Erfolgreiche Besprechungen bei Kunden und Auftraggebern

(K)eine unendliche Geschichte

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Stand: 4. Mai 2011

Wer macht mit?

Der Herr verlangt, der Knecht gehorcht: Als externer Dienstleister müssen Sie gelegentlich Projektbesprechungen bei Kunden und Auftraggebern beiwohnen. Nun ist eine gemeinsame Projektbesprechung an sich nichts Falsches. Aber Sie müssen auf die Rahmenbedingungen aufpassen. Sonst kostet Sie das viel Zeit - und jede Menge Nerven.

Wie viele machen mit?

In Projektplanungstools gilt die Sandhaufen-Theorie: ein Arbeiter schaufelt einen Kubikmeter Sand pro Stunde, also schaffen zehn Arbeiter auch zehn Kubikmeter Sand in der gleichen Zeit.

Bei Besprechungen ist es genau umgekehrt. Was zwei Kollegen in einer Stunde erledigen, können zehn Meeting-Teilnehmer in drei Stunden locker zerreden, und zwar ohne ein greifbares Ergebnis zu erzielen.

Daraus folgt schon die erste Erkenntnis für erfolgreiche Besprechungen: weniger (Teilnehmer) ist mehr (Erfolg).

Das lässt sich für Externe nicht immer sicherstellen. Da die "Sitzungshoheit" beim Projektleiter liegt, hat dieser unter Umständen schon diverse Kollegen und Abteilungen zur Besprechung eingeladen.

Bei größeren Projekten gibt es aber oft regelmäßige Treffen. Da könnten Sie nun beispielsweise vorschlagen, dass nicht unmittelbar involvierte Abteilungen vorrangig per E-Mail-Verteiler auf dem Laufenden gehalten werden und nicht jedes Mal teilnehmen müssen.

Sie sollten hier allerdings geschickt argumentieren, denn Ihre Vorschläge können schnell als "Einmischung in innere Angelegenheiten" interpretiert werden - und nach hinten losgehen. Mit der richtigen Argumentation jedoch werden Sie sich viele Freunde machen - insgeheim atmen nämlich all diejenigen auf, die künftig nicht mehr an der Besprechung teilnehmen müssen.

Wer stört?

Ein oft gehörter Einwand: Je weniger Teilnehmer es gibt, auf desto weniger Schultern lässt sich die Arbeit verteilen. Das stimmt natürlich nicht. Die Arbeit wird immer auf etwa gleich viele Personen verteilt. Meistens nämlich auf dieselben, die sonst auch die Arbeit machen.

Denken Sie an das letzte Meeting, die letzte Mitarbeiterversammlung oder ein beliebiges anderes Arbeitstreffen (Schulpflegschaftssitzung, Hauptversammlung des Kegelvereins etc.). Mehr Teilnehmer erhöhen lediglich die Anzahl der Neunmalklugen, Erbsenzähler und Querulanten. Diese machen Arbeit, übernehmen sie aber nicht.

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