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Besprechungsprotokolle: weniger Aufwand und trotzdem alles notiert

Mit weniger Aufwand aussagekräftige Zusammenfassungen von Meetings und Sitzungen anfertigen

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Stand: 4. November 2010

Leichter sinnvollere Protokolle

Praktische Protokoll-Prinzipien

All das sollte nun aber niemanden dazu veranlassen, die Lösung des "Protokoll-Problems" auf die Zeit eines verbesserten Unternehmensklimas zu verschieben. Im Gegenteil: Die folgenden Anregungen bergen umgekehrt sogar Möglichkeiten, die Kommunikationskultur über eine veränderte Protokoll-Praxis zu verbessern.

Prinzip 1: Einer für alle, alle für einen
Das Protokoll wird - ebenso wie die Tagesordnung und die Ziele des Meetings - in gemeinsamer Verantwortung erstellt.

Zwar wird es in vielen Fällen weiterhin einen handwerklich Zuständigen geben. Die Informationen, Einschätzungen, Beschlüsse und Verantwortlichkeiten, die "für's Protokoll" festzuhalten sind, werden aber gemeinsam formuliert.

Besonders wichtig: Wer lange Statements hält, muss auch in der Lage sein, sie selbst zusammenfassend auf den Punkt zu bringen. Die disziplinierende Wirkung dieser Maßnahme auf Vielredner ist beträchtlich! Gelingt es nicht, üben sich die Beteiligten unter Federführung des Sitzungsleiters im "aktiven Zuhören" und fassen den Beitrag in Vertretung des Redners zusammen.

Prinzip 2: Protokoll "in progress"
Inhalte und Ergebnisse von Meetings werden fortlaufend und nach Möglichkeit für alle sichtbar festgehalten, am Ende der Sitzung noch einmal zusammengefasst und möglichst sofort an die Teilnehmer verteilt.

Damit das praktikabel ist, sollte der Schwerpunkt auf dem klassischen Ergebnis-Protokoll liegen: Darin ersetzt die systematische Ordnung innerhalb der einzelnen Tagesordnungspunkte die Chronologie (zum Beispiel in Form gesammelter Pro- und Kontra-Argumente). Es ist wichtiger, konkrete Ergebnisse genau festzuhalten, als den Diskussionsverlauf ausführlich und womöglich auch noch personell zu dokumentieren.

Prinzip 3: Konsequent visualisieren
Unabhängig von der letztlich genutzten Protokolltechnik müssen alle Teilnehmer zumindest die aktuelle Tagesordnung sowie die im Laufe der Sitzung festgelegten Ziele und Beschlüsse vor Augen haben. Kommen Vertagungen und ergänzende Themenfindungen häufig vor, sollten außerdem alle die geplante Tagesordnung der nächsten Sitzung(en) vor Augen haben.

Die Veranschaulichung kann ganz konventionell an ...

  • Tafeln und Flipcharts,

  • auf Wandzeitungen und

  • mit Karten an Moderationswänden

... geschehen oder aber um "Hightech"-Kombinationen aus Notebook, Mindmaps und Beamer ergänzt werden. In kleineren Runden genügt statt des Beamers oft auch ein externer TFT-Bildschirm, der für alle sichtbar an das Notebook des "Schriftführers" angeschlossen ist. Dabei eignet sich das landläufig als Kreativ-Methode eingestufte "Mindmapping" ganz hervorragend zur Ad-hoc-Visualisierung und Dokumentation bei Besprechungen.

Drei Visualierungs-Tipps

  • Mindmaps als Protokolltechnik

    Vorteil leistungsfähiger Mindmapping-Tools: Anders als bei normalen handschriftlichen Notizen lassen sich die Inhalte ganzer Themenbereiche ebenso wie Einzelaspekte jederzeit neu anordnen und korrigieren. Jeder einzelne Ast kann zudem mit Links auf weiterführende Informationen in externen Dateien verknüpft werden. Und: Aus grafischen "Gedankenlandschaften" lassen sich bei Bedarf auf Knopfdruck konventionelle hierarchische Gliederungen erzeugen. Am Ende der Besprechung ist ein solches Mindmap blitzschnell per E-Mail an alle Beteiligten verteilt.

    Übrigens: Um einfache Protokoll-Mindmaps zu erstellen, brauchen Sie kein teures Profi-Tool - im Internet gibt es zahlreiche kostenlose Werkzeuge wie zum Beispiel das Online-Tool MindMeister oder das javabasierte FreeMind.

    Weitere Informationen über den Nutzen von Mindmaps finden Sie im Expertinnen-Interview "Mindmapping - die Gedankenlandkarte zur Ideenproduktion".

  • Vistem

    Wenn Sie den Computer-Einsatz bei Besprechungen als störend empfinden, sich aber trotzdem mehr Flexibilität bei Ihren Mitschriften wünschen, dann sollten Sie einen Blick auf die pfiffige Papier-Planungshilfe "Vistem" werfen: Die Journalistin und Kommunikations-Expertin Carmen Thomas hat ein System unterschiedlich großer Haftnotizen in verschiedenen Farben entwickelt, um Ordnung in Gedanken zu bringen, zu planen, dokumentieren und präsentieren.

    In größeren Besprechungsrunden sorgen die in unterschiedlichen Größen verfügbaren (Tisch-)Aufsteller ("Visuals") dafür, dass die behandelten Inhalte allen Beteiligten vor Augen geführt werden. Abschweifungen werden auf diese Weise schnell offensichtlich, kreativer Input fällt seltener unter den Tisch.

    Weiterer Vorteil der Arbeit mit unterschiedlichen Visualisierungs-Medien: Die Teilnehmer kommen in Bewegung, körperlich ermüdende, statische Sitzungen werden schrittweise zu dynamischen Meetings.

  • Digitalkameras und Audio-Aufzeichnungen nutzen

    Wenn Sie auf den Einsatz von computergestützten Protokoll-Verfahren verzichten möchten, können Sie auch "Tafelbilder", Flipchart-Aufzeichnungen, Wandzeitungen etc. am Ende der Sitzung mit einer Digitalkamera oder einem Smartphone festhalten und umgehend an alle Beteiligten verschicken. Das senkt die Protokoll-Hürde zusätzlich und erhöht noch dazu den Nutzen, da die Besprechungsergebnisse allen Beteiligten (und vor allem auch Nichtteilnehmern) unverzüglich im betrieblichen Alltag zur Verfügung stehen.

    Wird zusätzlich zum Ergebnisprotokoll sicherheitshalber ein vollständiges Verlaufsprotokoll gewünscht, so lässt sich das mittlerweile problemlos mithilfe von Handys und Smartphones erzeugen: Für iPhone & Co. gibt es komfortable Diktier-Apps, die bei Bedarf auch stundenlange Aufzeichnungen zuverlässig erledigen. Das Speichervolumen von MP3- und anderen modernen Audioformaten stellt ohnehin längst kein Problem mehr dar.

    Bitte achten Sie vor dem Einsatz von Aufzeichnungstechnik jedoch darauf, dass alle Beteiligen damit einverstanden sind, die Ergebnisse anschließend an einem sicheren Ort gespeichert werden, vor dem Zugriff Unbefugter sind und nur für die gemeinsamen vereinbarten Zwecke genutzt werden.

Prinzip 4: Notfalls Konsens über Dissens herstellen
Sofern sich alle für das Ergebnis einer Besprechung verantwortlich fühlen, werden langwierige und fruchtlose Debatten automatisch seltener. Lässt sich ein Konflikt innerhalb eines angemessenen Zeitraums nicht ausräumen, bringen die Teilnehmer als Zwischenlösung zunächst die strittigen Fragen auf den Punkt.

Die Herausforderung besteht dann darin, gemeinsam einen Weg zu finden, wie der Dissens zu einem späteren Zeitpunkt ausgeräumt werden kann. Notfalls muss ein "Modus vivendi" vereinbart werden, der die Zusammenarbeit trotz fortbestehender Meinungsunterschiede ermöglicht. Jeder einzelne dieser Schritte ist jedenfalls viel fruchtbarer als wirkungslose Dauerdiskussionen.

Fazit

Geschäftliche Meetings sind kein kommunikativer Selbstzweck: Was zählt, sind Ziel- und Ergebnis-Orientierung.

Der weitverbreiteten Unzufriedenheit mit der Zeitverschwendung bei Meetings, Team-Besprechungen oder Projekt-Sitzungen lässt sich mit Absichtserklärungen nicht beikommen. Änderungen stellen sich nur ein, wenn Kommunikation im wahrsten Sinne des Wortes zum Handwerk gemacht wird.

Im Mittelpunkt stehen dabei visualisierende Protokolltechniken, durch die im Verlauf des Treffens in gemeinschaftlicher Verantwortung Informationen, Einschätzungen, Zielformulierungen sowie Beschlüsse über Maßnahmen und Verantwortlichkeiten zusammengetragen und dokumentiert werden.

Konventionelle Protokoll-Technik

Falls Ihr Chef, Ihre Kollegen und / oder Mitarbeiter nicht von heute auf morgen von solch "revolutionären" Mitschrift-Methoden zu überzeugen sind und Sie Unterstützung bei der klassischen Protokoll-Erstellung benötigen, sollten Sie einen Blick auf die Online-Lernplattform TeachSam werfen: Dort finden Sie im "Fachbereich Arbeitstechniken" ausführliche Erläuterungen zu Typen, äußerer und sprachlich-stilistischer Form von Mitschriften sowie Beispiele und Vorlagen. Falls Sie Hilfe beim Mitschreiben benötigen, könnte das Arbeitsblatt Mitschrift und Notizen des österreichischen Hochschullehrers Werner Stangl für Sie hilfreich sein.

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Über den Autor:

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Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politologe. Seit über zwanzig Jahren arbeitet er als freiberuflicher Journalist, Autor und Berater im eigenen Redaktionsbüro. Print- un ...

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