Im Büro türmen sich kisten- und ordnerweise alte Rechnungen, Bestellungen, Angebote und Auftragsbestätigungen? Dann schaffen Sie Ordnung - werfen Sie im Jahr 2013 alles weg, was Sie laut Gesetz nicht unbedingt aufbewahren müssen.
Geschäftsunterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Fristen von a) sechs Jahren und b) zehn Jahren. Wir geben Ihnen eine Auflistung der Aufbewahrungsfristen.
Eine Liste der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente
Art der Unterlageau |
Entsorgen können |
A |
|
Abhängigkeitserklärungen |
2002 |
Abkürzungsverzeichnis (erklärend) |
2002 |
Abrechnungsunterlagen |
2002 |
Abschlagszahlungen |
2002 |
Abschlussbuchungsbelege |
2002 |
Abschlusskonten |
2002 |
Abschlussrechnungen |
2002 |
Abschreibungsunterlagen |
2002 |
Abtretungserklärungen |
2006 |
Abwertungsbelege |
2002 |
Akkordunterlagen |
2002 |
Akkreditive |
2006 |
Aktenvermerke |
2006 |
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse |
2006 |
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung |
2002 |
Angebote (erhaltene und Kopien versandter) |
2006 |
Angestelltenversicherung (Belege) |
2002 |
Anhang (zum Jahresabschluss) |
2002 |
Anlageninventare |
2002 |
Anlagenkartei |
2002 |
Anlagenunterhaltungskosten |
2002 |
Anlagenverzeichnis |
2002 |
Anlagevermögensbücher und -karteien |
2002 |
Anleihebücher |
2002 |
Anleihen |
2006 |
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen |
2006 |
Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) |
2006 |
Anzahlungsunterlagen |
2006 |
Arbeitgeberzuschusskarten |
2006 |
Arbeitnehmersparzulage (Verträge) |
2006 |
Arbeitsanweisungen |
2002 |
Auftragsbestätigungen |
2006 |
Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter) |
2006 |
Auftragsbücher |
2006 |
Auftragskostenbelege |
2002 |
Auftragszettel |
2002 |
Aufzeichnungen |
2002 |
Ausfuhrunterlagen |
2006 |
Ausgangsrechnungen |
2002 |
Ausschusslisten als Buchungsbelege |
2002 |
Außendienstabrechnungen |
2002 |
Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) |
2006 |
Außenhandelsunterlagen |
2006 |
Auszahlungsbelege |
2002 |
B |
|
Bahnabrechnungen |
2002 |
Bahnfrachtbriefe |
2006 |
Bankbelege |
2002 |
Bankbürgschaften |
2006 |
Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen |
2002 |
Bauakten |
2006 |
Bauantragskostennachweise |
2006 |
Baubeschreibungen |
2006 |
Baubücher |
2002 |
Baugenehmigungen |
2006 |
Beförderungspapiere |
2006 |
Beherrschungsverträge |
2002 |
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger |
2002 |
Belege |
2002 |
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) |
2002 |
Bestandsberichtigungen |
2002 |
Bestandsermittlungen |
2002 |
Bestandsverzeichnisse |
2002 |
Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) |
2006 |
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen |
2002 |
Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege) |
2006 |
Betriebskostenrechnungen |
2002 |
Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) |
2002 |
Betriebsprüfungsberichte |
2006 |
Betriebsunfallunterlagen |
2006 |
Bewertungsunterlagen |
2002 |
Bewirtungsunterlagen |
2002 |
Bilanzbücher |
2002 |
Bilanzen (Jahresbilanzen) |
2002 |
Bilanzkonten |
2002 |
Bilanzprotokolle für die EDV |
2002 |
Bilanzunterlagen |
2002 |
Bons |
2002 |
Börsenaufträge |
2006 |
Bruttoerlösnachweise |
2006 |
Bruttolohnlisten |
2006 |
Bruttolohnsammelkarten |
2006 |
Bruttolohnstreifen |
2006 |
Buchführungsprogramme |
2002 |
Buchführungsunterlagen |
2002 |
Buchungsanweisungen |
2002 |
Buchungsbelege |
2002 |
Buchungsprotokolle für die EDV |
2002 |
Buchungsunterlagen |
2002 |
Bürgschaftsunterlagen |
2006 |
C |
|
Carnetunterlagen |
2006 |
Clearingauszüge |
2006 |
Clearing-Belege |
2002 |
Code-Pläne für Verständnis der Buchführung |
2002 |
Computerausdrucke mit Buchungsdaten |
2002 |
COM-Verfahrensbeschreibungen |
2002 |
D |
|
Darlehenskonto |
2002 |
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) |
2006 |
Datensicherungen |
2002 |
Dauerauftragsunterlagen |
2006 |
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) |
2002 |
Dauervorschüsse |
2002 |
Debitorenkonen |
2002 |
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) |
2002 |
Deklarationen (Versandunterlagen) |
2006 |
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) |
2002 |
Depotbestätigungen |
2002 |
Depotbücher |
2002 |
Deputatunterlagen |
2006 |
Devisenunterlagen |
2006 |
Dokumentation für Programme und Systemebei EDV |
2002 |
Dubiosenbücher |
2002 |
E |
|
Edelmetallbestände |
2002 |
Edelmetallumsätze |
2002 |
EDV-Journal |
2002 |
Effektenbuch |
2002 |
Effektenkassenquittungen |
2002 |
Eichaufnahmen |
2006 |
Einfuhrunterlagen |
2006 |
Eingangsrechnungen |
2002 |
Eingangsüberweisungsträger |
2006 |
Eingliederungsverträge |
2002 |
Einheitswertunterlagen |
2006 |
Einkaufsbücher |
2002 |
Einnahmenüberschussrechnung |
2002 |
Einzahlungsbelege |
2002 |
Energieverbrauchsunterlagen |
2006 |
Erlösjournale |
2002 |
Eröffnungsbilanzen |
2002 |
Ersatzkassenunterlagen |
2006 |
Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) |
2006 |
Exportunterlagen |
2006 |
Expressauslieferungsbücher |
2002 |
F |
|
Fahrtenbücher |
2002 |
Fahrtkostenerstattungen |
2002 |
Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer |
2006 |
Fakturierjournale |
2002 |
Fehlerjournale als Buchungsbelege |
2002 |
Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung |
2002 |
Fernschreiben (Handelsbriefe) |
2006 |
Feuerversicherungsunterlagen |
2006 |
Finanzberichte |
2006 |
Frachtbriefe |
2006 |
Frachtunterlagen |
2006 |
Freistemplerabrechnungen |
2002 |
Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) |
2002 |
Fürsorgeunterlagen |
2006 |
G |
|
Gebrauchsmusterunterlagen |
2006 |
Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) |
2002 |
Gehaltskonten |
2006 |
Gehaltslisten |
2002 |
Gehaltsquittungen |
2002 |
Gehaltsvorschusskonten |
2002 |
Geschäftsberichte |
2002 |
Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) |
2006 |
Geschenknachweise |
2006 |
Gesellschaftsverträge |
2002 |
Gewährleistungsverpflichtungen |
2006 |
Gewerbesteuerunterlagen |
2006 |
Gewinn- und Verlustrechnung |
2002 |
Gewinnabführungsverträge |
2002 |
Gewinnfeststellungen |
2006 |
Grundbuchauszüge |
2002 |
Grundlohnlisten |
2002 |
Grundstücksunterlagen |
2006 |
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) |
2002 |
Gutschriftanzeigen |
2002 |
H |
|
Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen |
2002 |
Handelsbilanz |
2002 |
Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) |
2006 |
Handelsbücher |
2002 |
Handelsregisterauszüge |
2006 |
Hauptabschlussübersicht |
2002 |
Hauptbücher und -karteien |
2002 |
Hauptbuchkonten |
2002 |
Hinterlegungsscheine |
2006 |
Hypothekenpfandbriefe |
2006 |
I |
|
Importrechnungen |
2002 |
Importunterlagen |
2006 |
Inkassobücher |
2002 |
Inventare |
2002 |
Inventare als Bilanzunterlagen |
2002 |
Inventurunterlagen |
2002 |
Investitionsabrechnungen |
2006 |
Investitionszulagenunterlagen |
2006 |
J |
|
Jahresabschlüsse |
2002 |
Jahresabschlusserläuterungen |
2002 |
Jahresabschlusslisten |
2002 |
Jahreskontoblätter |
2002 |
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent |
2002 |
Jubilarfeierunterlagen |
2002 |
Jubiläumsunterlagen |
2002 |
K |
|
Kalkulationsunterlagen |
2006 |
Kantinenunterlagen |
2002 |
Kapitalerhöhungsunterlagen |
2006 |
Kapitalverkehrsteuerunterlagen |
2006 |
Kassenberichte |
2002 |
Kassenbücher u. -blätter |
2002 |
Kassenstreifen |
2006 |
Kassenzettel (Buchungsunterlage) |
2002 |
Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) |
2006 |
Kaufverträge |
2006 |
Kilometergeldabrechnungen |
2002 |
Kommissionslisten |
2006 |
Konnossemente |
2006 |
Konsignationsunterlagen |
2006 |
Kontenpläne/Kontenplanänderungen |
2002 |
Kontenregister |
2002 |
Kontoauszüge |
2002 |
Kontokorrentbücher |
2002 |
Kostenartenpläne |
2002 |
Kostenstellenpläne |
2006 |
Kostenträgerrechnung |
2006 |
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) |
2002 |
Kostenvoranschläge |
2006 |
Kreditorenkonten |
2002 |
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) |
2006 |
Kurssicherungsunterlagen |
2002 |
Kurzarbeitergeldanträge |
2006 |
Kurzarbeitergeldlisten |
2006 |
L |
|
Ladescheine |
2002 |
Lageberichte |
2002 |
Lagerbuchführungen |
2002 |
Lagerprotokolle |
2006 |
Leasingunterlagen |
2006 |
Leergutabrechnungen |
2006 |
Lieferscheine |
2002 |
Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) |
2002 |
Lizenzunterlagen |
2002 |
Lohnbelege |
2002 |
Lohnkonto (siehe Anmerkungen) |
2006 |
Lohnlisten |
2002 |
Lohnssteuerunterlagen |
2002 |
Lohnunterlagen |
2006 |
Lohnvorschusskonten |
2002 |
Luftfrachtbriefe |
2006 |
M |
|
Magnetbänder (mit Buchfunktion) |
2002 |
Mahnbescheide |
2006 |
Mahnungen |
2006 |
Maklerschlussnoten |
2006 |
Materialabrechnungen |
2002 |
Materialbeanstandungen |
2006 |
Materialentnahmescheine |
2006 |
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) |
2006 |
Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung |
2002 |
Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen |
2006 |
Mikrofilmverfahrensbeschreibungen |
2002 |
Montageversicherungsakten |
2002 |
Mutterschaftsgeldunterlagen |
2002 |
N |
|
Nachkalkulationen |
2002 |
Nachnahmebelege |
2002 |
Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege) |
2006 |
Nebenbücher |
2002 |
Nettolohnlisten |
2002 |
Nutzflächenermittlung |
2002 |
O |
|
Obligationen |
2006 |
Offene-Posten-Listen |
2002 |
Orderpapiere |
2006 |
Organisationsunterlagen der Buchführung |
2002 |
Organschaftsabrechnungen |
2002 |
Organschaftsverträge |
2002 |
P |
|
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) |
2006 |
Patentunterlagen |
2006 |
Pensionsrückstellungsunterlagen |
2002 |
Pensionszahlungen |
2002 |
Pfandleihbücher |
2002 |
Pfändungsunterlagen |
2002 |
Portokassenbücher |
2002 |
Postaufträge |
2006 |
Postbankauszüge |
2002 |
Postbankbelege |
2002 |
Postscheckbelege |
2002 |
Preislisten |
2006 |
Preisvereinbarungen |
2006 |
Privatentnahmebelege |
2002 |
Programmbeschreibung für EDV |
2002 |
Proteste (Scheck, Wechsel) |
2006 |
Protokolle (Buchungsbelege) |
2002 |
Protokolle (soweit keine Buchungsbelege) |
2006 |
Provisionsabrechnungen |
2002 |
Prozessakten |
2002 |
Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) |
2002 |
Q |
|
Qualitätsberichte |
2006 |
Quittungen |
2002 |
R |
|
Rechnungen |
2002 |
Rechnungsabgrenzungsermittlung |
2002 |
Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) |
2006 |
Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer / für Unternehmer |
2002 |
Rentenversicherungsnachweise |
2006 |
Repräsentationsaufwendungen |
2002 |
Repräsentationskosten |
2002 |
Rückstellungsunterlagen |
2002 |
Rückwareneingangsjournale |
2006 |
S |
|
Sachanlagevermögenskarteien |
2002 |
Sachkonten |
2002 |
Saldenbestätigungen |
2002 |
Saldenbilanzen |
2002 |
Schadensmeldungen und -unterlagen |
2006 |
Scheck- und Wechselunterlagen |
2006 |
Scheckbestandsaufnahmen |
2002 |
Schecks |
2006 |
Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) |
2006 |
Schriftwechsel |
2006 |
Schuldtitel |
2002 |
Sicherungsübereignungen |
2006 |
Skontounterlagen |
2002 |
Sondergutschriften |
2002 |
Sozialpläne |
2006 |
Sozialversicherungsbeitragskonten |
2006 |
Sparprämienanträge |
2006 |
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung |
2002 |
Spendenbescheinigungen |
2002 |
Spendenbescheinigungen |
2002 |
Steuerbescheide und -erklärungen |
2002 |
Steuerrückstellungsberechnungen |
2002 |
Steuerunterlagen |
2006 |
Stornobelege |
2002 |
Stundenlohnzettel als Buchungsbelege |
2002 |
T |
|
Teilzahlungsbelege |
2006 |
Telefonkostennachweise |
2002 |
Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) |
2006 |
Testate als Bilanzteil |
2002 |
Transportschadenunterlagen |
2006 |
Transportversicherungsanmeldungen |
2006 |
Trennungsgeldermittlungen |
2002 |
U |
|
Überstundenlisten |
2006 |
Überweisungsbelege |
2002 |
Umbuchungsbelege |
2002 |
Umsatzsteuervergütungen |
2002 |
Umsatzsteuervoranmeldungen |
2002 |
Umwandlungsbilanzen |
2002 |
Umwandlungsunterlagen |
2006 |
Unfallversicherungsunterlagen |
2006 |
Unternehmerlohnverrechnungen |
2006 |
Urlaubslisten für Rückstellungen |
2002 |
V |
|
Valuta-Belege |
2002 |
Verbindlichkeiten |
2002 |
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) |
2002 |
Verfrachtungsaufträge |
2006 |
Verkaufsbücher, -journale |
2002 |
Vermögensteuerunterlagen |
2006 |
Vermögensverzeichnis |
2002 |
Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen) |
2006 |
Verpfändungsunterlagen |
2002 |
Verrechnungskonten |
2002 |
Verrechnungspreisunterlagen |
2002 |
Versand- und Frachtunterlagen |
2006 |
Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege |
2002 |
Versicherungspolicen |
2006 |
Versteigerungsunterlagen |
2006 |
Verträge |
2006 |
Vertreterunterlagen |
2006 |
Verwahrungsbücher für Wertpapiere |
2002 |
Viehregister |
2002 |
Vollmachten (Urkunden) |
2006 |
Vollständigkeitserklärungen |
2002 |
Vorauszahlungsbelege |
2002 |
Vorschusskonten |
2002 |
Vorschusslisten als Buchungsbelege |
2002 |
W |
|
Währungsforderungen |
2002 |
Warenabgabescheine |
2006 |
Warenbestandsaufnahmen |
2002 |
Wareneingangs- und -ausgangsbücher |
2002 |
Wareneingangs-/ausgangsbücher |
2002 |
Warenverkehrsbescheinigungen |
2006 |
Wechsel |
2006 |
Wechsel als Buchungsbeleg |
2002 |
Wechselbuch |
2002 |
Wechselobligation |
2002 |
Weihnachtsgratifikation |
2002 |
Werbegeschenknachweise |
2002 |
Werbekosten, Belege über |
2002 |
Werksrentenanträge |
2006 |
Werkstattabrechnungen |
2002 |
Werkzeugkosten, Belege über |
2002 |
Werkzeugregister als Inventar |
2002 |
Wertberichtigungen |
2002 |
Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen |
2002 |
Wertpapierkurse als Buchungsbelege |
2002 |
Wildhandelsbücher |
2002 |
Wohnungsbauunterlagen |
2006 |
Z |
|
Zahlungsanweisungen/-belege |
2002 |
Zahlungsträger |
2002 |
Zeichnungsvollmachten |
2006 |
Zessionen |
2006 |
Zinsabrechnungen |
2002 |
Zinsberechnungen als Buchungsbeleg |
2002 |
Zinsberechnungsunterlagen |
2006 |
Zinsstaffeln |
2006 |
Zollbelege |
2006 |
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer |
2002 |
Zugangsbelege |
2002 |
Zuschüsse des Arbeitgebers |
2002 |
Zustellungsquittungen |
2006 |
Zwischenbilanz |
2002 |
Spezielle Aufbewahrungsfristen
Lohn - und Gehaltskonten |
10 Jahre nach zuletzt eingetragener Lohnzahlung |
Lohnsteueranmeldung |
6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung |
Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung |
6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung |
Lohnsteuerkarte |
Bis Ende des Kalenderjahres oder bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses |
Abrechnung von Aushilfen |
10 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung |
Beitragsnachweise der Krankenkassen |
6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung |
An-, Ab- und Ummeldung zur Krankenkasse |
6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung |
Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung |
10 Jahre |
Belege über Zahlung von Arbeitslohn |
10 Jahre |
Personalakte |
Arbeitspapiere sind bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren. Herausgabepflicht nach Beendigung für: Keine Herausgabepflicht für: Keine Aufbewahrungspflicht der rein arbeitsvertraglichen Unterlagen, |
Überstundenaufzeichnung |
Mindestens zwei Jahre |
Bewirtungsbelege |
10 Jahre |
Arbeitszeitverzeichnis |
Bäckereien: 1 Jahr |
Heimarbeit |
Entgeltbelege: 3 Jahre |
Beschäftigung von Jugendlichen |
- Ärztliche Bescheinigung: bis zum 18. Geburtstag oder dem Ende der Beschäftigung |
Eine Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften unabhängig vom aktuellen Datum bietet der Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".
In welchen Fällen Dokumente länger aufbewahrt werden sollten
In manchen Fällen ist es sinnvoll, Aufbewahrungsfristen zu verlängern. Es kann nämlich durchaus passieren, dass die Festsetzungsfrist eines vorläufigen, noch nicht endgültigen Steuerbescheids die Aufbewahrungsfrist für Dokumente übersteigt.
Die Festsetzungsfrist beträgt normalerweise vier Jahre. Diese beginnt am 1. Januar des Folgejahres, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde.
Beispiel: Sie haben Ihre Steuererklärung für 2006 erst im Jahre 2008 eingereicht (und vom Fiskus einen vorläufigen Steuerbescheid erhalten). Dieser Bescheid wurde erst mit Ablauf des Jahres 2012 endgültig, weshalb Sie zur Sicherheit auch auch im Jahr 2013 noch Unterlagen aus dem Jahr 2006 aufheben sollten.
Die Festsetzungsfrist verlängert sich:
auf fünf Jahre, wenn das Finanzamt eine "leichtfertige Steuerverkürzung" feststellt.
auf zehn Jahre, wenn das Finanzamt eine Steuerhinterziehung feststellt.
Im Extremfall müssen Sie Unterlagen also 14 (!) Jahre lang aufbewahren. Ein vorläufiger Bescheid für eine Steuererklärung aus dem Jahr 2002 kann unter Umständen erst im Jahr 2016 Endgültigkeit erlangen. Wenn Sie nun dazugehörige Unterlagen fristgerecht nach zehn Jahren zum 1. Januar 2013 vernichten, fehlen Ihnen diese Beweise, falls das Finanzamt im Nachhinein noch was ändert.
Unterlagen sollten in bestimmten Fällen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus bis zum Abschluss eines Verfahrens aufbewahrt werden:
bei einer bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,
bei einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung, gegen die Sie jedoch Einspruch einlegen möchten,
bei Ermittlungen gegen Sie unter strafrechtlichen Aspekten (Steuerstrafdelikte),
bei eigenen Steueranträgen.
Welche Unterlagen Sie nicht aufbewahren müssen
Angebotsschreiben, die ergebnislos (auftragslos) blieben,
Anwesenheitslisten (die nicht zur Lohnbuchhaltung gehören),
Monats-, Quartals- und Halbjahresbilanzen sowie interne Kosten-, Kontroll- und Verrechnungsbelege,
rein statistische Berichte und Unterlagen wie Finanzpläne, Einnahmevorschauen, Umsatzerwartungsberichte etc.,
steuerlich nicht relevante Kalkulationen und Kassenkontrollstreifen (falls Sie unsicher sind, sollten Sie sich hier ggf. mit Ihrem Steuerberater abstimmen),
Preis- und Angebotslisten.
Vorgaben zum Nachlesen
Wann dürfen Sie private Unterlagen entsorgen?
Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen sollten Sie solange aufheben, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt (!) ist.
Bankunterlagen, Kontoauszüge: Verträge über Sparguthaben, Kredite u.ä. sollten in jedem Fall die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden.
Bankbelege (Scheckeinreichungen, Überweisungen, Kontoauszüge etc.) dienen als Zahlungsnachweise. Gesetzliche Regelung seit 2002: Belege für regelmäßige Zahlungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (Miete, Unterhalt etc.), können noch vier Jahre später als Beweis herangezogen werden.
Einmalige Zahlungen dagegen müssen Sie nur zwei Jahre dokumentieren.Steuerunterlagen: Zwar müssen Steuerbescheide nicht aufbewahrt werden, allerdings benötigt man diese oft bei Anträgen auf staatliche Hilfen, auch rückwirkend (Kitakosten, Elterngeld, Pflegegeldzahlungen). Alle Unterlagen sollten vor allem dann sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig ist.
Versicherungsdokumente und - unterlagen: Sämtliche Unterlagen (Verträge, Änderungen, Statusberichte, Schriftwechsel) sollten Sie so lange aufbewahren wie die jeweilige Versicherung läuft.
Kaufverträge, Kassenbons, Quittungen: Diese sollten mindestens für die Zeit der Gewährleistung/Garantie aufbewahrt werden, in den meisten Fällen also zwei Jahre. Im Allgemeinen empfiehlt es sich aber, Kaufverträge schon aus versicherungsrechtlichten Gründen länger aufzubewahren (Einbruch, Diebstahl etc.)
Rechnungen: Es gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren; entsprechend lange sollten Sie sie aufbewahren. Eine Ausnahme stellen Handwerkerrechnungen dar; diese sollten Sie - analog zur Gewährleistungspflicht der Handwerker - mindestens fünf Jahre aufbewahren.
Wohnungs- und Mietverträge: Mietverträge und Übergabeprotokolle etc. sollten nach Beendigung des Mietverhältnisses drei Jahre aufbewahrt werden. Nebenkostenabrechnungen können Sie gleich entsorgen - es sei denn, Sie müssen in absehbarer Zeit Wohnbeihilfen beantragen. In diesem Fall empfiehlt sich die Aufbewahrung für zwei Jahre.
Haus- oder Wohnungskauf: Sinnvoll ist es, alle Rechnungen zu behalten, da diese im Falle eines Verkaufes helfen, den Wert der Immobilie festzustellen.
Zum Weiterlesen: Alles "in Ordnung"?
Damit bei Ihnen alles seine Ordnung hat:
Büro-Organisation, Ablage, Routine-Aufgaben - ganz schön ordentlich!
Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen bei Geschäftsdokumenten
System und Ordnung im eigenen Büro - Effektive Ablagetechniken für Schreibtisch-Chaoten
Arbeiten ohne Sekretärin - So organisieren Sie Ihr Büro erfolgreich selbst!
E-Mail Chaos ade - System und Ordnung im elektronischen Postfach
Reichen Online-Kontoauszüge? - und wie ist das mit der digitalen Signatur?
Aufbewahrungsfristen insbesondere für Existenzgründer wichtig
Vielen Dank für den guten Artikel. Auf meinem Blog http://blog.start-up-berater.de/ wollte ich an sich etwas ähnliches veröffentlichen. Kurz vorher habe ich aber diesen Artikel hier gelesen und muss ganz ehrlich sagen, dass dieser deutlich besser ist, und daher werde ich nur darauf verlinken. Die Frage der Aufbewahrungsfristen kommt immer wieder bei vielen Existenzgründern auf. Hier sollte es auch von Seiten des Gesetzgebers mehr Aufklärung geben.
Aufbewahrung während der privaten Insolvenz
Wie lange muß ich Lohnabrechnungen, Kontoauszüge während der privaten Insolvenz aufheben!?
Danke im voraus für Mitteilungen
Nachsatz
Was Sie auf jeden Fall gut und lange aufbewahren sollten, ist der Restschuldbefreiungsbeschluss (30 Jahre!), denn es kann immer mal noch ein Gläubiger kommen, der schon vor Jahren ergebnislos versucht hat zu pfänden.
Schon aus Selbstschutzgründen nicht zu früh entsorgen!
hallo,
na, während der Wohlverhaltensperiode und bis zum Abschluss der Restschuldbefreiung müssen Sie die Unterlagen natürlich auf jeden Fall vorhalten. Ob danach noch gesetzliche Aufbewahrungsfristen speziell für Insolvenzfälle greifen, das entzieht sich meiner Kenntnis. Auch eine Anwältin wie hier z.B. http://www.schuldnerberatung-diskret.de/unterlagen-wie%20-lange-muessen-... nennt nur die "normalen" Aufbewahrungspflichten.
Die Frage ist aber nicht nur, wie lange sie aufbewahren _müssen_, sondern ob und wie lange das sinnvoll für Sie selbst ist. Denn schließlich müssen Sie im Zweifelsfall nachweisen können, dass Sie eine bestimmte Zahlung geleistet haben etc., falls z.B. irgend ein Gläubiger kommt und die Restschuldbefreiung versagen will.
beste Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion
sehr übersichtlich,
Herzlichen Dank
Elektronische Archivierung
Guten Tag,
ein sehr informativer Artikel, danke dafür.
Ich hätte folgende Frage, zu der ich noch keine Antwort gefunden habe: Wenn ich, als Privatperson, alle Dokumente einscanne und elektronisch archiviere, muss ich die Originale dann aufbewahren? Zum Beispiel Gehaltsunterlagen und Kontoauszüge.
Vielen Dank im Voraus
Kopie bleibt Kopie
Guten Tag,
das Problem, das dabei auftritt, ist, dass Sie in irgendeiner Form Kopien anfertigen, ob als Scan oder sonstwie elektronische Version. Und Kopien werden nie Originale setzen, schon gar nicht in den Augen der Finanzverwaltung. Insofern möchte ich von einer rein elektronischen Archivierung abraten. Als zusätzliche Option, ja. Aber ausschließlich, nein.
Viele Grüße,
Redaktion akademie.de
Hallo Ralf,
ja, bestimmte Unterlagen müssen auch nach dem Tod aufbewahrt werden. Genauere Hinweise finden Sie bei RA Blümel unter der URL dort auf der Seite etwas versteckt unter "Mietrechtsfragen", Punkt 6. "Wohnungsauflösung / Aufbewahrungsfristen" http://bit.ly/tajWNy
viele Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion
Eine Frau war bis 2004 selbstständig, ist dieses Jahr - 2011 - verstorben. Müssen die Unterlagen des Betriebes aufgehoben werden? Wie lange? Müssen die Unterlagen hinterlegt werden?
Ralf
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich habe Ihren Text mit Interesse gelesen. Ich habe dazu allerdings mal eine Frage:
Ich bin seit 2004 Vermieter einer Wohnung in meinem Zweifamilienhaus. Nun kam das Finanzmat auf die Idee mir eine "Steuerverkürzung" vorzuwerfen und fordert zum Nachweis der Mietzahlungen alle Kontoauszuege von 2004 bis 2010. Ich habe aber mit erschrecken festgestellt, dass ich diese nur bis 02.10.2007 zurueck aufbewahrt habe. Istdas ein Problem gegenueber dem Finanzamt? Und kann ich zur Not auch anders den Nachweis der Zahlungen erbringen?
Fuer eine Antwort waere ich Ihnen sehr dankbar.
Welche Fristen gelten für Zahlungsavise? Vielen Dank im Voraus.
Guten Tag,
ich verstehe Ihre Frage noch nicht so ganz. Wieso kriegen Sie Lohnunterlagen Ihrer verstorbenen Eltern vom Jugendamt?
Mit besten Grüße,
Redaktion akademie.de
Guten Tag,
ich hätte auch nochmal eine Frage bezüglich Aufbewahrungen von Unterlagen.
Mein Vater + Mutter sind jetzt seit ca. 5 Jahren tot. Vor kurzem habe ich alle Dokumente vom Jugendamt erhalten, die dort lagen.
Jetzt habe ich eine Frage, welche Dokumente ich aufbewahren muss. Muss ich sowas wie Steuerbescheide, Lohnabrechnungen, Arbeitsamtbriefe usw. aufbewahren oder kann ich diese vernichten?
Guten Tag,
welche Unterlagen Ihres verstorbenen Vaters Sie vernichten können, hängt auch von deren Verwendungszweck ab. Haben Sie selbst bspw. Pflegegeldzahlungen o.Ä. erhalten und diese steuerlich geltend gemacht, müssen Sie solche Unterlagen (und damit zusammenhängende wie bspw. Zahlungsvorgänge etc.) noch einige Zeit archivieren, im Extremfall weitere 4 Jahre. Die Sterbeurkunde sollten Sie ebenfalls aufbewahren, und zwar dauerhaft.
Mit besten Grüßen,
Redaktion akademie.de
Ich war Betreuer meines Vaters, hatte auch diesen orangefarbenen Ausweis. Mein Vater ist vor 10 Jahren verstorben. Kann ich alle Dokumente, Zahlungsvorgänge, Urkunden usw. nun vernichten? Danke.
Guten Tag,
ich würde vermuten, dass "Aufbewahrungsbeutel für Reparaturaufträge einer Kfz-Werkstatt" unter die Rubrik "Auftragsbestätigungen" fallen. Diese sind 6 Jahre aufzubewahren.
Eine gesicherte Auskunft ist das aber nicht.
Mit besten Grüßen,
Redaktion akademie.de
Hallo,
ich habe die Liste jetzt ein paar mal durchgelesen aber was ich finden wollte habe ich nicht wirklich eindeutig gefunden!
Aufbewahrungsbeutel für Reparaturaufträge einer Kfz-Werkstatt (Auftrag mit Kundenunterschrift, Materialscheine, ect.)
Wie lange muss man sowas aufbewahren?
MfG
Zur Frage vom 18.01.2010:
Guten Tag,
eine knifflige Frage! Unterlagen, die sich auf die betriebliche Altersvorsorge beziehen, sind wohl bis zum Tod des Arbeitnehmers - und offenbar auch bis zum Ableben des erbberechtigten Ehepartners - aufzubewahren.
Diese vage Antwort sollten Sie jedoch durch Ihren Steuerberater verifizieren lassen.
Besten Gruß,
Redaktion akademie.de
Guten Tag!
Auf Ihrer sehr hilfreichen Seite habe ich viel Nutzen gezogen. Nur eines nicht: wie lange muß eine Firma Unterlagen aufbewahren, wenn es eine Betriebsrentenzusage aus einer betrieblichen Altersversorgung gibt? Sind 10 Jahre auch hier ausreichend?
Guten Tag,
Urlaubsscheine gelten als Arbeitspapiere und sind bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses des Arbeitnehmers aufzubewahren, längstens 3 Jahre. Urlaubsanträge müssen nicht aufbewahrt werden.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sind zwischen 1-3 Jahren aufzubewahren, wenn sie Lohnunterlage sind 10 Jahre.
Alle Angaben ohne Gewähr.
Besten Gruß,
Redaktion akademie.de
Guten Tag,
wie lange müssen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und
Urlaubsscheine bzw. Urlaubsanträge aufbewart werden?
Wir sind eine externe Personalabteilung
Mfg
Hallo...
wie lange sind die Aufbwahrungsfristen für Beleg aus Einkünften bei Vermietung und Verpachtung (Erhaltungsaufwendungen)
Ab wann gelten diese?
Ab Eingang des Steuerbescheides? oder ab Kauf- bzw. Rechnungsdatum?
Grüße aus Wüsting...
Guten Tag,
die Aufbewahrungsfristen von Klausuren, Diplomarbeiten, Prüfungsarbeiten u.ä. richten sich zumeist nach der Studien- und Prüfungsordnung der jeweiligen (Fach-) Hochschulen. Die Spanne ist breit, sie schwankt - je nach Institution und Relevanz der Arbeit - zwischen einem und 50 (!) Jahren.
Besten Gruß
wie lange bewahren eigentlich hochschulen die originale von schriftlichen prüfungsarbeiten und klausuren ihrer studenten auf?
Guten Tag,
die Frage lässt sich nicht so leicht beantworten, da hier besondere Datenschutzaspekte mit reinspielen.
Sind es personenbezogene Daten? Gehören diese zu Mitarbeitern, die noch im Betrieb arbeiten - oder die evtl. bereits ausgeschieden sind? Handelt es sich lediglich um Sitzungsniederschriften, Tagesordnungen und Anwesenheitslisten? Gehören dazu auch Schreiben der Schwerbehindertenvertretung o.ä. Einrichtungen?
Jeder einzelne dieser Punkte erfordert ein anderes Maß an Aufmerksamkeit.
Im Detail wir Ihnen diese Frage nur der Datenschutzbeauftragte Ihres Bundeslandes eindeutig beantworten können.
Besten Gruß
Weiß jemand, wie lange man Protokolle eines Personalrats in Firmen oder Schulen aufbewahren muss?
Guten Tag,
Fahrtenbücher sind 10 Jahre aufzubewahren.
Für die Aufbewahrung von Tachoscheiben ergeben sich nutzungsabhängige Fristen von bis zu 10 Jahren; hängt vom Einzelfall ab.
Besten Gruß,
Redaktion akademie.de
Wie lange sind Fahrtenbücher und Tachoscheiben aufzubewahren?
Guten Tag,
die Datenträger müssen solange aufbewahrt werden, wie die Unterlagen, die auf diesen gespeichert sind, aufzubewahren sind. Die Lesbarmachung muss während der ganzen Aufbewahrungsfrist sichergestellt sein. Der Gesetzgeber nimmt Sie diesbzgl. in Haftung (über die sog. "Mitwirkungspflicht").
Gleichwohl gilt unverändert der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: Bei vor dem 1. Januar 2002 archivierten Daten kann die Finanzbehörde nicht automatisch verlangen, dass diese Daten nochmals in das Datenverarbeitungssystem eingespeist (reaktiviert) werden, wenn dies mit unverhältnismäßigem Aufwand für den Steuerpflichtigen verbunden wäre (siehe http://www.elektronische-steuerpruefung.de/gdpdu.pdf).
Also, kurzum: Sie müssen die Daten auf Verlangen zwar lesbar machen können. Nicht jedoch müssen Sie die Daten so aufbewahren, dass das FA diese in jedem Fall in ihr DV-System o.ä. einspeisen kann.
Da wir keine Fachjuristen sind, erfolgt dieser Ratschlag jedoch ohne Gewähr.
Besten Gruß,
Redaktion akademie.de
Sehr geehrte Damen und Herren, wie lange müssen digitale Datenträger(Bänder)aufbewahrt werden? Das betreffende Betriebssystem ist seit über 10 Jahren durch ein völlig anderes ersetzt worden. Besten Dank im voraus für Ihre Mühe.
MfG Lutz Grützner