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Fortlaufende Rechnungsnummer? Eine einmalig vergebene Nummer genügt!

Keine Angst vor dem "Umsatz-Striptease"

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Stand: 2. April 2012 (aktualisiert)

Um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, müssen Rechnungen eine "fortlaufende" Rechnungsnummer enthalten. Das heißt aber nicht, dass Sie mit jeder ausgestellten Rechnung Aufschluss über die Zahl Ihrer Ausgangsrechnungen insgesamt machen müssen. Die Finanzbehörden haben klargestellt, dass einmalige Rechnungsnummern die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes voll und ganz erfüllen. Lückenlos muss die Nummerierung nicht sein.

"Fortlaufende" und "einmalige" Rechnungsnummern

Laut § 14 Umsatzsteuergesetz muss jede Rechnung eine "fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen [enthalten], die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)". Im Umsatzsteueranwendungserlass 2010 wurde die Vorschrift dann noch wie folgt präzisiert:

"Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend."

Das - echte oder vermeintliche - Problem ...

Trotz dieser Klarstellung glauben viele Geschäftsleute (und deren Berater) nach wie vor, Rechnungsnummern müssten einer durchgängigen Zahlenfolge nach dem Muster Nr. 1, Nr. 2, Nr. 3... folgen. Vor allem Gründer und Kleinunternehmer, die wenige Rechnungen schreiben bzw. geschrieben haben, sehen darin die Gefahr, mit fortlaufenden Rechnungsnummern die (geringe) Anzahl der von ihnen geschriebenen Rechnungen publik machen zu müssen.

Ob eine niedrige Zahl von Rechnungen überhaupt auf eine schlechte Auftragslage schließen lässt, sei dahingestellt: So kann ein Handwerker, der einem Privatkunden im April 2012 eine Rechnung mit der Nummer 17-2012 und im Oktober eine mit der Nummer 24-2012 schickt, in der Zwischenzeit ja durchaus zwei komplette Neubauten abgerechnet haben. Abgesehen davon: Ob sich die Kunden für solche Feinheiten interessieren, ist erst recht die Frage.

...und seine Lösung

So oder so - die Sorge, sich durch die Vorschrift ungewollt als Anfänger oder (erfolgloser) kleiner Krauter outen zu müssen, ist spätestens seit der "Rundverfügung" der Oberfinanzdirektion Koblenz unbegründet: Im Auftrag der Finanzbehörden von Bund und Länder, also mit bundesweiter Geltung, hat die OFD endgültig klargestellt, dass ...

"...keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend" erforderlich ist. Demnach geht es einzig und allein um die "Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer". Die Einmaligkeit genügt den Finanzämtern also vollauf, um den ungerechtfertigten Vorsteuerabzug zu verhindern.

Tipp: Datum als Grundlage der Rechnungsnummer

Wenn Sie nur wenige Rechnungen schreiben und auf simple Weise einmalige Rechnungsnummern generieren wollen, die keinen genauen Rückschluss auf die Zahl Ihrer Rechnungen zulassen, hilft folgender Tipp:

Machen Sie doch einfach das Datum zur Grundlage Ihrer Zahlenfolge - falls erforderlich in Verbindung mit einer laufenden Nummer des jeweiligen Tages. Aus der einmaligen Rechnungsnummer "2012-04-02-01" kann ein neugieriger Kunde allenfalls ablesen, dass es sich um die erste Rechnung handelt, die am 2. April 2012 geschrieben worden ist. Die meisten Buchführungsprogramme und Auftragsverwaltungen stellen von vornherein datumsbasierte Rechnungsnummern-Formate zur Verfügung.

Zum Weiterlesen: Mehr zum Thema Rechnungen und Rechnungsnummern

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Ihre Wertung:

 

Danke, einfach mal ne richtig gute aussage.

Guten Tag,
zu Ihrer Frage heißt es weiter oben im Text, dass ...
------------ Zitat ----------------
"... keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend" erforderlich ist. Demnach geht es einzig und allein um die "Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer".
----------Zitat-Ende --------------
Die sollte bei Ihnen gegeben sein. Wenn Sie ganz sicher sein wollen, dass Ihr Finanzamt das von Ihnen bevorzugte Rechnungsnummern-Format später nicht doch moniert, sollten Sie beim zuständigen Sachbearbeiter nachfragen (im Zweifel am besten beim Sachgebietsleiter für die Umsatzsteuer).
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Wäre auch eine Rechnungsnummer auf dem Format denkbar: "jjjjmmtthhiiss", wobei jjjj = Jahreszahl, mm = Monat, dd = Tag, hh = Stunden der Uhrzeit, ii = Minuten der Uhrzeit, ss = Sekunden der Uhrzeit; also z.B. "20100301213210" für den 1. März 2010, 21:32:10 Uhr an dem die Rechnung geschrieben wurde?

Es wäre ja eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer. Jedoch mit u.U. großen Lücken.

Vielen Dank.
Das war in der Tat ein Tippfehler. ;)
2010A-001, 2010A-002 ...

Guten Tag,
zu Ihrer Fragen heißt es weiter oben im Text, dass ...
------------ Zitat ----------------
"... keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend" erforderlich ist. Demnach geht es einzig und allein um die "Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer".
----------Zitat-Ende --------------
Die sollte bei Ihnen gegeben sein (sofern es sich bei der ersten Zeile Ihrer Frage um einen Tippfehler handelt und es dort heißen sollte:
Kunde A; Rechnnr. 2010A-001, 2010A-00*2*
Wenn Sie ganz sicher sein wollen, dass Ihr Finanzamt das von Ihnen bevorzugte Rechnungsnummern-Format später nicht doch moniert, sollten Sie beim zuständigen Sachbearbeiter nachfragen (im Zweifel am besten beim Sachgebietsleiter für die Umsatzsteuer).
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Frage;
Kunde A; Rechnnr. 2010A-001, 2010A-001
Kunde B; Rechnnr. 2010B-001, 2010B-002
oder muss ich am ende fortlaufend nummerieren?
2010A-001, 2010A-002, 2010B-003, 2010A-004
wie ist es richtig?

Vielen Dank für das Zitat. Für mich klingt das so, als wenn das Finanzamt meine Rechnungsnummern zumindest nicht rundweg ablehnen wird.

Hallo,
sofern ich die im Beitrag weiter oben zitierte Rundverfügung i. V. m. Randziffer 185 der Umsatzsteuerrichtlinien 2008 (s. u.) richtig interpretiere, spricht nichts dagegen. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, sollten Sie jedoch Kontakt mit einem Steuerberater und / oder dem zuständigen Finanzamt aufnehmen:
------------ Zitat ----------------
Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)
(10) Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.
(11) Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird. Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte. Es muss jedoch gewährleistet sein (z. B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für einen Nummernkreis), dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist.
----------Zitat-Ende --------------
Quelle:
http://tinyurl.com/cu74on
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Ich verwende ein Kundenkürzel kombiniert mit Jahr + Monat, z.B. "ACME10-01" für die erste Rechnung an Acme Intl. Corp. in 2010. Die Rechnungsnummern sind eindeutig, da die Kundenkürzel eindeutig sind und ich nicht mehr als eine Rechnung pro Monat und Kundennummer schreibe. Ich erkenne an der Nummer sofort den Kunden. Weiß jemand, ob etwas dagegenspricht?

Machen Sie sich wegen des Formmangels bloß keine Sorgen: Wenn den Kunden der Fehler nicht aufgefallen ist, brauchen Sie nicht von sich aus aktiv zu werden. Falls sie sich doch noch melden, stellen Sie einfach eine korrigierte Rechnung aus. Wegen der Nummerierung brauchen Sie sich auch keine grauen Haare wachsen zu lassen: Angenommen, Sie haben ab der 3. Rechung mit der korrekten Nummerierung begonnen (z. B. "2009-0001" o.ä.), geben Sie den beiden Vorläufern halt die Hilfsnummern Nummern "2009-0001a" und "2009-0001b". Hauptsache, Sie können bei einer eventuellen Betriebsprüfung den Grund Ihres Fehlers plausibel machen. Ziel der verschärften Rechnungsvorschriften aus dem Jahr 2004 war ja nicht, die Unkenntnis von Anfängern oder gelegentliche Fehler im Eifer des Alltagsgeschäfts zu bestrafen. Vielmehr ging es darum, kriminiellen Umsatzsteuerbetrug im großen Maßstab zu unterbinden.
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Ich habe die Rechnungsnummer bei meinen ersten 2 Rechnungen nach der Aufnahme meiner Selbstständigkeit schlicht vergessen. Was kann ich tun?

Das war schon immer ein leidiges Problem.
Was ist den wirklich eine fortlaufende Nummer?
Es gibt unterschiedliche Ansätze eine Nummer im Sinne von fortlaufend
zu gestallten. Mathematisch und auch finanz- technisch scheinen hier Lösungen
die die Logik der "wandernden Nummerblöcke" von LEDL eine der besten
Lösungen zu sein.

www.ledl.at

Hallo nsteger,
die vorgeschriebene Einmaligkeit der Rechnungsnummer ist aus meiner Sicht nicht mehr gegeben, wenn die Nummerierung Jahr für Jahr bei "1000001" neu beginnt. Was spricht denn dagegen, im zweiten Jahr z. B. mit "2000001" zu beginnen?
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo,

für welchen Zeitraum gilt die Einmaligkeit der Rechnungsnummer? Wenn ich z.B. am 1.1. eines Jahres mit der Nummer 1000001 beginne, kann ich diese dann am 1.1. des Folgejahres wieder als erste Rechnungsnummer des Jahres nutzen?

Danke u. Gruß

nsteger

Kein Sorge, Christin,
die von Ihnen verwendete 7-stellige Rechnungsnummer (0109-001) ist völlig o.k. Gemäß der im Beitrag zitierten amtlichen "Rundverfügung" ist eine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern nicht zwingend erforderlich. Eine bestimmte Reihenfolge von Jahres- und Monatsbezügen ist ebenfalls nicht vorgeschrieben.
Wenn Sie auf Nummer Sicher gehen wollen, fragen Sie Ihren Steuerberater oder Ihr Finanzamt.
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo,

wenn wir eine 7-stellige Rechnungsnummer verteilen 0109-001
und ich die ersten zwei Zahlen änder jeweils für den Monat 0209-007 dann kommt ist das rechtwiedrig!? muss es vorne immer gleich sein und hinten kann es nur laufend sein

also eher 2009-001
...
2009-007

oder geht die erste Variante auch?!
Danke und Grüße
Christin

la

Grundsätzlich ja. Da ein Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Umsatzsteuergesetz jedoch keine Umsatzsteuer ausweist und somit der ungerechtfertigte Abzug von Vorsteuer durch Geschäftskunden ausgeschlossen ist, hat das Fehlen der Rechnungs- oder Steuernummer m. E. aber keine allzu gravierenden Folgen. Einmal abgesehen davon, dass Geschäftskunden sich unter Umständen über die fehlenden Angaben beklagen werden. Also: Besser gleich alle Rechnungsvorschriften erfüllen. Antworten auf weitere Zweifelsfragen finden Sie im Beitrag:
"Anforderungen an 'richtige' Rechnungen"
http://www.akademie.de/direkt?pid=44055.
Freundliche Grüße
Robert Chromow

handelt, sind Rechnungs- und Steuernummer bei Kleinunternehmern

Muß auf einer Rechnung von einem Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer und die Steuernummer aufgeführt sein?

Hallo,
zu Ihrer Frage heißt es weiter oben im Text:
------------ Zitat ----------------
Im Auftrag der Finanzbehörden von Bund und Länder, also mit bundesweiter Geltung, hat die OFD endgültig klargestellt, dass ...
"... keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend" erforderlich ist. Demnach geht es einzig und allein um die "Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer". Diese Einmaligkeit reicht den Finanzämtern demnach vollauf, um den ungerechtfertigten Vorsteuerabzug zu verhindern.
----------Zitat-Ende --------------
Somit spricht m. E. auch nichts dagegen, die Zählung statt mit "1" mit "4711" zu beginnen.
Viel Spaß bime Rechnungschreiben wünscht
Robert Chromow

Frage: Muss die Rechnunsnummer in einem neuen Kalenderjahr bei 1 beginnen, sofen kein weitere Zusatz zur Rechnungsnummer vorliegt?

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