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Wenn Belege und Unterlagen in der Buchhaltung verlorengehen

Über die Folgen, wenn Unterlagen fehlen, unnd was sich zur Vorbeugung solcher Verluste tun lässt

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Stand: 8. März 2013 (aktualisiert)

Ein paar Vorsichtsmaßnahmen helfen dabei, wichtige Papierdokumente und Belege in Ihrem Büro zu schützen und im Verlust-Fall den Schaden in Grenzen zu halten. Schließlich sind nicht nur Computer-Daten gefährdet: Nach Einbrüchen, Bränden und anderen Unglücksfällen sind oft auch konventionelle Geschäftsdokumente aus Papier verschwunden oder vernichtet. Dabei sind sie oft kaum ersetzbar. Wir sagen Ihnen, was Ihnen nach dem Verlust wichtiger Unterlagen "blüht" und welche Vorsorgemaßnahmen sinnvoll sind.

Papier ist geduldig - aber nicht unkaputtbar!

Mit dem Festplatten-Backup ist es in Sachen "Datensicherung im Büro" noch nicht getan: Schließlich liegen längst noch nicht alle geschäftlichen Dokumente in elektronischer Form vor. Und selbst wenn, hält sich die Beweiskraft der meisten digitaler Kopien in Grenzen: Gerichte und Finanzämter bestehen im Zweifel auf den Papierurkunden.

Verglichen mit flüchtigen elektronischen Dokumenten sind konventionelle Geschäftspapiere zwar vergleichsweise langlebig und robust. Vor Diebstahl, Bürobränden, Wasserschäden, Vandalismus oder auch Verlust (zum Beispiel während eines Umzugs) sind aber auch Papierunterlagen nicht geschützt. Grund genug, sich in einer ruhigen Stunde einmal mit möglichen Folgen und Vorsichtsmaßnahmen zu beschäftigen.

Die folgenden Selbsthilfe-Tipps dienen der Vorsorge und der Bewältigung von Dokumentenverlusten.

Erste Hilfe im Notfall?!

Sollten Sie bereits von einem Totalverlust betroffen sein, wenden Sie sich am besten umgehend an einen Steuer- oder Unternehmensberater. Auch die Industrie- und Handelskammern bzw. Handwerkskammern leisten in solchen Fällen Hilfe. Sorgen Sie auf jeden Fall für kompetente Unterstützung und stecken Sie den Kopf bloß nicht in den Sand: Je länger Sie mit der Rekonstruktion der Ausgangslage warten, desto schwieriger und aufwendiger wird sie!

Buchung ohne Beleg ...

Sieht man einmal von Rechtsstreitigkeiten mit Kunden und Lieferanten ab, droht bei Verlust von Geschäftspapieren vor allem vom Finanzamt Ungemach. Zwar gelten die viel zitierten "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung" laut § 243 HGB nur für Kaufleute. Doch die Mitwirkungspflichten und die Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung müssen auch Selbstständige und Unternehmer beachten, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind: Schließlich ist ein geordnetes und vollständiges Belegwesen unverzichtbare Voraussetzung für die Unternehmensbesteuerung - insbesondere für Umsatz-, Einkommen- und Gewerbesteuer.

Andererseits: So ehern das Buchführungs-Grundgesetz "Keine Buchung ohne Beleg" sein mag - notfalls muss es halt auch ohne gehen. Die gute Nachricht: Da - zumindest außerhalb des stationären Handels - mittlerweile die meisten Zahlungen bargeldlos abgewickelt werden, lassen sich die Einnahmen und Ausgaben aus den Kontobewegungen auf den Geschäftskonten zum größten Teil recht gut rekonstruieren. Banken und Sparkassen können die Zahlungsflüsse durchweg mindestens zehn Jahre lang nachvollziehen. Das Grundgerüst einer einfachen Einnahmenüberschussrechnung lässt sich auf diese Weise im Großen und Ganzen recht schnell rekonstruieren.

Bitte beachten Sie: Während sich die Kontobewegungen der letzten 90 Tage in der Regel problemlos wiederherstellen lassen, verlangen die Geldinstitute für Belege länger zurückliegende Zeiträume zum Teil happige Gebühren. Fragen kostet aber nichts: Langjährige Stammkunden in unverschuldeter Notlage können auf Entgegenkommen rechnen.

Eigenbelege und Rechnungskopien

Dass es bei den Auszahlungen tatsächlich um Betriebsausgaben inklusive gezahlter Vorsteuern handelt, muss selbstverständlich im Einzelfall nachgewiesen oder zumindest plausibel gemacht werden:

  • Fehlen nur einzelne Belege in wertmäßig überschaubarer Größenordnung, nimmt der Fiskus ausnahmsweise mit Eigenbelegen vorlieb. Worauf Sie dabei achten sollten, erfahren Sie im Beitrag "Eigenbeleg: Buchhalters Hintertürchen"

  • Fehlende Originalbelege dürfen Sie aber auch durch Kopien oder Zweitschriften ersetzen: Das gilt sowohl für interne Dokumente (wie zum Beispiel Ausgangsrechnungen) als auch für Eingangsrechnungen, Quittungen und sonstige Nachweise von Geschäftspartnern. Vor allem, wenn es um höhere Vorsteuerbeträge geht, sollten Sie Ihre Lieferanten und Dienstleister nach Möglichkeit um eine Rechnungskopie bitten.

Können Einnahmen und Ausgaben beim besten Willen nicht nachträglich ermittelt und plausibel gemacht werden, droht eine gründliche Betriebsprüfung, an deren Ende die in § 162 Abgabenordnung geregelte "Schätzung von Besteuerungsgrundlagen" steht.

Dabei muss das Finanzamt den Besonderheiten des jeweiligen Falls Rechnung tragen: Ist die Einhaltung der Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nicht möglich, obwohl der Steuerpflichtige seinen Mitwirkungspflichten nachkommt (wozu auch die Offenlegung privater Bankkonten gehört), können die Finanzbehörden im Einzelfall rückwirkend Erleichterungen bewilligen. Dabei spielt selbstverständlich auch eine Rolle, ob ...

  • die Gründe für das Fehlen von Belegen und Aufzeichnungen plausibel gemacht werden können,

  • die Verletzung der Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten schuldhaft erfolgt ist oder hätte vermieden werden können,

  • wie der Steuerpflichtige seinen Aufzeichnungspflichten vor und nach der Beleglücke nachgekommen ist und

  • ob der Steuerpflichtige alle Möglichkeiten ausgeschöpft hat, nachträglich Nachweise über wesentliche Besteuerungsgrundlagen zu beschaffen.

Davon abgesehen: Der Verlust betrieblicher Belege und sonstige Verletzungen der Buchführungspflicht sind an sich nicht strafbar - vorausgesetzt, sie stehen nicht im Zusammenhang mit Steuerhinterziehungen, Vermögens- oder Insolvenzstraftaten.

Damoklesschwert: Schätzung von Besteuerungsgrundlagen

Kann das Finanzamt Einnahmen, Ausgaben und sonstige steuerlich bedeutsame Sachverhalte auf Grundlage der vorhandenen Informationen nicht ermitteln, dürfen die Besteuerungsgrundlagen, also insbesondere das Betriebsergebnis, den Gewerbeertrag und die Umsatzsteuerzahllast, geschätzt werden. Je nach Branche und Betriebsgröße gibt es dafür unterschiedliche Verfahren - angefangen bei der ...

  • groben Richtsatzschätzung (Vergleich mit Betrieben derselben Branche und gleicher Größe) über die

  • interne Zeitreihenanalyse (Vergleich mit belegbaren Geschäftsjahren des betreffenden Betriebs) oder

  • interne Nachkalkulationen bis hin zur

  • Geldverkehrsrechnungen, Vermögenszuwachsrechnungen und ähnlichen "Verprobungsmethoden".

Ganz gleich, auf welche Weise die Schätzung erfolgt: Zugunsten des Steuerpflichtigen fällt sie erfahrungsgemäß nicht aus. Hinzu kommt, dass die Abgabenordnung im Fall von Schätzungen Zuschläge von 5.000 Euro bis zu einer Million Euro in Aussicht stellt. Ganz besonders pingelig ist der Fiskus, wenn Sie grenzüberschreitende Geschäfte machen, aber keine oder nur unvollständige Belege und Aufzeichnungen beibringen können.

Vorbeugen statt schätzen

Am einfachsten beugen Sie einem drohenden Totalverlust von Dokumenten vor, indem Sie Geschäftsräume und Archiv örtlich voneinander trennen. Wenn Sie Ihre Unterlagen auf verschiedene Orte aufteilen (z. B. aktuelle Dokumente im Büro, ältere und selten genutzte Dokumente daheim im Keller, auf den Dachboden oder in separaten Lagerräumen), können Sie die wichtigsten Geschäftsvorfälle notfalls viel schneller und einfacher rekonstruieren und plausibel machen. Für besonders wichtige Dokumente empfiehlt sich der gute alte - und am besten feuersichere - Tresor.

Eine weitere Möglichkeit ist das Digitalisieren der Geschäftsdokumente: Als reine Vorsichtsmaßnahme erscheint das Einscannen von Papieren jedoch ziemlich aufwändig. Immerhin bringt ein solches elektronisches Belegarchiv einiges an zusätzlicher Sicherheit - wenn Sie regelmäßige Festplatten-Backups machen.

Fazit

Die Wahrscheinlichkeit, dass Geschäftsräume abbrennen, von Dieben leergeräumt werden oder Vandalismus und Naturkatastrophen zum Opfer fallen, mag nicht besonders hoch sein. Im Ernstfall wiegt der Verlust wichtiger Geschäftsdokumente dann jedoch umso schwerer. Grund genug, sich über die Lagerung von Belegen und Aufzeichnungen rechtzeitig Gedanken zu machen. Die Gefahr eines Totalverlusts lässt sich zum Glück mit einfachen Maßnahmen spürbar verringern.

Nicht vergessen: Computerdaten sichern!

Es kann nicht oft genug wiederholt werden: Im Informationszeitalter sind regelmäßige Datensicherungen unverzichtbar. Leider passen die wenigsten Backup-Strategien zur Denk- und Arbeitsweise von Selbstständigen und Kleinunternehmern. Damit Gedankenlosigkeit, Leichtsinn und Nachlässigkeit nicht früher oder später zu einem bösen Erwachen führen, sollten Sie sich Zeit nehmen und ein möglichst einfaches, komfortables und am besten automatisiertes Verfahren finden, das sich für Ihren Betrieb eignet. Passende Backup-Techniken finden Sie im Beitrag "Datensicherung in Kleinbetrieben".

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Buchhaltungsdaten

Ich habe eine Frage. Ich machte im 2015 Buchhalt. für eine Firma , bzw. bis Januar 2016. Dann "musste" er woanders gehen, bzw. zu einem St.Berater da seine Umsätze/Gewinn praktisch weit über 50.000,00 € waren. Er hate von mir all seine Unterlagen zurückbekommen, komplett. Alle an das FA gesendete VA, alle monatlichen Journale, usw. Sein St.B. fordert jetzt (und droht mit dem Rechtsanwalt)von mir all seine Sachkonten (zB. 66 Seiten im Lexware-Programm, usw.) Hat er Recht auf sowas, da er schon ALLES SCHRIFTLICH/ AUSGEDRUCKTES schon hat? Was ist meine Pflicht, im Schriftform die Unterlagen zu Verfügung zu stellen (schon gemacht also) und was noch???? Vielen Dank für Ihre Hilfe im Voraus!!

Antwort: Buchhaltungsdaten

Guten Tag,
und vielen Dank für Ihre vertrauensvolle Anfrage. Eine rechtliche Einzelfallberatung ist an dieser Stelle nicht möglich. Daher nur ganz allgemein:

1.
Wenn ich Sie richtig verstanden haben, haben Sie bereits sämtliche Belege und gedruckten Auswertungen an den ehemaligen Mandanten bzw. seinen Steuerberater übergeben. Nun geht es "nur" noch um die Frage, ob Sie auch noch die dazugehörigen Daten weitergeben müssen: Richtig?

2.
Welche Rechten und Pflichten ein Buchführungshelfer bzw. Bilanzbuchhalter gegenüber seinen (ehemaligen) Mandanten hat, wage ich nicht zu beurteilen - nur: Aus meiner Sicht klingt der Wunsch der Gegenseite nachvollziehbar: Was spricht dagegen, die standardisierten DATEV-, GoBD- und / oder IDEA-Ausgabedateien zu exportieren und zu übergeben?

3.
Soweit ich weiß, enthält die von Ihnen genutzte Software die dafür erforderlichen Export-Schnittstellen.

Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Buchhalter gestorben. .

Hallo,leider ist mein Buchhalter kürzlich verstorben.
Meine Unterlagen habe ich, jedoch wollen alle Buchhalter oder Steuerberater eine Datensicherung über Datev Export haben damit die Buchhaltung lückenlos weiter geht.
Wenn irgendwann mal eine Betriebsprüfung vor der Tür steht, hab ich ein großes Problem.
Die Dame des Herren kennt sich damit nicht aus und gibt mir nicht meine gespeicherten Daten.
Was kann ich dagegen tun?

Antwort: Buchhalter gestorben. .

Guten Tag,
es tut mir leid, dass Ihr Mitarbeiter gestorben ist und Sie jetzt so große Probleme haben. Wenn ich Sie richtig verstanden habe, will die "Dame des Herren" (das heißt: seine Witwe?) Ihnen Ihre Daten nicht zur Verfügung stellen.

Wenn das zutrifft, wenden Sie sich am besten an einen Rechtsanwalt. Entweder gelingt es ihm in einem Gespräch oder mit einem unmissverständlichen Schreiben die Witwe zur Herausgabe Ihres Eigentums zu bewegen. Wenn nicht, wird er eine auf Herausgabe klagen.

Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Kontoauszug als Beleg ?

Hallo,

ich bin Anbieter von Schulungen, Freiberufler und ermittele meinen Gewinn durch EÜR. Ich biete ausschließlich umsatzsteuerbefreite Leistungen an Privatpersonen an. Meine Kunden buchen ihre Schulungen über meine Webseite und erhalten eine Buchungsbestätigung sowie die Aufforderung, das Kursentgelt auf mein Bankkonto zu überweisen.

Als einzigen Einzahlungsbeleg habe ich in der Regel eine Buchung auf meinem Kontoauszug (enthält normalerweise: Name des Kunden, gebuchter Kurs, Zahlungsdatum und Betrag). Einzelne Kunden zahlen bar, das vermerke ich dann auf der Teilnehmerliste.

Meine Fragen:
Sind Kontoauszüge geeignete Belege für meine Betriebseinnahmen? Belege ich meine Bareinnahmen hinreichend?

Vielen Dank

Antwort: Kontoauszug als Beleg ?

Guten Tag,
eine Einzelfallberatung ist an dieser Stelle nicht möglich. Daher nur ganz allgemein:

1.
Da es keine Pflicht gibt, Ausgangsrechnungen an Privatkunden auszustellen, genügen aus meiner Sicht die Kontoauszüge als Zahlungsnachweis.

2.
Problematischer sind die Barzahlungen: Ein schlichter Vermerk auf der Teilnehmerliste genügt m. E. nicht. Sie sollten auf jeden Fall ein Kassenbuch (am besten sogar eine physische Bargeldkasse) führen, mit deren Hilfe Sie die laufenden Zu- und Abgänge plausibel machen können. Als Beleg bieten Sie die Durchschläge der Quittungen an, die Sie Ihren Kunden ja vermutlich als Zahlungsbestätigung ausstellen.

Weitere Details besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder Sie fragen direkt beim Finanzamt nach.

Viele Grüße
Robert Chromow

Welchen Beleg für Katalogerstellung Kunstverein

Guten Tag,
unser Verein hatte kurzfristig einen ausstellungstermin bekommen. Da ein Katalog erstellt werden sollte und die angefragten Firmen entweder es zeitlich so rasch nicht schaffen konnten, oder aber preislich unsere Möglichkeiten überstiegen, hat unser Vorstand einer Bekannten den Auftrag erteilt zum Pauschalpreis erteilt.

Der Katalog wurde erstellt und bei einer anderen Firma in Druck gegeben.
Nun erwarteten wir von der Person den entsprechenden Beleg für die erfolgte Zahlung und erhalten die Mitteilung, sie könne ja keine Rechnungen schreiben und wenn, würde sie nur eine Quittung unterschreiben, dass sie das Geld bekommen habe. Leider hat der Vorstand das Geld nicht überwiesen, sondern persönlich übergeben.

Wie können wir die Angelegenheit korrekt lösen?

Für einen Hinweis wären wir sehr dankbar.

Freundliche Grüße
Annalena

Antwort: Welchen Beleg für Katalogerstellung Kunstverein

Hallo Annalena,
wenn ich Sie richtig verstanden habe, ging der Auftrag an eine Privatperson, die über ihre Leistung keine Rechnung ausstellen kann (bzw. will), aber bereit ist, eine Quittung zu unterschreiben, richtig?

Die Quittung reicht vollkommen - vorausgesetzt, darauf sind Name und Anschrift des Leistungsempfängers (hier: Ihres Vereins), Name und Anschrift der Zahlungsempfängerin sowie Datum, Betrag und genaue Bezeichnung der Leistung angegeben. Das ist dann nämlich faktisch eine Rechnung. :-) Im Umsatzsteuergesetz heißt es zu diesem Thema ausdrücklich:
------------ Zitat ----------------
Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.
----------Zitat-Ende --------------
vgl. http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html

Apropos Umsatzsteuer: Mehrwertsteuer darf auf Rechnungen und Quittungen von Privatpersonen nicht ausgewiesen werden! Das nur zur Sicherheit.

Eine erfolgreiche Ausstellung und freundliche Grüße
Robert Chromow

Steuererklärung komplett ohne Unterlagen

Hallo,
Mein Freund hat vor gut 2 Jahren einen Imbiss geführt. Seine Mutter hat den Laden mit ihm geführt, wurde aber weder als Geschäftspartnern noch Inhaberin aufgelistet. Es war alles auf seinem Namen. Er gab ihr immer Ende des Monats Geld um Rechnungen Miete und vieles mehr zu zahlen. Auch Geld fürs Finanzamt wurde überreicht.
Nix von dem Geld ist aber jemals angekommen. Die Mutter hat sich alles eingesteckt und nichts gesagt.
Nun ist der Imbiss schon seit längerem zu und er würde geprüft.
Jegliche Unterlagen des Imbisses sind in der Wohnung der Mutter, wo mein Freund auch wohnte.
Die will aber nichts davon rausrücken.
Um die Buchhaltung nachträglich zu machen haben wir nur paar Eigenbeläge und Rechnungen von einem Lieferanten.
Das reicht nicht aus oder ?
Ich Sage ihm er soll zur Bank und alle Kontoauszüge ausdrucken lassen und die anderen Lieferanten kontaktieren.

Meinen Sie damit kommen wir weiter ??

Vielen lieben dank für die Antwort schonmal.
Die Homepage hat mir sehr geholfen :-)

Liebe Grüße
Janna

Antwort: Steuererklärung komplett ohne Unterlagen

Hallo Janna,
danke für die nette Rückmeldung und die vertrauensvolle Anfrage. Eine Einzelfallberatung ist an dieser Stelle leider nicht möglich. Daher nur ganz allgemein:

Eigenbelege, Lieferanten-Rechnungen und Ersatz-Kontoauszüge sind durchaus hilfreich - noch viel wichtiger wäre es, wenn sich Ihr Freund an einen Steuerberater wendet. Der kann ihn auch bei den rechtlichen Schritten unterstützen, um an die Unterlagen aus der Wohnung der Mutter zu kommen. Anderenfalls droht eine Steuerschätzung - und die kann _richtig_ teuer werden.

Alles Gute und viele Grüße
Robert Chromow

Ein Jahr verloren

Ich muss demnächst, wie so viele Gewerbetreibende meinen Jahresabschluss machen. Für diese Unternehmung habe ich seit Jahr und Tag eine Buchhaltung, die alles für mich erledigt. Nun hat sich diese aufgelöst und ich vorderte meine Unterlagen für 2012. Jetzt kommts...es sind keine mehr da. Ich habe schon des öfteren darum gebten, diese ausgehändigt zu bekommen, wurde aber immer wieder vertröstet. Jetzt stehe ich da und habe kaum eine Grundlage auf der irgendjemand einen Jahresabschluss machen kann bzw. einer Betriebsprüfung standhalten könnte. Was kann ich tun...?
Ich bin dezent panisch, was höhere Mächte, wie das Finanzamt angeht...sonst hätte ich auch alles allein machen können und mir die Buchhaltung sparen können.
Zu Hilfe!

Steuerberater und/oder Rechtsanwalt

hallo,

ohne Unterlagen droht Ihnen die Schätzung - und die fällt meistens nicht so aus, dass man sich drüber freut.

Ich würde Ihnen dringend raten, sich mit einem Steuerberater zu besprechen und/oder, weil hier ja auch Regressforderungen gegen Ihren Buchhalterdienst bzw. dessen Betreiber im Raum stehen, mit einem Rechtsanwalt.

Beste Grüße und alles Gute
Ihre akademie.de-Redaktion

Eine Frage noch

Könnte es mir in die Karten spielen, wenn ich meine Umsatzvorsteuer in dem Jahr geleistet habe?
Da hat das Finanzamt ja eine vorläufige Grundlage...
Die Buchhalter speichern außerdem, meines Erachtens nach, alle BWA´s?

Antwort: Eine Frage noch

Guten Tag,
Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen sind für sich genommen überhaupt nicht aussagekräftig: Schließlich beruhen sie auf eigenen Angaben, die zum Zeitpunkt der Voranmeldung nicht durch eigene Belege nachgewiesen wurden.

Bei einer möglichen Betriebsprüfung im Zuge der Steuerschätzung kann der Zusammenhang zwischen Umsatzsteuervoranmeldungen und tatsächlichen Umsätzen anderer Wirtschaftsjahre aber tatsächlich eine Rolle spielen. Weitere Anhaltspunkte für eine Steuerschätzung sind zum Beispiel die Geldbewegungen auf Ihren betrieblichen und evtl. auch privaten Bankkonten. Außerdem werden Sie ja vermutlich noch Kopien Ihrer Ausgangsrechnungen in Ihrem Betrieb haben, oder haben Sie die einzigen Exemplare Ihrer Rechnungskopien dem Buchhaltungs-Dienst gegeben? (Weitere Informationen zum Thema Steuerschätzung finden Sie übrigens weiter oben im Text.)

Viel Glück und freundliche Grüße
Robert Chromow

Ohje

Vielen Dank für Ihre unverzügliche Rückmeldung und die Ratschläge.
Das ist echt bitter.

Viele Grüße

Verlust nach bindenden Bescheiden

Hallo Leute,

bei mir wurde die UST für die Jahre 2009 - 2011 in 2 separten Betriebsprüfungen geprüft und ermittelt. Jede Buchung war mit Beleg. Kleine Differenzen ergaben sich bzgl. Versicherungssteuer / Abzugsfähigkeit Vorsteuer (Kleinkram).

Für 2009 wurde eine Einkommenssteuererklärung abgegeben, für die Jahre 2010 + 2011 erfolgte pauschal eine tatsächliche Verständigung.

Bescheide (ohne Vorbehalt der Nachprüfung) liegen für alle Jahre vor.

Soweit alles gut.

Durch einen Wasserschaden wurden die Unterlagen im Sommer diesen Jahres unleserlich zerstört und entsorgt (Schimmel).

Plötzlich bekomme ich eine Prüfungsanordnung für UST, Einkommens- und Gewerbesteuer für die Jahre 2009 - 2011.

Was nun ?

Aufbewahrungs- und Mitwirkungspflichten wurden m.E. nicht verletzt. Die Prüfer sahen seinerzeit bereits ALLE Unterlagen.

Wie soll ich mich verhalten ? Was muss ich tun ?

Etwa alles mühsam und teuer rekonstruieren lassen, obwohl bindende Bescheide vorliegen ?

Antwort: Verlust nach bindenden Bescheiden

Hallo,
Ihnen bleibt aber auch wirklich nichts erspart! Sie scheinen das Unglück wirklich anzuziehen. Insbesondere die erneute Ansetzung einer Umsatzsteuerprüfung für bereits geprüfte Wirtschaftsjahre ist merkwürdig. Angesichts der Häufung von Ausnahmesituationen, Betriebsprüfungen und Ungereimtheiten sollten Sie unbedingt Kontakt mit einem Steuerberater aufnehmen, bevor Sie sich Gedanken über Beleg-Rekonstruktionen machen!
Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Teilverlust von Belegen in der Vereinsbuchführung

Hallo.

Mein Problem erweist sich in Anbetracht der oben geschilderten Fälle wohl als eher klein. Dennoch eine Frage.

Ich verwalte die Buchhaltung eines eingetragenen Vereins (Trägerverein eines Kinderladen ohne Gemeinnützigkeit). Jahresumsatz ~150.000 Euro. Umsatzsteuer zahlen wir nicht. Wir haben mehrere Kassenbücher, u.a. das Küchenbuch, dass von unserem Koch sehr ordentlich geführt wird.

Leider sind die Belege eines gesamten Monats abhanden gekommen. Ich habe also Ausgaben in Höhe von ~500 Euro, die nicht belegt sind. Die Ausgaben lassen sich also nur noch über das besagte Kassenbuch nachvollziehen.

Der Betrag entspricht in etwa den Vor- und Folgemonaten. Müssen wir mit dem Verlust der Belege den Betrag auch als finanziellen Verlust realisieren oder kann ich das in der Gesamtbuchhaltung irgendwie vermerken? Wie mache ich das korrekt?

Vielen Dank
Andreas

Antwort: Teilverlust von Belegen in der Vereinsbuchführung

Hallo Andreas,
da es "nur" um die Anerkennung von Betriebsausgaben (und nicht von Vorsteuern) geht, ist der Fall aus meiner Sicht nicht so dramatisch. Es bleibt Ihnen wohl nichts anderes als den partiellen Totalverlust :-) plausibel und glaubhaft zu begründen. Am besten in Form einer Aktennotiz für den Fall einer Betriebsprüfung. Als Ausgabe setzen Sie dann z. B. den eine durchschnittliche Monatsausgabe des laufenden Jahres oder den Monatswert desselben Monats im Vorjahr oder in den Vorjahren an.
Wenn Sie auf Nummer Sicher gehen wollen, besprechen Sie den Fall mit einem Steuerberater oder fragen direkt beim Finanzamt nach.
Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Dank und Nachfrage

Hallo Robert Chromow,

vielen Dank für die Auskunft. Auf einer anderen Seite dieser Homepage habe ich über den "Eigenbeleg" gelesen. Wäre mein geschilderter Fall nicht auch etwas für einen (bzw. mehrere) Eigenbeleg/e?

Danke und Gruß
Andreas

Antwort: Dank und Nachfrage

Hallo Andreas,
danke für die Rückmeldung. Mit dem Stichwort "Eigenbeleg" liegen Sie genau richtig: Angesichts des partiellen Totalverlusts von Belegen bleibt Ihnen gar nichts anderes übrig, als den Sachverhalt glaubhaft zu schildern und den Wert der tatsächlichen Ausgaben plausibel zu schätzen.
Diese Informationen fassen Sie auf einem Blatt Papier zusammen, setzen das Datum und Ihre Unterschrift darunter - fertig ist der im übrigen formlose Eigenbeleg. Wenn Ihre Buchführungsunterlagen ansonsten einwandfrei sind und das Ganze ein einmaliger Ausreißer bleibt, dürfte es selbst bei einer späteren Betriebsprüfung keine größeren Probleme geben.
Das ist aber nur meine völlig unmaßgebliche private Meinung: Risiken und Nebenwirkungen besprechen Sie im Einzelfall am besten mit Ihrem Steuerberater oder einem professionellen Buchführungshelfer.
Alles Gute und herzliche Grüße
Robert Chromow

Was sagt wohl das Finanzamt dazu?

Mein Noch-Ehemann hatte ohne mein Wissen in meinem Namen ein Gewerbe geführt und dies seit 6 Jahren aber ordentlich über das Finanzamt abgewickelt. Nun soll ich die Umsatzsteuererklärungen für das letzte Jahr und die Hälfte dieses Jahres abgeben.
Die Unterlagen für 2011 sind unvollständig, ebenso wie die für 2012. Was fehlt, ist mir gestohlen worden und wird auch nicht wieder herausgerückt.
Ob wohl das Finanzamt eine Aufschiebung akzeptiert wegen eines laufenden Ermittlungsverfahrens wegen Unterschlagung und Betrug, dass ich in die Wege geleitet habe?
Danke für eine Auskunft.
Beste Grüße

Antwort: Was sagt wohl das Finanzamt dazu?

Hallo,
wenn Sie nichts von den Machenschaften Ihres Ehemanns gewusst, nie ein Gewerbe angemeldet, nie einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung eines Gewerbebetriebs ausgefüllt und nie eine Steuererklärung unterschrieben haben, kann das Finanzamt von Ihnen meines Erachtens auch keine Steuererklärung oder die Zahlung von Steuern einfordern. Die Einzelheiten besprechen Sie am besten mit Ihrem Rechtsanwalt, den Sie wegen der Strafsache ja ohnehin dringend brauchen.
Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Danke für die Auskunft.

Danke für die Auskunft.

Vielen Dank für die nochmalige Auskunft.
Ich wünsche noch einen schönen Tag.
Gruß Ulla

Hallo Ulla,
wie bereits gesagt: Wenn keine Steuererklärung abgegeben wird, folgt eine Schätzung gemäß § 162 Abgabenordnung
http://bundesrecht.juris.de/ao_1977/__162.html
Bitte besprechen Sie die Details des Einzelfalls unbeingt mit einem Steuerberater: Der kostet zwar Geld - ohne fachkundige Unterstützung kann die Sache teuer werden.
Alles Gute und herzliche Grüße
Robert Chromow

Hallo,ich muß mich nun noch einmal melden. Die Prüfung durch das Finanzamt hat sich nun eingeschaltet und mein Sohn hat das, was noch vorhanden war eingereicht.
Nun hat sich aber eine 2. Behörde des Finanzamtes eingeschaltet, die eine Einkommenssteuer oder eine Umsatzsteuererklärung für 2009 fordert. Mein Mann hatte aber nichts dergleichen für meinen Sohn gemacht oder eingereicht. Es ist einfach nichts da.
Was kann folgen.
Es wäre nett, wenn ich hierauf auch eine Antwort erhalte würde.
LG Ulla

Hallo Ulla,
zu welchem Ergebnis eine eventuelle "Schätzung von Besteuerungsgrundlagen" gemäß § 162 Abgabenordnung
http://bundesrecht.juris.de/ao_1977/__162.html
führt und wie hoch die auf dieser Basis berechnete Steuernachzahlung sein wird, kann ich Ihnen leider beim besten Willen nicht sagen. Das kommt auf die Branche und die übrigen Rahmenbedingungen des Einzelfalls an. Günstiger als bei Vorlage der Belege wird sich Ihr Sohn aber bestimmt nicht stehen. Wie gesagt: Am besten bespricht er den Fall mit einem Steuerberater.
Mit freundlichen Grüße
Robert Chromow

Danke für die schnelle Antwort,
aber auf was muß mein Sohn sich jetzt einstellen?
LG Ulla

Hallo und guten Morgen, Ulla,
bei Ihnen kommen ja viele Schicksalsschläge zusammen - das tut mir leid!
Fangen wir mit der Festplatte an: Je nachdem, wann und wie die Festplatte "komplett gelöscht" wurde, können einige oder sogar viele der alten Daten noch gerettet werden. Dafür bringen Sie den Computer am besten zu einem Fachbetrieb vor Ort.
Sollten sich die Daten nicht mehr rekonstruieren lassen, muss Ihr Sohn sämtliche Papierunterlagen für die Betriebsprüfung zusammenstellen. Falls er keine Kontoauszüge mehr hat, kann er Ersatz von seiner Bank oder Sparkasse anfordern. Am besten lässt Ihr Sohn sich bei der Vorbereitung auf die Prüfung (und währenddessen) von einem Steuerberater unterstützen.
Falls Ihr Sohn über seine Geschäfte weder Papierbelege noch elektronische Dokumente vorlegen kann, droht ihm eine Schätzung durch das Finanzamt.
Vielleicht hilft Ihnen das ja schon ein wenig weiter!?
Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

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