Büro- und Geschäftsausstattung : Einkaufen mit Augenmaß!

Wenn Sie zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit noch nicht genau wissen, welche Geschäftsausstattung und Betriebsmittel Sie genau benötigen, ist das völlig normal. Greifen Sie deshalb lieber nicht gleich in die Vollen - weder quantitativ noch qualitativ. Großeinkaufs-Vorteile und Repräsentations-Erfordernisse werden gern überschätzt. Ein kostenbewusster Gründer ist noch lange kein "Billiger Jakob": Unser Praxistipp macht Mut zur "Low-Budget-Produktion" und nennt bewährte Informations- und Beschaffungsquellen für den Start.

Wer Loriot in "Pappa ante Portas" als pensionierten Chef-Einkäufer im Tante Emma-Laden erlebt hat ("Guten Tag, mein Name ist Lohse und ich kaufe hier ein ..."), kennt den gravierenden Unterschied zwischen privaten Wocheneinkäufen und dem betrieblichem Beschaffungswesen: Insbesondere der Zusammenhang zwischen steigenden Mengenrabatten und Lagerhaltungskosten wird bei Lohses 150-Gläser-Senf-Order augenscheinlich.

Viele Nachwuchs-Unternehmer tun sich schwer, wenn es um den optimalen Umfang und Zeitpunkt von Anfangs-Beschaffungen geht. Dabei sind Vorsicht und Zurückhaltung in den allermeisten Fällen die richtigen Ratgeber: Wer nicht gerade als Händler von der möglichst großen Differenz zwischen Ein- und Verkaufspreis lebt, sollte sich mit intensiver Vorratswirtschaft anfangs besser zurückhalten.

Dabei ist unbestritten, dass sich mit klugen Einkaufsentscheidungen beträchtliche Gewinnpotenziale verwirklichen lassen: Jeder Euro, den Sie bei geschäftlichen Anschaffungen (unter ansonsten gleichen Bedingungen) einsparen, erhöht Ihren Gewinn direkt und in voller Höhe! Um über die Absatzseite den gleichen Gewinneffekt zu erzielen, ist sehr viel mehr Aufwand erforderlich: Steigender Umsatz führt so gut wie nie zur Gewinnerhöhung in gleichem Umfang. Das ist übrigens auch der Grund, warum Unternehmen in Krisenzeiten dazu neigen, als erstes ihren Kostenapparat kritisch in Augenschein zu nehmen und dabei oft auch übers Ziel hinaus schießen.

Zurück zu den Anfangsinvestitionen: Böse Zungen behaupten, wer allzu kleine Brötchen in den Ofen schiebt, bleibt am Ende womöglich auf unverkäuflichem Backwerk sitzen. In Bezug auf das eigentliche Angebot an Waren und Dienstleistungen ist das auch zweifellos richtig: Wenn Sie Ihren Kunden hochwertige und hochpreisige Angebote machen, müssen Sie diesem Versprechen auch gerecht werden.

Anders verhält es sich mit der eigenen Büro- und Geschäftsausstattung: Vor allem die Repräsentationswirkung wird von vielen Jungunternehmern erheblich überschätzt - auch und gerade, wenn sie zuvor als Angestellte bei einem etablierten Betrieb in der gleichen Branche beschäftigt waren. Lassen Sie sich nicht blenden:

• Die gebrauchte Arbeitszimmer-Einrichtung,

• der aus dem eigenen Privatvermögen übernommene Geschäftswagen (Marke "Alt, aber bezahlt") oder auch

• der schlichte Büro-PC vom Aldi- oder Media-Markt

... machen Ihren Betrieb noch lange nicht zu einem Unternehmen zweiter Klasse! Schon gar nicht aus Sicht erfahrener Geschäftskunden: Die wissen nämlich genau, wer die Leasingraten für den protzigen Geschäftswagen letztlich bezahlt.

Ganz gleich, ob Versandtaschen, Klebeband, Druckerzubehör, Maschinenersatzteile oder Moderationsmaterial: Die Büro- und Werkstatt-Ausstatter versuchen über oft bemerkenswerte Mengenrabatte, große "Gebinde" an ihre Geschäftskundschaft zu bringen. Da die Waren in den Regalen und den Versand-Katalogen der Großhändler zudem mit Nettopreisen ausgezeichnet sind, neigen unerfahrene Selbstständige mit Vorliebe zu unbedachtem Hamsterverhalten.

Üppige Vorratswirtschaft lohnt sich für Kleinunternehmen und Freiberufler unterm Strich jedoch nur selten. Das hat ganz unterschiedliche Gründe:

• Die betreffenden Gegenstände nehmen im "Lager" Schaden, sind im passenden Moment unauffindbar oder verschwinden sogar ganz.

• Teurer Büro- oder Lagerraum wird zugestellt.

• Das in den Vorräten gebundene Kapital fehlt an wichtiger Stelle. Und vor allem:

• Angesichts der Schnelllebigkeit im Geschäftsleben passen die "eisernen Reserven" vielfach schon nach kurzer Zeit nicht mehr zu den geänderten Anforderungen.

Sicher: Wer kleinere Mengen kauft, ...

• verzichtet auf Mengenrabatte,

• hat vergleichsweise höhere anteilige Beschaffungskosten und

• aufgrund der häufigeren Bestellvorgänge einen höheren eigenen Beschaffungsaufwand.

Diese Nachteile sollten Sie aber ganz nüchtern gegen die Gefahr der "Kapital-Verbrennung" im Lager abwägen. Der - im übrigen auch bei Großbetrieben - seit langem zu beobachtende Zug zur "Just-in-time"-Beschaffung wird dadurch erleichtert, dass viele Lieferanten durch optimierte Vertriebs- und Logistikstrukturen Standardprodukte zeitnah verfügbar machen.

Durch das Internet sind viele Märkte in den vergangenen Jahren zu Käufermärkten geworden: Preissuchmaschinen wie ...

• Googles Produktsuche ("Shopping", vormals "Froogle")

• guenstiger.de

• evendi.de

• preis.de

• idealo.de

• Kelkoo oder auch

• geizkragen.de

... sorgen zumindest beim eigentlichen Kaufpreis in Sekundenschnelle für mehr Durchblick, als das früher selbst bei tagelangen schriftlichen oder telefonischen Anfragen möglich gewesen wäre.

Wer will, kann seine Kaufentscheidungen sogar mithilfe spezieller Preisvergleich-Software oder -Apps vorbereiten: Der universelle Preismonitor Preispiraten bezieht bei seinen Analysen nicht nur Online-Shops mit ein, sondern wertet gleich noch Testberichte sowie die Angebote von Auktionsplattformen aus.

Ebay hat eine eigene Business-Abteilung

Apropos Ebay: Wenn Sie "3-2-1-meins" immer noch hauptsächlich mit Spielzeug oder privaten Münzsammlungen in Verbindung bringen, dann sollten Sie einmal einen Blick auf ...

• Ebay Business,

• Ebay Büro oder gleich

• die komplette Kategorien-Liste der führenden Online-Handelsplattform

... werfen. Dort finden Sie nahezu alles, was das Herz sparsamer Geschäftsleute erfreut.

Bei aller Begeisterung über das Sparpotenzial bundesweiter oder gar weltweiter Handelsplattformen: Der Transport sperriger Güter ist oft sehr teuer. Der ursprüngliche Preisvorteil wird dadurch leicht aufgefressen. Wenn Sie die Möglichkeit haben möchten, die gekauften Artikel persönlich in Augenschein zu nehmen und abzuholen, können Sie über die in der linken Ebay-Navigationsleiste eingeblendeten "Einstellungen" unter anderem einen Radius um Ihren Standort herum vorgeben. An gleicher Stelle haben Sie außerdem die Möglichkeit, den Artikelzustand, die Preisspanne und das gewünschte Verkaufsverfahren (z. B. keine Versteigerung, nur Sofortkauf) vorzugeben.

Die enge Verwandtschaft zum klassischen Anzeigenblatt wird schließlich beim Ebay-Kleinanzeigenportal (vormals: "Kijiji") deutlich: Zwischen "Aachen" und "Zwickau" gibt es dort für Deutschland mittlerweile mehrere Hundert kostenlose Kleinanzeigen-Pools: In manchen Fällen (wie etwa in Buxtehude mit seinen bislang 17 Angeboten) hält sich der Bestand zwar noch in Grenzen - andernorts finden Sie jedoch bereits Angebote in Hülle und Fülle. Falls Sie nicht fündig werden, können Sie es alternativ auch über ...

• den Heißen Draht,

• die lokalen Kleinanzeigen von meine-stadt.de oder auch

• die Anzeigen-Plattform Quoka.de versuchen (über die inzwischen auch die altehrwürdige "Annoncen-Avis" abgewickelt wird).

Sicher ist, dass immer mehr Handelsplattformen regional nutzbar werden und damit die kostengünstige Beschaffung von Geschäftsausstattung weiter erleichtern.

Wenn Sie sich auf die Ausstattung mit den wichtigsten "Produktionsmitteln" in der erforderlichen Qualität konzentrieren, sich für Secondhand-Ausstattung nicht zu schade sind und auch sonst den gesunden Menschenverstand und das bei privaten Einkäufen übliche Augenmaß wahren, vermeiden Sie ärgerliche Beschaffungs-Fehlentscheidungen. Sofern Sie dabei die vielfältigen und bequemen Preisvergleichsmöglichkeiten per Computer und Internet nutzen, sich nicht von Superschnäppchen-Kampfpreisen blenden lassen, sondern sämtliche Verkaufskonditionen mit einbeziehen, werden Sie Ihren Aufwand in überschaubarem Rahmen halten.

Und gleich noch ein Tipp: Verzichten Sie nach Möglichkeit auf das "Nachkarten". Treffen Sie Ihre Entscheidung - und gehen Sie zur Tagesordnung über. Der rasante technische Fortschritt sorgt unvermeidlich dafür, dass nach kürzester Zeit verbesserte Produkte zu günstigeren Konditionen zu haben sind. Entscheidend ist, dass Sie zum gegebenen Zeitpunkt alle Ihnen mit angemessenem Aufwand zur Verfügung stehenden Informationen erhoben und in Ihre Entscheidung einbezogen haben. Sollten Sie mit sich und Ihrer Entscheidung im Nachhinein doch unzufrieden sein, suchen Sie nach einer verallgemeinerbaren Konsequenz und sorgen Sie dafür, dass Sie sich bei nächster Gelegenheit daran erinnern.