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Fortlaufende Rechnungsnummer? Eine einmalig vergebene Nummer genügt!

Keine Angst vor dem "Umsatz-Striptease"

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Stand: 3. April 2012 (aktualisiert)

Um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, müssen Rechnungen eine "fortlaufende" Rechnungsnummer enthalten. Das heißt aber nicht, dass Sie mit jeder ausgestellten Rechnung Aufschluss über die Zahl Ihrer Ausgangsrechnungen insgesamt machen müssen. Die Finanzbehörden haben klargestellt, dass einmalige Rechnungsnummern die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes voll und ganz erfüllen. Lückenlos muss die Nummerierung nicht sein.

"Fortlaufende" und "einmalige" Rechnungsnummern

Laut § 14 Umsatzsteuergesetz muss jede Rechnung eine "fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen [enthalten], die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)". Im Umsatzsteueranwendungserlass 2010 wurde die Vorschrift dann noch wie folgt präzisiert:

"Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend."

Das - echte oder vermeintliche - Problem ...

Trotz dieser Klarstellung glauben viele Geschäftsleute (und deren Berater) nach wie vor, Rechnungsnummern müssten einer durchgängigen Zahlenfolge nach dem Muster Nr. 1, Nr. 2, Nr. 3... folgen. Vor allem Gründer und Kleinunternehmer, die wenige Rechnungen schreiben bzw. geschrieben haben, sehen darin die Gefahr, mit fortlaufenden Rechnungsnummern die (geringe) Anzahl der von ihnen geschriebenen Rechnungen publik machen zu müssen.

Ob eine niedrige Zahl von Rechnungen überhaupt auf eine schlechte Auftragslage schließen lässt, sei dahingestellt: So kann ein Handwerker, der einem Privatkunden im April 2012 eine Rechnung mit der Nummer 17-2012 und im Oktober eine mit der Nummer 24-2012 schickt, in der Zwischenzeit ja durchaus zwei komplette Neubauten abgerechnet haben. Abgesehen davon: Ob sich die Kunden für solche Feinheiten interessieren, ist erst recht die Frage.

...und seine Lösung

So oder so - die Sorge, sich durch die Vorschrift ungewollt als Anfänger oder (erfolgloser) kleiner Krauter outen zu müssen, ist spätestens seit der "Rundverfügung" der Oberfinanzdirektion Koblenz unbegründet: Im Auftrag der Finanzbehörden von Bund und Länder, also mit bundesweiter Geltung, hat die OFD endgültig klargestellt, dass ...

"...keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend" erforderlich ist. Demnach geht es einzig und allein um die "Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer". Die Einmaligkeit genügt den Finanzämtern also vollauf, um den ungerechtfertigten Vorsteuerabzug zu verhindern.

Tipp: Datum als Grundlage der Rechnungsnummer

Wenn Sie nur wenige Rechnungen schreiben und auf simple Weise einmalige Rechnungsnummern generieren wollen, die keinen genauen Rückschluss auf die Zahl Ihrer Rechnungen zulassen, hilft folgender Tipp:

Machen Sie doch einfach das Datum zur Grundlage Ihrer Zahlenfolge - falls erforderlich in Verbindung mit einer laufenden Nummer des jeweiligen Tages. Aus der einmaligen Rechnungsnummer "2012-04-02-01" kann ein neugieriger Kunde allenfalls ablesen, dass es sich um die erste Rechnung handelt, die am 2. April 2012 geschrieben worden ist. Die meisten Buchführungsprogramme und Auftragsverwaltungen stellen von vornherein datumsbasierte Rechnungsnummern-Formate zur Verfügung.

Zum Weiterlesen: Mehr zum Thema Rechnungen und Rechnungsnummern

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Rechnung mehrmals neu drucken

Hallo,

wie verhält es sich wenn man die Rechnung vor dem Tagesabschluß noch mal öffnet, und eine Position verändert - muß zwingend dann eine neue Rechnungsnummer vergeben werden ?

MfG

Antwort: Rechnung mehrmals neu drucken

Hallo,
das kommt datauf an:

Wenn Sie die Rechnung in der ursprünglichen Form bereits verschickt haben, erstellen Sie am besten eine Gutschrift Über die ursprüngliche Rechnung sowie eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer über den kompletten Liefer- bzw. Leistungsumfang.

Falls Sie die Rechnung noch nicht verschickt haben, spricht natürlich nichts dagegen, neue Positionen einzufügen bzw. vorhandene Positionen zu löschen oder zu ändern.

Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

...keine Gutschrift! Das

...keine Gutschrift! Das nennt sich seit geraumer Zeit Rechnungskorrektur!

Antwort: ...keine Gutschrift! Das

Danke für den Hinweis:
Wenn Sie die Rechnung in der ursprünglichen Form bereits verschickt haben, erstellen Sie am besten eine Rechnungskorrektur.
Viele Grüße
Robert Chromow

fortlaufende Rechnungsnummern

Alles klar und deutlich.
Nur noch eine Frage. Wie ist das nach 10 Jahren, also nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht?

MfG Hans-Jürgen Friedrich

Antwort: fortlaufende Rechnungsnummern

Hallo Herr Friedrich,
vielen Dank für Ihre freundliche Rückmeldung. Leider habe ich Ihre Nachfrage zum Zusammenhang zwischen fortlaufender Rechnungs-Nummerierung und 10-jähriger Aufbewahrungspflicht nicht verstanden: Helfen Sie mir auf die Sprünge?

Danke und freundliche Grüße
Robert Chromow

Rechnungsnummer zum Jahreswechsel

Guten Tag,
vielen Dank erst mal für die guten Tipps. Ich bin seit einem Jahr Freiberuflerin und habe nun folgendes Problem:

Ich möchte jetzt, im Januar 2015, eine Rechnung stellen, für Leistungen, die ich im Dezember 2014 erbracht habe.
Ich nummeriere meine Rechnungen ganz simpel mit Nummer+Jahr, also zum Beispiel: 27-2014.

Soll ich die Rechnung, die ich nun für meine Dezember-Dienleistung jetzt im Januar schreibe, noch mit 28-2014 betiteln oder lieber mit 01-2015?

Ist das letztendlich egal?
Vielen herzlichen Dank

Mit freundlichen Grüßen aus München

T. Reim

Antwort: Rechnungsnummer zum Jahreswechsel

Guten Tag, Frau Reim,
Sie können das tatsächlich ganz nach Belieben handhaben. Ich selbst stelle die Rechnungs-Nummerierung am 1. Januar immer auf die neue Jahreszahl um.

Alles Gute fürs neue Jahr und herzliche Grüße
Robert Chromow

Link tot

Hallo,

der entscheidende Link zum Umsatzsteueranwendungserlass 2010 führt mittlerweile leider ins Leere.
Können Sie den wohl aktualisieren?
Oder ist der gesamte Artikel mittlerweile überholt, da es neue Bestimmungen/Erlässe gibt?

MfG,

C.Meier

Antwort: Link tot

Guten Tag, Herr Meier,
vielen Dank für Ihren Hinweis: Den aktuellen Umsatzsteueranwendungserlass finden Sie hier:
http://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerarten/...
Inhaltlich hat sich an der im Beitrag beschriebenen Rechtslage nicht geändert. Es heißt dort nach wie vor:

------------ Zitat ----------------
Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)
(10) Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit
Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.
----------Zitat-Ende --------------

Freundliche Grüße
Robert Chromow

Rechnungsnummern

Hat mir sehr geholfen.
Eine Anmerkung zur Gestaltung der Nummern:
Da hoffentlich auch der Kunde die Rechnung bezahlen wird,
ist es für diesen auch von Vorteil eine einfache Nummer in seine Überweisung zu schreiben,
als eine hoch-komplex designte Rechnungsnummer.

Rechnungen schreiben

Was mir sehr geholfen hat bei diesem Thema, sind ein paar grundlegende Hinweise die ich beim Rechnungsprogramm SuccessContro gefunden habe. Besonders das man es dem Kunden einfach machen soll - kannst dir die Tipps ja mal auf http://www.successcontrol.de/rechnungen-erstellen/ anschauen. Vieles ist zwar grundlegend, aber doch hilfreich.

Österreich?

Sehr geehrte Damen und Herren! Bin durch Zufall auf Ihre Seite mit der fortlaufenden Rechnungsnummer gestoßen.

Frage dazu: Da wir demnächst eine Firmenneugründung in Österreich ins Auge fassen, stellt sich uns die Frage, ob das in Österreich auch gilt?

So 100%er Sicherheit konnte noch niemand eine Antwort dazu geben. Alle waren der Überzeugung, dass in Österreich die Rechnungsnummer "fortlaufend" sein muss?!

Wenn dies der Fall ist, könnte man es so praktizieren, dass eine RG-Nr. für den Kunden generieren, die zb. so lautet, f45ug76dfg, und intern fürs Finanzamt die Rechnung so abgelegt wird, f45ug76dfg-2012-1 (für erste Rechnung)?

Vielen Dank für Ihre fachliche Auskunft.

Fortlaufende Nummer, verschiedene Rechnungskreise sind möglich

Guten Tag,

vorweg: Für eine belastbare, auf Ihren Einzelfall ausgerichtete Auskunft sollten Sie sich durch einen Steuerberater beraten lassen.

Allgemein ist auch in Österreich umsatzsteuerlich die Angabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer (aus Zahlen und Buchstaben) auf der Rechnung vorgeschrieben.
Sie können sehr wohl verschiedene Rechnungskreise, auch für verschiedene Kunden, mit eigenen Nummernfolgen anlegen, wichtig ist immer, dass eine klare, eindeutige Zuordnungsmöglichkeit besteht. Für das Finanzamt, so unsere Einschätzung, wird im Zweifelsfall die auf der Rechnung selbst angegebene Zahlenfolge ausschlaggebend sein, nicht der interne Zusatz.

Weitere Informationen finden Sie hier:

http://portal.wko.at/wk/format_detail.wk?AngID=1&StID=294761&DstID=0

Wir wünschen viel Erfolg bei Ihrem Gründungsprojekt,
mit freundlichen Grüßen
Ihre akademie.de-Redaktion

Guten Tag - und vielen Dank für Ihre ausführlichen Informationen. Wenn Sie den Beitrag in aller Ruhe durchlesen, werden Sie feststellen, dass darin in der Tat die Rechnungsaussteller angesprochen werden. Von Panikmache kann also überhaupt keine Rede sein.
Andererseits: Wenn man den letzten Absatz (der sich ganz allgemein auf die Folgen von Formfehlern und deren Folgen bezieht) _isoliert_ liest, kann aber tatsächlich der unzutreffende Eindruck entstehen, dass der Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers durch eine unzulässige Rechnungsnummerierung gefährdet ist. Ich werde den Absatz daher bei nächster Gelegenheit umformulieren.
Vielen Dank für Ihren Hinweis und freundliche Grüße
Robert Chromow

Sehr geehrte Forumsteilnehmer,
an sich bin ich aus Versehen auf diese Seite gekommen. Was hier unter Akademie und sog. Fachleuten verbreitet wird ist größtenteils absoluter Humbug. Das Gesetzt lesen kann jeder Trottel, verstehen jeder Zehnte und korrekt anwenden jeder 100te.

Richtig ist: Der Vorsteuerabzug gem. §15 UStG erfordert das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung nach §14UStG, deren Bestandteil u.a. auch eine fortlaufende Rechnungsnummer, in welchem Rechnungskreis auch immer, ist. Der leistende Unternehmer ist zur Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung verpflichtet. Erhält der Leistungsempfänger eine Rechnung ,aus welcher er den Vorsteuerabzug begehrt, muss er diese auf Ordnungsmäßigkeit prüfen und zwar in dem Rahmen in dem es ihm möglich und zumutbar ist; Hellseherei wird nicht gefordert. Die Prüfung der auf Fortlaufen der Rechnungsnummer ist dem Empfänger unmöglich, er genießt dahingehende Vertrauensschutz (Treu und Glauben). Stellt ein Prüfer des Finanzamtes also fest, dass die Ausgangsrechnungen des geprüften Unternehmens/Leistungsempfänger nicht fortlaufende sind, kann es unter keinen Umständen dazu führen, dass allen Leistungsempfängern der Vorsteuerabzug gestrichen.

Die Aussagen hierzu also: Es betrifft wirtschaftlich den Leistungsempfänger wegen der Streichung des Vorsteuerabzuges, ist blanker Nonsens. Einzig und allein kann es den Rechnungsaussteller, der zur Austellung einer ordnungsgemäßen Rechnung verpflichtet ist. Fehlen in dem Rechnungskreis Rechnungsnummern, kann das Finanzamt hier Unsicherheitszuschläge festsetzen, in dem fiktive Umsätze unterstellt werden, welche Umsatz- und natürlich dann auch ertragsteuerlich (gewinnerhöhend) zum Niederschlag kommen. Ausgenommen natürlich, man kann nachweisen, warum die Rechnungen nicht fortlaufend waren (Storno, Fehlberechnung etc.). Bei Erfüllung dieser Nachweispflicht im Nachhinein viel Spass, sofern nicht sauber die Unterbrechnung dokumentiert wurde.

Ergo: Dem Leistungsempfänger kann es wurscht sein, wie die Rechnungsnummer aussieht, so lange diese nicht chinesisch, kiryllisch oder in Hyroglyphen aufgeführt wird; alles andere ist erlaubt. Der Leistende kann soviel Rechnungskreise aufmachen wie er möchte, sogar wenn er diese als Erweiterung einer Kundennummer verwendet. Damit ist die Einmaligkeit zwar nicht gewährt, der §14 UStG, die Richtlinien, als auch die Rechtsprechung gibt aktuell keine engere Veranlassung vor, womit auch dieser Punkt relativ lächerlich geworden ist; Hauptsache es werden Rechnungskreise gebildet in welchen die einzelne Rechnungsstellung fortlaufende ersichtlich ist.
Tipp für Schwarzkassierer: Bsp. Rechnungskreis beginnt z.B. bei A10001 und endet bei 10100, dann Rechnungen bis 10150 schreiben kassieren, nicht versteuern und neuen Rechnugskreis bei B10001 beginnen. Die Norm wurde übrigens deshalb eingeführt um genau dieses Beispiel zu vermeiden und nicht deshalb um den Vorsteuerabzug zu erschweren.
Gruß

Danke, einfach mal ne richtig gute aussage.

Guten Tag,
zu Ihrer Frage heißt es weiter oben im Text, dass ...
------------ Zitat ----------------
"... keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend" erforderlich ist. Demnach geht es einzig und allein um die "Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer".
----------Zitat-Ende --------------
Die sollte bei Ihnen gegeben sein. Wenn Sie ganz sicher sein wollen, dass Ihr Finanzamt das von Ihnen bevorzugte Rechnungsnummern-Format später nicht doch moniert, sollten Sie beim zuständigen Sachbearbeiter nachfragen (im Zweifel am besten beim Sachgebietsleiter für die Umsatzsteuer).
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Wäre auch eine Rechnungsnummer auf dem Format denkbar: "jjjjmmtthhiiss", wobei jjjj = Jahreszahl, mm = Monat, dd = Tag, hh = Stunden der Uhrzeit, ii = Minuten der Uhrzeit, ss = Sekunden der Uhrzeit; also z.B. "20100301213210" für den 1. März 2010, 21:32:10 Uhr an dem die Rechnung geschrieben wurde?

Es wäre ja eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer. Jedoch mit u.U. großen Lücken.

Vielen Dank.
Das war in der Tat ein Tippfehler. ;)
2010A-001, 2010A-002 ...

Guten Tag,
zu Ihrer Fragen heißt es weiter oben im Text, dass ...
------------ Zitat ----------------
"... keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend" erforderlich ist. Demnach geht es einzig und allein um die "Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer".
----------Zitat-Ende --------------
Die sollte bei Ihnen gegeben sein (sofern es sich bei der ersten Zeile Ihrer Frage um einen Tippfehler handelt und es dort heißen sollte:
Kunde A; Rechnnr. 2010A-001, 2010A-00*2*
Wenn Sie ganz sicher sein wollen, dass Ihr Finanzamt das von Ihnen bevorzugte Rechnungsnummern-Format später nicht doch moniert, sollten Sie beim zuständigen Sachbearbeiter nachfragen (im Zweifel am besten beim Sachgebietsleiter für die Umsatzsteuer).
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Frage;
Kunde A; Rechnnr. 2010A-001, 2010A-001
Kunde B; Rechnnr. 2010B-001, 2010B-002
oder muss ich am ende fortlaufend nummerieren?
2010A-001, 2010A-002, 2010B-003, 2010A-004
wie ist es richtig?

Vielen Dank für das Zitat. Für mich klingt das so, als wenn das Finanzamt meine Rechnungsnummern zumindest nicht rundweg ablehnen wird.

Hallo,
sofern ich die im Beitrag weiter oben zitierte Rundverfügung i. V. m. Randziffer 185 der Umsatzsteuerrichtlinien 2008 (s. u.) richtig interpretiere, spricht nichts dagegen. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, sollten Sie jedoch Kontakt mit einem Steuerberater und / oder dem zuständigen Finanzamt aufnehmen:
------------ Zitat ----------------
Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)
(10) Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.
(11) Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird. Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte. Es muss jedoch gewährleistet sein (z. B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für einen Nummernkreis), dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist.
----------Zitat-Ende --------------
Quelle:
http://tinyurl.com/cu74on
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Ich verwende ein Kundenkürzel kombiniert mit Jahr + Monat, z.B. "ACME10-01" für die erste Rechnung an Acme Intl. Corp. in 2010. Die Rechnungsnummern sind eindeutig, da die Kundenkürzel eindeutig sind und ich nicht mehr als eine Rechnung pro Monat und Kundennummer schreibe. Ich erkenne an der Nummer sofort den Kunden. Weiß jemand, ob etwas dagegenspricht?

Machen Sie sich wegen des Formmangels bloß keine Sorgen: Wenn den Kunden der Fehler nicht aufgefallen ist, brauchen Sie nicht von sich aus aktiv zu werden. Falls sie sich doch noch melden, stellen Sie einfach eine korrigierte Rechnung aus. Wegen der Nummerierung brauchen Sie sich auch keine grauen Haare wachsen zu lassen: Angenommen, Sie haben ab der 3. Rechung mit der korrekten Nummerierung begonnen (z. B. "2009-0001" o.ä.), geben Sie den beiden Vorläufern halt die Hilfsnummern Nummern "2009-0001a" und "2009-0001b". Hauptsache, Sie können bei einer eventuellen Betriebsprüfung den Grund Ihres Fehlers plausibel machen. Ziel der verschärften Rechnungsvorschriften aus dem Jahr 2004 war ja nicht, die Unkenntnis von Anfängern oder gelegentliche Fehler im Eifer des Alltagsgeschäfts zu bestrafen. Vielmehr ging es darum, kriminiellen Umsatzsteuerbetrug im großen Maßstab zu unterbinden.
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Ich habe die Rechnungsnummer bei meinen ersten 2 Rechnungen nach der Aufnahme meiner Selbstständigkeit schlicht vergessen. Was kann ich tun?

Das war schon immer ein leidiges Problem.
Was ist den wirklich eine fortlaufende Nummer?
Es gibt unterschiedliche Ansätze eine Nummer im Sinne von fortlaufend
zu gestallten. Mathematisch und auch finanz- technisch scheinen hier Lösungen
die die Logik der "wandernden Nummerblöcke" von LEDL eine der besten
Lösungen zu sein.

www.ledl.at

Hallo nsteger,
die vorgeschriebene Einmaligkeit der Rechnungsnummer ist aus meiner Sicht nicht mehr gegeben, wenn die Nummerierung Jahr für Jahr bei "1000001" neu beginnt. Was spricht denn dagegen, im zweiten Jahr z. B. mit "2000001" zu beginnen?
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo,

für welchen Zeitraum gilt die Einmaligkeit der Rechnungsnummer? Wenn ich z.B. am 1.1. eines Jahres mit der Nummer 1000001 beginne, kann ich diese dann am 1.1. des Folgejahres wieder als erste Rechnungsnummer des Jahres nutzen?

Danke u. Gruß

nsteger

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