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Kundendaten mit Excel verwalten und auswerten

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Stand: 11. März 2013

Systematische Kundenpflege: CRM mit Excel

Warum ist CRM wichtig?

Die Bindung von Stammkunden ist für ein Unternehmen äußerst wichtig. Das hat einen guten Grund: Es ist wesentlich kostenintensiver, Neukunden zu akquirieren, als Umsätze mit bereits vorhandene Kunden zu generieren.

Customer Relationship Management, kurz CRM genannt, unterstützt das Unternehmen dabei, Kundenorientierung, Kundenbindung und Kundenzufriedenheit zu entwickeln und zu verstärken. Bei CRM geht es darum, Kundendaten zu sammeln, zu verwalten, auszuwerten und gezielt zu nutzen.

Zunächst müssen die Kundendaten in einer Datenbank gesammelt und gespeichert werden. Nur mit einem entsprechenden Datenstamm sind Sie in der Lage, wirklich gezielte Werbeaktionen, wie Mailings oder Telefonmarketing, aber auch Nachfassaktionen durchzuführen. Außerdem bietet die Kundendatenbank die Voraussetzung, um jederzeit ganz gezielt Kundenpflege-Maßnahmen, wie z. B. Zufriedenheits-Nachfragen nach einem Kaufabschluss, und persönliche Kundenbetreuung etwa bei Reklamationen durchzuführen.

Konkret bedeutet das zunächst vor allem viel Arbeit. Wenn Sie eine Lösung, wie etwa unser Excel-Tool, aber erst einmal in Betrieb genommen haben, wird die Arbeit für Sie wesentlich leichter: Dann stehen die entsprechenden Informationen jederzeit bereit. Sie können sich dann darauf konzentrieren, Ihre Stammkunden zufriedenzustellen!

Warum sich Excel als Manager für Ihre Kundendaten anbietet

Bei CRM geht es also um das Sammeln, Verwalten und Auswerten von Kundendaten. Zumindest für kleinere Unternehmen, bei denen Kundenzahlen und damit die Datenmengen noch im überschaubaren Bereich liegen, liegt es recht nahe, bei diesen Aufgaben auf das Tabellenkalkulationsprogramm zurückzugreifen. Excel ist weit mehr als nur ein Rechenknecht. Warum also die Datenbankfunktionen von Excel länger brachliegen lassen? Excel kann neben dem Rechnen auch Folgendes:

  • Daten sammeln

  • Daten in Datenlisten bzw. Datenbanken verwalten

  • Daten mit Hilfe der Datenbankfunktionen auswerten

CRM-Lösungen lassen sich deshalb in Excel recht komfortabel umsetzen. Zumal Sie dabei nicht etwa von vorn anfangen müssen: akademie.de stellt Ihnen eine Musterlösung zur Verfügung, in der die Grundstruktur und alle wichtigen Auswertungen bereits vorbereitet sind.

Zwei Praxisbeispiele für die Nutzung der Excel-CRM-Lösung

  1. Sie haben eine Datenbank in Excel, in der Sie Ihre Kundendaten verwalten.

    Sie planen eine Rabattaktion speziell für Ihre Großkunden. Sie wollen deshalb gezielt die Kunden anschreiben, die einen bestimmten Mindestumsatz getätigt haben.

    Dank der Filterfunktionen von Excel können Sie sich ruckzuck alle Kunden anzeigen lassen, die bei Ihnen einen Umsatz von mehr als 5.000 Euro getätigt haben.

  2. Ihre Excel-Datenbank verwaltet nicht nur Adress- und Umsatzdaten, sondern liefert auch Informationen über die Dauer der Kundenkontakte.

    Deshalb können Sie damit leicht Stammkunden herausfiltern. Sagen Sie Excel einfach, dass alle Kunden aufgelistet werden sollen, die seit z. B. mindestens drei Jahren Ihre Waren beziehen und regelmäßig, z. B. mindestens dreimal jährlich geordert haben.

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