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Aufbewahrungsfristen im Überblick: Was kann entsorgt werden, was müssen Sie aufbewahren?

Auf einen Blick: Welche geschäftlichen und privaten Unterlagen Sie 2017 in den Papierkorb werfen können

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Stand: 18. Januar 2017 (aktualisiert)

Im Büro türmen sich kisten- und ordnerweise alte Rechnungen, Bestellungen, Angebote und Auftragsbestätigungen? Dann schaffen Sie Ordnung – werfen Sie im Jahr 2017 alles weg, was Sie laut Gesetz nicht unbedingt aufbewahren müssen.

Aufbewahrungsfristen: Was Sie aufbewahren müssen und welche Dokumente Sie wegwerfen könnenSie müssen nicht alles für immer aufbewahren - manche Dokumente können Sie getrost wegwerfen.

Geschäftsunterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Fristen von a) sechs Jahren und b) zehn Jahren. Wir geben Ihnen eine Auflistung der wichtigsten Aufbewahrungsfristen.

Bitte beachten Sie: Die Aufbewahrungsfristen beginnen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen. Vielmehr startet der Fristlauf erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Bevor Sie Unterlagen in den Reißwolf geben, klären Sie daher zunächst den Zeitpunkt der letzten Eintragung. Addieren Sie dann die Aufbewahrungsfrist – beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr.

Beispiel: Jahresabschluss

Da Sie den Jahresabschluss für das Jahr 2006 frühestens im Jahr 2007 fertiggestellt haben, läuft die Aufbewahrungsfrist auch erst seit dem 1. Januar 2008. Entsorgen dürfen Sie die Abschlussunterlagen des Geschäftsjahres 2006 daher nicht bereits im Jahr 2017, sondern normalerweise erst Anfang 2018! Falls Sie das Jahr 2006 erst im Jahr 2008 oder noch später abgeschlossen haben, verlängern sich die Aufbewahrungsfristen noch weiter.

Eine ausführlichere Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften finden Sie im Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".

Bitte beachten Sie: Die Kalenderjahre abschlussrelevanter Unterlagen sind in der folgenden Tabelle in Klammern gesetzt. Um bei einer späteren Betriebsprüfung böse Überraschungen zu vermeiden, besprechen Sie größere Aktenvernichtungen am besten mit Ihrem Steuerberater – oder fragen Sie direkt beim Finanzamt nach.

Eine Liste der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente

Art der Unterlagen

In 2017 frühestens zu
entsorgende Unterlagen ...

Abhängigkeitserklärungen

2006

Abkürzungsverzeichnis (erklärend)

2006

Abrechnungsunterlagen

2006

Abschlagszahlungen

2006

Abschlussbuchungsbelege

(2006)

Abschlusskonten

(2006)

Abschlussrechnungen

2006

Abschreibungsunterlagen

2006

Abtretungserklärungen

2010

Abwertungsbelege

2006

Akkordunterlagen

2006

Akkreditive

2010

Aktenvermerke

2010

An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse

2010

Änderungsnachweise der EDV-Buchführung

2006

Angebote (erhaltene und Kopien versandter)

2010

Angestelltenversicherung (Belege)

2006

Anhang (zum Jahresabschluss)

(2006)

Anlageninventare

(2006)

Anlagenkartei

2006

Anlagenunterhaltungskosten

2006

Anlagenverzeichnis

(2006)

Anlagevermögensbücher und -karteien

2006

Anleihebücher

2006

Anleihen

2010

Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen

2010

Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich)

2010

Anzahlungsunterlagen

2010

Arbeitgeberzuschusskarten

2010

Arbeitnehmersparzulage (Verträge)

2010

Arbeitsanweisungen

2006

Auftragsbestätigungen

2010

Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter)

2010

Auftragsbücher

2010

Auftragskostenbelege

2006

Auftragszettel

2006

Aufzeichnungen

2006

Ausfuhrunterlagen

2010

Ausgangsrechnungen

2006

Ausschusslisten als Buchungsbelege

2006

Außendienstabrechnungen

2006

Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Außenhandelsunterlagen

2010

Auszahlungsbelege

2006

B

Bahnabrechnungen

2006

Bahnfrachtbriefe

2010

Bankbelege

2006

Bankbürgschaften

2010

Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen

2006

Bauakten

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Bauantragskostennachweise

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Baubeschreibungen

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Baubücher

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Baugenehmigungen

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Beförderungspapiere

2010

Beherrschungsverträge

2006

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger

(2006)

Belege

2006

Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)

2006

Bestandsberichtigungen

2006

Bestandsermittlungen

2006

Bestandsverzeichnisse

2006

Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter)

2010

Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen

2006

Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Betriebskostenrechnungen

2006

Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege)

2006

Betriebsprüfungsberichte

2010

Betriebsunfallunterlagen

2010

Bewertungsunterlagen

(2006)

Bewirtungsunterlagen

2006

Bilanzbücher

(2006)

Bilanzen (Jahresbilanzen)

(2006)

Bilanzkonten

(2006)

Bilanzprotokolle für die EDV

(2006)

Bilanzunterlagen

(2006)

Bons

2006

Börsenaufträge

2010

Bruttoerlösnachweise

2010

Bruttolohnlisten

2010

Bruttolohnsammelkarten

2010

Bruttolohnstreifen

2010

Buchführungsprogramme

2006

Buchführungsunterlagen

2006

Buchungsanweisungen

2006

Buchungsbelege

2006

Buchungsprotokolle für die EDV

2006

Buchungsunterlagen

2006

Bürgschaftsunterlagen

2010

C

Carnet-Zolldokumente

2010

Clearingauszüge

2010

Clearing-Belege

2006

Code-Pläne für Verständnis der Buchführung

2006

Computerausdrucke mit Buchungsdaten

(2006)

COM-Verfahrensbeschreibungen

2006

D

Darlehenskonto

2006

Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)

2010

Datensicherungen

(2006)

Dauerauftragsunterlagen

2010

Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf)

2006

Dauervorschüsse

2006

Debitorenkonten

(2006)

Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen)

(2006)

Deklarationen (Versandunterlagen)

2010

Depotauszüge (soweit nicht Inventare)

2006

Depotbestätigungen

2006

Depotbücher

2006

Deputatunterlagen

2010

Devisenunterlagen

2010

Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV

2006

Dubiosenbücher

(2006)

E

Edelmetallbestände

2006

Edelmetallumsätze

2006

EDV-Journal

(2006)

Effektenbuch

2006

Effektenkassenquittungen

2006

Eichaufnahmen

2010

Einfuhrunterlagen

2010

Eingangsrechnungen

2006

Eingangsüberweisungsträger

2010

Eingliederungsverträge

2006

Einheitswertunterlagen

2010

Einkaufsbücher

2006

Einnahmenüberschussrechnung

(2006)

Einzahlungsbelege

2006

Energieverbrauchsunterlagen

2010

Erlösjournale

2006

Eröffnungsbilanzen

2006

Ersatzkassenunterlagen

2010

Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Exportunterlagen

2010

Expressauslieferungsbücher

2006

F

Fahrtenbücher

2006

Fahrtkostenerstattungen

2006

Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer
(soweit keine Buchungsbelege)

2010

Fakturierjournale

2006

Fehlerjournale als Buchungsbelege

2006

Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung

(2006)

Fernschreiben (Handelsbriefe)

2010

Feuerversicherungsunterlagen

2010

Finanzberichte

(2010)

Frachtbriefe

2010

Frachtunterlagen

2010

Freistemplerabrechnungen

2006

Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe)

2006

Fürsorgeunterlagen

2010

G

Gebrauchsmusterunterlagen

2010

Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg)

2006

Gehaltskonten

2010

Gehaltslisten

2006

Gehaltsquittungen

2006

Gehaltsvorschusskonten

2006

Geschäftsberichte

(2006)

Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften)

2010

Geschenknachweise

2010

Gesellschaftsverträge

2006

Gewährleistungsverpflichtungen

2010

Gewerbesteuerunterlagen

2010

Gewinn- und Verlustrechnung

(2006)

Gewinnabführungsverträge

2006

Gewinnfeststellungen

2010

Grundbuchauszüge

2006

Grundlohnlisten

2006

Grundstücksunterlagen

2010

Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)

2006

Gutschriftanzeigen

2006

H

Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen

(2006)

Handelsbilanz

(2006)

Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften)

2010

Handelsbücher

(2006)

Handelsregisterauszüge

2010

Hauptabschlussübersicht

(2006)

Hauptbücher und -karteien

(2006)

Hauptbuchkonten

(2006)

Hinterlegungsscheine

2010

Hypothekenpfandbriefe

2010

I

Importrechnungen

2006

Importunterlagen

2010

Inkassobücher

2006

Inventare

(2006)

Inventare als Bilanzunterlagen

(2006)

Inventurunterlagen

(2006)

Investitionsabrechnungen

2010

Investitionszulagenunterlagen

2010

J

Jahresabschlüsse

(2006)

Jahresabschlusserläuterungen

(2006)

Jahresabschlusslisten

(2006)

Jahreskontoblätter

(2006)

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent

(2006)

Jubilarfeierunterlagen

2006

Jubiläumsunterlagen

2006

K

Kalkulationsunterlagen

2010

Kantinenunterlagen

2006

Kapitalerhöhungsunterlagen

2010

Kapitalverkehrsteuerunterlagen

2010

Kassenberichte

2006

Kassenbücher u. -blätter

2006

Kassenstreifen

2010

Kassenzettel (Buchungsunterlage)

2006

Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Kaufverträge

2010

Kilometergeldabrechnungen

2006

Kommissionslisten

2010

Konnossemente

2010

Konsignationsunterlagen

2010

Kontenpläne/Kontenplanänderungen

2006

Kontenregister

2006

Kontoauszüge

2006

Kontokorrentbücher

2006

Kostenartenpläne

2006

Kostenstellenpläne

2010

Kostenträgerrechnung

2010

Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage)

2006

Kostenvoranschläge

2010

Kreditorenkonten

2006

Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)

2010

Kurssicherungsunterlagen

2006

Kurzarbeitergeldanträge

2010

Kurzarbeitergeldlisten

2010

L

Ladescheine

2006

Lageberichte

(2006)

Lagerbuchführungen

2006

Lagerprotokolle

2010

Leasingunterlagen

2010

Leergutabrechnungen

2010

Lieferscheine

2006

Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften)

2006

Lizenzunterlagen

2006

Lohnbelege

2006

Lohnkonto (siehe Anmerkungen)

2010

Lohnlisten

2006

Lohnsteuerunterlagen

2006

Lohnunterlagen

2010

Lohnvorschusskonten

2006

Luftfrachtbriefe

2010

M

Magnetbänder (mit Buchfunktion)

2006

Mahnbescheide

2010

Mahnungen

2010

Maklerschlussnoten

2010

Materialabrechnungen

2006

Materialbeanstandungen

2010

Materialentnahmescheine

2010

Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)

2010

Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung

2006

Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen

2010

Mikrofilmverfahrensbeschreibungen

2006

Montageversicherungsakten

2006

Mutterschaftsgeldunterlagen

2006

N

Nachkalkulationen

2006

Nachnahmebelege

2006

Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Nebenbücher

(2006)

Nettolohnlisten

2006

Nutzflächenermittlung

2006

O

Obligationen

2010

Offene-Posten-Listen

2006

Orderpapiere

2010

Organisationsunterlagen der Buchführung

2006

Organschaftsabrechnungen

2006

Organschaftsverträge

2006

P

Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)

2010

Patentunterlagen

2010

Pensionsrückstellungsunterlagen

(2006)

Pensionszahlungen

2006

Pfandleihbücher

2006

Pfändungsunterlagen

2006

Portokassenbücher

2006

Postaufträge

2010

Postbankauszüge

2006

Postbankbelege

2006

Postscheckbelege

2006

Preislisten

2010

Preisvereinbarungen

2010

Privatentnahmebelege

2006

Programmbeschreibung für EDV

2006

Proteste (Scheck, Wechsel)

2010

Protokolle (Buchungsbelege)

(2006)

Protokolle (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Provisionsabrechnungen

2006

Prozessakten

(2006)

Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers)

(2006)

Q

Qualitätsberichte

2010

Quittungen

2006

R

Rechnungen

2006

Rechnungsabgrenzungsermittlung

2006

Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer / für Unternehmer

2006

Rentenversicherungsnachweise

2010

Repräsentationsaufwendungen

2006

Repräsentationskosten

2006

Rückstellungsunterlagen

(2006)

Rückwareneingangsjournale

2010

S

Sachanlagevermögenskarteien

2006

Sachkonten

2006

Saldenbestätigungen

2006

Saldenbilanzen

(2006)

Schadensmeldungen und -unterlagen

2010

Scheck- und Wechselunterlagen

2010

Scheckbestandsaufnahmen

2006

Schecks

2010

Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte)

2010

Schriftwechsel

2010

Schuldtitel

2006

Sicherungsübereignungen

2010

Skontounterlagen

2006

Sondergutschriften

2006

Sozialpläne

2010

Sozialversicherungsbeitragskonten

(2010)

Sparprämienanträge

2010

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung

2006

Spendenbescheinigungen

2006

Steuerbescheide und -erklärungen

(2006)

Steuerrückstellungsberechnungen

(2006)

Steuerunterlagen

(2010)

Stornobelege

2006

Stundenlohnzettel als Buchungsbelege

2006

T

Teilzahlungsbelege

2010

Telefonkostennachweise

2006

Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Testate als Bilanzteil

2006

Transportschadenunterlagen

2010

Transportversicherungsanmeldungen

2010

Trennungsgeldermittlungen

2006

U

Überstundenlisten

2010

Überweisungsbelege

2006

Umbuchungsbelege

(2006)

Umsatzsteuervergütungen

(2006)

Umsatzsteuervoranmeldungen

(2006)

Umwandlungsbilanzen

(2006)

Umwandlungsunterlagen

2010

Unfallversicherungsunterlagen

2010

Unternehmerlohnverrechnungen

2010

Urlaubslisten für Rückstellungen

2006

V

Valuta-Belege

2006

Verbindlichkeiten

2006

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

(2006)

Verfrachtungsaufträge

2010

Verkaufsbücher, -journale

2006

Vermögensteuerunterlagen

2010

Vermögensverzeichnis

2006

Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen)

2010

Verpfändungsunterlagen

2006

Verrechnungskonten

(2006)

Verrechnungspreisunterlagen

2006

Versand- und Frachtunterlagen

2010

Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege

2006

Versicherungspolicen

2010

Versteigerungsunterlagen

2010

Verträge

2010

Vertreterunterlagen

2010

Verwahrungsbücher für Wertpapiere

2006

Viehregister

2006

Vollmachten (Urkunden)

2010

Vollständigkeitserklärungen

(2006)

Vorauszahlungsbelege

2006

Vorschusskonten

2006

Vorschusslisten als Buchungsbelege

2006

W

Währungsforderungen

2006

Warenabgabescheine

2010

Warenbestandsaufnahmen

2006

Wareneingangs- und -ausgangsbücher

2006

Warenverkehrsbescheinigungen

2010

Wechsel

2010

Wechsel als Buchungsbeleg

2006

Wechselbuch

2006

Wechselobligation

2006

Weihnachtsgratifikation

2006

Werbegeschenknachweise

2006

Werbekosten, Belege über

2006

Werksrentenanträge

2010

Werkstattabrechnungen

2006

Werkzeugkosten, Belege über

2006

Werkzeugregister als Inventar

2006

Wertberichtigungen

2006

Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen

2006

Wertpapierkurse als Buchungsbelege

(2006)

Wildhandelsbücher

2006

Wohnungsbauunterlagen

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Z

Zahlungsanweisungen/-belege

2006

Zahlungsträger

2006

Zeichnungsvollmachten

2010

Zessionen

2010

Zinsabrechnungen

2006

Zinsberechnungen als Buchungsbeleg

2006

Zinsberechnungsunterlagen

2010

Zinsstaffeln

2010

Zollbelege

2010

Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer

2006

Zugangsbelege

2006

Zuschüsse des Arbeitgebers

2006

Zustellungsquittungen

2010

Zwischenbilanz
(bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres)

2006

Spezielle Aufbewahrungsfristen

Lohn- und Gehaltskonten

10 Jahre nach zuletzt eingetragener Lohnzahlung

Lohnsteueranmeldung

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Lohnsteuerkarte

Bis Ende des Kalenderjahres oder bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Abrechnung von Aushilfen

10 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Beitragsnachweise der Krankenkassen

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

An-, Ab- und Ummeldung zur Krankenkasse

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung

10 Jahre

Belege über Zahlung von Arbeitslohn

10 Jahre

Personalakte

Arbeitspapiere sind bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren.

Herausgabepflicht nach Beendigung für:
- Lohnsteuerkarte,
- Zeugnis,
- Urlaubsbescheinigung,
- Meldung an den Sozialversicherungsträger.

Keine Herausgabepflicht für:
- Lebenslauf
- Bewerbung

Keine Aufbewahrungspflicht der rein arbeitsvertraglichen Unterlagen,
aber Aufbewahrung ist zweckmäßig für die Dauer der Verjährungsfristen

Überstundenaufzeichnung

Mindestens zwei Jahre

Bewirtungsbelege

10 Jahre

Arbeitszeitverzeichnis

Bäckereien: 1 Jahr
Eisen- und Stahlindustrie: 2 Jahre
Papierindustrie. 2 Jahre

Heimarbeit

Entgeltbelege: 3 Jahre
Personallisten: Ablauf des Kalenderjahres der Erstellung

Beschäftigung von Jugendlichen

- Ärztliche Bescheinigung: bis zum 18. Geburtstag oder dem Ende der Beschäftigung
- Personenbezogen Unterlagen: 2 Jahre nach letzter Eintragung

Eine Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften unabhängig vom aktuellen Datum bietet der Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".

In welchen Fällen Dokumente länger aufbewahrt werden sollten

In manchen Fällen ist es sinnvoll, Aufbewahrungsfristen zu verlängern. Es kann nämlich durchaus passieren, dass die Festsetzungsfrist eines vorläufigen, noch nicht endgültigen Steuerbescheids die Aufbewahrungsfrist für Dokumente übersteigt.

Die Festsetzungsfrist beträgt normalerweise vier Jahre. Der Fristlauf startet am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde. Die Festsetzungsfrist verlängert sich

  • auf fünf Jahre, wenn das Finanzamt eine "leichtfertige Steuerverkürzung" feststellt (eine Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO),

  • auf zehn Jahre, wenn das Finanzamt eine Steuerhinterziehung feststellt (eine Straftat nach § 370 AO).

Im Extremfall müssen Sie Unterlagen aus Jahren mit vorläufigen Steuerbescheiden also 14 (!) Jahre lang aufbewahren. Ein vorläufiger Bescheid für eine Steuererklärung aus dem Jahr 2006 kann unter Umständen erst im Jahr 2020 Endgültigkeit erlangen. Wenn Sie nun dazugehörige Unterlagen fristgerecht nach zehn Jahren zum 1. Januar 2017 vernichten, fehlen Ihnen diese Beweise, falls das Finanzamt im Nachhinein noch etwas ändert.

Unterlagen sollten in bestimmten Fällen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus bis zum Abschluss eines Verfahrens aufbewahrt werden:

  • bei einer bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,

  • bei einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung, gegen die Sie jedoch Einspruch einlegen möchten,

  • bei Ermittlungen gegen Sie unter strafrechtlichen Aspekten (Steuerstrafdelikte),

  • bei eigenen Steueranträgen.

Welche Unterlagen Sie nicht aufbewahren müssen

  • Angebotsschreiben, die ergebnislos (auftragslos) blieben,

  • Anwesenheitslisten (die nicht zur Lohnbuchhaltung gehören),

  • Monats-, Quartals- und Halbjahresbilanzen sowie interne Kosten-, Kontroll- und Verrechnungsbelege,

  • rein statistische Berichte und Unterlagen wie Finanzpläne, Einnahmevorschauen, Umsatzerwartungsberichte etc.,

  • steuerlich nicht relevante Kalkulationen und Kassenkontrollstreifen (falls Sie unsicher sind, sollten Sie sich hier ggf. mit Ihrem Steuerberater abstimmen),

  • Preis- und Angebotslisten.

Vorgaben zum Nachlesen

Wann dürfen Sie private Unterlagen entsorgen?

  • Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen sollten Sie so lange aufheben, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt (!) ist.

  • Bankunterlagen, Kontoauszüge: Verträge über Sparguthaben, Kredite u. Ä. sollten in jedem Fall die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden.
    Bankbelege (Scheckeinreichungen, Überweisungen, Kontoauszüge etc.) dienen als Zahlungsnachweise. Gesetzliche Regelung seit 2002: Belege für regelmäßige Zahlungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (Miete, Unterhalt etc.), können noch vier Jahre später als Beweis herangezogen werden.
    Einmalige Zahlungen dagegen müssen Sie nur zwei Jahre dokumentieren.

  • Steuerunterlagen: Zwar müssen Steuerbescheide nicht aufbewahrt werden, allerdings benötigt man diese oft bei Anträgen auf staatliche Hilfen, auch rückwirkend (Kitakosten, Elterngeld, Pflegegeldzahlungen). Alle Unterlagen sollten vor allem dann sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig ist.

  • Versicherungsdokumente und -unterlagen: Sämtliche Unterlagen (Verträge, Änderungen, Statusberichte, Schriftwechsel) sollten Sie so lange aufbewahren, wie die jeweilige Versicherung läuft.

  • Kaufverträge, Kassenbons, Quittungen: Diese sollten mindestens für die Zeit der Gewährleistung/Garantie aufbewahrt werden, in den meisten Fällen also zwei Jahre. Im Allgemeinen empfiehlt es sich aber, Kaufverträge schon aus versicherungsrechtlichen Gründen länger aufzubewahren (Einbruch, Diebstahl etc.).

  • Rechnungen: Es gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren; entsprechend lange sollten Sie sie aufbewahren. Eine Ausnahme stellen Handwerkerrechnungen dar; diese sollten Sie – analog zur Gewährleistungspflicht der Handwerker – mindestens fünf Jahre aufbewahren.

  • Wohnungs- und Mietverträge: Mietverträge und Übergabeprotokolle etc. sollten nach Beendigung des Mietverhältnisses drei Jahre aufbewahrt werden. Nebenkostenabrechnungen können Sie gleich entsorgen – es sei denn, Sie müssen in absehbarer Zeit Wohnbeihilfen beantragen. In diesem Fall empfiehlt sich die Aufbewahrung für zwei Jahre.

  • Haus- oder Wohnungskauf: Sinnvoll ist es, alle Rechnungen zu behalten, da diese im Falle eines Verkaufs helfen, den Wert der Immobilie festzustellen.

Zum Weiterlesen: Alles "in Ordnung"?

Damit bei Ihnen alles seine Ordnung hat:

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wie lange sind die Aufbwahrungsfristen für Beleg aus Einkünften bei Vermietung und Verpachtung (Erhaltungsaufwendungen)
Ab wann gelten diese?
Ab Eingang des Steuerbescheides? oder ab Kauf- bzw. Rechnungsdatum?
Grüße aus Wüsting...

Guten Tag,

die Aufbewahrungsfristen von Klausuren, Diplomarbeiten, Prüfungsarbeiten u.ä. richten sich zumeist nach der Studien- und Prüfungsordnung der jeweiligen (Fach-) Hochschulen. Die Spanne ist breit, sie schwankt - je nach Institution und Relevanz der Arbeit - zwischen einem und 50 (!) Jahren.

Besten Gruß

wie lange bewahren eigentlich hochschulen die originale von schriftlichen prüfungsarbeiten und klausuren ihrer studenten auf?

Guten Tag,

die Frage lässt sich nicht so leicht beantworten, da hier besondere Datenschutzaspekte mit reinspielen.

Sind es personenbezogene Daten? Gehören diese zu Mitarbeitern, die noch im Betrieb arbeiten - oder die evtl. bereits ausgeschieden sind? Handelt es sich lediglich um Sitzungsniederschriften, Tagesordnungen und Anwesenheitslisten? Gehören dazu auch Schreiben der Schwerbehindertenvertretung o.ä. Einrichtungen?

Jeder einzelne dieser Punkte erfordert ein anderes Maß an Aufmerksamkeit.

Im Detail wir Ihnen diese Frage nur der Datenschutzbeauftragte Ihres Bundeslandes eindeutig beantworten können.

Besten Gruß

Weiß jemand, wie lange man Protokolle eines Personalrats in Firmen oder Schulen aufbewahren muss?

Guten Tag,

Fahrtenbücher sind 10 Jahre aufzubewahren.

Für die Aufbewahrung von Tachoscheiben ergeben sich nutzungsabhängige Fristen von bis zu 10 Jahren; hängt vom Einzelfall ab.

Besten Gruß,
Redaktion akademie.de

Wie lange sind Fahrtenbücher und Tachoscheiben aufzubewahren?

Guten Tag,

die Datenträger müssen solange aufbewahrt werden, wie die Unterlagen, die auf diesen gespeichert sind, aufzubewahren sind. Die Lesbarmachung muss während der ganzen Aufbewahrungsfrist sichergestellt sein. Der Gesetzgeber nimmt Sie diesbzgl. in Haftung (über die sog. "Mitwirkungspflicht").

Gleichwohl gilt unverändert der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: Bei vor dem 1. Januar 2002 archivierten Daten kann die Finanzbehörde nicht automatisch verlangen, dass diese Daten nochmals in das Datenverarbeitungssystem eingespeist (reaktiviert) werden, wenn dies mit unverhältnismäßigem Aufwand für den Steuerpflichtigen verbunden wäre (siehe http://www.elektronische-steuerpruefung.de/gdpdu.pdf).

Also, kurzum: Sie müssen die Daten auf Verlangen zwar lesbar machen können. Nicht jedoch müssen Sie die Daten so aufbewahren, dass das FA diese in jedem Fall in ihr DV-System o.ä. einspeisen kann.

Da wir keine Fachjuristen sind, erfolgt dieser Ratschlag jedoch ohne Gewähr.

Besten Gruß,
Redaktion akademie.de

Sehr geehrte Damen und Herren, wie lange müssen digitale Datenträger(Bänder)aufbewahrt werden? Das betreffende Betriebssystem ist seit über 10 Jahren durch ein völlig anderes ersetzt worden. Besten Dank im voraus für Ihre Mühe.
MfG Lutz Grützner

Vielen Dank für diese Informationen. Sie sind sehr hilfreich für mich!!!

Freundliche Grüße
Dirk Hansen

Guten Tag,

Auftragsbestätigungen müssen Sie in der Tat nur 6 Jahre aufbewahren.

Zur Digitalisierung heißt es in einem Schreiben des BMF: "Wenn der Steuerpflichtige aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus der 'Papierwelt' in eine elektronische Ausgabeform überführt, treten die digitalisierten Daten damit an die Stelle der Originale."

(http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_53848/DE/BMF__Startseite/Servic...)

Demnach müssen Sie sich nach einer Digitalisierung nicht mehr mit den Originalen herumärgern und können Sie entsorgen.

Da wir keine Fachjuristen sind, erfolgt dieser Ratschlag ohne Gewähr.

Guten Tag,

mit Lieferantenbestätigungen meine ich schriftliche Auftragsbestätigungen, die ich von meinem Lieferanten erhalte. Wenn ich diese Belege (auch Kundenbestellungen) nach den Grundsätzen der GDPdU digital archiviere, kann ich anschließend das Papier der Entsorgung zuführen oder müssen
die Originaldokumente noch mein Archiv verstopfen?

Freundliche Grüße

Guten Tag,

meinen Sie mit Lieferantenbestätigungen = Lieferscheine? Diese müssen Sie zehn Jahre (!) aufbewahren, nicht nur sechs.

Sie können die Belege natürlich auch digitalisieren, vorausgesetzt, dies geschieht nach den Grundsätzen der GDPdU. Es muss sichergestellt sein, dass die Daten inhaltlich übereinstimmen, wenn sie wieder lesbar gemacht werden. Außerdem müssen sie jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können etc.

Besten Gruß,
Redaktion akademie.de

Guten Tag,

wie verhält es sich mit Kundenbestellungen und Lieferantenbestätigungen?
Ist es notwendig, diese Dokumente im Original aufzubewahren oder reicht es, wenn wir die
Belege für mind. 6 Jahre digitalisiert archivieren?

Vielen Dank im Voraus.

Freundliche Grüße
Dirk Hansen

Guten Tag,

Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente gilt unabhängig vom Steuerbescheid. Es ist aber sehr wohl sinnvoll, diese ggf. länger aufzubewahren als vorgeschrieben, nämlich immer dann, wenn die Festsetzungsfrist des Steuerbescheids (4, unter Umständen aber auch 5 oder 10 Jahre bei Unregelmäßigkeiten) länger läuft als die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die Dokumente, die dazugehören, Rechnungen etc.

Mit freundlichen Grüßen
Redaktion akademie.de

Guten Tag,

ich dachte, dass das Ausgangsdatum für die Aufbewahrungsfristen im das Jahr des Steuerbescheides ist. Also wenn für das Jahr 1998 der Abschluss im Februar 2000 gemacht wurde, beginnen die 10 Jahre Aufbewahrungsfrist mit dem Jahr 2000?
Freundliche Grüße aus Nürnberg
Brigitte Hebel

Guten Tag,

gemäß §41 EStG (http://www.juraforum.de/gesetze/EStG/41/) sind Lohnkonten 6 Jahre aufzubewahren.

"Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahrs, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren."

Eine 100%ig rechtssichere Auskunft ist dies nicht; wir sind keine Juristen. Aber natürlich sind unsere Angaben nach bestem Wissen und Gewissen gemacht.

Redaktion akademie.de

Sehr geehrte Damen und Herren, ich habe eine Frage zur Aufbewahrung von Lohnkonten. Sie schreiben, daß man diese evtl. nach 6 bzw. 10 Jahrenb entsorgen kann. Mein Steuerbüro hat mir aber mitgeteilt, das ich diese Unterlagen lebenslang aufheben muß. Was ist nun richtig? Über eine Antwort würde ich mich freuen.
Mit freundlichem Gruß
Renate Lehnert
resile3@t-online.de

danke, wirklich hilfreich, wenn auch frustrierend.

danke. sehr hilfreich.

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