge, Änderungen, Statusberichte, Schriftwechsel) sollten Sie so lange aufbewahren, wie die jeweilige Versicherung läuft.

  • Kaufverträge, Kassenbons, Quittungen: Diese sollten mindestens für die Zeit der Gewährleistung/Garantie aufbewahrt werden, in den meisten Fällen also zwei Jahre. Im Allgemeinen empfiehlt es sich aber, Kaufverträge schon aus versicherungsrechtlichen Gründen länger aufzubewahren (Einbruch, Diebstahl etc.).

  • Rechnungen: Es gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren; entsprechend lange sollten Sie sie aufbewahren. Eine Ausnahme stellen Handwerkerrechnungen dar; diese sollten Sie – analog zur Gewährleistungspflicht der Handwerker – mindestens fünf Jahre aufbewahren.

  • Wohnungs- und Mietverträge: Mietverträge und Übergabeprotokolle etc. sollten nach Beendigung des Mietverhältnisses drei Jahre aufbewahrt werden. Nebenkostenabrechnungen können Sie gleich entsorgen – es sei denn, Sie müssen in absehbarer Zeit Wohnbeihilfen beantragen. In diesem Fall empfiehlt sich die Aufbewahrung für zwei Jahre.

  • Haus- oder Wohnungskauf: Sinnvoll ist es, alle Rechnungen zu behalten, da diese im Falle eines Verkaufs helfen, den Wert der Immobilie festzustellen.

Zum Weiterlesen: Alles "in Ordnung"?

Damit bei Ihnen alles seine Ordnung hat:

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Baugenehmigungen etc.

Hallo,

die hier gemachten Angaben zu Baugenehmigungen, Baubeschreibungen, Bauakten etc. sind - vorsichtig ausgedrückt - grob fahrlässig! Es besteht in einigen Bundesländern bereits seit etlichen Jahren eine Aufbewahrungspflicht für die gesamte Lebensdauer eines Bauwerks. Der "Verlust" stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die zu hohen Bußgeldern führen kann. Links:

http://www.baukammer-berlin.de/wp-content/uploads/2012/07/Merkblatt_06__...

http://www.welt.de/welt_print/article2741163/Neue-Bauherren-Pflicht-Akte...

Bitte korrigieren!

Antwort: Baugenehmigungen etc.

Hallo,
und vielen Dank für Ihren Hinweis: In Ermangelung einer bundesweit einheitlichen Regelung findet sich bei den einschlägigen Bau-Unterlagen jetzt der die Angabe "(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)".
Danke nochmal und viele Grüße
Robert Chromow

Bereitgestellte elektronische Dokumente

Bezüglich der Aufbewahrungsfristen raten Sie von einer rein elektronischen Archivierung ab, da es sich hierbei um keine Originalbelege handelt.
Nun ist es heutzutage aber bei Direkt-Banken üblich, dass Bankbelege wie Kontoauszüge, Festgeldvereinbarungen, Zinsbescheinigungen und oft auch Steuerbescheinigungen nur noch elektronisch in einem sogenannten Postkorb zur Verfügung gestellt werden.
Werden denn diese Belege als Originale anerkannt?

Wenn ja:

Wie will man diese Belege von den Papierbelegen unterscheiden, die eingescannt wurden und deshalb als Kopien angesehen werden?

Wenn nein:

Wenn es ausreicht, diese Belege ausschließlich elektronisch bereitzustellen, warum müssen dann gleichartige Original-Papierbelege, die eingescannt wurden, aufbewahrt werden?

Wird bezüglich der Aufbewahrungsfristen ein Unterschied zwischen einem elektronisch bereitgestellten Dokument und einem eingescannten Original-Papierdokument gemacht?

Antwort: Bereitgestellte elektronische Dokumente

Guten Tag,
die wichtigsten Informationen zu den Aufbewahrungspflichten elektronischer Unterlagen finden Sie in den Beiträgen...

"Digitale Steuerprüfung nach GDPdU"
http://www.akademie.de/wissen/digitale-steuerpruefung-gdpu und
"Reichen dem Finanzamt Online-Kontoauszüge?"
http://www.akademie.de/wissen/reichen-online-kontoauszuege

Ob und ggf. wie Finanzamtsprüfer den Unterschied zwischen originär elektronischen und nachträglich vom Empfänger eingescannten Dokumenten feststellen, hängt vom konkreten Dokumententyp, dem steuerlich relevanten Wert des Vorgangs und der professionellen Erfahrung des jeweiligen Prüfers ab. Unterschätzen würde ich letztere nicht. :-)

Im Zweifel sprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder fragen direkt beim Finanzamt nach.

Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Wann beginnt eine Aufbewahrungsfrist für SV-Unterlagen

Hallo, ich hätte gerne gewußt, ob eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist (z.B. für Verträge zu Mitarbeiterdarlehen mit entgeltrelevanten Bestandteilen) nach Auslaufen des Vertrags beginnt oder erst nach der folgenden Betriebsprüfung.
Herzlichen Dank

Antwort: Wann beginnt eine Aufbewahrungsfrist für SV-Unterlagen

Guten Tag,
aus meiner Sicht endet die Aufbewahrungsfrist unter den von Ihnen genannten Bedingungen zehn Jahre nach Ende des Geschäftsjahres, das von der Abrechnung des Mitarbeiterdarlehens berührt war. Dass Aufbewahrungsfristen vom Zeitpunkt der nächsten Betriebsprüfung abhängen, ist mir nicht bekannt.

Am besten klären Sie die Details des Einzelfalls mit Ihrem Steuerberater oder fragen bei der Handels- oder Handwerkskammer nach.

Freundliche Grüße
Robert Chromow

Insolvenzunterlagen

Guten Tag,

ich hätte gern gewußt, wie lange man als Privatperson
Unterlagen zur Insolvenz der Firma (hier: haftender
Gesellschafter)aufheben muss.

Bei liquidierter GmbH: 10 Jahre

Guten Tag,

falls es sich um eine GmbH handelte und die Insolvenz mit der Liqudierung der Gesellschaft endete, beträgt die Aufbewahrungspflicht durch einen Gesellschafter oder vom Gericht bestimmten Dritten 10 Jahre nach § 74 GmbHG.

Ob das in Ihrem Fall zutrifft, kann ich nicht beurteilen - die Einzelheiten sollten Sie mit einem Rechtsanwalt besprechen.
Ihre akademie.de Redaktion

Antwort: Insolvenzunterlagen

Guten Abend,
vielleicht hilft das weiter?
http://www.zas-archiv.de/index.php?id=116

Nacherhebung von Einfuhrabgeben

Hallo,
Ich habe 2005 im Ausland ( Türkei ) eine Lederjacke gekauft. Alles Ordnungsgemäß bezahlt. Jetzt 2014 habe ich vom Zoll Köln ein schreiben erhalten. Diese möchten die Kopien des Kaufs sowie Quittungen und Zahlbelege und Handelsrechnung haben. Mein Frage: Muss ich diese Dokumente mein Leben lang die eigentlich aufbewahren.? Oder wie lange müssen solch Dokumente aufbewahrt werden.

Antwort: Nacherhebung von Einfuhrabgeben

Guten Tag,
als Privatperson müssen Sie solche Belege m. W. gar nicht aufbewahren. Wenn Sie Gewerbetreibender sind und die Jacke als Betriebsausgabe geltend gemacht haben (z. B. als Einkauf von Handelsware), dann muss die dazugehörige Rechnung / Quittung mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Nachweise über geschäftliche Einkäufe des Jahres 2005 dürfen demnach frühestens Anfang 2016 in den Schredder (Aufbewahrungsfrist 2006 bis 2015).

Aber wie gesagt: Das ist nur eine ganz allgemeine Auskunft. Welche Fristen in Ihrem konkreten Einzelfall gelten, erfahren Sie bei Ihrem Steuerberater oder Sie fragen direkt beim Finanzamt nach.

Freundliche Grüße
Robert Chromow

Aufbewahrung Steuerunterlagen Privatperson

Hallo,

beim Thema Steuerunterlagen steht:

"Alle Unterlagen sollten vor allem dann sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig ist." Was heißt das genau, muss man dann alle Unterlagen, die man eingereicht hat, aufbewahren (Medikamente, Porto, Versicherungen, usw.)? Das würde dann ja bedeuten, dass man z.B. Versicherungsunterlagen, Kto.auszüge usw. auch nach Ablauf oder Fristeinhaltung aufheben muss. Oder was heißt "alle Unterlagen"?

Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen
Gast

Ja, sinnvollerweise aufbewahren

Hallo,

ja, in der Tat, wenn der Steuerbescheid "offengehalten" wurde, d.h. nur vorläufig ergangen ist, dann sollten Sie die dafür relevanten Unterlagen aufbewahren, bis der Bescheid rechtskräftig ist.

beste Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion

Aufbewahrungsfristen insbesondere für Existenzgründer wichtig

Vielen Dank für den guten Artikel. Auf meinem Blog http://blog.start-up-berater.de/ wollte ich an sich etwas ähnliches veröffentlichen. Kurz vorher habe ich aber diesen Artikel hier gelesen und muss ganz ehrlich sagen, dass dieser deutlich besser ist, und daher werde ich nur darauf verlinken. Die Frage der Aufbewahrungsfristen kommt immer wieder bei vielen Existenzgründern auf. Hier sollte es auch von Seiten des Gesetzgebers mehr Aufklärung geben.

Aufbewahrung während der privaten Insolvenz

Wie lange muß ich Lohnabrechnungen, Kontoauszüge während der privaten Insolvenz aufheben!?

Danke im voraus für Mitteilungen

Nachsatz

Was Sie auf jeden Fall gut und lange aufbewahren sollten, ist der Restschuldbefreiungsbeschluss (30 Jahre!), denn es kann immer mal noch ein Gläubiger kommen, der schon vor Jahren ergebnislos versucht hat zu pfänden.

Schon aus Selbstschutzgründen nicht zu früh entsorgen!

hallo,

na, während der Wohlverhaltensperiode und bis zum Abschluss der Restschuldbefreiung müssen Sie die Unterlagen natürlich auf jeden Fall vorhalten. Ob danach noch gesetzliche Aufbewahrungsfristen speziell für Insolvenzfälle greifen, das entzieht sich meiner Kenntnis. Auch eine Anwältin wie hier z.B. http://www.schuldnerberatung-diskret.de/unterlagen-wie%20-lange-muessen-... nennt nur die "normalen" Aufbewahrungspflichten.

Die Frage ist aber nicht nur, wie lange sie aufbewahren _müssen_, sondern ob und wie lange das sinnvoll für Sie selbst ist. Denn schließlich müssen Sie im Zweifelsfall nachweisen können, dass Sie eine bestimmte Zahlung geleistet haben etc., falls z.B. irgend ein Gläubiger kommt und die Restschuldbefreiung versagen will.

beste Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion

sehr übersichtlich,

Herzlichen Dank

Elektronische Archivierung

Guten Tag,

ein sehr informativer Artikel, danke dafür.

Ich hätte folgende Frage, zu der ich noch keine Antwort gefunden habe: Wenn ich, als Privatperson, alle Dokumente einscanne und elektronisch archiviere, muss ich die Originale dann aufbewahren? Zum Beispiel Gehaltsunterlagen und Kontoauszüge.

Vielen Dank im Voraus

Kopie bleibt Kopie

Guten Tag,

das Problem, das dabei auftritt, ist, dass Sie in irgendeiner Form Kopien anfertigen, ob als Scan oder sonstwie elektronische Version. Und Kopien werden nie Originale setzen, schon gar nicht in den Augen der Finanzverwaltung. Insofern möchte ich von einer rein elektronischen Archivierung abraten. Als zusätzliche Option, ja. Aber ausschließlich, nein.

Viele Grüße,
Redaktion akademie.de

Hallo Ralf,

ja, bestimmte Unterlagen müssen auch nach dem Tod aufbewahrt werden. Genauere Hinweise finden Sie bei RA Blümel unter der URL dort auf der Seite etwas versteckt unter "Mietrechtsfragen", Punkt 6. "Wohnungsauflösung / Aufbewahrungsfristen" http://bit.ly/tajWNy
viele Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion

Eine Frau war bis 2004 selbstständig, ist dieses Jahr - 2011 - verstorben. Müssen die Unterlagen des Betriebes aufgehoben werden? Wie lange? Müssen die Unterlagen hinterlegt werden?
Ralf

Aufbewahrung Geschäftsunterlagen bei Tod der/des Unternehmers/in

die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen trifft nur die (gesetzlichen) Erben.

Im Scheidungsfall oder bei _nicht_eingetragenen Lebenspartnern (ohne gemeinsame Kinder, die als Erben in Frage kommen könnten) liegt kein Erbfall vor, wenn er nicht testamentarisch festgelegt ist.

Sind aber doch (junge) Kinder vorhanden ist kaum vorstellbar, dass die Finanzverwaltung Minderjährige zur Abgabe von Erklärungen und Aushändigung von Unterlagen verpflichtet. Schwierig wird es auch, Minderjährige als Adressaten für Steuerbescheide für verstorbene Gewerbetreibende zu definieren. Der nicht - erbende Erziehungsberechtigte braucht das auch nicht zu akzeptieren.

Andererseits: die Finanzämter erfahren durch den Datenabgleich relativ rasch von Todesfällen. Wenn die Unterlagen schon in der nächsten Woche zur Altpapierabholung am Straßenrand stehen, wird es zumindest seltsame Nachfragen nach dem Verursacher geben.

Das Finanzamt wird sich ansonsten an den halten, der das Gewerbe (falls) weiter betreibt und Zugang zu den Geschäftsräumen hat. Der hätte aber genau genommen, wenn er nicht zu den Erben gehört, auch "keinen Einblick" und keinen Zugang zu den Unterlagen zu Lebzeiten.

Anders sieht es aus, wenn ein gerichtlicher Nachlaßverwalter bestellt wurde. Das kann durchaus bis zu einem Jahr rückwirkend geschehen. Nur der kann auch Erklärungen abgeben, empfangen und die Unterlagen sichern. Für die Bestellung muss aber ein höherer Rechtsgrund vorliegen, als die Vermutung einer "Nachversteuerung". Dies wäre der Fall, wenn die Erbmasse und der Kreis der Erbberechtigten unübersichtlich wären. Aber nicht zur Aufbewahrung von Unterlagen.

Im konkreten Fall: die Gewerbetreibende war bis 2004 selbständig und ist 2011 verstorben ... Das Finanzamt hat gut 7 Jahre Zeit für Prüfungen und Bescheide gehabt. Warum sollte es erst im achten Jahr damit beginnen ? Die Steuersituation für Gewerbetreibende ist übersichtlich. Lediglich im Bereich der privaten Einkommensteuer und des Kindergeldes sind etliche Verfahren anhängig, die Steuerbescheide offen halten.

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich habe Ihren Text mit Interesse gelesen. Ich habe dazu allerdings mal eine Frage:

Ich bin seit 2004 Vermieter einer Wohnung in meinem Zweifamilienhaus. Nun kam das Finanzmat auf die Idee mir eine "Steuerverkürzung" vorzuwerfen und fordert zum Nachweis der Mietzahlungen alle Kontoauszuege von 2004 bis 2010. Ich habe aber mit erschrecken festgestellt, dass ich diese nur bis 02.10.2007 zurueck aufbewahrt habe. Istdas ein Problem gegenueber dem Finanzamt? Und kann ich zur Not auch anders den Nachweis der Zahlungen erbringen?
Fuer eine Antwort waere ich Ihnen sehr dankbar.

Welche Fristen gelten für Zahlungsavise? Vielen Dank im Voraus.

Guten Tag,

ich verstehe Ihre Frage noch nicht so ganz. Wieso kriegen Sie Lohnunterlagen Ihrer verstorbenen Eltern vom Jugendamt?

Mit besten Grüße,
Redaktion akademie.de

Guten Tag,

ich hätte auch nochmal eine Frage bezüglich Aufbewahrungen von Unterlagen.

Mein Vater + Mutter sind jetzt seit ca. 5 Jahren tot. Vor kurzem habe ich alle Dokumente vom Jugendamt erhalten, die dort lagen.

Jetzt habe ich eine Frage, welche Dokumente ich aufbewahren muss. Muss ich sowas wie Steuerbescheide, Lohnabrechnungen, Arbeitsamtbriefe usw. aufbewahren oder kann ich diese vernichten?

Guten Tag,

welche Unterlagen Ihres verstorbenen Vaters Sie vernichten können, hängt auch von deren Verwendungszweck ab. Haben Sie selbst bspw. Pflegegeldzahlungen o.Ä. erhalten und diese steuerlich geltend gemacht, müssen Sie solche Unterlagen (und damit zusammenhängende wie bspw. Zahlungsvorgänge etc.) noch einige Zeit archivieren, im Extremfall weitere 4 Jahre. Die Sterbeurkunde sollten Sie ebenfalls aufbewahren, und zwar dauerhaft.

Mit besten Grüßen,
Redaktion akademie.de

Ich war Betreuer meines Vaters, hatte auch diesen orangefarbenen Ausweis. Mein Vater ist vor 10 Jahren verstorben. Kann ich alle Dokumente, Zahlungsvorgänge, Urkunden usw. nun vernichten? Danke.

Guten Tag,

ich würde vermuten, dass "Aufbewahrungsbeutel für Reparaturaufträge einer Kfz-Werkstatt" unter die Rubrik "Auftragsbestätigungen" fallen. Diese sind 6 Jahre aufzubewahren.

Eine gesicherte Auskunft ist das aber nicht.

Mit besten Grüßen,
Redaktion akademie.de

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