Aufbewahrungsfristen im Überblick: Was kann entsorgt werden, was müssen Sie aufbewahren?

Auf einen Blick: Welche geschäftlichen und privaten Unterlagen Sie 2014 in den Papierkorb werfen können

Von: Robert Chromow
Stand: 17. Januar 2014 (aktualisiert)
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Im Büro türmen sich kisten- und ordnerweise alte Rechnungen, Bestellungen, Angebote und Auftragsbestätigungen? Dann schaffen Sie Ordnung – werfen Sie im Jahr 2014 alles weg, was Sie laut Gesetz nicht unbedingt aufbewahren müssen.

Geschäftsunterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Fristen von a) sechs Jahren und b) zehn Jahren. Wir geben Ihnen eine Auflistung der wichtigsten Aufbewahrungsfristen.

Bitte beachten Sie: Die Aufbewahrungsfristen beginnen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen. Vielmehr startet der Fristlauf erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Bevor Sie Unterlagen in den Reißwolf geben, klären Sie daher zunächst den Zeitpunkt der letzten Eintragung. Addieren Sie dann die Aufbewahrungsfrist – beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr.

Beispiel: Jahresabschluss

Da Sie den Jahresabschluss für das Jahr 2003 frühestens im Jahr 2004 fertiggestellt haben, läuft die Aufbewahrungsfrist auch erst seit dem 1. Januar 2005. Entsorgen dürfen Sie die Abschlussunterlagen des Geschäftsjahres 2003 daher nicht bereits im Jahr 2014, sondern normalerweise erst Anfang 2015! Falls Sie das Jahr 2003 erst im Jahr 2005 oder noch später abgeschlossen haben, verlängern sich die Aufbewahrungsfristen noch weiter.

Die Kalenderjahre abschlussrelevanter Unterlagen sind in der folgenden Tabelle in Klammern gesetzt. Um bei einer späteren Betriebsprüfung böse Überraschungen zu vermeiden, besprechen Sie größere Aktenvernichtungen am besten mit Ihrem Steuerberater – oder fragen Sie direkt beim Finanzamt nach.

Eine ausführlichere Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften finden Sie im Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".

Eine Liste der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente

Art der Unterlagen

In 2014 frühestens zu
entsorgende Unterlagen ...

Abhängigkeitserklärungen

2003

Abkürzungsverzeichnis (erklärend)

2003

Abrechnungsunterlagen

2003

Abschlagszahlungen

2003

Abschlussbuchungsbelege

(2003)

Abschlusskonten

(2003)

Abschlussrechnungen

2003

Abschreibungsunterlagen

2003

Abtretungserklärungen

2007

Abwertungsbelege

2003

Akkordunterlagen

2003

Akkreditive

2007

Aktenvermerke

2007

An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse

2007

Änderungsnachweise der EDV-Buchführung

2003

Angebote (erhaltene und Kopien versandter)

2007

Angestelltenversicherung (Belege)

2003

Anhang (zum Jahresabschluss)

(2003)

Anlageninventare

(2003)

Anlagenkartei

2003

Anlagenunterhaltungskosten

2003

Anlagenverzeichnis

(2003)

Anlagevermögensbücher und -karteien

2003

Anleihebücher

2003

Anleihen

2007

Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen

2007

Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich)

2007

Anzahlungsunterlagen

2007

Arbeitgeberzuschusskarten

2007

Arbeitnehmersparzulage (Verträge)

2007

Arbeitsanweisungen

2003

Auftragsbestätigungen

2007

Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter)

2007

Auftragsbücher

2007

Auftragskostenbelege

2003

Auftragszettel

2003

Aufzeichnungen

2003

Ausfuhrunterlagen

2007

Ausgangsrechnungen

2003

Ausschusslisten als Buchungsbelege

2003

Außendienstabrechnungen

2003

Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege)

2007

Außenhandelsunterlagen

2007

Auszahlungsbelege

2003

B

Bahnabrechnungen

2003

Bahnfrachtbriefe

2007

Bankbelege

2003

Bankbürgschaften

2007

Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen

2003

Bauakten

2007

Bauantragskostennachweise

2007

Baubeschreibungen

2007

Baubücher

2003

Baugenehmigungen

2007

Beförderungspapiere

2007

Beherrschungsverträge

2003

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger

(2003)

Belege

2003

Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)

2003

Bestandsberichtigungen

2003

Bestandsermittlungen

2003

Bestandsverzeichnisse

2003

Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter)

2007

Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen

2003

Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege)

2007

Betriebskostenrechnungen

2003

Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege)

2003

Betriebsprüfungsberichte

2007

Betriebsunfallunterlagen

2007

Bewertungsunterlagen

(2003)

Bewirtungsunterlagen

2003

Bilanzbücher

(2003)

Bilanzen (Jahresbilanzen)

(2003)

Bilanzkonten

(2003)

Bilanzprotokolle für die EDV

(2003)

Bilanzunterlagen

(2003)

Bons

2003

Börsenaufträge

2007

Bruttoerlösnachweise

2007

Bruttolohnlisten

2007

Bruttolohnsammelkarten

2007

Bruttolohnstreifen

2007

Buchführungsprogramme

2003

Buchführungsunterlagen

2003

Buchungsanweisungen

2003

Buchungsbelege

2003

Buchungsprotokolle für die EDV

2003

Buchungsunterlagen

2003

Bürgschaftsunterlagen

2007

C

Carnetunterlagen

2007

Clearingauszüge

2007

Clearing-Belege

2003

Code-Pläne für Verständnis der Buchführung

2003

Computerausdrucke mit Buchungsdaten

(2003)

COM-Verfahrensbeschreibungen

2003

D

Darlehenskonto

2003

Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)

2007

Datensicherungen

(2003)

Dauerauftragsunterlagen

2007

Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf)

2003

Dauervorschüsse

2003

Debitorenkonten

(2003)

Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen)

(2003)

Deklarationen (Versandunterlagen)

2007

Depotauszüge (soweit nicht Inventare)

2003

Depotbestätigungen

2003

Depotbücher

2003

Deputatunterlagen

2007

Devisenunterlagen

2007

Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV

2003

Dubiosenbücher

(2003)

E

Edelmetallbestände

2003

Edelmetallumsätze

2003

EDV-Journal

(2003)

Effektenbuch

2003

Effektenkassenquittungen

2003

Eichaufnahmen

2007

Einfuhrunterlagen

2007

Eingangsrechnungen

2003

Eingangsüberweisungsträger

2007

Eingliederungsverträge

2003

Einheitswertunterlagen

2007

Einkaufsbücher

2003

Einnahmenüberschussrechnung

(2003)

Einzahlungsbelege

2003

Energieverbrauchsunterlagen

2007

Erlösjournale

2003

Eröffnungsbilanzen

2003

Ersatzkassenunterlagen

2007

Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege)

2007

Exportunterlagen

2007

Expressauslieferungsbücher

2003

F

Fahrtenbücher

2003

Fahrtkostenerstattungen

2003

Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer
(soweit keine Buchungsbelege)

2007

Fakturierjournale

2003

Fehlerjournale als Buchungsbelege

2003

Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung

(2003)

Fernschreiben (Handelsbriefe)

2007

Feuerversicherungsunterlagen

2007

Finanzberichte

(2007)

Frachtbriefe

2007

Frachtunterlagen

2007

Freistemplerabrechnungen

2003

Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe)

2003

Fürsorgeunterlagen

2007

G

Gebrauchsmusterunterlagen

2007

Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg)

2003

Gehaltskonten

2007

Gehaltslisten

2003

Gehaltsquittungen

2003

Gehaltsvorschusskonten

2003

Geschäftsberichte

(2003)

Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften)

2007

Geschenknachweise

2007

Gesellschaftsverträge

2003

Gewährleistungsverpflichtungen

2007

Gewerbesteuerunterlagen

2007

Gewinn- und Verlustrechnung

(2003)

Gewinnabführungsverträge

2003

Gewinnfeststellungen

2007

Grundbuchauszüge

2003

Grundlohnlisten

2003

Grundstücksunterlagen

2007

Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)

2003

Gutschriftanzeigen

2003

H

Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen

(2003)

Handelsbilanz

(2003)

Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften)

2007

Handelsbücher

(2003)

Handelsregisterauszüge

2007

Hauptabschlussübersicht

(2003)

Hauptbücher und -karteien

(2003)

Hauptbuchkonten

(2003)

Hinterlegungsscheine

2007

Hypothekenpfandbriefe

2007

I

Importrechnungen

2003

Importunterlagen

2007

Inkassobücher

2003

Inventare

(2003)

Inventare als Bilanzunterlagen

(2003)

Inventurunterlagen

(2003)

Investitionsabrechnungen

2007

Investitionszulagenunterlagen

2007

J

Jahresabschlüsse

(2003)

Jahresabschlusserläuterungen

(2003)

Jahresabschlusslisten

(2003)

Jahreskontoblätter

(2003)

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent

(2003)

Jubilarfeierunterlagen

2003

Jubiläumsunterlagen

2003

K

Kalkulationsunterlagen

2007

Kantinenunterlagen

2003

Kapitalerhöhungsunterlagen

2007

Kapitalverkehrsteuerunterlagen

2007

Kassenberichte

2003

Kassenbücher u. -blätter

2003

Kassenstreifen

2007

Kassenzettel (Buchungsunterlage)

2003

Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege)

2007

Kaufverträge

2007

Kilometergeldabrechnungen

2003

Kommissionslisten

2007

Konnossemente

2007

Konsignationsunterlagen

2007

Kontenpläne/Kontenplanänderungen

2003

Kontenregister

2003

Kontoauszüge

2003

Kontokorrentbücher

2003

Kostenartenpläne

2003

Kostenstellenpläne

2007

Kostenträgerrechnung

2007

Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage)

2003

Kostenvoranschläge

2007

Kreditorenkonten

2003

Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)

2007

Kurssicherungsunterlagen

2003

Kurzarbeitergeldanträge

2007

Kurzarbeitergeldlisten

2007

L

Ladescheine

2003

Lageberichte

(2003)

Lagerbuchführungen

2003

Lagerprotokolle

2007

Leasingunterlagen

2007

Leergutabrechnungen

2007

Lieferscheine

2003

Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften)

2003

Lizenzunterlagen

2003

Lohnbelege

2003

Lohnkonto (siehe Anmerkungen)

2007

Lohnlisten

2003

Lohnsteuerunterlagen

2003

Lohnunterlagen

2007

Lohnvorschusskonten

2003

Luftfrachtbriefe

2007

M

Magnetbänder (mit Buchfunktion)

2003

Mahnbescheide

2007

Mahnungen

2007

Maklerschlussnoten

2007

Materialabrechnungen

2003

Materialbeanstandungen

2007

Materialentnahmescheine

2007

Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)

2007

Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung

2003

Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen

2007

Mikrofilmverfahrensbeschreibungen

2003

Montageversicherungsakten

2003

Mutterschaftsgeldunterlagen

2003

N

Nachkalkulationen

2003

Nachnahmebelege

2003

Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege)

2007

Nebenbücher

(2003)

Nettolohnlisten

2003

Nutzflächenermittlung

2003

O

Obligationen

2007

Offene-Posten-Listen

2003

Orderpapiere

2007

Organisationsunterlagen der Buchführung

2003

Organschaftsabrechnungen

2003

Organschaftsverträge

2003

P

Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)

2007

Patentunterlagen

2007

Pensionsrückstellungsunterlagen

(2003)

Pensionszahlungen

2003

Pfandleihbücher

2003

Pfändungsunterlagen

2003

Portokassenbücher

2003

Postaufträge

2007

Postbankauszüge

2003

Postbankbelege

2003

Postscheckbelege

2003

Preislisten

2007

Preisvereinbarungen

2007

Privatentnahmebelege

2003

Programmbeschreibung für EDV

2003

Proteste (Scheck, Wechsel)

2007

Protokolle (Buchungsbelege)

(2003)

Protokolle (soweit keine Buchungsbelege)

2007

Provisionsabrechnungen

2003

Prozessakten

(2003)

Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers)

(2003)

Q

Qualitätsberichte

2007

Quittungen

2003

R

Rechnungen

2003

Rechnungsabgrenzungsermittlung

2003

Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege)

2007

Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer / für Unternehmer

2003

Rentenversicherungsnachweise

2007

Repräsentationsaufwendungen

2003

Repräsentationskosten

2003

Rückstellungsunterlagen

(2003)

Rückwareneingangsjournale

2007

S

Sachanlagevermögenskarteien

2003

Sachkonten

2003

Saldenbestätigungen

2003

Saldenbilanzen

(2003)

Schadensmeldungen und -unterlagen

2007

Scheck- und Wechselunterlagen

2007

Scheckbestandsaufnahmen

2003

Schecks

2007

Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte)

2007

Schriftwechsel

2007

Schuldtitel

2003

Sicherungsübereignungen

2007

Skontounterlagen

2003

Sondergutschriften

2003

Sozialpläne

2007

Sozialversicherungsbeitragskonten

(2007)

Sparprämienanträge

2007

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung

2003

Spendenbescheinigungen

2003

Steuerbescheide und -erklärungen

(2003)

Steuerrückstellungsberechnungen

(2003)

Steuerunterlagen

(2007)

Stornobelege

2003

Stundenlohnzettel als Buchungsbelege

2003

T

Teilzahlungsbelege

2007

Telefonkostennachweise

2003

Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege)

2007

Testate als Bilanzteil

2003

Transportschadenunterlagen

2007

Transportversicherungsanmeldungen

2007

Trennungsgeldermittlungen

2003

U

Überstundenlisten

2007

Überweisungsbelege

2003

Umbuchungsbelege

(2003)

Umsatzsteuervergütungen

(2003)

Umsatzsteuervoranmeldungen

(2003)

Umwandlungsbilanzen

(2003)

Umwandlungsunterlagen

2007

Unfallversicherungsunterlagen

2007

Unternehmerlohnverrechnungen

2007

Urlaubslisten für Rückstellungen

2003

V

Valuta-Belege

2003

Verbindlichkeiten

2003

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

(2003)

Verfrachtungsaufträge

2007

Verkaufsbücher, -journale

2003

Vermögensteuerunterlagen

2007

Vermögensverzeichnis

2003

Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen)

2007

Verpfändungsunterlagen

2003

Verrechnungskonten

(2003)

Verrechnungspreisunterlagen

2003

Versand- und Frachtunterlagen

2007

Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege

2003

Versicherungspolicen

2007

Versteigerungsunterlagen

2007

Verträge

2007

Vertreterunterlagen

2007

Verwahrungsbücher für Wertpapiere

2003

Viehregister

2003

Vollmachten (Urkunden)

2007

Vollständigkeitserklärungen

(2003)

Vorauszahlungsbelege

2003

Vorschusskonten

2003

Vorschusslisten als Buchungsbelege

2003

W

Währungsforderungen

2003

Warenabgabescheine

2007

Warenbestandsaufnahmen

2003

Wareneingangs- und -ausgangsbücher

2003

Warenverkehrsbescheinigungen

2007

Wechsel

2007

Wechsel als Buchungsbeleg

2003

Wechselbuch

2003

Wechselobligation

2003

Weihnachtsgratifikation

2003

Werbegeschenknachweise

2003

Werbekosten, Belege über

2003

Werksrentenanträge

2007

Werkstattabrechnungen

2003

Werkzeugkosten, Belege über

2003

Werkzeugregister als Inventar

2003

Wertberichtigungen

2003

Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen

2003

Wertpapierkurse als Buchungsbelege

(2003)

Wildhandelsbücher

2003

Wohnungsbauunterlagen

2007

Z

Zahlungsanweisungen/-belege

2003

Zahlungsträger

2003

Zeichnungsvollmachten

2007

Zessionen

2007

Zinsabrechnungen

2003

Zinsberechnungen als Buchungsbeleg

2003

Zinsberechnungsunterlagen

2007

Zinsstaffeln

2007

Zollbelege

2007

Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer

2003

Zugangsbelege

2003

Zuschüsse des Arbeitgebers

2003

Zustellungsquittungen

2007

Zwischenbilanz
(bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres)

2003

Spezielle Aufbewahrungsfristen

Lohn- und Gehaltskonten

10 Jahre nach zuletzt eingetragener Lohnzahlung

Lohnsteueranmeldung

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Lohnsteuerkarte

Bis Ende des Kalenderjahres oder bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Abrechnung von Aushilfen

10 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Beitragsnachweise der Krankenkassen

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

An-, Ab- und Ummeldung zur Krankenkasse

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung

10 Jahre

Belege über Zahlung von Arbeitslohn

10 Jahre

Personalakte

Arbeitspapiere sind bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren.

Herausgabepflicht nach Beendigung für:
- Lohnsteuerkarte,
- Zeugnis,
- Urlaubsbescheinigung,
- Meldung an den Sozialversicherungsträger.

Keine Herausgabepflicht für:
- Lebenslauf
- Bewerbung

Keine Aufbewahrungspflicht der rein arbeitsvertraglichen Unterlagen,
aber Aufbewahrung ist zweckmäßig für die Dauer der Verjährungsfristen

Überstundenaufzeichnung

Mindestens zwei Jahre

Bewirtungsbelege

10 Jahre

Arbeitszeitverzeichnis

Bäckereien: 1 Jahr
Eisen- und Stahlindustrie: 2 Jahre
Papierindustrie. 2 Jahre

Heimarbeit

Entgeltbelege: 3 Jahre
Personallisten: Ablauf des Kalenderjahres der Erstellung

Beschäftigung von Jugendlichen

- Ärztliche Bescheinigung: bis zum 18. Geburtstag oder dem Ende der Beschäftigung
- Personenbezogen Unterlagen: 2 Jahre nach letzter Eintragung

Eine Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften unabhängig vom aktuellen Datum bietet der Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".

In welchen Fällen Dokumente länger aufbewahrt werden sollten

In manchen Fällen ist es sinnvoll, Aufbewahrungsfristen zu verlängern. Es kann nämlich durchaus passieren, dass die Festsetzungsfrist eines vorläufigen, noch nicht endgültigen Steuerbescheids die Aufbewahrungsfrist für Dokumente übersteigt.

Die Festsetzungsfrist beträgt normalerweise vier Jahre. Der Fristlauf startet am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde. Die Festsetzungsfrist verlängert sich

  • auf fünf Jahre, wenn das Finanzamt eine "leichtfertige Steuerverkürzung" feststellt (eine Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO),

  • auf zehn Jahre, wenn das Finanzamt eine Steuerhinterziehung feststellt (eine Straftat nach § 370 AO).

Im Extremfall müssen Sie Unterlagen aus Jahren mit vorläufigen Steuerbescheiden also 14 (!) Jahre lang aufbewahren. Ein vorläufiger Bescheid für eine Steuererklärung aus dem Jahr 2003 kann unter Umständen erst im Jahr 2017 Endgültigkeit erlangen. Wenn Sie nun dazugehörige Unterlagen fristgerecht nach zehn Jahren zum 1. Januar 2014 vernichten, fehlen Ihnen diese Beweise, falls das Finanzamt im Nachhinein noch etwas ändert.

Unterlagen sollten in bestimmten Fällen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus bis zum Abschluss eines Verfahrens aufbewahrt werden:

  • bei einer bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,

  • bei einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung, gegen die Sie jedoch Einspruch einlegen möchten,

  • bei Ermittlungen gegen Sie unter strafrechtlichen Aspekten (Steuerstrafdelikte),

  • bei eigenen Steueranträgen.

Welche Unterlagen Sie nicht aufbewahren müssen

  • Angebotsschreiben, die ergebnislos (auftragslos) blieben,

  • Anwesenheitslisten (die nicht zur Lohnbuchhaltung gehören),

  • Monats-, Quartals- und Halbjahresbilanzen sowie interne Kosten-, Kontroll- und Verrechnungsbelege,

  • rein statistische Berichte und Unterlagen wie Finanzpläne, Einnahmevorschauen, Umsatzerwartungsberichte etc.,

  • steuerlich nicht relevante Kalkulationen und Kassenkontrollstreifen (falls Sie unsicher sind, sollten Sie sich hier ggf. mit Ihrem Steuerberater abstimmen),

  • Preis- und Angebotslisten.

Vorgaben zum Nachlesen

Wann dürfen Sie private Unterlagen entsorgen?

  • Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen sollten Sie so lange aufheben, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt (!) ist.

  • Bankunterlagen, Kontoauszüge: Verträge über Sparguthaben, Kredite u. Ä. sollten in jedem Fall die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden.
    Bankbelege (Scheckeinreichungen, Überweisungen, Kontoauszüge etc.) dienen als Zahlungsnachweise. Gesetzliche Regelung seit 2002: Belege für regelmäßige Zahlungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (Miete, Unterhalt etc.), können noch vier Jahre später als Beweis herangezogen werden.
    Einmalige Zahlungen dagegen müssen Sie nur zwei Jahre dokumentieren.

  • Steuerunterlagen: Zwar müssen Steuerbescheide nicht aufbewahrt werden, allerdings benötigt man diese oft bei Anträgen auf staatliche Hilfen, auch rückwirkend (Kitakosten, Elterngeld, Pflegegeldzahlungen). Alle Unterlagen sollten vor allem dann sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig ist.

  • Versicherungsdokumente und -unterlagen: Sämtliche Unterlagen (Verträge, Änderungen, Statusberichte, Schriftwechsel) sollten Sie so lange aufbewahren, wie die jeweilige Versicherung läuft.

  • Kaufverträge, Kassenbons, Quittungen: Diese sollten mindestens für die Zeit der Gewährleistung/Garantie aufbewahrt werden, in den meisten Fällen also zwei Jahre. Im Allgemeinen empfiehlt es sich aber, Kaufverträge schon aus versicherungsrechtlichen Gründen länger aufzubewahren (Einbruch, Diebstahl etc.).

  • Rechnungen: Es gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren; entsprechend lange sollten Sie sie aufbewahren. Eine Ausnahme stellen Handwerkerrechnungen dar; diese sollten Sie – analog zur Gewährleistungspflicht der Handwerker – mindestens fünf Jahre aufbewahren.

  • Wohnungs- und Mietverträge: Mietverträge und Übergabeprotokolle etc. sollten nach Beendigung des Mietverhältnisses drei Jahre aufbewahrt werden. Nebenkostenabrechnungen können Sie gleich entsorgen – es sei denn, Sie müssen in absehbarer Zeit Wohnbeihilfen beantragen. In diesem Fall empfiehlt sich die Aufbewahrung für zwei Jahre.

  • Haus- oder Wohnungskauf: Sinnvoll ist es, alle Rechnungen zu behalten, da diese im Falle eines Verkaufs helfen, den Wert der Immobilie festzustellen.

Zum Weiterlesen: Alles "in Ordnung"?

Damit bei Ihnen alles seine Ordnung hat:

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Bereitgestellte elektronische Dokumente

Bezüglich der Aufbewahrungsfristen raten Sie von einer rein elektronischen Archivierung ab, da es sich hierbei um keine Originalbelege handelt.
Nun ist es heutzutage aber bei Direkt-Banken üblich, dass Bankbelege wie Kontoauszüge, Festgeldvereinbarungen, Zinsbescheinigungen und oft auch Steuerbescheinigungen nur noch elektronisch in einem sogenannten Postkorb zur Verfügung gestellt werden.
Werden denn diese Belege als Originale anerkannt?

Wenn ja:

Wie will man diese Belege von den Papierbelegen unterscheiden, die eingescannt wurden und deshalb als Kopien angesehen werden?

Wenn nein:

Wenn es ausreicht, diese Belege ausschließlich elektronisch bereitzustellen, warum müssen dann gleichartige Original-Papierbelege, die eingescannt wurden, aufbewahrt werden?

Wird bezüglich der Aufbewahrungsfristen ein Unterschied zwischen einem elektronisch bereitgestellten Dokument und einem eingescannten Original-Papierdokument gemacht?

Antwort: Bereitgestellte elektronische Dokumente

Guten Tag,
die wichtigsten Informationen zu den Aufbewahrungspflichten elektronischer Unterlagen finden Sie in den Beiträgen...

"Digitale Steuerprüfung nach GDPdU"
http://www.akademie.de/wissen/digitale-steuerpruefung-gdpu und
"Reichen dem Finanzamt Online-Kontoauszüge?"
http://www.akademie.de/wissen/reichen-online-kontoauszuege

Ob und ggf. wie Finanzamtsprüfer den Unterschied zwischen originär elektronischen und nachträglich vom Empfänger eingescannten Dokumenten feststellen, hängt vom konkreten Dokumententyp, dem steuerlich relevanten Wert des Vorgangs und der professionellen Erfahrung des jeweiligen Prüfers ab. Unterschätzen würde ich letztere nicht. :-)

Im Zweifel sprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder fragen direkt beim Finanzamt nach.

Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Wann beginnt eine Aufbewahrungsfrist für SV-Unterlagen

Hallo, ich hätte gerne gewußt, ob eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist (z.B. für Verträge zu Mitarbeiterdarlehen mit entgeltrelevanten Bestandteilen) nach Auslaufen des Vertrags beginnt oder erst nach der folgenden Betriebsprüfung.
Herzlichen Dank

Antwort: Wann beginnt eine Aufbewahrungsfrist für SV-Unterlagen

Guten Tag,
aus meiner Sicht endet die Aufbewahrungsfrist unter den von Ihnen genannten Bedingungen zehn Jahre nach Ende des Geschäftsjahres, das von der Abrechnung des Mitarbeiterdarlehens berührt war. Dass Aufbewahrungsfristen vom Zeitpunkt der nächsten Betriebsprüfung abhängen, ist mir nicht bekannt.

Am besten klären Sie die Details des Einzelfalls mit Ihrem Steuerberater oder fragen bei der Handels- oder Handwerkskammer nach.

Freundliche Grüße
Robert Chromow

Insolvenzunterlagen

Guten Tag,

ich hätte gern gewußt, wie lange man als Privatperson
Unterlagen zur Insolvenz der Firma (hier: haftender
Gesellschafter)aufheben muss.

Bei liquidierter GmbH: 10 Jahre

Guten Tag,

falls es sich um eine GmbH handelte und die Insolvenz mit der Liqudierung der Gesellschaft endete, beträgt die Aufbewahrungspflicht durch einen Gesellschafter oder vom Gericht bestimmten Dritten 10 Jahre nach § 74 GmbHG.

Ob das in Ihrem Fall zutrifft, kann ich nicht beurteilen - die Einzelheiten sollten Sie mit einem Rechtsanwalt besprechen.
Ihre akademie.de Redaktion

Antwort: Insolvenzunterlagen

Guten Abend,
vielleicht hilft das weiter?
http://www.zas-archiv.de/index.php?id=116

Nacherhebung von Einfuhrabgeben

Hallo,
Ich habe 2005 im Ausland ( Türkei ) eine Lederjacke gekauft. Alles Ordnungsgemäß bezahlt. Jetzt 2014 habe ich vom Zoll Köln ein schreiben erhalten. Diese möchten die Kopien des Kaufs sowie Quittungen und Zahlbelege und Handelsrechnung haben. Mein Frage: Muss ich diese Dokumente mein Leben lang die eigentlich aufbewahren.? Oder wie lange müssen solch Dokumente aufbewahrt werden.

Antwort: Nacherhebung von Einfuhrabgeben

Guten Tag,
als Privatperson müssen Sie solche Belege m. W. gar nicht aufbewahren. Wenn Sie Gewerbetreibender sind und die Jacke als Betriebsausgabe geltend gemacht haben (z. B. als Einkauf von Handelsware), dann muss die dazugehörige Rechnung / Quittung mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Nachweise über geschäftliche Einkäufe des Jahres 2005 dürfen demnach frühestens Anfang 2016 in den Schredder (Aufbewahrungsfrist 2006 bis 2015).

Aber wie gesagt: Das ist nur eine ganz allgemeine Auskunft. Welche Fristen in Ihrem konkreten Einzelfall gelten, erfahren Sie bei Ihrem Steuerberater oder Sie fragen direkt beim Finanzamt nach.

Freundliche Grüße
Robert Chromow

Aufbewahrung Steuerunterlagen Privatperson

Hallo,

beim Thema Steuerunterlagen steht:

"Alle Unterlagen sollten vor allem dann sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig ist." Was heißt das genau, muss man dann alle Unterlagen, die man eingereicht hat, aufbewahren (Medikamente, Porto, Versicherungen, usw.)? Das würde dann ja bedeuten, dass man z.B. Versicherungsunterlagen, Kto.auszüge usw. auch nach Ablauf oder Fristeinhaltung aufheben muss. Oder was heißt "alle Unterlagen"?

Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen
Gast

Ja, sinnvollerweise aufbewahren

Hallo,

ja, in der Tat, wenn der Steuerbescheid "offengehalten" wurde, d.h. nur vorläufig ergangen ist, dann sollten Sie die dafür relevanten Unterlagen aufbewahren, bis der Bescheid rechtskräftig ist.

beste Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion

Aufbewahrungsfristen insbesondere für Existenzgründer wichtig

Vielen Dank für den guten Artikel. Auf meinem Blog http://blog.start-up-berater.de/ wollte ich an sich etwas ähnliches veröffentlichen. Kurz vorher habe ich aber diesen Artikel hier gelesen und muss ganz ehrlich sagen, dass dieser deutlich besser ist, und daher werde ich nur darauf verlinken. Die Frage der Aufbewahrungsfristen kommt immer wieder bei vielen Existenzgründern auf. Hier sollte es auch von Seiten des Gesetzgebers mehr Aufklärung geben.

Aufbewahrung während der privaten Insolvenz

Wie lange muß ich Lohnabrechnungen, Kontoauszüge während der privaten Insolvenz aufheben!?

Danke im voraus für Mitteilungen

Nachsatz

Was Sie auf jeden Fall gut und lange aufbewahren sollten, ist der Restschuldbefreiungsbeschluss (30 Jahre!), denn es kann immer mal noch ein Gläubiger kommen, der schon vor Jahren ergebnislos versucht hat zu pfänden.

Schon aus Selbstschutzgründen nicht zu früh entsorgen!

hallo,

na, während der Wohlverhaltensperiode und bis zum Abschluss der Restschuldbefreiung müssen Sie die Unterlagen natürlich auf jeden Fall vorhalten. Ob danach noch gesetzliche Aufbewahrungsfristen speziell für Insolvenzfälle greifen, das entzieht sich meiner Kenntnis. Auch eine Anwältin wie hier z.B. http://www.schuldnerberatung-diskret.de/unterlagen-wie%20-lange-muessen-... nennt nur die "normalen" Aufbewahrungspflichten.

Die Frage ist aber nicht nur, wie lange sie aufbewahren _müssen_, sondern ob und wie lange das sinnvoll für Sie selbst ist. Denn schließlich müssen Sie im Zweifelsfall nachweisen können, dass Sie eine bestimmte Zahlung geleistet haben etc., falls z.B. irgend ein Gläubiger kommt und die Restschuldbefreiung versagen will.

beste Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion

sehr übersichtlich,

Herzlichen Dank

Elektronische Archivierung

Guten Tag,

ein sehr informativer Artikel, danke dafür.

Ich hätte folgende Frage, zu der ich noch keine Antwort gefunden habe: Wenn ich, als Privatperson, alle Dokumente einscanne und elektronisch archiviere, muss ich die Originale dann aufbewahren? Zum Beispiel Gehaltsunterlagen und Kontoauszüge.

Vielen Dank im Voraus

Kopie bleibt Kopie

Guten Tag,

das Problem, das dabei auftritt, ist, dass Sie in irgendeiner Form Kopien anfertigen, ob als Scan oder sonstwie elektronische Version. Und Kopien werden nie Originale setzen, schon gar nicht in den Augen der Finanzverwaltung. Insofern möchte ich von einer rein elektronischen Archivierung abraten. Als zusätzliche Option, ja. Aber ausschließlich, nein.

Viele Grüße,
Redaktion akademie.de

Hallo Ralf,

ja, bestimmte Unterlagen müssen auch nach dem Tod aufbewahrt werden. Genauere Hinweise finden Sie bei RA Blümel unter der URL dort auf der Seite etwas versteckt unter "Mietrechtsfragen", Punkt 6. "Wohnungsauflösung / Aufbewahrungsfristen" http://bit.ly/tajWNy
viele Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion

Eine Frau war bis 2004 selbstständig, ist dieses Jahr - 2011 - verstorben. Müssen die Unterlagen des Betriebes aufgehoben werden? Wie lange? Müssen die Unterlagen hinterlegt werden?
Ralf

Aufbewahrung Geschäftsunterlagen bei Tod der/des Unternehmers/in

die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen trifft nur die (gesetzlichen) Erben.

Im Scheidungsfall oder bei _nicht_eingetragenen Lebenspartnern (ohne gemeinsame Kinder, die als Erben in Frage kommen könnten) liegt kein Erbfall vor, wenn er nicht testamentarisch festgelegt ist.

Sind aber doch (junge) Kinder vorhanden ist kaum vorstellbar, dass die Finanzverwaltung Minderjährige zur Abgabe von Erklärungen und Aushändigung von Unterlagen verpflichtet. Schwierig wird es auch, Minderjährige als Adressaten für Steuerbescheide für verstorbene Gewerbetreibende zu definieren. Der nicht - erbende Erziehungsberechtigte braucht das auch nicht zu akzeptieren.

Andererseits: die Finanzämter erfahren durch den Datenabgleich relativ rasch von Todesfällen. Wenn die Unterlagen schon in der nächsten Woche zur Altpapierabholung am Straßenrand stehen, wird es zumindest seltsame Nachfragen nach dem Verursacher geben.

Das Finanzamt wird sich ansonsten an den halten, der das Gewerbe (falls) weiter betreibt und Zugang zu den Geschäftsräumen hat. Der hätte aber genau genommen, wenn er nicht zu den Erben gehört, auch "keinen Einblick" und keinen Zugang zu den Unterlagen zu Lebzeiten.

Anders sieht es aus, wenn ein gerichtlicher Nachlaßverwalter bestellt wurde. Das kann durchaus bis zu einem Jahr rückwirkend geschehen. Nur der kann auch Erklärungen abgeben, empfangen und die Unterlagen sichern. Für die Bestellung muss aber ein höherer Rechtsgrund vorliegen, als die Vermutung einer "Nachversteuerung". Dies wäre der Fall, wenn die Erbmasse und der Kreis der Erbberechtigten unübersichtlich wären. Aber nicht zur Aufbewahrung von Unterlagen.

Im konkreten Fall: die Gewerbetreibende war bis 2004 selbständig und ist 2011 verstorben ... Das Finanzamt hat gut 7 Jahre Zeit für Prüfungen und Bescheide gehabt. Warum sollte es erst im achten Jahr damit beginnen ? Die Steuersituation für Gewerbetreibende ist übersichtlich. Lediglich im Bereich der privaten Einkommensteuer und des Kindergeldes sind etliche Verfahren anhängig, die Steuerbescheide offen halten.

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich habe Ihren Text mit Interesse gelesen. Ich habe dazu allerdings mal eine Frage:

Ich bin seit 2004 Vermieter einer Wohnung in meinem Zweifamilienhaus. Nun kam das Finanzmat auf die Idee mir eine "Steuerverkürzung" vorzuwerfen und fordert zum Nachweis der Mietzahlungen alle Kontoauszuege von 2004 bis 2010. Ich habe aber mit erschrecken festgestellt, dass ich diese nur bis 02.10.2007 zurueck aufbewahrt habe. Istdas ein Problem gegenueber dem Finanzamt? Und kann ich zur Not auch anders den Nachweis der Zahlungen erbringen?
Fuer eine Antwort waere ich Ihnen sehr dankbar.

Welche Fristen gelten für Zahlungsavise? Vielen Dank im Voraus.

Guten Tag,

ich verstehe Ihre Frage noch nicht so ganz. Wieso kriegen Sie Lohnunterlagen Ihrer verstorbenen Eltern vom Jugendamt?

Mit besten Grüße,
Redaktion akademie.de

Guten Tag,

ich hätte auch nochmal eine Frage bezüglich Aufbewahrungen von Unterlagen.

Mein Vater + Mutter sind jetzt seit ca. 5 Jahren tot. Vor kurzem habe ich alle Dokumente vom Jugendamt erhalten, die dort lagen.

Jetzt habe ich eine Frage, welche Dokumente ich aufbewahren muss. Muss ich sowas wie Steuerbescheide, Lohnabrechnungen, Arbeitsamtbriefe usw. aufbewahren oder kann ich diese vernichten?

Guten Tag,

welche Unterlagen Ihres verstorbenen Vaters Sie vernichten können, hängt auch von deren Verwendungszweck ab. Haben Sie selbst bspw. Pflegegeldzahlungen o.Ä. erhalten und diese steuerlich geltend gemacht, müssen Sie solche Unterlagen (und damit zusammenhängende wie bspw. Zahlungsvorgänge etc.) noch einige Zeit archivieren, im Extremfall weitere 4 Jahre. Die Sterbeurkunde sollten Sie ebenfalls aufbewahren, und zwar dauerhaft.

Mit besten Grüßen,
Redaktion akademie.de

Ich war Betreuer meines Vaters, hatte auch diesen orangefarbenen Ausweis. Mein Vater ist vor 10 Jahren verstorben. Kann ich alle Dokumente, Zahlungsvorgänge, Urkunden usw. nun vernichten? Danke.

Guten Tag,

ich würde vermuten, dass "Aufbewahrungsbeutel für Reparaturaufträge einer Kfz-Werkstatt" unter die Rubrik "Auftragsbestätigungen" fallen. Diese sind 6 Jahre aufzubewahren.

Eine gesicherte Auskunft ist das aber nicht.

Mit besten Grüßen,
Redaktion akademie.de

Hallo,

ich habe die Liste jetzt ein paar mal durchgelesen aber was ich finden wollte habe ich nicht wirklich eindeutig gefunden!

Aufbewahrungsbeutel für Reparaturaufträge einer Kfz-Werkstatt (Auftrag mit Kundenunterschrift, Materialscheine, ect.)

Wie lange muss man sowas aufbewahren?

MfG

Zur Frage vom 18.01.2010:

Guten Tag,

eine knifflige Frage! Unterlagen, die sich auf die betriebliche Altersvorsorge beziehen, sind wohl bis zum Tod des Arbeitnehmers - und offenbar auch bis zum Ableben des erbberechtigten Ehepartners - aufzubewahren.

Diese vage Antwort sollten Sie jedoch durch Ihren Steuerberater verifizieren lassen.

Besten Gruß,
Redaktion akademie.de

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