Clevere Adressverwaltung mit Excel

Sie sammeln Adressen in Excel-Tabellenblättern und wollen diese ohne viel Aufwand in Excel, Word oder beliebigen anderen Programmen weiterverarbeiten? Kein Problem! Lorenz Hölscher verrät, wie Sie Ihre Adressen zeitsparend und effizient nutzen.

Für diese Adressverwaltung benötigen Sie die Datei adressen-verwalten.xls, welche die Makros und die Adressen gemeinsam speichert. Sie ist bereits mit einigen Beispieladressen versehen, damit Sie sofort damit arbeiten können:

Die Datei enthält bereits Beispieldaten.

Klicken Sie in der Kopfzeile auf die Schaltfläche Adresse übernehmen, um den Dialog zur Adressauswahl anzuzeigen:

Der Dialog zur Adressauswahl

Im Dialog finden Sie eine Liste aller Adressen, so wie sie in der Excel-Datei gespeichert sind (Sie können wie gewohnt im Tabellenblatt sortieren). Die jeweils markierte Adresse zeigt in der Spalte „Details“ an, in welcher Form sie übernommen wird.

Als zweiten Schritt müssen Sie angeben, in welche Datei Sie die Adresse übernehmen wollen. Für den DateiÖffnen-Dialog stehen drei Pfade zur Verfügung, die Sie im Kombinationsfeld Startpfad auswählen:

Diese Pfade stehen zur Dateiauswahl zur Verfügung

Es handelt sich dabei um

• das Verzeichnis, in dem sich diese Datei adressen-verwalten.xls selbst befindet (Aktueller Pfad),

• das in den Excel-Optionen als Standard-Pfad zum Speichern angegebene Verzeichnis sowie

• das Verzeichnis, in dem Excel seine Vorlagen (*.xlt-/*.xltm-Dateien) speichert.

Die tatsächlichen Pfade werden zu Ihrer Information dahinter angezeigt, dort werden also andere Pfad-Angaben erscheinen als auf dem obigen Bild.

Wenn Sie auf die [...]-Schaltfläche neben der Pfadangabe klicken, öffnet sich der DateiÖffnen-Dialog genau an der Stelle, auf die der Pfad verweist, also z. B. im Vorlagenordner:

Wählen Sie im Dialog die gewünschte Datei aus.

Wählen Sie die Datei aus, in der Sie die Adresse einfügen möchten, bspw. die Datei AV_BeispielLeer.xls.

Der Name der Datei wird daraufhin im Dialog angezeigt:

Die ausgewählte Datei erscheint im Dialog

Erst die Bestätigung mit OK in diesem Dialog öffnet die gewählte Datei und das Makro schreibt die Adresse in die Datei. Dabei muss die Datei einen Bereichsnamen Adresse enthalten (siehe Beitrag "Excel: Professionelles Arbeiten dank Bereichsnamen"), in dessen Zellbereich dann die Daten geschrieben werden.

Im folgenden Bild ist die (verbundene) Zelle mit dem Bereichsnamen Adresse gelb markiert, damit Sie sie besser erkennen, aber das ist für die Funktionsfähigkeit natürlich nicht nötig:

Hier wurde die Adresse bereits eingefügt

Sie können die Adresse auch vom Dialog aus direkt in die Zwischenablage kopieren lassen (sie ist dann so mehrzeilig zusammengesetzt, wie sie im AdresseÜbernehmen-Dialog oben rechts in den Details angezeigt wird). Dazu brauchen Sie keine Dateiauswahl, sondern können direkt auf die Schaltfläche In Zwischenablage klicken.

Eine Meldung bestätigt die Adressübernahme in die Zwischenablage

Zur Bestätigung erscheint eine Meldung wie im obigen Bild. Sie können nun in einem beliebigen anderen Programm mit dem Tastenkürzel Strg+V die Adresse an der jeweiligen Cursor-Position einfügen lassen.

Mit dieser Technik lassen sich auch nachträglich Adressen in vorhandene Excel-Dateien einfügen oder solche benutzen, die keinen entsprechenden Bereichsnamen Adresse besitzen.

Endlich müssen Sie Ihre Adressen nicht mehr mühsam zusammenkopieren. Ein, zwei Klicks in der Adressliste und schon ist beispielsweise eine neue Rechnung vorbereitet. Ebenso leicht lässt sich die Adresse in einem beliebigen anderen Programm einfügen. Was wollen Sie mehr?