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Aufbewahrungsfristen im Überblick: Was kann entsorgt werden, was müssen Sie aufbewahren?

Auf einen Blick: Welche geschäftlichen und privaten Unterlagen Sie 2016 in den Papierkorb werfen können

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Stand: 4. Januar 2016 (aktualisiert)

Im Büro türmen sich kisten- und ordnerweise alte Rechnungen, Bestellungen, Angebote und Auftragsbestätigungen? Dann schaffen Sie Ordnung – werfen Sie im Jahr 2016 alles weg, was Sie laut Gesetz nicht unbedingt aufbewahren müssen.

Aufbewahrungsfristen: Was Sie aufbewahren müssen und welche Dokumente Sie wegwerfen könnenSie müssen nicht alles für immer aufbewahren - manche Dokumente können Sie getrost wegwerfen.

Geschäftsunterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Fristen von a) sechs Jahren und b) zehn Jahren. Wir geben Ihnen eine Auflistung der wichtigsten Aufbewahrungsfristen.

Bitte beachten Sie: Die Aufbewahrungsfristen beginnen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen. Vielmehr startet der Fristlauf erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Bevor Sie Unterlagen in den Reißwolf geben, klären Sie daher zunächst den Zeitpunkt der letzten Eintragung. Addieren Sie dann die Aufbewahrungsfrist – beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr.

Beispiel: Jahresabschluss

Da Sie den Jahresabschluss für das Jahr 2005 frühestens im Jahr 2006 fertiggestellt haben, läuft die Aufbewahrungsfrist auch erst seit dem 1. Januar 2007. Entsorgen dürfen Sie die Abschlussunterlagen des Geschäftsjahres 2005 daher nicht bereits im Jahr 2016, sondern normalerweise erst Anfang 2017! Falls Sie das Jahr 2005 erst im Jahr 2007 oder noch später abgeschlossen haben, verlängern sich die Aufbewahrungsfristen noch weiter.

Eine ausführlichere Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften finden Sie im Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".

Bitte beachten Sie: Die Kalenderjahre abschlussrelevanter Unterlagen sind in der folgenden Tabelle in Klammern gesetzt. Um bei einer späteren Betriebsprüfung böse Überraschungen zu vermeiden, besprechen Sie größere Aktenvernichtungen am besten mit Ihrem Steuerberater – oder fragen Sie direkt beim Finanzamt nach.

Eine Liste der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente

Art der Unterlagen

In 2016 frühestens zu
entsorgende Unterlagen ...

Abhängigkeitserklärungen

2005

Abkürzungsverzeichnis (erklärend)

2005

Abrechnungsunterlagen

2005

Abschlagszahlungen

2005

Abschlussbuchungsbelege

(2005)

Abschlusskonten

(2005)

Abschlussrechnungen

2005

Abschreibungsunterlagen

2005

Abtretungserklärungen

2009

Abwertungsbelege

2005

Akkordunterlagen

2005

Akkreditive

2009

Aktenvermerke

2009

An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse

2009

Änderungsnachweise der EDV-Buchführung

2005

Angebote (erhaltene und Kopien versandter)

2009

Angestelltenversicherung (Belege)

2005

Anhang (zum Jahresabschluss)

(2005)

Anlageninventare

(2005)

Anlagenkartei

2005

Anlagenunterhaltungskosten

2005

Anlagenverzeichnis

(2005)

Anlagevermögensbücher und -karteien

2005

Anleihebücher

2005

Anleihen

2009

Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen

2009

Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich)

2009

Anzahlungsunterlagen

2009

Arbeitgeberzuschusskarten

2009

Arbeitnehmersparzulage (Verträge)

2009

Arbeitsanweisungen

2005

Auftragsbestätigungen

2009

Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter)

2009

Auftragsbücher

2009

Auftragskostenbelege

2005

Auftragszettel

2005

Aufzeichnungen

2005

Ausfuhrunterlagen

2009

Ausgangsrechnungen

2005

Ausschusslisten als Buchungsbelege

2005

Außendienstabrechnungen

2005

Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege)

2009

Außenhandelsunterlagen

2009

Auszahlungsbelege

2005

B

Bahnabrechnungen

2005

Bahnfrachtbriefe

2009

Bankbelege

2005

Bankbürgschaften

2009

Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen

2005

Bauakten

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Bauantragskostennachweise

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Baubeschreibungen

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Baubücher

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Baugenehmigungen

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Beförderungspapiere

2009

Beherrschungsverträge

2005

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger

(2005)

Belege

2005

Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)

2005

Bestandsberichtigungen

2005

Bestandsermittlungen

2005

Bestandsverzeichnisse

2005

Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter)

2009

Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen

2005

Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege)

2009

Betriebskostenrechnungen

2005

Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege)

2005

Betriebsprüfungsberichte

2009

Betriebsunfallunterlagen

2009

Bewertungsunterlagen

(2005)

Bewirtungsunterlagen

2005

Bilanzbücher

(2005)

Bilanzen (Jahresbilanzen)

(2005)

Bilanzkonten

(2005)

Bilanzprotokolle für die EDV

(2005)

Bilanzunterlagen

(2005)

Bons

2005

Börsenaufträge

2009

Bruttoerlösnachweise

2009

Bruttolohnlisten

2009

Bruttolohnsammelkarten

2009

Bruttolohnstreifen

2009

Buchführungsprogramme

2005

Buchführungsunterlagen

2005

Buchungsanweisungen

2005

Buchungsbelege

2005

Buchungsprotokolle für die EDV

2005

Buchungsunterlagen

2005

Bürgschaftsunterlagen

2009

C

Carnet-Zolldokumente

2009

Clearingauszüge

2009

Clearing-Belege

2005

Code-Pläne für Verständnis der Buchführung

2005

Computerausdrucke mit Buchungsdaten

(2005)

COM-Verfahrensbeschreibungen

2005

D

Darlehenskonto

2005

Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)

2009

Datensicherungen

(2005)

Dauerauftragsunterlagen

2009

Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf)

2005

Dauervorschüsse

2005

Debitorenkonten

(2005)

Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen)

(2005)

Deklarationen (Versandunterlagen)

2009

Depotauszüge (soweit nicht Inventare)

2005

Depotbestätigungen

2005

Depotbücher

2005

Deputatunterlagen

2009

Devisenunterlagen

2009

Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV

2005

Dubiosenbücher

(2005)

E

Edelmetallbestände

2005

Edelmetallumsätze

2005

EDV-Journal

(2005)

Effektenbuch

2005

Effektenkassenquittungen

2005

Eichaufnahmen

2009

Einfuhrunterlagen

2009

Eingangsrechnungen

2005

Eingangsüberweisungsträger

2009

Eingliederungsverträge

2005

Einheitswertunterlagen

2009

Einkaufsbücher

2005

Einnahmenüberschussrechnung

(2005)

Einzahlungsbelege

2005

Energieverbrauchsunterlagen

2009

Erlösjournale

2005

Eröffnungsbilanzen

2005

Ersatzkassenunterlagen

2009

Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege)

2009

Exportunterlagen

2009

Expressauslieferungsbücher

2005

F

Fahrtenbücher

2005

Fahrtkostenerstattungen

2005

Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer
(soweit keine Buchungsbelege)

2009

Fakturierjournale

2005

Fehlerjournale als Buchungsbelege

2005

Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung

(2005)

Fernschreiben (Handelsbriefe)

2009

Feuerversicherungsunterlagen

2009

Finanzberichte

(2009)

Frachtbriefe

2009

Frachtunterlagen

2009

Freistemplerabrechnungen

2005

Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe)

2005

Fürsorgeunterlagen

2009

G

Gebrauchsmusterunterlagen

2009

Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg)

2005

Gehaltskonten

2009

Gehaltslisten

2005

Gehaltsquittungen

2005

Gehaltsvorschusskonten

2005

Geschäftsberichte

(2005)

Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften)

2009

Geschenknachweise

2009

Gesellschaftsverträge

2005

Gewährleistungsverpflichtungen

2009

Gewerbesteuerunterlagen

2009

Gewinn- und Verlustrechnung

(2005)

Gewinnabführungsverträge

2005

Gewinnfeststellungen

2009

Grundbuchauszüge

2005

Grundlohnlisten

2005

Grundstücksunterlagen

2009

Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)

2005

Gutschriftanzeigen

2005

H

Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen

(2005)

Handelsbilanz

(2005)

Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften)

2009

Handelsbücher

(2005)

Handelsregisterauszüge

2009

Hauptabschlussübersicht

(2005)

Hauptbücher und -karteien

(2005)

Hauptbuchkonten

(2005)

Hinterlegungsscheine

2009

Hypothekenpfandbriefe

2009

I

Importrechnungen

2005

Importunterlagen

2009

Inkassobücher

2005

Inventare

(2005)

Inventare als Bilanzunterlagen

(2005)

Inventurunterlagen

(2005)

Investitionsabrechnungen

2009

Investitionszulagenunterlagen

2009

J

Jahresabschlüsse

(2005)

Jahresabschlusserläuterungen

(2005)

Jahresabschlusslisten

(2005)

Jahreskontoblätter

(2005)

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent

(2005)

Jubilarfeierunterlagen

2005

Jubiläumsunterlagen

2005

K

Kalkulationsunterlagen

2009

Kantinenunterlagen

2005

Kapitalerhöhungsunterlagen

2009

Kapitalverkehrsteuerunterlagen

2009

Kassenberichte

2005

Kassenbücher u. -blätter

2005

Kassenstreifen

2009

Kassenzettel (Buchungsunterlage)

2005

Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege)

2009

Kaufverträge

2009

Kilometergeldabrechnungen

2005

Kommissionslisten

2009

Konnossemente

2009

Konsignationsunterlagen

2009

Kontenpläne/Kontenplanänderungen

2005

Kontenregister

2005

Kontoauszüge

2005

Kontokorrentbücher

2005

Kostenartenpläne

2005

Kostenstellenpläne

2009

Kostenträgerrechnung

2009

Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage)

2005

Kostenvoranschläge

2009

Kreditorenkonten

2005

Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)

2009

Kurssicherungsunterlagen

2005

Kurzarbeitergeldanträge

2009

Kurzarbeitergeldlisten

2009

L

Ladescheine

2005

Lageberichte

(2005)

Lagerbuchführungen

2005

Lagerprotokolle

2009

Leasingunterlagen

2009

Leergutabrechnungen

2009

Lieferscheine

2005

Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften)

2005

Lizenzunterlagen

2005

Lohnbelege

2005

Lohnkonto (siehe Anmerkungen)

2009

Lohnlisten

2005

Lohnsteuerunterlagen

2005

Lohnunterlagen

2009

Lohnvorschusskonten

2005

Luftfrachtbriefe

2009

M

Magnetbänder (mit Buchfunktion)

2005

Mahnbescheide

2009

Mahnungen

2009

Maklerschlussnoten

2009

Materialabrechnungen

2005

Materialbeanstandungen

2009

Materialentnahmescheine

2009

Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)

2009

Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung

2005

Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen

2009

Mikrofilmverfahrensbeschreibungen

2005

Montageversicherungsakten

2005

Mutterschaftsgeldunterlagen

2005

N

Nachkalkulationen

2005

Nachnahmebelege

2005

Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege)

2009

Nebenbücher

(2005)

Nettolohnlisten

2005

Nutzflächenermittlung

2005

O

Obligationen

2009

Offene-Posten-Listen

2005

Orderpapiere

2009

Organisationsunterlagen der Buchführung

2005

Organschaftsabrechnungen

2005

Organschaftsverträge

2005

P

Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)

2009

Patentunterlagen

2009

Pensionsrückstellungsunterlagen

(2005)

Pensionszahlungen

2005

Pfandleihbücher

2005

Pfändungsunterlagen

2005

Portokassenbücher

2005

Postaufträge

2009

Postbankauszüge

2005

Postbankbelege

2005

Postscheckbelege

2005

Preislisten

2009

Preisvereinbarungen

2009

Privatentnahmebelege

2005

Programmbeschreibung für EDV

2005

Proteste (Scheck, Wechsel)

2009

Protokolle (Buchungsbelege)

(2005)

Protokolle (soweit keine Buchungsbelege)

2009

Provisionsabrechnungen

2005

Prozessakten

(2005)

Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers)

(2005)

Q

Qualitätsberichte

2009

Quittungen

2005

R

Rechnungen

2005

Rechnungsabgrenzungsermittlung

2005

Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege)

2009

Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer / für Unternehmer

2005

Rentenversicherungsnachweise

2009

Repräsentationsaufwendungen

2005

Repräsentationskosten

2005

Rückstellungsunterlagen

(2005)

Rückwareneingangsjournale

2009

S

Sachanlagevermögenskarteien

2005

Sachkonten

2005

Saldenbestätigungen

2005

Saldenbilanzen

(2005)

Schadensmeldungen und -unterlagen

2009

Scheck- und Wechselunterlagen

2009

Scheckbestandsaufnahmen

2005

Schecks

2009

Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte)

2009

Schriftwechsel

2009

Schuldtitel

2005

Sicherungsübereignungen

2009

Skontounterlagen

2005

Sondergutschriften

2005

Sozialpläne

2009

Sozialversicherungsbeitragskonten

(2009)

Sparprämienanträge

2009

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung

2005

Spendenbescheinigungen

2005

Steuerbescheide und -erklärungen

(2005)

Steuerrückstellungsberechnungen

(2005)

Steuerunterlagen

(2009)

Stornobelege

2005

Stundenlohnzettel als Buchungsbelege

2005

T

Teilzahlungsbelege

2009

Telefonkostennachweise

2005

Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege)

2009

Testate als Bilanzteil

2005

Transportschadenunterlagen

2009

Transportversicherungsanmeldungen

2009

Trennungsgeldermittlungen

2005

U

Überstundenlisten

2009

Überweisungsbelege

2005

Umbuchungsbelege

(2005)

Umsatzsteuervergütungen

(2005)

Umsatzsteuervoranmeldungen

(2005)

Umwandlungsbilanzen

(2005)

Umwandlungsunterlagen

2009

Unfallversicherungsunterlagen

2009

Unternehmerlohnverrechnungen

2009

Urlaubslisten für Rückstellungen

2005

V

Valuta-Belege

2005

Verbindlichkeiten

2005

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

(2005)

Verfrachtungsaufträge

2009

Verkaufsbücher, -journale

2005

Vermögensteuerunterlagen

2009

Vermögensverzeichnis

2005

Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen)

2009

Verpfändungsunterlagen

2005

Verrechnungskonten

(2005)

Verrechnungspreisunterlagen

2005

Versand- und Frachtunterlagen

2009

Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege

2005

Versicherungspolicen

2009

Versteigerungsunterlagen

2009

Verträge

2009

Vertreterunterlagen

2009

Verwahrungsbücher für Wertpapiere

2005

Viehregister

2005

Vollmachten (Urkunden)

2009

Vollständigkeitserklärungen

(2005)

Vorauszahlungsbelege

2005

Vorschusskonten

2005

Vorschusslisten als Buchungsbelege

2005

W

Währungsforderungen

2005

Warenabgabescheine

2009

Warenbestandsaufnahmen

2005

Wareneingangs- und -ausgangsbücher

2005

Warenverkehrsbescheinigungen

2009

Wechsel

2009

Wechsel als Buchungsbeleg

2005

Wechselbuch

2005

Wechselobligation

2005

Weihnachtsgratifikation

2005

Werbegeschenknachweise

2005

Werbekosten, Belege über

2005

Werksrentenanträge

2009

Werkstattabrechnungen

2005

Werkzeugkosten, Belege über

2005

Werkzeugregister als Inventar

2005

Wertberichtigungen

2005

Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen

2005

Wertpapierkurse als Buchungsbelege

(2005)

Wildhandelsbücher

2005

Wohnungsbauunterlagen

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Z

Zahlungsanweisungen/-belege

2005

Zahlungsträger

2005

Zeichnungsvollmachten

2009

Zessionen

2009

Zinsabrechnungen

2005

Zinsberechnungen als Buchungsbeleg

2005

Zinsberechnungsunterlagen

2009

Zinsstaffeln

2009

Zollbelege

2009

Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer

2005

Zugangsbelege

2005

Zuschüsse des Arbeitgebers

2005

Zustellungsquittungen

2009

Zwischenbilanz
(bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres)

2005

Spezielle Aufbewahrungsfristen

Lohn- und Gehaltskonten

10 Jahre nach zuletzt eingetragener Lohnzahlung

Lohnsteueranmeldung

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Lohnsteuerkarte

Bis Ende des Kalenderjahres oder bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Abrechnung von Aushilfen

10 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Beitragsnachweise der Krankenkassen

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

An-, Ab- und Ummeldung zur Krankenkasse

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung

10 Jahre

Belege über Zahlung von Arbeitslohn

10 Jahre

Personalakte

Arbeitspapiere sind bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren.

Herausgabepflicht nach Beendigung für:
- Lohnsteuerkarte,
- Zeugnis,
- Urlaubsbescheinigung,
- Meldung an den Sozialversicherungsträger.

Keine Herausgabepflicht für:
- Lebenslauf
- Bewerbung

Keine Aufbewahrungspflicht der rein arbeitsvertraglichen Unterlagen,
aber Aufbewahrung ist zweckmäßig für die Dauer der Verjährungsfristen

Überstundenaufzeichnung

Mindestens zwei Jahre

Bewirtungsbelege

10 Jahre

Arbeitszeitverzeichnis

Bäckereien: 1 Jahr
Eisen- und Stahlindustrie: 2 Jahre
Papierindustrie. 2 Jahre

Heimarbeit

Entgeltbelege: 3 Jahre
Personallisten: Ablauf des Kalenderjahres der Erstellung

Beschäftigung von Jugendlichen

- Ärztliche Bescheinigung: bis zum 18. Geburtstag oder dem Ende der Beschäftigung
- Personenbezogen Unterlagen: 2 Jahre nach letzter Eintragung

Eine Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften unabhängig vom aktuellen Datum bietet der Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".

In welchen Fällen Dokumente länger aufbewahrt werden sollten

In manchen Fällen ist es sinnvoll, Aufbewahrungsfristen zu verlängern. Es kann nämlich durchaus passieren, dass die Festsetzungsfrist eines vorläufigen, noch nicht endgültigen Steuerbescheids die Aufbewahrungsfrist für Dokumente übersteigt.

Die Festsetzungsfrist beträgt normalerweise vier Jahre. Der Fristlauf startet am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde. Die Festsetzungsfrist verlängert sich

  • auf fünf Jahre, wenn das Finanzamt eine "leichtfertige Steuerverkürzung" feststellt (eine Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO),

  • auf zehn Jahre, wenn das Finanzamt eine Steuerhinterziehung feststellt (eine Straftat nach § 370 AO).

Im Extremfall müssen Sie Unterlagen aus Jahren mit vorläufigen Steuerbescheiden also 14 (!) Jahre lang aufbewahren. Ein vorläufiger Bescheid für eine Steuererklärung aus dem Jahr 2005 kann unter Umständen erst im Jahr 2019 Endgültigkeit erlangen. Wenn Sie nun dazugehörige Unterlagen fristgerecht nach zehn Jahren zum 1. Januar 2016 vernichten, fehlen Ihnen diese Beweise, falls das Finanzamt im Nachhinein noch etwas ändert.

Unterlagen sollten in bestimmten Fällen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus bis zum Abschluss eines Verfahrens aufbewahrt werden:

  • bei einer bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,

  • bei einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung, gegen die Sie jedoch Einspruch einlegen möchten,

  • bei Ermittlungen gegen Sie unter strafrechtlichen Aspekten (Steuerstrafdelikte),

  • bei eigenen Steueranträgen.

Welche Unterlagen Sie nicht aufbewahren müssen

  • Angebotsschreiben, die ergebnislos (auftragslos) blieben,

  • Anwesenheitslisten (die nicht zur Lohnbuchhaltung gehören),

  • Monats-, Quartals- und Halbjahresbilanzen sowie interne Kosten-, Kontroll- und Verrechnungsbelege,

  • rein statistische Berichte und Unterlagen wie Finanzpläne, Einnahmevorschauen, Umsatzerwartungsberichte etc.,

  • steuerlich nicht relevante Kalkulationen und Kassenkontrollstreifen (falls Sie unsicher sind, sollten Sie sich hier ggf. mit Ihrem Steuerberater abstimmen),

  • Preis- und Angebotslisten.

Vorgaben zum Nachlesen

Wann dürfen Sie private Unterlagen entsorgen?

  • Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen sollten Sie so lange aufheben, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt (!) ist.

  • Bankunterlagen, Kontoauszüge: Verträge über Sparguthaben, Kredite u. Ä. sollten in jedem Fall die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden.
    Bankbelege (Scheckeinreichungen, Überweisungen, Kontoauszüge etc.) dienen als Zahlungsnachweise. Gesetzliche Regelung seit 2002: Belege für regelmäßige Zahlungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (Miete, Unterhalt etc.), können noch vier Jahre später als Beweis herangezogen werden.
    Einmalige Zahlungen dagegen müssen Sie nur zwei Jahre dokumentieren.

  • Steuerunterlagen: Zwar müssen Steuerbescheide nicht aufbewahrt werden, allerdings benötigt man diese oft bei Anträgen auf staatliche Hilfen, auch rückwirkend (Kitakosten, Elterngeld, Pflegegeldzahlungen). Alle Unterlagen sollten vor allem dann sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig ist.

  • Versicherungsdokumente und -unterlagen: Sämtliche Unterlagen (Verträge, Änderungen, Statusberichte, Schriftwechsel) sollten Sie so lange aufbewahren, wie die jeweilige Versicherung läuft.

  • Kaufverträge, Kassenbons, Quittungen: Diese sollten mindestens für die Zeit der Gewährleistung/Garantie aufbewahrt werden, in den meisten Fällen also zwei Jahre. Im Allgemeinen empfiehlt es sich aber, Kaufverträge schon aus versicherungsrechtlichen Gründen länger aufzubewahren (Einbruch, Diebstahl etc.).

  • Rechnungen: Es gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren; entsprechend lange sollten Sie sie aufbewahren. Eine Ausnahme stellen Handwerkerrechnungen dar; diese sollten Sie – analog zur Gewährleistungspflicht der Handwerker – mindestens fünf Jahre aufbewahren.

  • Wohnungs- und Mietverträge: Mietverträge und Übergabeprotokolle etc. sollten nach Beendigung des Mietverhältnisses drei Jahre aufbewahrt werden. Nebenkostenabrechnungen können Sie gleich entsorgen – es sei denn, Sie müssen in absehbarer Zeit Wohnbeihilfen beantragen. In diesem Fall empfiehlt sich die Aufbewahrung für zwei Jahre.

  • Haus- oder Wohnungskauf: Sinnvoll ist es, alle Rechnungen zu behalten, da diese im Falle eines Verkaufs helfen, den Wert der Immobilie festzustellen.

Zum Weiterlesen: Alles "in Ordnung"?

Damit bei Ihnen alles seine Ordnung hat:

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Unterlagen von ausgebauten / verschrotteten Anlagen

Hallo,
wir haben einige Tore im Produktionsgebäude, welche wegen Defekt ausgetauscht wurden.
Da wir auch für die Überwachung und Dokumentation der Wartungen / Reparaturen etc zuständig sind
und diese Unterlagen aufbewahren, stellt sich mir jetzt die Frage:

Können wir Unterlagen wie Prüfberichte, Wartungsdokumentationen der nicht mehr vorhandenen Anlagen
entsorgen bzw. wie lange ist die Aufbewahrungsfrist?

Geschäftsunterlagen

Sehr geehrte Damen und Herren, wie lange müssen Geschäftsunterlagen (Kassenbücher, Rechnungen etc.) aufbewahrt werden, wenn der Geschäftsinhaber vor 3 Jahren verstorben ist und das Geschäft (Einzelhandel) nicht mehr existiert ?

Besten Dank für Ihre Antwort.

Antwort: Geschäftsunterlagen

Guten Tag,
der Tod eines Geschäftsinhabers ändert nichts an den allgemeinen Aufbewahrungsfristen. Rechnungen und Kassenbücher müssen von den Erben grundsätzlich zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Die Einzelheiten besprechen Sie am besten mit einem Steuerberater oder Sie fragen direkt beim Finanzamt nach.

Viele Grüße
Robert Chromow

Lieferscheine im Original...

Hallo,

bei uns in der Firma ist es üblich, die Kunden auf unseren Lieferscheinen durch Unterschrift bestätigen zu lassen, dass die Ware erhalten wurde.

Muss ich diese Lieferscheine aufgrund der Unterschrift im Original aufbewahren, oder ist es ausreichend, wenn ich sie digitalisiere und die Originale dann im Anschluss vernichte?

Vielen Dank für die Hilfe.

Aufbewahrung im Büro/Verwaltung/Kundenverkehr

Hallo,

wie sieht es mit der Aufbewahrung von Namens- und Adressänderungen, erteilten Einzugsermächtigungen, Kundenwechsel (Hausverkauf) Stammdatenpflege und Rechnungskorrekturen aus? Reicht es diese eingescannt aufzubewahren?

Antwort: Aufbewahrung im Büro/Verwaltung/Kundenverkehr

Guten Tag,
eine rechtliche oder steuerliche Einzelfallberatung ist an dieser Stelle nicht möglich. Daher nur ganz allgemein:

1. Papierbelege dürfen eingescannt werden.
2. Die erzeugten elektronischen Dokumente müssen bildlich mit dem Papier-Original übereinstimmen.
3. Die elektronischen Dokumente müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
4. Unter den genannten Bedingungen dürfen die Papierbelege vernichtet werden.

In den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) heißt es dazu:
------------ Zitat ----------------
Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Der Steuerpflichtige muss entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen.
----------Zitat-Ende --------------
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreibe...

Die Einzelheiten besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder Sie wenden sich direkt ans Finanzamt.

Mit freundlichen Grüßen
Robert Chromow

Erbschaftsunterlagen

Guten Tag,
bitte, hätte ich Erbschaftsunterlagen aus dem Erbe meiner 1992 versorbenen Mutter aufbewahren müssen?
Danke im Voraus

Nein, vermutlich nicht

Guten Tag,

es gibt meines Wissens keine spezifisch erbrechtliche Vorschrift, die Aufbewahrungsfristen für Erben regelt. Nach den sonstigen Aufbewahrungsfristen, die in der Regel zwischen 3 und 10 Jahren betragen, besteht keine weitere Pflicht zur Aufbewahrung von Dokumenten, die einer 1992 gestorbenen Person gehört haben.

Allerdings galt für erbrechtliche Ansprüche damals noch eine Verjährungsfrist von 30 Jahren (sie wurde mittlerweise auf die heutige Regelverjährungsfrist von drei Jahren verkürzt). So gesehen kann es im skizzierten Fall noch bis mindestens 2022 notwendig sein, die eigenen Ansprüche auf Erbe oder Vermächtnis dokumentieren zu können. (Wobei für im Wege des Vermächtnisses übertragene Immobilienansprüche die Verjährungsfrist 10 Jahre beträgt.)

Das ist aber nur meine unmaßgebliche Meinung, für eine sachkundige Einschätzung sollten Sie sich an einen Rechtsanwalt oder gegebenenfalls an Ihren Steuerberater oder das Finanzamt wenden.

Beste Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion
Simon Hengel

Beratungsprotokolle / Analysebögen

Guten Abend,

wie lange müssen die Banken Beratungsprotokolle für Bankgeschäfte und wie lange müssen sie Analysebögen, die bereits geändert wurden (also nicht mehr aktuell sind) aufbewahren?

Vielen Dank für Ihre Antwort

Mit freundlichem Gruß

Mindestens 5 Jahre

Guten Tag,

nach meinem Wissen gilt: Beratungsprotokolle für Anlageberatung bzw. Wertpapiergeschäfte müssen gemäß
§ 34 Abs.3 Wertpapierhandelsgesetz mindestens für fünf Jahre aufbewahrt werden, alle Unterlagen, aus denen sich Ansprüche der Vertragsparteien ergeben, müssen mindestens für die Dauer der Geschäftsbeziehung aufbewahrt werden. Außerdem kann die BaFin im Einzelfall längere Aufbewahrungspflichten anordnen.
Daneben gibt es weitere Aufbewahrungspflichten etwa für die Dokumentation der Geeignetheitsprüfung nach § 31 WpHG, die ebenfalls durch die BaFIN geregelt werden.

Bei Verbraucherkreditberatungen besteht für die Banken keine Pflicht zur Anfertigung eines Beratungsprotokolls, da keine Beratungspflicht über das Aushändigen des Darlehens-Merkblatts hinaus besteht.

Im Zeitalter der Klagewelle aufgrund Widerrufsbelehrungsmängeln können Sie wohl davon ausgehen, dass die Finanzinstitute in dier Regel diese Pflichten schon aus Eigeninteresse ernst nehmen.

Weitere Informationen bekommen Sie beim Verbrauchertelefon der BaFin unter 0228 299 70 299, aber auch bei den Verbraucherzentralen und natürlich bei Ihrem Rechtsanwalt.

Beste Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion
Simon Hengel

Beratungsprotokolle

Hallo,
wie lange muß ich ein Beratungsprotokoll für Bankgeschäfte aufheben?

Antwort: Beratungsprotokolle

Guten Tag,
Privatpersonen müssen Beratungsprotokolle für Bankgeschäfte von Rechts wegen gar nicht aufbewahren. Aus meiner Sicht ist es aber sinnvoll, solche Unterlagen mindestens so lange aufzubewahren, bis das dazugehörige Geschäft (z. B. Darlehen oder Wertpapierkauf) endgültig abgeschlossen ist. Nur so lassen sich (wenn überhaupt) im Nachhinein Schadenersatzforderungen aufgrund schlechter oder falscher Beratungen vor Gericht plausibel machen.

Viele Grüße
Robert Chromow

Aufbewahrung E-Mail Schriftverkehr unter Kaufleute

Hallo, ich interessiere mich dafür:
Meine Geschäfts E-Mail, in denen ich zum Beispiel ein Angebot oder einen verloren gegangenen Lieferschein verschicke, wie lang muss ich diese Email aufbewahren?
Kann ich es in irgend einem Gesetzbuch nachlesen zu diesem Thema Aufbewahrung E-Mail Schriftverkehr?

Antwort: Aufbewahrung E-Mail Schriftverkehr unter Kaufleute

Guten Tag,
spezielle Aufbewahrungsfristen für den E-Mailschriftverkehr und andere elektronische Dokumente gibt es nicht. Entscheidend ist die Funktion des Dokuments - ganz gleich, ob es auf Papier oder in elektronischer Form eintrifft oder verschickt wird. Die Fristen finden Sie oben in der Liste.

Dient eine E-Mail lediglich dazu, ein elektronisches Dokument zu übermitteln (z. B. eine PDF-Rechnung im E-Mailanhang), dann muss die E-Mail _nicht_ aufgehoben werden (analog zum Briefumschlag eines konventionellen Geschäftsbriefs).

Viele Grüße
Robert Chromow

Wartungsunterlagen

Hallo,
drei Fragen sind nach durchschauen der ausführlichen Liste noch offen:
- Wie lange müssen Wartungsunterlagen und TÜV-Berichte aufgehoben werden, welche für Geschäfts- und Bürohauser erstellt worden sind?
- Können alle Unterlagen vernichtet werden, wenn ein Gebäude abgerissen ist?
- Wenn ein Gebäude verkauft ist, müssen dann auch alle Unterlagen laut Aufbewahrungsfrist aufgehoben werden?
Mit freundlichen Grüßen

Falsche Fragestellung

"Können alle Unterlagen vernichtet werden, wenn ein Gebäude abgerissen ist?"

ES MUSS LAUTEN: Können alle Gebäude abgerissen werden, wenn die Unterlagen vernichtet sind?

Die ANTWORT MUSS LAUTEN: Ja.

(Das wird auch die BER-Exit-Strategie. Die Elbphilharmonie kommt so ebebfalls noch bald einmal in den Straßenbelag hinein.)

Aufbewahrungsfrist

Hallo, vielen Dank für die detaillierten Auflistungen. Leider bin ich mir trotzem nicht ganz sicher wie es sich damit verhält. Bei Buchung einer Reise im Reisebüro wird ein Vermittlungsvertrag /Reisevertrag unterschrieben. WIe lange müssen die Verträge im Reisebüro aufbewahrt werden ?

Antwort: Aufbewahrungsfrist

Guten Tag,
grundsätzlich genügt es, Verträge sechs Jahre lang aufzubewahren. Sofern der Vertrag zugleich der Buchungsbeleg des betreffenden Vorgangs ist (oder nur aus dem Vertrag die steuer- und handelsrechtlich bedeutsamen Informationen hervorgehen), gilt aus meiner Sicht die 10-jährige Aufbewahrungsfrist.
Im Zweifel fragen Sie am besten bei Ihrer IHK oder direkt beim Finanzamt nach.
Freundliche Grüße
Robert Chromow

nicht medizinische Studienunterlagen Aufbewahrungsfrist?

Wie lange muss man oben genannte Unterlagen aufheben oder gibt es dafür überhaupt eine Aufbewahrungspflicht?
Gruß

Antwort: nicht medizinische Studienunterlagen Aufbewahrungsfrist

Welche Person / Institution ist "man" und was sind "nicht medizinische Studienunterlagen"?
Gruß zurück

Rentenversicherungsunterlagen

Meine Rente ist seit 2012 "durch" - das heißt, berechnet nach Versicherungsverlauf.
Frage: muss ich diese alten Bescheide noch aufbewahren?

Kompetente Antwort wäre schön - dank!

Antwort: Rentenversicherungsunterlagen

Guten Tag,
ich weiß nicht, was genau Sie mit "diese alten Bescheide" meinen. Ob ich kompetent genug bin, um Ihre Frage zu beantworten, kann ich leider auch nicht beurteilen. :-)

Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen, dass es für Privatleute / Verbraucher bis auf ganz wenige Ausnahmen (z. B. Rechnungen über Bauleistungen) keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gibt. Das Aufbewahren von Bescheiden oder Rechnungen dient bei Privatleuten / Verbrauchern in der Regel dazu, notfalls eigene Ansprüche gegenüber Unternehmen und Behörden geltend machen zu können. Wenn Ihr Versicherungsverlauf lückenlos dokumentiert und Ihre Rentenansprüche unstrittig sind, können Sie alte Rentenbescheide m. E. gefahrlos entsorgen.

Im Zweifel wenden Sie sich an Ihren Rentenversicherungs-Träger. Anschriften und Rufnummern der regionalen Niederlassungen finden Sie auf der Website der Deutschen Rentenversicherung:
http://www.deutsche-rentenversicherung.de/Allgemein/de/Inhalt/5_Services...

Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Promotion

Wie lange müssen Quellen und Belege einer Dissertation aufbewahrt werden? (Habe viele Video Bänder für meine Dr. Arbeit benötigt)

Antwort: Promotion

Guten Tag,
gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Dissertationsunterlagen gibt es m. W. nicht.

Ich würde an Ihrer Stelle erst einmal in der Promotionsordnung Ihres Fachbereichs bzw. Ihrer Universität / Fachhochschule nachschauen bzw. dort im Prüfungsamt nachfragen. Die Beweis- und Prüfpflicht liegt im Übrigen bei den Gutachtern und der Hochschule.

Davon abgesehen spricht angesichts der hohen Bedeutung des Doktorgrades und der wachsenden Zahl von Plagiats- und ähnlichen Vorwürfen vieles dafür, Promotionsunterlagen aus eigenem Interesse dauerhaft aufzubewahren - ggf. in digitalisierter Form. Das gilt natürlich vor allem für "Personen des öffentlichen Lebens" (und solche, die's werden wollen) sowie andere exponierte Zeitgenossen, bei denen die Gefahr einer nachträglichen Dissertationsüberprüfung besteht.

Viele Grüße
Robert Chromow

Dissertation

Gute Frage, würde ich auch gerne wissen.

Art der Aufbewahrung

Hallo,
ich habe eine Frage zur Art der Aufbewahrung der Unterlagen.

Kann ich die Verträge auch eingescannt archivieren oder muss es die Papiervariante sein?

Vielen Dank für Ihre Info.

Antwort: Art der Aufbewahrung

Guten Tag,
grundsätzlich ist das Einscannen und anschließende Vernichten der meisten Originalen zulässig. Die dazugehörige steuerrechtliche Vorschrift findet sich in § 147 Abgabenordnung:
http://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
Bevor Sie jedoch damit beginnen, in großem Maßstab gescannte Eingangsrechnungen und andere Originaldokumente zu vernichten, besprechen Sie die Details Ihres Einzelfalls am besten mit einem Steuerberater. Je nach Branche und Rechtsform gibt es Sondervorschriften, die das Aufbewahren von Papierdokumenten erforderlich machen.
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Ausdruck Rechnungen

Hallo,

meine Frage passt nicht 100%ig zu dem Thema, aber ich habe leider keinen passenderen Bereich gefunden.

Ich habe die Kleinunternehmerregelung und drucke im Moment alle Rechnungen 2x aus (1x für meine Unterlagen und 1x für den Kunden).
Nun habe ich mir ein Rechnungsprogramm gekauft.

Bin ich weiterhin verpflichtet alle Rechnungen auszudrucken für mich oder reicht die Speicherung im Rechnungsprogramm? Oder muss ich die Rechnungen exportieren und auf meiner Festplatte speichern?

Liebe Grüße und schon mal vielen Dank
Carina

Antwort: Ausdruck Rechnungen

Hallo Carina,
eine Einzelfallberatung ist an dieser Stelle nicht möglich. Daher nur ganz allgemein:

"Originär" elektronische Dokumente müssen Sie nicht unbedingt ausdrucken. Das Rechnungsprogramm muss aber sicherstellen, dass die Rechnungsdokumente gegen nachträgliche Änderungen geschützt sind. Das sehen die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD)
http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben...
vor, die Anfang 2015 in Kraft getreten sind.

Viele Softwarehersteller (insbesondere die von Programmen für nicht-buchführungspflichtige Selbstständige und Unternehmer) werden voraussichtlich aber erst im Laufe dieses oder des nächsten Jahres GoBD-tauglich sein. Bis dahin kann ein Papierausdruck nicht schaden. Eine Hilfslösung kann sein, am Ende des Geschäftsjahres sämtliche Ausgangsrechnungen auf eine CD oder DVD zu "brennen". Damit können Sie bei einer Betriebsprüfung halbwegs plausibel machen, dass die Dokumente nach Ende des Jahres nicht geändert worden sind. Abgesehen davon sollten sich die Rechnungsbeträge auch mit den Kundeneinzahlungen auf dem Geschäftskonto korrespondieren.

Viele Grüße
Robert Chromow

Werksinterne Dokumente

Guten Tag,
vielen Dank für die übersichtliche Auflistung aller aufzubewahrenden Dokumente. Ich habe allerdings dazu noch zwei Fragen:
Wie lange müssen Werksmitteilungen aufbewahrt werden?
Müssen Betriebsvereinbarungen auch aufbewahrt werden, wenn diese bereits nicht mehr gültig sind?

Mit freundlichen Grüßen

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