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Büro ausmisten: So machen Sie reinen (Schreib-)Tisch

Alltagstaugliche Tipps für ein aufgeräumtes Büro

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Stand: 7. Juni 2013

Was haben japanische Mönche, sowjetische Revolutionäre und westliche Organisationsberater gemeinsam? Sie sind Verfechter nüchterner, aufgeräumter Arbeitsumgebungen. Wir stimmen in das Loblied ein und machen einfache Vorschläge für die Alltagspraxis von Selbstständigen.

  • "Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zu suchen."

  • "Ordnung ist etwas für einfache Geister. Ein Genie überblickt das Chaos."

Messie-Büro

Solche Lebensmaximen werden zwar vor allem von Halbwüchsigen in den Mund genommen - gelebt werden diese alten Ausreden aber auch in der Erwachsenenwelt: Das beweisen zahlreiche Büros und Schreibtische.

Sicher: Ordnung darf nicht zum Selbstzweck werden und der dafür erforderliche Aufwand muss in vertretbarem Verhältnis zum erzielten Nutzen stehen. Abgesehen davon ist die Fähigkeit, sich in Papierbergen zurecht zu finden, zweifellos von Mensch zu Mensch verschieden.

Und doch: Gerade bei Jung-Unternehmern und Nachwuchs-Freiberuflern, die sich noch nicht auf die Unterstützung erfahrener Büro-Assistent/inn/en verlassen können, ist die Gefahr groß, zum Verwaltungs-"Messie" zu werden. Mit gravierenden Folgen. Denn versäumte Termine, verschlampte Unterlagen und fehlender Zugriff auf wichtige Informationen kosten nicht nur Geld und Nerven, sondern vergraulen früher oder später auch Kunden und Geschäftspartner.

Ordnung als Befreiung

Ein übersichtlicher Schreibtisch, ein halbwegs aufgeräumtes Büro oder auch eine ordentliche Werkstatt dienen einerseits also der Gefahrenabwehr - sie setzen zugleich aber auch positive Energien frei! Das wissen nicht nur preußische Pedanten: Japanische Zen-Mönche, chinesische Feng-Shui-Meister, russische Berufsrevolutionäre (Lenin: "Wie man arbeiten muss!") und moderne Organisationsexperten stimmen darin überein, dass die "Ästhetik der Ordnung" entlastend und befreiend wirkt und dem konzentrierten Arbeiten zuträglich ist:

  • Sie sind weniger abgelenkt und erledigen einzelne Aufgaben zügiger.

  • Sie haben einen besseren Überblick über anstehende Aufgaben.

  • Sie sehen sich nicht vor bedrohlichen, unüberwindlich wirkenden Bergen von Anforderungen.

Die subtile Wirkung eines Papier-Dschungels sollte nicht unterschätzt werden: Berge von Geschäftsdokumenten, Ausdrucken, Notizen oder Zeitschriften stellen nicht nur gefährliche Informationsgräber dar, sondern signalisieren vor allem andauernd: "Es gibt noch haufenweise zu tun!" Und das sogar dann, wenn die Stapel überwiegend aus Unterlagen zu längst erledigten Aufträgen, Werbesendungen oder bloß "interessanten" Zeitungsartikeln bestehen.

Damit Sie beim Aussortieren nicht über das Ziel hinausschießen, sollten Sie zuvor einen Blick auf den § 147 der Abgabenordnung werfen: Dort finden Sie die "Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen". Die besagen im Wesentlichen, dass Sie ...

  • Geschäftsbücher, Jahresabschlüsse (Gewinn- und Verlustrechnungen bzw. Einnahme-Überschussrechnungen), Inventarverzeichnisse, Bilanzen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen zehn Jahre lang,

  • eingegangene Geschäftsbriefe und Kopien der Ausgangskorrespondenz sowie andere steuerlich bedeutsame Dokumente sechs Jahre lang

... verwahren müssen. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist. Ausführliche Informationen zum Thema Aufbewahrungsfristen finden Sie im Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".

Schwelle senken

Doch die meisten Menschen müssen gar nicht vom Nutzen einer aufgeräumten Arbeitsumgebung überzeugt werden. Ihr eigentliches Problem: Sie fürchten das Aufräumen und trauen sich außerdem nicht zu, den einmal geschaffenen erfreulichen Zustand auf Dauer zu erhalten. Lösen Sie diese Bremse:

  1. Aufräumen ist einfach und in kurzer Zeit machbar! Selbst bei einem großen Chaos wird der einmalige Aufwand regelmäßig überschätzt. Wer will, feiert einfach von Zeit zu Zeit eine Aufräum-Party: Mit guter Musik, einem Kaffee oder einem Glas Wein lässt sich die Stimmung beim Ausmisten deutlich anheben. Wenn Sie positiv an Büro-Großreinemachen herangehen, spüren Sie außerdem viel schneller, dass dabei Ballast vor Ihnen abfällt.

  2. Ordnung ist kein definierter Endzustand: Dass im Alltag wieder mehr oder weniger Durcheinander entsteht, liegt in der Natur der Sache und weder ein Grund zu Verzweiflung und Resignation noch zur Annahme, dass Sie versagt haben.

  3. Nutzen Sie die im folgenden vorgestellten bewährten Prinzipien, die das "Klar-Schiff-Machen" auf Dauer vereinfachen.

Neben dem Entschluss zu regelmäßigen und gründlichen Flurbereinigungen brauchen erfolgreiche Papierkrieger vor allem Mut zur Ablage "P" (wie "Papierkorb"): Der fehlt erfahrungsgemäß vor allem sicherheitsorientierten Menschen. Hier hilft dann ein Papier-Container mit Verfallsdatum: Sie füllen Unterlagen, von denen Sie sich noch nicht sofort trennen können, in einen Karton. Den beschriften Sie mit einem Verfallsdatum (zum Beispiel drei, sechs oder zwölf Monate nach dem Aufräumen). Benötigen oder vermissen Sie die Unterlagen in diesem Zeitraum nicht, entsorgen Sie den gesamten Karton ohne erneute Durchsicht.

Ausmisten

In Anlehnung an das Selbstmanagement-Prinzip des amerikanischen Präsidenten Eisenhower, das von den bodenständigen Erfolgsautoren Werner Küstenmacher und Lothar Seiwert ("Simplify your life") zur "4-Quadranten-Methode" weiterentwickelt worden ist, kann der entscheidende erste Sortier-Vorgang folgendermaßen aussehen:

Man stelle fünf verschiedene Körbe oder Kisten auf den Fußboden:

  1. Wichtig: Dieser Korb nimmt nur solche Schriftstücke auf, die in nächster Zeit unbedingt erledigt werden müssen.

  2. Sofort-Wegschmeißen: In diese (Umzugs-)Kiste legen Sie alles, was sofort entsorgt werden kann.

  3. Unentschieden: Der bereits erwähnte "Papier-Container mit Verfallsdatum" kommt anschließend versehen mit einem Kontrolldatum in den Keller oder die Garage. Sobald der Termin erreicht ist, wird der Inhalt entsorgt. Wie beim PC-Papierkorb haben Sie bis dahin notfalls Zugriff auf plötzlich vermisste Dokumente.

  4. Weiterleiten: Diese Kiste ist für all das reserviert, was andere erledigen oder gebrauchen können.

  5. Sofort-Erledigen: Hier landen all die Vorgänge, die noch beim Aufräumen selbst (quasi im Vorbeigehen) per Telefon, Fax, Kurzbrief oder E-Mail oder durch Absortieren in die Ablage erledigt werden können.

Nach dem Motto: "Aus den Augen, aus dem Sinn!" sorgen erfahrungsgemäß die Kisten-Kategorien 2 und 5 für besonders große Erleichterung. Voraussetzung für die zügige Ablage sind dabei jedoch sinnvolle und praktische Ordnungsmittel sowie ein möglichst einfaches Ablagesystem.

Ablage für Einsteiger

Je nach Branche und Betriebsgröße unterscheidet sich die unverzichtbaren Dokumenten-Ablage gründlich - und zwar sowohl hinsichtlich der Systematik als auch der geeigneten Hardware. Generell gilt jedoch: So nützlich der gute alte Aktenordner ist, er schafft viel zu hohe Hürden bei der schnellen Alltagsverwaltung.

Am besten reduzieren Sie den Einsatz von Ordnern auf das unverzichtbare Maß . Die wirklich wichtigen Unterlagen lassen sich in den meisten Klein-Büros in sehr wenigen Ordnern unterbringen. Am Anfang reichen oft schon zwei:

  • Der "KaBa"-Ordner enthält alle Buchhaltungsbelege: Bankauszüge mit dazugehörigen bezahlten Rechnungen, davon getrennt die offenen Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Kassenbelege.

  • Im "Safe"-Ordner finden sich Steuer- und Versicherungs-Unterlagen aller Art, wichtige Vertragsangelegenheiten, Fahrzeug-Papiere etc.

Alle anderen Dokumente, bei denen die strikte Chronologie verzichtbar ist, kommen am besten in ordentlich beschriftete Hängemappen. Hängeregistraturen sind zwar eigentlich auch nichts anderes als um 90 Grad gedrehte Papierhaufen, gegenüber den Stapeln auf und neben dem Schreibtisch haben sie aber zwei ganz entscheidende Vorteile: Sie sind thematisch geordnet und können leicht nach Wichtigkeit sortiert werden. Im Vergleich zu Aktenordnern sind sie viel leichter bedienbar und vor allem auch mobiler.

Hängesysteme eignen sich für ...

  • Kunden- oder auftragsbezogene Unterlagen.

  • Lieferantenbezogene Unterlagen, zum Beispiel über Büromaterial, Einrichtungs- und Ausrüstungsgegenstände.

  • Sonstige betriebliche Unterlagen wie Werbung oder Preislisten oder auch

  • dauernd genutzte Informationen, etwa Post- und Telefongebühren, Adresslisten oder Fahrpläne.

Differenzieren und beschriften

Legen Sie je Kunde, Auftrag oder Projekt immer eine eigene Mappe an. Und: Damit einzelne Hängemappen nicht zu Informationsgräbern werden, müssen sie möglichst aussagekräftig beschriftet werden. Also "Telefonaktionen 2003" oder "Website-Relaunch" statt "Sonstiges" oder "Erledigen".

Materialien schließlich, deren Umfang die Hängemappen sprengt, gehören in beschriftete Stehsammler. Das gilt zum Beispiel auch für Zeitschriften, die Sie regelmäßig für Ihre Arbeit brauchen. Geizen Sie aber mit der Zahl solcher Sammler. Ob aus Vorsicht ("Wer weiß, wofür ich das nochmal brauchen kann!?"), Respekt ("Hat immerhin 25 Euro gekostet.") oder Sentimentalität ("Hat mir doch mein Ausbilder besorgt.") - gerade der Drang zum Aufheben ist es, der das vermaledeite Büro-Chaos erst entstehen lässt.

Sammelwut vs. Knowledge-Management

Etwas ganz anderes als gedankenlose Sammelwut und Dokumenten-Nostalgie ist die professionelle Archivierung: Vor allem für informationsgestützte Dienstleister wie Journalisten, Trainer oder Berater kann es durchaus erforderlich sein, ein durchdachtes Archiv aufzubauen und regelmäßig zu pflegen. Ein solches Knowledge-Management stellt eine eigenständige professionelle Herausforderung dar und hat mit dem trivialen Rauschen im "Blätterwald" nichts zu tun.

Lesen statt Büro-Dreikampf

Viel wichtiger als der berüchtigte Moderne Büro-Dreikampf ("Kopieren, Lochen und Abheften") ist im Umgang mit dem gedruckten Wort eine uralte Kulturtechnik: Lesen Sie Ihre Zeitungen, Zeitschriften, Info-Broschüren oder Computerausdrucke, um sich auf dem Laufenden zu halten. Halten Sie unmittelbar Nützliches in Form elektronischer Notizen fest: Auf die können Sie notfalls via Volltext-Suche zugreifen. Das Kopieren und Ablegen von Papieren hingegen erschließt niemandem deren Inhalt! Und nur den wenigsten Menschen gelingt es, ausgefeilte Papier-Ablagen auf dem Laufenden zu halten, die in angemessener Zeit den Zugriff auf Einzelinformationen ermöglichen.

Wenn Sie doch etwas unbedingt aufbewahren müssen, reißen Sie besonders wichtige Artikel heraus (warum kopieren?) und legen Sie den Ausriss in der passenden Hängemappe ab. Der Rest kommt sofort zum Altpapier. Wichtig: Lassen Sie keine Zeitungs- und Zeitschriften-Stapel und Lektüre-Stapel entstehen: Ohne dass Sie es merken, registriert Ihr geplagtes Unterbewusstsein anderenfalls nämlich ständig penetrante "Lies-mich"-Schreie.

Verschenken und Verkaufen

Wem das Wegschmeißen von unversehrten (Fach-)Zeitschriften allzu schwer fällt, kann sie - wie auch im Fall von Büchern - einer sinnvollen Zweitverwertung zuführen. In Zeiten leerer öffentlicher Kassen bieten sich unter Umständen Schul- und Gemeindebüchereien als dankbare Abnehmer an. Handelt es sich um wertvolle Medien, können Sie auch über gelegentliche Sammelverkäufe oder -Versteigerungen (zum Beispiel via Ebay) nachdenken.

Fazit

Setzen Sie Ihre (ohnehin vergebliche) Hoffnung gar nicht erst auf das papierlose Büro: Lassen Sie sich von Papierstapeln und dem alltäglichen Büro-Chaos nicht unterkriegen. Fassen Sie sich ein Herz und schlagen Sie eine breite Schneise durch den Dokumentendschungel. Befreien Sie sich von der Last der Vergangenheit: Es ist leichter als Sie denken.

Für alle, die gern gut sortiert sind

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