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Büro- und Geschäftsausstattung : Einkaufen mit Augenmaß!

Wer die Kosten senkt, muss weniger verdienen - darum darf die Startausrüstung auch günstig sein

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Stand: 15. April 2013 (aktualisiert)

Wenn Sie zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit noch nicht genau wissen, welche Geschäftsausstattung und Betriebsmittel Sie genau benötigen, ist das völlig normal. Greifen Sie deshalb lieber nicht gleich in die Vollen - weder quantitativ noch qualitativ. Großeinkaufs-Vorteile und Repräsentations-Erfordernisse werden gern überschätzt. Ein kostenbewusster Gründer ist noch lange kein "Billiger Jakob": Unser Praxistipp macht Mut zur "Low-Budget-Produktion" und nennt bewährte Informations- und Beschaffungsquellen für den Start.

Wer Loriot in "Pappa ante Portas" als pensionierten Chef-Einkäufer im Tante Emma-Laden erlebt hat ("Guten Tag, mein Name ist Lohse und ich kaufe hier ein ..."), kennt den gravierenden Unterschied zwischen privaten Wocheneinkäufen und dem betrieblichem Beschaffungswesen: Insbesondere der Zusammenhang zwischen steigenden Mengenrabatten und Lagerhaltungskosten wird bei Lohses 150-Gläser-Senf-Order augenscheinlich.

Viele Nachwuchs-Unternehmer tun sich schwer, wenn es um den optimalen Umfang und Zeitpunkt von Anfangs-Beschaffungen geht. Dabei sind Vorsicht und Zurückhaltung in den allermeisten Fällen die richtigen Ratgeber: Wer nicht gerade als Händler von der möglichst großen Differenz zwischen Ein- und Verkaufspreis lebt, sollte sich mit intensiver Vorratswirtschaft anfangs besser zurückhalten.

Dabei ist unbestritten, dass sich mit klugen Einkaufsentscheidungen beträchtliche Gewinnpotenziale verwirklichen lassen: Jeder Euro, den Sie bei geschäftlichen Anschaffungen (unter ansonsten gleichen Bedingungen) einsparen, erhöht Ihren Gewinn direkt und in voller Höhe! Um über die Absatzseite den gleichen Gewinneffekt zu erzielen, ist sehr viel mehr Aufwand erforderlich: Steigender Umsatz führt so gut wie nie zur Gewinnerhöhung in gleichem Umfang. Das ist übrigens auch der Grund, warum Unternehmen in Krisenzeiten dazu neigen, als erstes ihren Kostenapparat kritisch in Augenschein zu nehmen und dabei oft auch übers Ziel hinaus schießen.

Königsweg Kostensenkung?

Eine etwas gründlichere Beschäftigung mit dem Problem der Kosten-Nutzen-Optimierung im betrieblichen Beschaffungswesen liefert der Grundlagenbeitrag "Kostenmanagement im Kleinbetrieb".

Vorsicht ist bei betrieblichen Shopping-Touren auch in anderer Hinsicht geboten: Auch Solo-Selbstständige und Kleingewerbetreibende gelten als "Unternehmer" im Sinne des § 14 BGB. Das hat zur Folge, dass die für private Bestellungen geltenden Widerrufs- und Rückgaberechte und die meisten anderen Verbraucherrechte nicht greifen. Weiter Informationen zu diesem Thema finden Sie im Beitrag "Schutzlose Unternehmer: Gründer sind keine Verbraucher!"

Alt, aber bezahlt

Zurück zu den Anfangsinvestitionen: Böse Zungen behaupten, wer allzu kleine Brötchen in den Ofen schiebt, bleibt am Ende womöglich auf unverkäuflichem Backwerk sitzen. In Bezug auf das eigentliche Angebot an Waren und Dienstleistungen ist das auch zweifellos richtig: Wenn Sie Ihren Kunden hochwertige und hochpreisige Angebote machen, müssen Sie diesem Versprechen auch gerecht werden.

Anders verhält es sich mit der eigenen Büro- und Geschäftsausstattung: Vor allem die Repräsentationswirkung wird von vielen Jungunternehmern erheblich überschätzt - auch und gerade, wenn sie zuvor als Angestellte bei einem etablierten Betrieb in der gleichen Branche beschäftigt waren. Lassen Sie sich nicht blenden:

  • Die gebrauchte Arbeitszimmer-Einrichtung,

  • der aus dem eigenen Privatvermögen übernommene Geschäftswagen (Marke "Alt, aber bezahlt") oder auch

  • der schlichte Büro-PC vom Aldi- oder Media-Markt

... machen Ihren Betrieb noch lange nicht zu einem Unternehmen zweiter Klasse! Schon gar nicht aus Sicht erfahrener Geschäftskunden: Die wissen nämlich genau, wer die Leasingraten für den protzigen Geschäftswagen letztlich bezahlt.

Weniger ist mehr

Ganz gleich, ob Versandtaschen, Klebeband, Druckerzubehör, Maschinenersatzteile oder Moderationsmaterial: Die Büro- und Werkstatt-Ausstatter versuchen über oft bemerkenswerte Mengenrabatte, große "Gebinde" an ihre Geschäftskundschaft zu bringen. Da die Waren in den Regalen und den Versand-Katalogen der Großhändler zudem mit Nettopreisen ausgezeichnet sind, neigen unerfahrene Selbstständige mit Vorliebe zu unbedachtem Hamsterverhalten.

Üppige Vorratswirtschaft lohnt sich für Kleinunternehmen und Freiberufler unterm Strich jedoch nur selten. Das hat ganz unterschiedliche Gründe:

  • Die betreffenden Gegenstände nehmen im "Lager" Schaden, sind im passenden Moment unauffindbar oder verschwinden sogar ganz.

  • Teurer Büro- oder Lagerraum wird zugestellt.

  • Das in den Vorräten gebundene Kapital fehlt an wichtiger Stelle. Und vor allem:

  • Angesichts der Schnelllebigkeit im Geschäftsleben passen die "eisernen Reserven" vielfach schon nach kurzer Zeit nicht mehr zu den geänderten Anforderungen.

Druck-Erzeugnisse

Paradebeispiel für Verschwendung im Kleinen sind die oft in unverhältnismäßig hoher Stückzahl gedruckten Briefbögen, Visitenkarten oder auch Standard-Werbeträger: Zwar wirken die Zusatzkosten für weitere fünftausend Image-Broschüren im Vergleich zum Preis eines später erforderlichen Nachdrucks auf den ersten Blick erstaunlich gering. Doch was nutzt diese vermeintliche "Ersparnis", wenn sich bereits nach der Verteilung der ersten 250 Exemplare herausstellt, dass eine Überarbeitung unverzichtbar ist!?

Sicher: Wer kleinere Mengen kauft, ...

  • verzichtet auf Mengenrabatte,

  • hat vergleichsweise höhere anteilige Beschaffungskosten und

  • aufgrund der häufigeren Bestellvorgänge einen höheren eigenen Beschaffungsaufwand.

Diese Nachteile sollten Sie aber ganz nüchtern gegen die Gefahr der "Kapital-Verbrennung" im Lager abwägen. Der - im übrigen auch bei Großbetrieben - seit langem zu beobachtende Zug zur "Just-in-time"-Beschaffung wird dadurch erleichtert, dass viele Lieferanten durch optimierte Vertriebs- und Logistikstrukturen Standardprodukte zeitnah verfügbar machen.

Mehr Preistransparenz im Internet

Durch das Internet sind viele Märkte in den vergangenen Jahren zu Käufermärkten geworden: Preissuchmaschinen wie ...

... sorgen zumindest beim eigentlichen Kaufpreis in Sekundenschnelle für mehr Durchblick, als das früher selbst bei tagelangen schriftlichen oder telefonischen Anfragen möglich gewesen wäre.

Wer will, kann seine Kaufentscheidungen sogar mithilfe spezieller Preisvergleich-Software oder -Apps vorbereiten: Der universelle Preismonitor Preispiraten bezieht bei seinen Analysen nicht nur Online-Shops mit ein, sondern wertet gleich noch Testberichte sowie die Angebote von Auktionsplattformen aus.

Ebay für Geschäftsleute

Ebay hat eine eigene Business-AbteilungApropos Ebay: Wenn Sie "3-2-1-meins" immer noch hauptsächlich mit Spielzeug oder privaten Münzsammlungen in Verbindung bringen, dann sollten Sie einmal einen Blick auf ...

... werfen. Dort finden Sie nahezu alles, was das Herz sparsamer Geschäftsleute erfreut.

Hilfe und Support

Sofern Sie sich im Umgang mit Ebay noch unsicher fühlen, gibt die "Checkliste für Käufer" die wichtigsten Einsteiger-Tipps. Ausführliche Informationen bieten die zentralen Hilfe-Seiten. Interaktive Einzelfall-Unterstützung verspricht die virtuelle Ebay-Beraterin Marie.

Nützlich sind in manchen Fällen auch die wenig bekannten Kaufhilfen ("Ebay-Ratgeber") etwa zum Thema Computer-, PDA- oder Notebook-Kauf, zu Elektrowerkzeug oder auch Reisen.

Und gleich noch ein Lektüretipp hinterher: Die meisten Ebay-Einkäufe gehen glatt und zur Zufriedenheit aller Beteiligten über die Bühne. Was Sie tun können, um die Betrugsgefahr zu senken und wie Sie bei Problemen richtig reagieren, erfahren Sie in Marion von Kuczkowskis praxisnahem Leitfaden "Sicher Einkaufen bei Ebay".

Lokalisierung und Kleinanzeigen

Bei aller Begeisterung über das Sparpotenzial bundesweiter oder gar weltweiter Handelsplattformen: Der Transport sperriger Güter ist oft sehr teuer. Der ursprüngliche Preisvorteil wird dadurch leicht aufgefressen. Wenn Sie die Möglichkeit haben möchten, die gekauften Artikel persönlich in Augenschein zu nehmen und abzuholen, können Sie über die in der linken Ebay-Navigationsleiste eingeblendeten "Einstellungen" unter anderem einen Radius um Ihren Standort herum vorgeben. An gleicher Stelle haben Sie außerdem die Möglichkeit, den Artikelzustand, die Preisspanne und das gewünschte Verkaufsverfahren (z. B. keine Versteigerung, nur Sofortkauf) vorzugeben.

Die enge Verwandtschaft zum klassischen Anzeigenblatt wird schließlich beim Ebay-Kleinanzeigenportal (vormals: "Kijiji") deutlich: Zwischen "Aachen" und "Zwickau" gibt es dort für Deutschland mittlerweile mehrere Hundert kostenlose Kleinanzeigen-Pools: In manchen Fällen (wie etwa in Buxtehude mit seinen bislang 17 Angeboten) hält sich der Bestand zwar noch in Grenzen - andernorts finden Sie jedoch bereits Angebote in Hülle und Fülle. Falls Sie nicht fündig werden, können Sie es alternativ auch über ...

  • den Heißen Draht,

  • die lokalen Kleinanzeigen von meine-stadt.de oder auch

  • die Anzeigen-Plattform Quoka.de versuchen (über die inzwischen auch die altehrwürdige "Annoncen-Avis" abgewickelt wird).

Sicher ist, dass immer mehr Handelsplattformen regional nutzbar werden und damit die kostengünstige Beschaffung von Geschäftsausstattung weiter erleichtern.

Fazit

Wenn Sie sich auf die Ausstattung mit den wichtigsten "Produktionsmitteln" in der erforderlichen Qualität konzentrieren, sich für Secondhand-Ausstattung nicht zu schade sind und auch sonst den gesunden Menschenverstand und das bei privaten Einkäufen übliche Augenmaß wahren, vermeiden Sie ärgerliche Beschaffungs-Fehlentscheidungen. Sofern Sie dabei die vielfältigen und bequemen Preisvergleichsmöglichkeiten per Computer und Internet nutzen, sich nicht von Superschnäppchen-Kampfpreisen blenden lassen, sondern sämtliche Verkaufskonditionen mit einbeziehen, werden Sie Ihren Aufwand in überschaubarem Rahmen halten.

Und gleich noch ein Tipp: Verzichten Sie nach Möglichkeit auf das "Nachkarten". Treffen Sie Ihre Entscheidung - und gehen Sie zur Tagesordnung über. Der rasante technische Fortschritt sorgt unvermeidlich dafür, dass nach kürzester Zeit verbesserte Produkte zu günstigeren Konditionen zu haben sind. Entscheidend ist, dass Sie zum gegebenen Zeitpunkt alle Ihnen mit angemessenem Aufwand zur Verfügung stehenden Informationen erhoben und in Ihre Entscheidung einbezogen haben. Sollten Sie mit sich und Ihrer Entscheidung im Nachhinein doch unzufrieden sein, suchen Sie nach einer verallgemeinerbaren Konsequenz und sorgen Sie dafür, dass Sie sich bei nächster Gelegenheit daran erinnern.

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PC von Medion & Co

sind zwar immer gut ausgestattet aber nicht immer günstig. Deshalb besser prüfen was man kauft und ob man das alles braucht.

Gut sind ggf auch Gebrauchte-(Marken)-PCs und Notebooks da gibt es oft gute Angebote wenn man nicht auf die neuste Hardware angewiesen ist

Antwort: PC von Medion & Co

Guten Tag,
und vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Sie haben natürlich völlig Recht: Der - womöglich gebrauchte - Aldi-PC weiter oben im Text war auch nicht als konkreter Einkaufstipp gedacht, sondern als Hinweis darauf, dass Geschäftserfolg oftmals auch ohne High-End-Neuanschaffungen in der Startphase möglich ist.

Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Gute Tipps und Hinweise

- auch Sparen will gelernt sein....

Bei Google Shopping sollte beachtet werden, dass dies seit Februar aufs kostenpflichtiges Listen umstellt. Derzeit wird prominent platziert wer zahlt, ab Sommer werden nur noch Zahlende berücksichtigt siehe https://support.google.com/faqs/answer/2987537?hl=de

Barbara Thiele, BER-IT Berufsperspektiven für Frauen www.ber-it.de

Antwort: Gute Tipps und Hinweise

Vielen Dank, Frau Thiele,
für Ihre freundliche Rückmeldung und den Hinweis auf die Umstellungen bei Google Shopping.

Herzliche Grüße
Robert Chromow

Lesenswerter Beitrag! Ich

Lesenswerter Beitrag! Ich finde es immer etwas schade, dass nur die großen Büromaterial Versender genannt werden. Wir von http://www.blitec.de versenden auch auf Rechnung und meist ist die Ware auch schon am nächsten Tag beim Kunden.

Ich bin damals auch auf die Mengen-Rabatte bei Werbematerialien reingefallen und habe sehr bitter dafür über Jahre ab bezahlt.

Der Rat: "Kauf klein und bestelle lieber teurer nach" ist wirklich sehr viel wert!

Der Beitrag sollte Pflichtlektüre für jeden Existenzgründer sein. Sehr praxisnah.
Monika Birkner
mailto@monika-birkner.de
www.monika-birkner.de

Was Bürooderner anging, war bei meinem letzten Vergleich otto-office.de nicht zu schlagen, auch hier erfolgte die Lieferung über Nacht auf Rechnung.

Einer der besten Preisvergleichsanbeiter ist meiner Meinung nach www.geizhals.at - dort Deutschland auswählen. Dieser hat mit geizhals.de nichts zutun und ist deutlich besser bei Produktindizierung.

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