Das ELENA-Verfahren für Arbeitgeber

Der Arbeitgeber hat gem. §97 Abs. 1 SGB IV der Zentralen Speicherstelle für jeden Beschäftigten (auch Beamte, Richter, Soldaten) monatlich zusammen mit der Entgeltabrechnung eine elektronische Meldung an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) zu erstatten.

Ausnahmen sind geringfügig Beschäftigte in einem Privathaushalt (nach § 8a SGB) sowie Versorgungsbezugsempfänger.

Die Meldung beinhaltet (gemäß § 95 SGB IV) insbesondere folgende Daten:

• Versicherungsnummer (§ 147 des Sechsten Buches) oder Verfahrensnummer (Absatz 4),

• Familienname des Beschäftigten,

• Vorname des Beschäftigten,

• Geburtsdatum des Beschäftigten,

• Anschrift des Beschäftigten,

• erfasstes Einkommen des Beschäftigten in Euro,

• Beginn und Ende des Zeitraums, für den das erfasste Einkommen erzielt wurde,

• Art des Einkommens,

• Beitragsgruppen (falls vorhanden),

• laufende Nummer der Meldung,

• Name des Arbeitgebers,

• Anschrift des Arbeitgebers und

• Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs.

Sonstige personenbezogene Daten dürfen nicht enthalten sein.

Alle weiteren Inhalte des sog. "Multifunktionalen Verdienstdatensatzes" (MVDS) ergeben sich aus den einzelnen Bescheinigungen. Zumindest betroffen sind folgende Informationen:

• bei Teilzeitbeschäftigten die durchschnittlich vereinbarte Wochenstundenzahl,

• das vereinbarte Entgelt und gesondert vereinbarte Zulagen,

• laufende Zahlungen unterschieden nach Mehrarbeitsvergütung, Zulagen oder Zuschlägen, leistungsunabhängige variable Entgelte, vermögenswirksame Leistungen und Fahrgelderstattungen,

• Einmalzahlungen unterschieden nach Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Urlaubsabgeltungen, Jubiläumsgeld, Abfindungen und sonstige Sonderzahlungen,

• Sachbezüge,

• Entgeltumwandlungen,

• Zuschüsse des Arbeitgebers zu Sozialversicherungsbeiträgen,

• Aufstockungsbeiträge nach dem Altersteilzeitgesetz,

• Kurzarbeitergeld,

• abgeführte Beiträge an die einzelnen Zweige der Sozialversicherung oder Versorgungswerke,

• Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag,

• einbehaltene Pfändungsbeträge.

In der Regel sind folgende Summierungen einzeln auszuweisen. Dabei liegt derzeit noch das Problem in der Definition bestimmter Werte, die - je nach Leistungsträger - unterschiedlich definiert werden:

• laufende Zahlungen,

• Einmalzahlungen,

• Gesamt-Brutto,

• das gesetzliche Netto,

• Nettozulagen,

• das ausgezahlte Entgelt,

• das Steuer-Brutto, jeweils gesondert für laufende Zahlungen und Einmalzahlungen,

• das Sozialversicherungs-Brutto, jeweils gesondert für laufende Zahlungen und für Einmalzahlungen und begrenzt auf die Beitragsbemessungsgrenze für die Kranken- und Pflegeversicherung sowie die Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Die Datenübermittlung muss mit folgendem Inhalt protokolliert werden:

• Absendezeitpunkt der Übermittlung,

• Monat, für den die Meldung erfolgt,

• die Versicherungsnummer oder Verfahrensnummer des Teilnehmers und

• die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs.

Nach Ablauf von zwei Jahren muss die Protokollierung gelöscht werden, sofern sie nicht darüber hinaus zu Beweiszwecken in einem bereits eingeleiteten Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt wird. In diesem Fall ist sie unverzüglich nach Mitteilung der abrufenden Behörde, dass das Verfahren abgeschlossen worden ist, zu löschen.

Ein Datenübermittlungsprotokoll für den einzelnen Arbeitnehmer ist nicht erforderlich.

Werden Daten nach der Übermittlung an die Zentrale Speicherstelle für einen Abrechnungszeitraum geändert, ist die Meldung für diesen Abrechnungszeitraum unverzüglich zu stornieren und eine neue Meldung mit den geänderten Daten zu erstellen. Korrekturmeldungen sind nicht zulässig.

Verstöße können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

In der Entgeltbescheinigung (Abrechnung der Brutto/Netto-Bezüge) des Arbeitnehmers muss auf die Datenübermittlung an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) hingewiesen werden.