Korrekte, professionelle Rechnungen: Pflichtangaben und Formvorschriften (mit Checklisten und Muster-Dokumenten)

Das sollten Sie wissen über professionelle Ein- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Abschlagsrechnungen, Auslandsrechnungen ...

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Stand: 14. August 2012 (aktualisiert)

Unser Basispaket "Rechnungskunde" erläutert die grundlegenden Anforderungen an ein- und ausgehende Rechnungen, gibt klare Antworten für die Praxis und räumt mit verbreiteten Missverständnissen auf:

  • Das muss auf einer Rechnung stehen

  • Die Folgen fehlender Pflichtangaben

  • So sorgen Sie schon durch die Gestaltung der Rechnung für "Zahlungsanreize"

  • Korrekt ausgestellte und verbuchte Gutschriften oder Abschlagszahlungen

  • Das müssen Sie wissen, wenn der Rechnungsempfänger im Ausland sitzt

  • ... und mehr!

"Rechnungen schreiben" sollte Vergnügen machen, nicht nerven!

Mit der Rechnung holen sich den verdienten Lohn für Ihre Arbeit beim Kunden ab. Trotzdem bleibt ausgerechnet dieser Teil der Büroarbeit häufig liegen. Viele Selbstständige tun sich mit den Feinheiten des "Rechnungschreibens" schwer. Entsprechend spät gehen Rechnungen raus - oder geraten womöglich gleich ganz in Vergessenheit.

In diesem Leitfaden haben wir Informationen und Werkzeuge zusamengestellt, mit denen Sie einfach und ohne Aufwand korrekte Rechnungen erstellen. Denn schnell ausgestellte, unangreifbare Rechnungen sind die beste Voraussetzung, um möglichst bald zu Ihrem Geld zu kommen. Und auch die Kontrolle eingehender Rechnung erledigen Sie künftig im Handumdrehen.

Nach der Lektüre wissen Sie all das, was Sie als Existenzgründer, Freiberufler oder Chef eines kleineren Unternehmens in puncto Rechnungen "drauf" haben sollten. Dazu gibt es diverse Textmuster und Vorlagen für verschiedene Anlässe und viele Verweise auf hilfreiche Informationen.

Inhaltsverzeichnis

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Abschlagszahlung, korrekte Schlussrechnung, Zahlungsmoral

Sehr geehrter Herr Robert Chromow,

wir sind eine Gartenbau Firma (Pflasterungen, Terrassenbau, Zaunanlagen u.s.w.), aus Erfahrung sichern wir uns mit Abschlagszahlungen gegen die gegenwärtige schlechte Zahlungsmoral ab.

Nun bin ich durch Zufall bei einer Recherche auf eine Steuerfalle gestoßen, in die ich getappt bin.
In den Schlussrechnungen habe ich vom Bruttobetrag die Abschlagszahlungen abgezogen mit dem Hinweis incl. MwSt 19%. Das ist wohl falsch, denn das Finanzamt möchte die MwSt extra ausgewiesen haben, sonst besteuert sie doppelt mit Zinsen und das kann richtig teuer werden.

Dabei interessiert auch nicht ob die Abschlagszahlung bei Eingang und der monatl. USt-Voranmeldung richtig versteuert wurde. Ausschlaggebend ist die Schlussrechnung.

Beispiel wie ich es falsch gemacht habe:

Netto:......................................................................5000,-€
zzgl. 19% MwSt..........................................................950,-€

abzgl. Abschlagszahlung vom .... incl. 19% MwSt......-2380,-€
--------------------------------------------------------------------------
Bruttorechnungsbetrag:............................................3570,-€
--------------------------------------------------------------------------

Richtig soll die Schlussrechnung so aussehen!

Netto:........................................5000,-€
zzgl. 19% MwSt...........................950,-€
Brutto:............................................................ 5950,-€

abzgl. Abschlagszahlung vom .....2000,-€
zzgl. 19% MwSt...........................380,-€
Bruttoabschlagszahlung:................................. -2380,-€

----------------------------------------------------------------------
Bruttorechnungsbetrag:....................................3570,-€
----------------------------------------------------------------------

Dieser Unterschied hat wohl einigen Selbständigen bereits die Existenz gekostet und ist daher nicht zu unterschätzen. Auch für uns wäre das eine Katastrophe.

Ich habe nun an alle Kunden mit Abschlagszahlung eine Rechnungsberichtigung erstellt und ausgedruckt, doch bevor ich diese versende möchte ich mich hier noch mal schlau machen. Eine Prüfung vom Finanzamt hat noch nicht statt gefunden.

Frage:
1. Habe ich das überhaupt richtig erkannt oder hat sich ein Denkfehler eingeschlichen?

2. Schafft die Rechnungsberichtigung das Problem aus der Welt, wenn ja ab welchem Zeitpunkt?

3. Was wenn ein Kunde bereits seine Rechnung beim Finanzamt geltend gemacht hat, wecke ich evtl. schlafende Hunde?

4. Hat bereits jemand diesbezüglich Erfahrungen gemacht, in der Praxis sieht es ja immer etwas anders aus?

5. Wie geht ihr vor, wenn der einst freundliche Kunde mit aller Macht den Preis drücken oder sonst gar nicht zahlen will?
(Ich meine nicht gerechtfertigte Mängel, das ist selbstverständlich, das diese beseitigt werden)
Manchmal fühlen wir uns echt hilflos. Einige finanzielle Einbußen haben wir bereits hingenommen, um überhaupt an unser Geld zu kommen.
Wir haben finanziell gesehen keinen langen Atem, dass wir warten können bis vor Gericht entschieden wird.

Wir wären sehr dankbar, wenn Sie Herr Chromow uns im Bezug auf die Rechnungsberichtigung
weiterhelfen könnten und natürlich auch die Mitglieder mit Ihren Erfahrungen.

Mfg

Antwort: Abschlagszahlung, korrekte Schlussrechnung, Zahlungsmor

Guten Tag,
und vielen Dank für Ihre vertrauensvolle Anfrage. Bitte beachten Sie, dass eine rechtliche oder steuerliche Einzelfallberatung an dieser Stelle nicht möglich ist. Daher nur ganz allgemein:

1.
Ja, Sie haben völlig recht: Schlussrechnungen, in denen über Abschlagsrechnungen und bereits eingegangene Teilzahlungen nicht oder nicht vollständig informiert wird, können dazu führen, dass die gesamte Umsatzsteuer noch einmal entsteht.

Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte eine finanzamtstaugliche Schlussrechnung daher am besten folgende Angaben enthalten:

* sämtliche Angaben zu allen Lieferungen und Leistungen des Gesamtprojektes,
* alle Abschlagsrechnungen (mit Rechnungsnummer, Nettoentgelten und Umsatzsteuerbeträgen),
* zwischenzeitlich bereits eingegangene Teilzahlungen sowie
* noch offene Forderung (Nettoentgelt und Umsatzsteuerbetrag).

Welche Angaben in Ihrem Fall erforderlich sind, besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

2.
Wenn Sie eine neue Schlussrechnung schicken, sollten Sie - um Missverständnisse zu vermeiden - die ursprüngliche Schlussrechnung zunächst einmal stornieren. Da Ihre neue Schlussrechnung ja nur der Klarstellung dient und für den Kunden (und seinen Vorsteuer-Erstattungsanspruch) sachlich keine Änderungen mit sich bringt, gibt es aus meiner Sicht keinen Zeitdruck.

Rechtlich sind Rechnungskorrekturen im Übrigsen völlig unbedenklich. Rechtsgrundlage ist § 31 Abs. 5 UStDV
https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__31.html

3.
Wie gesagt: Für den Kunden ändert sich ja nichts, wenn ich Sie richtig verstanden habe.

4.
Den Umgang mit Rechnungskürzungen und knausrigen Kunden behandelt der Beitrag "Kunde kürzt die Rechnung - und nun?"
https://www.akademie.de/wissen/rechnung-gekuerzt-was-tun

Hoffentlich helfen Ihnen diese Informationen ein wenig weiter. Wie gesagt: Alle Einzelheiten besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Alles Gute und herzliche Grüße
Robert Chromow

Angabe der SteuerNr. auf Rechnung

Vielen Dank für Ihre Beiträge. Sie waren sehr nützlich. Ich hätte eine Frage, wenn ich darf. - neben dem Studium habe ich freiberuflich etwa höchstens einmal pro Jahr gearbeitet. In dieser Lage braucht man sich noch nicht als selbständig vorab anmelden, soviel Einnahmen (unabhängig von der Höhe) bei der Steuererklärung angegeben werden. Jetzt verlangt ein Auftraggeber (od. ein Arbeitgeber wegen des freien-Mitarbeiter-Vertrags) nach der Arbeit von mir die SteuerNr. des Freiberuflers und akzeptiert meine normale Steuer-ID nicht auf meine Rechnung und meint, ohne die genannte Nr. hat man keinen Anspruch auf Geld. Ich habe den Einduck, das diese Behauptung nicht so ganz stimmt. Habe ich Ihre Beiträge korrekt gelesen, oder nicht? Mit freundlichen Grüßen, N.N.

Antwort: Angabe der SteuerNr. auf Rechnung

Guten Tag,
eine rechtliche oder steuerliche Einzelfallberatung ist an dieser Stelle nicht möglich. Daher nur ganz allgemein:

1.
Ihr Auftraggeber hat recht: Die persönliche Steuer-ID hat auf der Rechnung nichts verloren.

2.
Stattdessen geben Sie Ihre (ebenfalls persönliche) Finanzamts-"Steuernummer" an.

Tipp: Den Unterschied zwischen den verschiedenen Steuernummern und Steuer-ID's können Sie im Beitrag
"Steuernummern: Wer braucht welche IDs und TINs - und wofür?"
https://www.akademie.de/wissen/steuernummer-wirtschafts-identifikationsn...
... nachlesen.

3.
Ihre persönliche (Finanzamts-)Steuernummer finden Sie auf Ihrem letzten Steuerbescheid (meist direkt unter der "IdNr.").

4.
Eine zusätzliche Steuernummer zu beantragen, ist in Ihrem Fall m. E. nicht erforderlich: Die Steuernummern von Freiberuflern sind vielfach identisch mit der persönlichen Steuernummer. Und selbst wenn das Finanzamt einem Freiberufler / Unternehmen eine separate betriebliche Steuernummer zuweist, hat sie dasselbe Format wie die private Steuernummer. Ihr Auftraggeber könnte den Unterschied gar nicht erkennen.

Vielleicht hilft Ihnen das ja fürs Erste weiter.

Mit freundlichen Grüßen
Robert Chromow

Ich habe bisher keinen Steuerbescheid bekommen.

Vielen, vielen Dank für Ihre Antwort. Problem ist nur, dass ich bis heute keinen Steuerbescheid bekommen habe. Ich bin Studentin. Zweimal habe ich wegen der kurzfristigen Hilfskrafttätigkeit an der Uni die "Bezügemitteilung" erhalten. Dort steht, wie viel als Steuer abgezogen wurde. Eine eigene Steuererklärung war bei mir niemals nötig, und bei der bisherigen freiberuflichen Tätigkeit (z.B: Uni-Lehrauftrag) wurde mir keine Nummer verlangt worden, wie jetzt. Hätten Sie die Idee, was ich doch machen könnte? Mit freundlichen Grüßen, N.N.

Antwort: Ich habe bisher keinen Steuerbescheid bekommen.

Guten Tag, N.N.,
da wegen Ihrer Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit ja ohnehin im nächsten Jahr eine Pflicht-Einkommensteuererklärung erforderlich ist (in 2017 für das Jahr 2016), bleibt Ihnen in Ermangelung einer Steuernummer nur die Möglichkeit, Ihre selbstständige Tätigkeit beim Finanzamt anzumelden. Von dort bekommen Sie dann einen "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung". Wenn Sie den ausgefüllt haben, erhalten Sie Ihre Steuernummer.

Was beim Ausfüllen des Fragebogens zu beachten ist, können Sie in folgendem Beitrag nachlesen:
https://www.akademie.de/wissen/fragebogen-steuerliche-erfassung

Alles Gute und viele Grüße
Robert Chromow

Vielen Dank für Ihre Antwort.

Ich habe auch daran gedacht. Noch einmal Danke für Ihre Antwort. Mit freundlichen Grüßen, N.N.

Neue Rechnungsnummer, muss man die Rechnung ändern?

Hallo Herr Chromow,

vielen Dank für diese sehr hilfreiche Anleitung.

Ich habe aber noch eine Frage. Ich habe nach der Anmeldung beim Finanzamt als freiberuflich Selbstständiger gleich meine ersten Rechnungen geschrieben. Dabei habe ich die Steuernummer verwendet, die ich vorher schon hatte für die Einkommensteuererklärung als Angestellter. Jetzt habe ich aber eine neue Steuernummer bekommen, die ausdrücklich für Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Einnahmeüberschussrechnung gelten soll, wie in dem Schreiben steht. Muss ich die bereits verschickten und auch schon bezahlten Rechnungen jetzt neu ausstellen?

Danke für Ihre Antwort

mit freundlichen Grüßen

Andi

Antwort: Neue Rechnungsnummer, muss man die Rechnung ändern?

Hallo Andi,
vielen Dank für Ihre nette Rückmeldung. Zu Ihrer Frage: Ich bin kein Steuerberater und eine Einzelfallberatung ist hier nicht möglich - daher stellt das Folgende nur meine ganz persönliche Meinung dar.

Nein, Sie müssen Sie die bereits verschickten und bezahlten Rechnungen nicht neu ausstellen. Die bisherige Steuernummer war ja zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung (und ist auch jetzt noch) korrekt. Der Grund für die Nennung der alten Steuernummer ist plausibel und die Vorgänge lassen sich zudem problemlos der neuen Steuernummer zuordnen.

Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Ausgangsrechnung für gewerbliche Mieteinnahmen

Sehr geehrter Herr Chromow,

habe über mein Unternehmen (GbR) einen Teil meiner Gewerbehalle an ein anderes Unternehmen vermietet - mit Umsatzsteuer. Wie muss ich die monatlichen Überweisungsgutschriften belegen (monatlich eine Kopie des Mietvertrages oder Eigenbeleg)? Kann ich bei der Erlösbuchung - ich verwende den SKR03 - das allgemeine Erlöskonto 8400 (=Erlöse 19%) verwenden oder sollte ein zusätzliches Erlöskonto angelegt werden.

Für eine baldige Antwort bedanke ich mich im Voraus und wünsche noch eine schöne Vorweihnachtszeit.

Antwort: Ausgangsrechnung für gewerbliche Mieteinnahmen

Hallo Herr Seelmann,
bei regelmäßig wiederkehrenden Mietzahlungen reicht es, wenn Sie auf den zugrunde liegenden Mietvertrag verweisen. Aus dem müssen aber alle Rechnungs-Pflichtbestandteile ...
http://www.akademie.de/node/86908
... hervorgehen.
Was Ihre zweite Frage betrifft: Mir fällt auf Anhieb kein Grund ein, warum Mieteinnahmen auf einem separaten Erlöskonto verbucht werden müssten. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, sprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder fragen beim Finanzamt nach.
Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Entschuldigung, ich habe meine Anfrage irgendwie vervielfältigt ;-)
Ich meinte tatsächlcih, diese Formulierung aus einem Gesetzestext zu haben. Aber bei meiner Recherche bin ich natürlich durch viele Seiten gewandelt... Ich danke Ihnen ganz herzlich und freue mich üner Ihre kompetenten Antworten. Weiterhin viel Erfolg, Liebe Grüße, M. Leven

Hallo Herr / Frau Leven,
als Lieferdatum können Sie ruhig das Datum der Auslieferung nennen. Die von Ihnen genannte Formulierung werden Sie kaum in einem Gesetzestext gefunden haben. Sofern Rechnungstellung und Auslieferung im selben Monat erfolgen, genügt die Formulierung "Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum." vollkommen. Die gesonderte Monatsangabe ist entbehrlich. Sie können das Lieferdatum aber ruhig auch separat im normalen Datumsformat angeben.
Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo und vielen Dank für die Antwort. Die Sache mit der Proformarechnung ist mir jetzt klar, danke!!! Aber Sie schreiben auch, dass die mit der Ware verschickte Rechnung das tatsächlliche Lieferdatum enthalten soll. Doch dieses kenne ich bei Abgabe des Päckchens ja nicht, da ich nicht sicher weiß, wann es beim Empfänger ankommt. Schreibe ich dann also "Das Lieferdatum entspricht dem Rechnungsdatum" ohne den Tag genau anzugeben und belasse im Rechnungskopf das Ausstellungsdatum vom E-Mailversand? Oder nutze ich besser eine Angabe wie "Das Leistungsdatum entspricht dem Lieferdatum im Kalendermonat 11/2011". Dies habe ich in einem Gestzestext als Datumsangaben-Beispiel gefunden.
Ich danke Ihnen nochmals für Ihre Mühe, M. Leven

Hallo Herr / Frau Leven,
bei Ihren Vorabrechnungen handelt es sich um sogenannte Proforma-Rechnungen:
http://de.wikipedia.org/wiki/Proformarechnung
Bei einer solchen Vorabrechnung ist die Angabe eines Liefer-/Leistungsdatums entbehrlich. Die zusammen mit der Ware verschickte Rechnung hingegen enthält das tatsächliche Lieferdatum.
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo, ich möchte im Internet verkaufen und mein Käufer zahlt per Vorkasse. Ich schicke ihm also per E-Mail die Rechnung, er zahlt und nach vollständigem Zahlungseingang versende ich die Ware inkl. der nochmals ausgedruckten Rechnung. Was muss ich also jeweils als Leistungsdatum eintragen? Ich kann den Versandtermin ja nicht vorhersehen, wenn ich die E-Mail mit der Rechnung abschicke. Vielen Dank im Voraus, M. Leven

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