DIN-gerechte Dokumente mit Excel

Wer auf normgerechte Geschäftskorrespondenz Wert legt und damit beim Geschäftspartner oder potentiellen Kunden punkten will, kommt an der DIN-Norm 5008 nicht vorbei .

Eigentlich geht es in dieser DIN um Schreibregeln für Briefe und größere Dokumente, wie Geschäftsbriefe und Manuskripte. Doch das ausgedehnte Regelwerk der DIN 5008 macht auch vor Tabellen nicht halt. Natürlich braucht sich nicht jede kleine Tabelle, die Sie für den internen Gebrauch erstellen, an diese peniblen Vorgaben zu halten. Berücksichtigen sollten Sie die DIN-Normen jedoch in den folgenden Fällen - tun Sie es nicht, kann das nämlich durchaus negativ auffallen:

• Ihre Tabellen sind Bestandteile und Anhänge von Geschäftsbriefen;

• Sie verwenden Excel-Tabellen für eine öffentliche Ausschreibung;

• Sie schreiben Rechnungen, Mahnungen, Angebote oder Auftragsbestätigungen komplett in Excel.

Gemäß DIN-Norm sollte eine Tabelle folgende Elemente enthalten:

Grundgerüst einer Tabelle nach DIN 5008

Achten sollten Sie weiterhin auf:

• den Gesamtaufbau der Tabelle (s. Abbildung)

• die Bezeichnungen von Kopf, Vorspalten, Zellen und Spalten (s. Abbildung)

• die Aufteilung und Position der Felder

• die richtige Höhe und Breite der Felder

• die Zahlengliederung und Zahlenaufstellung (s. Abschnitt "Zahlen und Daten")

• die Darstellung von Zahlen, Uhrzeit- und Datumsangaben

• die Seitenränder und Position auf der Seite