Das ELENA-Verfahren für Arbeitgeber

Was ist ELENA?

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Was ist ELENA?

Seit Januar 2010 müssen monatlich für jeden Arbeitnehmer Entgeltdaten elektronisch an eine Zentrale Speicherstelle der Rentenversicherung gemeldet werden. Das ELENA-Verfahren (ELENA = Elektronischer Entgeltnachweis) wird sich auch auf die Arbeit in den Lohn- und Personalbüros auswirken. Denn seit Januar 2010 müssen viele Angaben aus den vorhandenen Stammdaten und Ergebnisse aus der Entgeltabrechnung gemeldet werden. Darüber hinaus müssen auch zusätzliche Informationen - die bisher für die Lohnabrechnung nicht benötigt wurden - übermittelt werden. Im Zweifelsfall heißt das, dass Arbeitgeber zusätzliche Informationen erfassen müssen, damit die Übermittlung korrekt erfolgen kann.

Ungeachtet der datenschutzrechtlichen Bedenken und der Kritik an den vermeintlich hohen Kosten ist das ELENA-Verfahren bis dato noch nicht ausgesetzt worden. Wir halten Sie weiter auf dem Laufenden.

Was ist ELENA?

Der elektronische Entgeltnachweis (ELENA) - früher auch Jobcard genannt - bildet künftig die Grundlage für die Leistungsberechnungen der Bundesagentur für Arbeit und der Behörde für Wohn- und Elterngeld.

Im ersten Schritt sollen die Bundesagentur für Arbeit (BA) und die leistungsbewilligenden Behörden für Wohn- und Elterngeld mit dem Abruf der Bescheinigungsdaten beginnen. Auf der Grundlage der gewonnenen Erfahrung soll dann das Verfahren auf weitere Sozialleistungen ausgedehnt werden.

Für die Zukunft besteht sogar die Möglichkeit, die Abwicklung von Lohnersatzleistungen in das ELENA-Verfahren aufzunehmen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) prüft, ab 2015 alle weiteren Auskünfte, Bescheinigungen und Nachweise nach dem Sozialgesetzbuch und seiner besonderen Teile nach § 68 SGB I in das ELENA-Verfahren mit einzubeziehen.

Ziel ist, durch eine zentrale Datenbank zur Speicherung von Arbeitnehmer-Daten die Arbeit in deutschen Behörden und Arbeitsagenturen zu erleichtern. Eine schnelle Online-Abfrage über die auf einem Zentralrechner der Rentenversicherung gespeicherten Einkommensnachweise soll dabei helfen, einige Millionen Euro Bürokratiekosten pro Jahr zu sparen. Bescheinigungen in Papierform könnten entfallen, Arbeitgeber und Behörden entlastet werden. Die Vorteile, die durch den Abbau bürokratischer Hürden entstehen, sollen - so sagt die Politik - den Leistungsberechtigten zugute kommen.

Voraussetzung für den Erhalt einer entsprechenden Leistung ist, dass sich der Beschäftigte mit einer qualifizierten elektronischen Signatur als Teilnehmer zum ELENA-Verfahren anmeldet. Die Daten können nur nach Anmeldung und mit seiner Mitwirkung unter Einsatz der qualifizierten Signatur von der Leistungsbehörde abgerufen werden.

ELENA provoziert Kritik

Kritiker wenden ein, dass mit ELENA eine zentrale Großdatei erschaffen wird, die datenschutzrechtlich sehr problematisch sei. Bspw. sei bei der Kontenabfrage der Kreis der Zugriffsberechtigten zu groß. Zudem bestünde die Gefahr, dass eine solche Großdatei die Begehrlichkeiten anderer Behörden wecken könnte. Womöglich würde ELENA daher für fragwürdige Datenabgleiche missbraucht. Hinzu kommt, dass der angebliche Einspareffekt durch Anschaffungskosten der Soft- und Hardware letztlich nur "Augenwischerei" sei (Gisela Piltz, FDP).

Bemängelt wird auch der mangelhafte Schutz der Daten gegen Diebstahl.

Welche Bescheinigungen sind - vorerst - betroffen?

Gemäß § 95 SGB IV wird das ELENA-Verfahrensgesetz für folgende Auskünfte, Bescheinigungen und Nachweise angewandt:

  • Arbeitsbescheinigung (§ 312 des Dritten Buches)

  • Nebeneinkommensbescheinigung (§ 313 des Dritten Buches)

  • Auskunft über die Beschäftigung (§ 315 Abs. 3 des Dritten Buches)

  • Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag (§ 23 Abs. 2 des Wohngeldgesetzes)

  • Einkommensnachweise (§ 2 Abs. 7 Satz 4 und § 9 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes).